Tetap Terorganisir, Tetap Produktif – Cara Menemukan Solusi Kolaborasi Tim Terbaik

Pada titik ini, manajemen proyek dan solusi kolaborasi berada dalam perahu yang sangat mirip dengan solusi pengiriman pesan tim. Jika tim Anda tidak memanfaatkannya, Anda mungkin kehilangan peningkatan produktivitas yang besar — ​​tetapi opsinya juga sangat sedikit. Hanya melihat sekilas daftar Alternatif Basecamp kami, dan kepala Anda mungkin sudah berputar dengan pertanyaan, dan kami harus memangkas daftar kami untuk fokus pada opsi favorit kami.

Sekarang, ketika kita berbicara tentang alat kolaborasi, yang kita maksudkan bukan hanya pesan tim. Lebih sesuai dengan proyek, tugas, dan manajemen file, solusi kolaborasi ini umumnya menyatukan praktik lama dengan presentasi modern.

Antara aplikasi berbasis daftar atau opsi bergaya pinboard dan fokus visual, dengan begitu banyak solusi di luar sana, mudah tersesat dalam opsi. Dan, itu bahkan setelah Anda mengakui bahwa aplikasi kolaborasi adalah alat yang tepat untuk tim Anda. Beberapa dari Anda yang membaca ini mungkin masih bertanya-tanya apakah investasi itu masih sepadan. Jadi mari kita cari tahu — mengapa tim Anda harus menggunakan solusi kolaborasi, lalu bagaimana Anda memilih mana yang terbaik?

Mengapa Tim Anda Harus Mengganggu?

Pertanyaan pertama yang saya yakin semua orang tanyakan adalah mengapa tim mereka mau repot dengan salah satu aplikasi manajemen dan kolaborasi ini. Bagaimanapun, bisnis telah berfungsi selama beberapa dekade tanpa komputer, dan bahkan dengan komputer kami tidak memerlukan beberapa "aplikasi" untuk mengelola proyek kami. Kami hanya dapat menggunakan papan tulis untuk melacak proyek dan tugas yang sedang berlangsung, kami dapat menggunakan direktori untuk mengelola tim kami, kami dapat menggunakan catatan tempel di monitor kami untuk mengingatkan tugas kami, atau hanya menjadwalkan semuanya ke kalender.

Tentu, kami memiliki pena dan kertas, atau setidaknya beberapa metodologi di balik organisasi kami. Sama seperti perpesanan tim, ada telepon dan email sebelumnya, atau hanya interaksi dan percakapan dasar manusia secara langsung. Kecuali, kami masih melihat alasan untuk memanfaatkan aplikasi perpesanan ini dalam pekerjaan kami sehari-hari, dan bahkan kehidupan pribadi.

Solusi kolaborasi sama saja — mereka menggantikan metode lama kami, dengan satu aplikasi terpusat untuk membantu kami mengelola semuanya. Aplikasi ini dapat membantu kami mengubah cara kami bekerja dengan tingkat efisiensi baru: apakah itu daftar sederhana tugas yang sedang berjalan, dan kepada siapa mereka ditugaskan; atau dasbor tim yang luas untuk melacak kemajuan yang sedang berlangsung dari proyek selama sebulan, atau bahkan ruang kerja kolaboratif untuk berbagi dan mengedit dokumen secara langsung.

Cara kami bekerja berubah, semua orang berada jauh, tim tersebar, dokumen dan file selalu dibagikan, dan proyek berkembang seiring waktu. Bukankah seharusnya kita memiliki metodologi untuk kegilaan kita yang sama fleksibelnya dengan kehidupan kerja baru kita?

Manfaat dibandingkan Metode Tradisional

Jadi, ide dasarnya adalah untuk mendapatkan solusi — umumnya aplikasi web berbasis cloud — yang membantu tim Anda tetap teratur, tetap mengetahui informasi terbaru, dan berkolaborasi dalam proyek untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih baik, lebih cepat, dan bahkan lebih mudah.

Kedengarannya bagus, tetapi bagaimana tepatnya aplikasi berbasis web membantu Anda melakukan ini lebih baik daripada kalender, pena, dan kertas? Yah, hampir setiap solusi sedikit berbeda dalam cara mengatur tim Anda dan kolaborasi mereka — tetapi semuanya memiliki konsep dasar yang sama.

• Kolaborasi Kuat Saat Dalam Perjalanan

Salah satu manfaat terbesar di sini adalah informasi instan, dapat diakses di mana saja kapan saja. Karena solusi ini dibangun di dalam dan di sekitar Cloud, sama seperti aplikasi bisnis Anda yang lain, Anda dapat menggunakannya di mana saja. Aplikasi seluler, aplikasi desktop, atau bahkan hanya akses web dapat diakses di mana pun Anda memiliki komputer dan koneksi internet — dan semuanya tetap persis seperti saat terakhir Anda meninggalkannya.

Alih-alih meninggalkan buku perencanaan Anda di kantor, atau menggambar semuanya di papan tulis yang tidak dapat Anda bawa, seluruh perencanaan, manajemen tugas, penjadwalan, dan kolaborasi organisasi Anda semuanya disimpan di Cloud; dan platform pergi ke mana pun Anda pergi. Selalu dapatkan informasi terbaru tentang apa yang dilakukan tim Anda, kemajuan mereka, dan bahkan berkolaborasi atau mendelegasikan secara real time.

• Tingkatkan Kelincahan Bisnis

Dengan rangkaian kolaborasi yang selalu up-to-date yang tersedia di mana saja, tim Anda selalu siap untuk mengatasi masalah atau hambatan yang muncul. Alih-alih hanya meletakkan draf itu di meja atasan Anda, atau mengirim email dan menunggu tanggapan, aplikasi kolaborasi memungkinkan Anda berbagi file atau pembaruan secara instan, dengan peringatan dan pemberitahuan instan untuk pihak penerima.

Ini saja akan membantu meningkatkan waktu respons dan kelincahan bisnis Anda dengan satu platform ringkas untuk berbagi pembaruan, mengirim dan bahkan mengedit draf, atau menanggapi perkembangan penting dalam proyek. Semuanya tersedia di platform seluler, yang semakin membantu memperkuat kelincahan dan fleksibilitas ini.

• Solusi Konsolidasi

Sangat mungkin bagi tim Anda untuk membuat metodologi untuk melacak kemajuan dan berkolaborasi yang tidak bergantung pada aplikasi cloud. Spreadsheet Excel dapat melacak proyek, lembar google bersama bahkan dapat digunakan untuk melacak proyek untuk beberapa tim dengan konsistensi. Tapi kemudian, setiap orang harus memperbarui kalender mereka satu per satu, atau menggunakan email atau bahkan aplikasi perpesanan tim untuk berbagi file dan draf — atau memasukkannya ke folder kotak drop.

Tetapi kemudian Anda perlu mengirim email kepada seseorang untuk menanyakan tentang pembaruan atau koreksi, dan email tersebut terkubur, dan file tersebut dikeluarkan dari drop box. Intinya adalah, dengan begitu banyak solusi berbeda, sulit untuk tetap di atas segalanya, dan waktu terbuang hanya untuk mencoba melompati rintangan. Bukankah akan lebih mudah hanya dengan satu solusi, melacak semuanya di satu tempat, dengan komunikasi yang terpasang di dalamnya?

• Tingkatkan Proses, Hemat Waktu

Pada akhirnya, semua ini bekerja sama untuk membantu menghemat waktu bisnis Anda. Dengan meningkatkan seluruh proses Anda untuk kolaborasi dan manajemen tugas, lebih sedikit waktu yang harus dihabiskan untuk manajemen mikro. Dengan solusi kolaborasi, semua orang di tim dapat diberi tahu sekaligus, kalender semua orang diperbarui secara instan dan bersamaan, semua orang yang terlibat dalam proyek tertentu dapat menerima pembaruan atau pemberitahuan yang sama pada saat yang sama, dan file akan tetap terkonsolidasi dan mudah diakses .

Intinya adalah untuk menghemat waktu, dan ini dapat dilakukan dengan meningkatkan cara tim Anda berkolaborasi dan menyelesaikan pekerjaan dengan proses yang dibantu oleh solusi ini.

Apa yang Sudah Diandalkan Tim Anda?

Jika Anda telah memutuskan bahwa salah satu solusi ini tepat untuk Anda, maka bagus. Sekarang, Anda hanya perlu memahami cara menemukan solusi tepat yang paling sesuai untuk tim Anda. Sama seperti dalam panduan kami untuk bertransisi ke UC, tempat terbaik untuk memulai adalah dengan melihat apa yang sudah Anda miliki. Kemungkinannya adalah, tim Anda sudah menggunakan campuran email atau bahkan pesan tim untuk berkomunikasi, dan kolaborasi ditangani selama pertemuan informal di ruang ngerumpi, atau email cepat atau obrolan online.

Pada akhirnya, ini akan bervariasi berdasarkan industri apa bisnis Anda, dan jenis pekerjaan apa yang sedang dilakukan. Namun secara keseluruhan, Anda harus melihat apa yang sudah diandalkan oleh tim Anda:

• Bagaimana tim tahu apa yang sedang mereka kerjakan?
• Bagaimana semua orang tahu tugas apa yang diberikan kepada mereka?
• Apa proses yang ada untuk melacak dan menyelesaikan pekerjaan?
• Bagaimana proses untuk berkolaborasi, dan berbagi draf atau ide?
• Bagaimana file ditransfer, dibagikan, dan diedit?
• Bagaimana kalender dikelola dan rapat dijadwalkan?

Dari sini, pengambil keputusan harus mencoba menginventarisasi perangkat keras atau perangkat lunak yang ada yang digunakan untuk kolaborasi, seperti email, pengiriman pesan, panggilan telepon, konferensi video, atau solusi khusus seperti Drop Box untuk berbagi file, atau Google Documents untuk pengeditan dokumen. Memahami alat apa yang perlu diganti akan membantu membingkai keputusan akhir.

Pahami Apa yang Dibutuhkan Tim Anda

Kolaborasi tim untuk perusahaan besar akan terlihat sangat berbeda dibandingkan untuk UKM. Jika Anda mencari solusi perusahaan, tempat yang baik untuk memulai adalah artikel head to head kami yang membandingkan Cisco's WebEx Teams vs. Microsoft Teams, dua nama terbesar dalam perangkat lunak kolaborasi tim perusahaan. Untuk bisnis dari semua ukuran, tidak semua orang bekerja dengan cara yang sama, dan tidak setiap solusi menangani kolaborasi dan manajemen proyek Anda dengan cara yang sama. Bergantung pada solusi, proses, atau aplikasi yang sudah digunakan tim Anda untuk berkolaborasi, solusi yang dipilih untuk setiap tim mungkin berbeda.

Membangun inventaris, atau ide umum, tentang cara kerja tim Anda akan membantu memfokuskan keputusan ke solusi yang paling sesuai dengan apa yang sudah atau perlu dilakukan tim Anda. Dari sini, pengambil keputusan dapat memprioritaskan pendekatan yang berbeda, atau bahkan fitur berbeda yang ditawarkan oleh solusi — daftar prioritas ini dapat membantu menyaring daftar belanja tersebut.

Untuk perincian cepat, fitur kolaborasi dan manajemen proyek yang paling umum meliputi:

• Teks, manajemen proyek berbasis daftar. Basecamp dikenal dengan fokus "berbasis daftar", yang memungkinkan pengguna untuk menghasilkan proyek dan daftar tugas berbasis teks. Terkadang lebih sederhana lebih baik.
• ATAU visual, manajemen proyek yang berfokus pada "papan". Ini lebih sejalan dengan apa yang dilakukan Trello, mengatur proyek dan tugas ke dalam "kartu" visual yang menawarkan banyak informasi hanya dalam sekejap.
• Umpan aktivitas untuk melihat siapa yang mengerjakan apa.
• Notifikasi email otomatis untuk pembaruan
• Buat dan bagikan kalender khusus yang dapat disinkronkan secara bersamaan.
• Manajemen proyek yang mendalam — diferensiasi antara Proyek besar, Tugas yang lebih kecil, dan bahkan subtugas yang lebih kecil. Beberapa solusi tidak membahas ini secara mendalam dalam organisasi.
• Dasbor yang dapat disesuaikan — “Dasbor” yang berfokus pada harian, mingguan, atau proyek yang memberikan pandangan menyeluruh tentang proyek dan kemajuan.
• Berbagi file langsung dan mengedit untuk kolaborasi

Setelah Anda memahami apa yang telah digunakan tim Anda, dan fitur atau fungsi baru apa yang dapat mereka gunakan untuk meningkatkan, Anda dapat mulai mencari solusi yang tepat.

Membandingkan Pilihan Anda

Mengetahui apa yang dibutuhkan tim Anda hanyalah setengah dari proses. Babak kedua kemudian mengambil informasi itu dan mencari solusi terbaik. Dengan begitu banyak di pasar, dan bukan jumlah diferensiasi yang luar biasa, bisa sangat memakan waktu dan melelahkan untuk melihat semuanya. Ketika kami mencoba untuk mengumpulkan daftar solusi favorit kami, kami biasanya fokus pada beberapa aspek kunci. Harga memang penting, tetapi bukan satu-satunya bagian dari teka-teki.

• Termasuk Fitur dan Fungsi

Saya menyentuh ini di atas, tetapi perlu disebutkan lagi. Tidak semua aplikasi dibuat sama, dan perbedaan utama yang akan Anda lihat adalah dalam pendekatan dan presentasi. Misalnya, Basecamp sebagian besar berbasis teks dan daftar, sementara Trello menggunakan "Kartu" untuk membantu mengatur proyek dan kolaborasi Anda secara visual. Basecamp gagal dan tidak memungkinkan pengguna untuk menambahkan "subtugas", sementara Asana memungkinkan pengguna untuk masuk lebih dalam dan menambahkan sebanyak mungkin subtugas yang mereka butuhkan.

Beberapa solusi akan menyertakan kalender, atau bahkan pesan tim bawaan, dan yang lainnya tidak. Inilah sebabnya mengapa penting untuk mengetahui apa yang sudah diandalkan oleh tim Anda, untuk menemukan solusi yang tidak memiliki celah dalam fitur dan tetap akrab dengan tim.

• Integrasi dan Fleksibilitas

Selain fitur dan fungsi bawaan, aspek lain yang sama pentingnya adalah kemampuan untuk membangun solusi. Integrasi, yang didukung oleh akronim terpenting tahun 2017, adalah tentang menambahkan fitur dan fungsi yang sama sekali baru.

Biasanya, integrasi memungkinkan kami untuk menghubungkan satu solusi yang ada ke solusi lain — untuk kolaborasi tim dan manajemen proyek, itu bisa berarti menambahkan CRM Anda untuk menyimpan informasi yang relevan, atau mengintegrasikan katakanlah Basecamp ke Slack, sehingga semua pembaruan proyek Anda ditempatkan ke ruang Slack, alih-alih email mengacaukan kotak masuk Anda.

• Pengalaman Pengguna dan Kemudahan Penggunaan

Pada akhirnya, jika solusinya rumit, membingungkan, rumit, atau sulit digunakan, tim Anda tidak akan mau beralih. Hal terakhir yang Anda butuhkan adalah menghabiskan semua waktu dan uang ini untuk meneliti, menyelidiki, dan membeli solusi hanya agar tidak ada yang mengganggu. Untuk mencegah teriakan "cara lama jauh lebih mudah", Pengalaman Pengguna harus memiliki prioritas yang sangat tinggi.

Jika tim Anda terbiasa dengan daftar, maka tetap dengan solusi berbasis daftar, mengapa menambahkan visual dan dasbor yang tidak ada yang mengganggu? Memahami cara kerja tim Anda saat ini, dan alat apa yang sudah mereka gunakan, dikombinasikan dengan periode pengujian akan membantu menentukan solusi terbaik. Aplikasi ini biasanya memiliki uji coba, atau jaminan uang kembali, jadi gunakanlah.

• Harga dan Batasan

Seperti halnya keputusan bisnis besar lainnya, biaya menjadi perhatian utama yang mutlak. Jika solusinya terlalu mahal, dan tim Anda tidak dapat membenarkan penyertaan, mereka tidak akan mengganggu. Namun, yang lebih penting, adalah cara aplikasi dan solusi dijual. Dengan model berbasis langganan, sangat umum untuk "meningkatkan" paket yang berbeda untuk ukuran tim yang berbeda, atau titik harga. Aspek penting di sini adalah bahwa tingkatan yang berbeda umumnya akan memiliki batasan yang berbeda.

Jadi paket dasar mungkin mengizinkan 10 pengguna, tetapi membatasi "tim" Anda menjadi 2, dan "proyek" Anda menjadi 5, sebagai contoh hipotetis. Perhatikan biayanya, tetapi juga apa yang Anda dapatkan untuk biaya itu.

Menyatukan Semuanya

Setelah mengumpulkan semua informasi yang diperlukan, dan membentuk pemahaman tentang cara kerja tim Anda, saatnya untuk memulai pencarian. Tentu saja, metode yang paling jelas adalah hanya dengan Google untuk solusi teratas . Dokumen kata dasar atau spreadsheet excel dapat membantu melacak semua opsi relevan yang Anda temukan, atau membantu mengatur prioritas yang berbeda.

Ini mirip dengan apa yang kami lakukan di GetVoIP ketika mengatur halaman penyedia kami, seperti daftar solusi Kolaborasi kami, atau bahkan beberapa posting kami seperti Alternatif Basecamp Teratas yang saya rujuk di awal.

Coba Sebelum Anda Membeli

Akan sangat membantu untuk memulai daftar fitur yang dibutuhkan atau diinginkan tim Anda, dan menggunakannya untuk membentuk daftar periksa untuk menjalankan setiap solusi yang berbeda — ini juga dapat membantu melacak batasan harga yang berbeda pada fitur yang berbeda.

Namun, pada akhirnya, ujian yang sebenarnya adalah menguji solusi tersebut. Cobalah solusi yang berbeda selama satu atau dua minggu sekaligus, atau tempatkan dua tim ke dalam dua solusi berbeda dan dengarkan pendapat mereka setelah periode pengujian. Anda mungkin akan terkejut betapa banyak yang mereka capai dalam waktu yang singkat.