10 Sistem Telepon Penjawab Otomatis Terbaik Tahun 2020

Salah satu statistik layanan pelanggan paling penting dari Bain and Company menyatakan bahwa perusahaan yang memberikan pengalaman layanan pelanggan yang sangat baik akan melihat pendapatan mereka tumbuh sebesar 4 – 8%. VoIP Bisnis memberikan peluang unik untuk merutekan panggilan dan menciptakan pengalaman yang lebih baik dengan mengarahkan penelepon ke tempat yang tepat. Ingat, Anda hanya punya waktu sekitar tujuh detik untuk membuat kesan, jadi buatlah itu berarti.

Sistem telepon penjawab otomatis terbaik adalah cara yang berguna untuk mempresentasikan merek Anda dengan cepat kepada penelepon sambil membuat interaksi pelanggan awal lebih efisien.

Apa itu Auto Attendant?

Penjawab otomatis adalah alat perangkat lunak yang digunakan bisnis untuk menjawab panggilan telepon masuk. Terkadang, ini disebut resepsionis virtual atau resepsionis otomatis. Sistem ini mencegah pelanggan menutup telepon dengan merutekan penelepon secara lebih efisien. Selain mentransfer panggilan, penjawab otomatis memberikan informasi kepada penelepon seperti jam dan lokasi bisnis.

Penjawab otomatis multi-level adalah saat pesan yang direkam sebelumnya memberikan opsi tambahan kepada penelepon setelah mereka memilih departemen. Ini juga memiliki opsi untuk mengirim pelanggan ke bisnis atau pesan suara agen.

Cara Mengatur Auto Attendant

Proses pengaturan sistem telepon penjawab otomatis terbaik akan bervariasi berdasarkan penyedia Anda - beberapa memiliki opsi teks ke suara di luar kotak, dan yang lain mengharuskan Anda membuat skrip dan file audio. Misalnya, mempelajari cara mengatur penjawab otomatis Dialpad Anda menggunakan tutorial mereka adalah proses yang sama sekali berbeda dari antarmuka seret dan lepas Jive untuk merancang perjalanan pelanggan.

Berikut adalah tutorial singkat tentang cara menyiapkan perangkat lunak petugas otomatis Anda melalui panel kontrol:

1. Tentukan metode manajemen panggilan untuk penjawab otomatis Anda – haruskah panggilan dialihkan ke penjawab otomatis yang tidak dapat ditanggapi oleh resepsionis? Atau harus semua panggilan?
2. Tetapkan nomor telepon ke petugas dan tambahkan nomor tambahan yang akan digunakan oleh petugas.
3. Buat salam dan opsi menu dengan mengetiknya untuk teks ke petugas bicara atau merekamnya untuk diunggah di masa mendatang ke sistem.
4. Rekam skrip respons pesan suara penjawab otomatis.
5. Tambahkan grup resepsionis jika diperlukan. Ini meneruskan panggilan masuk ke pengguna tertentu sebelum mendarat di penjawab otomatis.
6. Putuskan apakah akan ada opsi operator. Ini akan mengkonfigurasi sistem untuk menerima "0" atau nomor lain pada keypad sebagai cara default untuk mencapai resepsionis atau layanan penjawab.
7. Mengatur jam kerja.
8. Atur jadwal untuk mode siang dan malam.
9. Mengatur salam dan jadwal untuk liburan.
10. Konfigurasikan pengaturan batas waktu. Ini akan mengulangi salam atau mengarahkan panggilan ke resepsionis jika penelepon tidak menanggapi petunjuknya.
11. Simpan pengaturan Anda.

Secara keseluruhan, sistem biasanya mencakup pengaturan aliran panggilan melalui portal atau nomor dial-in menggunakan salah satu titik akhir yang ada di sistem panggilan. Sebagian besar sistem meminta Anda untuk memasukkan atau merekam salam awal serta salam untuk jam kerja, hari libur, dan setiap departemen. Anda juga akan diminta untuk memasukkan nomor telepon atau ekstensi tertentu untuk setiap departemen. Beberapa sistem menggabungkan panggilan ekstensi tingkat pertama, yang memungkinkan pengguna untuk menghubungi ekstensi segera tanpa harus melalui seluruh menu.

Berikut adalah tampilan pengaturan Dialpad:

Berikut adalah tampilan pengaturan seret dan lepas Jive:

Perbedaan Antara Auto Attendant dan IVR

Saat mencoba memahami perbedaannya, sebaiknya lihat penjawab otomatis sebagai sistem otomatis yang disederhanakan dan sistem respons suara interaktif (IVR) sebagai metode yang lebih responsif dan dapat dikonfigurasi untuk perutean panggilan. Ini bukan untuk mengurangi penjawab otomatis – mereka bermanfaat untuk merutekan panggilan ke departemen yang tepat. Penjawab otomatis adalah cara yang lebih mudah untuk mengotomatisasi perutean panggilan – bahkan sistem telepon penjawab otomatis terbaik tidak akan memberikan opsi layanan mandiri atau administrasi survei seperti sistem IVR.

Sistem petugas otomatis suara adalah dasar bagi banyak penyedia VoIP. Ini berfungsi dengan baik untuk bisnis yang tidak memerlukan pengenalan suara dan opsi pembayaran tagihan. Meskipun kurang canggih, penjawab otomatis memiliki fitur seperti mode siang dan malam. Saat mengonfigurasi mode siang dan malam, bisnis Anda mungkin membuat semua panggilan berdering empat kali dan kemudian mengirim panggilan ke penjawab otomatis. Ketika mode malam diaktifkan melewati waktu tertentu, panggilan akan secara otomatis dikirim ke penjawab otomatis karena tidak ada agen yang tersedia.

Sama seperti IVR, skrip penjawab otomatis Anda adalah sarana Anda untuk berkomunikasi dengan pelanggan – hal terakhir yang Anda inginkan adalah memiliki aliran penjawab otomatis yang buruk yang membuat pelanggan frustrasi saat mereka dialihkan.

Sistem Telepon Auto Attendant Terbaik

Penjawab otomatis mana yang terbaik untuk organisasi Anda? Hampir setiap penyedia VoIP memberikan beberapa bentuk penjawab otomatis yang disertakan dengan layanan telepon mereka, tetapi inilah daftar sistem kami yang mudah disiapkan atau menonjol untuk bisnis kecil.

RingCentral

RingCentral memiliki penjawab otomatis multi-level yang dapat dimanfaatkan oleh bisnis dengan volume panggilan masuk yang tinggi. Fitur penjawab otomatis ini tersedia dengan semua paket, dan bahkan memungkinkan untuk mencobanya selama uji coba gratis RingCentral selama 15 hari. Harga paket berkisar dari $24,99 hingga $44,99 per bulan, dan ada beberapa alternatif RingCentral yang perlu dipertimbangkan jika paket ini tidak memiliki fitur yang dibutuhkan bisnis Anda.

Fitur penting lainnya dari RingCentral:

• Dukungan pelanggan 24/7
• Perekaman panggilan otomatis di Office Premium ke atas
• Integrasi tenaga penjualan di Office Premium dan di atasnya

selanjutnya

Nextiva adalah penyedia solusi komunikasi bisnis yang dirancang untuk solopreneur dan tim yang lebih kecil. Paket yang mereka tawarkan adalah per pengguna per bulan, dan berkisar dari $35 hingga $55. Setiap paket memiliki opsi penjawab otomatis, tetapi salam yang direkam secara profesional dimulai dari paket Pro. Ini adalah nilai ideal untuk bisnis yang beralih ke komunikasi berbasis cloud, tetapi jika fitur tertentu kurang, lihat alternatif Nextiva.

Fitur penting lainnya dari Nextiva:

• SMS Tanpa Batas di Pro ke atas
• Aplikasi ponsel tersedia di Pro dan di atasnya
• Integrasi CRM dengan Salesforce dan Zendesk

Belalang

Grasshopper adalah penyedia lain yang menyediakan solusi VoIP untuk solopreneur dan bisnis kecil. .Grasshopper memiliki petugas otomatis yang menyediakan skrip yang direkam untuk menjawab panggilan masuk Anda. Perusahaan juga memiliki studio suara profesional dengan biaya tambahan. Jika Anda lebih suka panggilan dilakukan oleh orang langsung, Grasshopper juga memiliki opsi resepsionis virtual langsung. Paket harga Grasshopper berkisar dari $29 hingga $89 per bulan.

Fitur penting lainnya dari Grasshopper:

• Aplikasi desktop dan seluler dengan semua paket
• Integrasi Gmail tersedia
• Transkripsi pesan suara disertakan dengan semua paket

Vonage

Vonage menawarkan paket kompetitif untuk usaha kecil atau perusahaan. Perusahaan ini menghadapi persaingan dengan baik dengan menawarkan paket tiga tingkat serta fitur a la carte agar lebih sesuai dengan kebutuhan Anda. Harga Vonage Business Cloud adalah antara $19,99 dan $39,99, dan semua paket dilengkapi dengan penjawab otomatis. Namun, jika Anda mencari penjawab otomatis multi-level, Anda harus memiliki paket premium atau lebih tinggi.

Fitur penting lainnya dari Vonage:

• Integrasi dengan Salesforce dan Microsoft Dynamics
• Perisai spam untuk semua panggilan masuk
• Rekaman panggilan seluruh perusahaan tersedia

8×8

8×8 adalah untuk perusahaan dengan jumlah panggilan masuk internasional yang tinggi. Harga untuk paket 8×8 berkisar dari $25 hingga $55 per pengguna setiap bulan. Setiap paket dilengkapi dengan penjawab otomatis serta aplikasi seluler dan desktop. Namun, penjawab otomatis tidak memberi tahu penelepon tentang waktu tunggu saat ini, yang menjadikannya yang terbaik untuk bisnis dengan volume panggilan rendah. Kami membuat video beberapa tahun yang lalu yang merinci proses penyiapan pemetaan kunci penjawab otomatis untuk 8×8.

Fitur penting lainnya dari 8×8:

• Penyimpanan media hingga 10 GB (rekaman panggilan atau rapat)
• Panggilan tak terbatas di hingga 47 negara
• Akses ke dial dengan nama direktori

3CX

Sistem telepon bisnis 3CX mencakup resepsionis digital dan menonjol karena memungkinkan perekaman dalam berbagai format file audio seperti WAV, PCM, 8 kHz, 16 bit, dan mono. Menu dan opsi sub-menu mereka untuk menyiapkan petugas cukup luas dengan pilihan seperti "sambungkan ke antrian," "transfer ke pesan suara," dan "kirim panggilan ke aplikasi aliran panggilan." Secara total, saat menyiapkan aspek perutean ini, Anda memiliki 10 opsi cara mengarahkan penelepon.

Fitur penting lainnya dari 3CX:

• Dukungan konferensi video HD
• Dukungan untuk beberapa model telepon meja kantor
• ID Penelepon, penerusan panggilan jarak jauh, dan pengisian daya berdasarkan jumlah panggilan simultan.

oom

Ooma menyediakan petugas otomatis saat menyiapkan akun. Secara default, penjawab otomatis untuk Ooma, yang mereka sebut sebagai resepsionis virtual, dikonfigurasi dengan text-to-speech diaktifkan. Ini berarti Anda memilih sapaan, dan suara yang dihasilkan komputer membacakannya kepada pemanggil. Panel kontrol juga memungkinkan Anda untuk merekam file audio Anda, jadi jika Anda memiliki resepsionis yang merupakan titik kontak pertama Anda, ini adalah pilihan yang baik.

Penjawab otomatis Ooma memberi anggota tim sarana untuk memeriksa pesan suara dari jarak jauh di ponsel. Lihat panduan kami tentang Harga Kantor Ooma untuk mempelajari lebih lanjut.

Fitur penting lainnya dari Ooma:

• Multi-ring untuk membunyikan berbagai perangkat secara bersamaan
• Pemblokiran panggilan yang ditingkatkan
• Ooma Office Base Station menghubungkan telepon analog yang ada ke jaringan VoIP

Telepon.com

Phone.com menonjol dalam industri VoIP karena mencakup satu nomor lokal atau bebas pulsa dengan beberapa rencana bisnis. Penjawab otomatis juga disertakan dengan paket Base, Plus, dan Pro mereka, dan paket terendahnya hanya $12,99 per bulan. Phone.com telah menyelenggarakan webinar khusus bagi mereka yang ingin menyiapkan penjawab otomatis mereka. Harganya menempatkannya di ceruk yang mirip dengan Belalang, itulah sebabnya ia ditampilkan dalam kebuntuan Grasshopper vs Phone.com kami.

Fitur penting lainnya dari Phone.com:

• Nomor telepon rias
• Pesan SMS termasuk
• Ekstensi pengguna tidak terbatas

Logat

Kami baru-baru ini membahas Jive PBX dan sistem telepon bisnis, dan kami berbicara tentang Editor Dial Plan mereka untuk merutekan penelepon. Editor Jive menggunakan sistem seret dan lepas yang meluas ke fitur penjawab otomatis. Dengan sistem telepon VoIP, Anda dengan cepat memutuskan apa yang terjadi ketika penelepon mencapai penjawab otomatis Anda, yang mengurangi waktu penanganan dan mengurangi kemungkinan kesalahan rute yang tidak disengaja.

Fitur penting lainnya dari Jive:

• Fitur perutean panggilan dan pusat kontak berbasis jadwal
• Temukan saya/Ikuti saya
• Dukungan ponsel cerdas untuk Android, iOS, dan Windows Mobile

Papan tombol

Baru-baru ini, ada beberapa perkembangan baru di Dialpad yang membantu menggambarkan dedikasi mereka untuk menyediakan fitur-fitur yang kuat kepada pelanggan mereka. Penjawab otomatis dialpad dapat dikonfigurasi melalui browser, jadi membuat perubahan kecil dilakukan di sebagian besar perangkat. Penjawab otomatis tersedia di setiap tingkat Dialpad.

Fitur penting lainnya dari Dialpad:

• Fitur pusat panggilan
• Rekaman panggilan di level Pro ke atas
• Nomor telepon virtual di hingga 50 negara

Apakah Sistem Telepon Penjawab Otomatis IVR Alternatif?

Sebelum Anda memilih penyedia penjawab otomatis dari daftar kami, pahami bahwa mereka tidak melakukan segalanya. Solusi IVR lebih baik untuk organisasi Anda jika Anda membutuhkan:

• Opsi layanan mandiri untuk pelanggan
• CSAT (survei kepuasan pelanggan)
• Menu yang dapat diakses melalui respons suara

Penjawab otomatis menonjol karena mudah diterapkan ke lingkungan kantor mana pun – mereka mempersingkat waktu tunggu dan membantu pelanggan sampai ke departemen yang tepat. Mereka juga sesuatu yang perlu dipertimbangkan untuk usaha kecil yang tidak membutuhkan menu yang terlalu rumit untuk pelanggan mereka.

Jika Anda memerlukan bentuk perutean panggilan yang lebih terperinci, pelajari lebih lanjut tentang sistem IVR – kami memiliki daftar terperinci dan FAQ untuk penyedia teratas serta informasi tentang fitur penting.