Manfaat menerapkan otomatisasi alur kerja
Diterbitkan: 2021-07-09Hampir setiap bisnis selalu berusaha untuk menjadi lebih efisien dari sebelumnya untuk mengurangi biaya operasional dan memaksimalkan profitabilitas. Dalam dunia bisnis yang jenuh dan sangat kompetitif saat ini, perusahaan perlu memanfaatkan sumber daya yang tersedia untuk mencapai tujuan mereka secara efisien.
Jika tidak, mereka tidak bisa tetap di depan pesaing mereka.
Salah satu opsi yang paling layak untuk meningkatkan efisiensi bisnis adalah otomatisasi alur kerja .
Otomatisasi alur kerja dengan memanfaatkan teknologi yang tepat telah muncul sebagai cara bagi bisnis untuk menghilangkan keterlibatan dan pengawasan manusia dari pelaksanaan tugas yang memakan waktu dan berulang. Akibatnya, perusahaan dapat memotong biaya operasional untuk melakukan tugas-tugas ini sambil juga menghilangkan kesalahan manusia.
Dengan berbagai kemajuan teknologi dalam beberapa tahun terakhir, ada begitu banyak proses dan elemen bisnis untuk menerapkan otomatisasi alur kerja.
Apa itu Otomatisasi Alur Kerja?
Otomatisasi alur kerja mengacu pada cara kami menggunakan alat dan teknologi untuk mengotomatiskan alur kerja atau proses bisnis untuk:
- Mengurangi atau menghilangkan biaya tenaga kerja yang terkait dengan mempekerjakan karyawan internal
- Membebaskan waktu karyawan yang berharga dari melaksanakan tugas administratif yang berulang
- Meningkatkan produktivitas organisasi
- Mengurangi biaya operasional
Tidak semua alur kerja dapat dan harus diotomatisasi, beberapa tidak mungkin untuk diotomatisasi karena kurangnya teknologi, dan beberapa mungkin terlalu mahal untuk diotomatisasi.
Secara umum, kita harus mengotomatiskan alur kerja yaitu:
- Berulang-ulang dan/atau memakan waktu untuk dieksekusi
- Tidak memerlukan pengambilan keputusan lanjutan hingga selesai
- Ini rentan terhadap kesalahan, dan akurasi serta konsistensi sangat penting untuk alur kerja ini
Prinsip Dalam Melakukan Otomatisasi Alur Kerja
Meskipun implementasi aktual dari otomatisasi alur kerja dapat bervariasi tergantung pada proses itu sendiri, berikut adalah beberapa prinsip penting yang harus diikuti:
- Pastikan Anda telah memahami alur kerja dengan benar
Sebelum menerapkan otomatisasi, Anda perlu memahami alur kerja dan sistem yang ada di sekitarnya secara menyeluruh.
Penting untuk dipahami bahwa mengotomatisasi alur kerja hanya perlu dilakukan jika sudah efisien . Mengotomatiskan alur kerja yang tidak efisien juga akan memperkuat inefisiensinya, yang mungkin kontraproduktif dalam jangka panjang.
Sangat penting untuk terlebih dahulu memetakan alur kerja dengan perangkat lunak pemetaan alur kerja sehingga Anda dapat melihat sekilas seluruh proses. Dengan visualisasi yang tepat melalui pemetaan alur kerja, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi kemacetan dan redundansi untuk mengoptimalkan alur kerja sebanyak mungkin.
- Periksa konsistensi
Alur kerja otomatis akan konsisten dengan proses bisnis di sekitarnya.
Ingatlah bahwa semua alur kerja dalam bisnis Anda unik satu sama lain, jadi saat mengotomatiskan alur kerja, Anda harus memastikan itu tidak mengganggu proses lain serta input dan output yang sesuai.
- Fokus pada langkah terkecil, selangkah demi selangkah
Penting untuk dipahami bahwa Anda tidak harus mengotomatiskan semua langkah alur kerja sekaligus. Melakukannya mungkin akan mengakibatkan proses otomatisasi menjadi terlalu mahal. Anda dapat mengotomatiskan alur kerja sebagian, dan jika perlu, Anda dapat membagi proyek otomatisasi menjadi beberapa fase.
- Alur kerja otomatis = alur kerja yang lebih sederhana
Fokus pada kesederhanaan: otomatisasi alur kerja bertujuan untuk membuatnya lebih sederhana, tidak lebih kompleks dari sebelumnya. Evaluasi alur kerja setelah diotomatisasi. Jika itu membutuhkan lebih banyak pengawasan manusia daripada intervensi, maka ada sesuatu yang salah.
- Pastikan itu terukur dan gesit
Alur kerja dan proses bisnis Anda akan berkembang, jadi pastikan teknologi otomatisasi cukup fleksibel untuk beradaptasi dan mengikuti evolusi bisnis Anda.
- Orientasi
Alur kerja otomatis hanya akan mencapai nilai maksimumnya setelah tim Anda memahami cara menggunakannya dengan benar. Semakin baik tim Anda memahami proses bisnis, semakin baik otomatisasi akan berfungsi dan terintegrasi dengan proses lainnya. Sekali lagi, pemetaan alur kerja sangat penting sehingga semua orang di tim Anda dapat memahami secara memadai tentang apa alur kerja itu.
Manfaat Otomatisasi Alur Kerja
Apakah bisnis Anda memerlukan otomatisasi alur kerja? Di sini, kami akan membahas beberapa manfaat utama yang dapat diberikan otomatisasi alur kerja ke bisnis Anda:
Peningkatan Efisiensi Biaya
Mungkin manfaat paling penting dari penerapan otomatisasi alur kerja adalah pengurangan biaya. Otomatisasi alur kerja dapat secara signifikan membantu mengurangi biaya operasional Anda (terutama biaya tenaga kerja manusia) dan meningkatkan profitabilitas.
Misalnya, mungkin jauh lebih murah untuk menjalankan perangkat lunak otomatis 24/7 daripada mempekerjakan tiga karyawan untuk memenuhi tiga shift yang berbeda. Juga, bukan rahasia lagi bahwa karyawan manusia pasti melakukan kesalahan, yang dapat menghabiskan banyak biaya dalam jangka panjang. Menghilangkan kesalahan ini pada akhirnya dapat menghemat banyak uang untuk bisnis Anda.
Peningkatan Produktivitas
Otomatisasi dapat membebaskan karyawan kunci Anda dari tugas administratif yang berlebihan seperti pembuatan faktur dan penagihan. Jika kami dapat mengotomatiskan tugas-tugas ini, kami dapat mengizinkan karyawan ini untuk fokus pada kompetensi mereka dan berkontribusi lebih banyak untuk mencapai tujuan organisasi Anda.
Lebih Banyak Kontrol Atas Alur Kerja Anda
Otomatisasi adalah cara yang bagus untuk membangun kontrol di seluruh proses bisnis Anda. Mengapa? Setiap alur kerja yang telah diotomatisasi pada dasarnya selalu di bawah kendali Anda dan selalu didokumentasikan. Anda akan mendapatkan catatan yang jelas yang dapat memberi tahu Anda apa yang telah dilakukan.
Meningkatkan Semangat dan Produktivitas Karyawan
Masalah umum dalam menerapkan otomatisasi adalah bahwa karyawan dan manajer takut bahwa otomatisasi dapat mengambil alih peran karyawan. Namun, meskipun otomatisasi dapat mengurangi shift karyawan dan bahkan menghilangkan beberapa peran, ini dapat membantu meningkatkan moral karyawan yang ada dengan memberi mereka lebih banyak kesempatan untuk menggunakan kompetensi inti mereka dan mengembangkan tujuan.
Akhir Kata
Otomatisasi alur kerja dapat secara signifikan berkontribusi pada keberhasilan organisasi di berbagai tingkatan. Juga, sementara di masa lalu mengotomatisasi proses bisnis dulu sangat mahal ketika bisnis diharuskan untuk berinvestasi dalam instalasi mahal solusi otomasi di tempat, saat ini, berbagai solusi cloud terjangkau dan dapat diakses.
Namun, kuncinya adalah memastikan alur kerja Anda sudah efisien sebelum Anda mengotomatiskannya. Memiliki solusi manajemen alur kerja yang canggih dapat membantu memastikan efisiensi dan transparansi semua alur kerja Anda.
Punya pemikiran tentang ini? Beri tahu kami di bawah di komentar atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.