Tips dan Trik Microsoft Teams Terbaik

Diterbitkan: 2022-12-30

Sudah setahun sekali bagi pekerja hybrid. Dari petak PHK teknologi hingga karunia pekerjaan jarak jauh baru di seluruh negeri, banyak yang telah berubah pada tahun 2022, dan itu tidak mungkin lebih benar untuk platform kolaborasi tim favorit semua orang: Microsoft Teams.

Selama setahun terakhir, Microsoft Teams telah menambahkan berbagai fitur dan fungsi baru ke platformnya, meningkatkan produktivitas, memfasilitasi komunikasi tim, dan bahkan menambahkan sedikit kesenangan di tempat kerja. Faktanya, ada begitu banyak tambahan baru pada platform sehingga kami ingin memastikan bahwa pembaca kami sepenuhnya mengetahui apa yang dapat Anda lakukan dengan Microsoft Teams.

Dalam panduan ini, kami akan membahas beberapa tips dan trik yang membuat Microsoft Teams menjadi platform kolaborasi yang populer di dunia bisnis.

  • Cari utas pesan
  • Teks terjemahan langsung
  • Pesan video singkat
  • Fungsi gambar-dalam-gambar
  • Rekap cerdas
  • integrasi eSign
  • Game untuk Bekerja
  • Jazzy memegang musik
  • Pintasan keyboard
  • Filter pesan
  • Jangan ganggu

Memfasilitasi Komunikasi Tim

Tujuan perangkat lunak konferensi web seperti Microsoft Teams adalah untuk tetap berhubungan dengan tim Anda, yang dapat menjelaskan namanya. Selanjutnya, ada banyak fitur yang ditujukan untuk memfasilitasi komunikasi yang lebih baik, baik dalam rapat video maupun dalam utas pesan.

Berikut adalah beberapa tip dan trik untuk melakukannya:

Cari utas pesan

Seperti yang dapat dibuktikan oleh karyawan mana pun yang telah menggunakan platform perpesanan seperti Slack, pentingnya untuk dapat menemukan pesan yang dikirim sebelumnya tidak ada bandingannya. Baik Anda mencoba melacak tautan yang salah tempat atau hanya perlu mencari tahu nama kampanye tertentu, melacak pesan yang diarsipkan seharusnya tidak merepotkan.

Tim Microsoft memahami bahwa, ketika platform meluncurkan pembaruan pada bulan September yang memungkinkan pengguna untuk melangkah lebih jauh dan mencari utas pesan lengkap, sehingga Anda dapat melihat semua yang dibahas daripada satu pesan. Ini memberikan lebih banyak konteks ketika datang untuk mencari pesan dan dapat jauh lebih efektif menjaga anggota tim tetap berhubungan.

Teks terjemahan langsung

Gerakan kerja hybrid telah memungkinkan bekerja dari mana saja di seluruh dunia bisnis. Selanjutnya, banyak manajer telah menggunakan itu untuk keuntungan mereka, mempekerjakan karyawan dari negara yang berbeda dari negara mereka sendiri. Namun, hal itu dapat menghadirkan beberapa kendala bahasa, yang dapat menghambat kemampuan Anda untuk menjaga jalur komunikasi tetap terbuka di tim Anda.

Untungnya, teknologi telah berkembang cukup cepat sehingga masalah ini tidak perlu menjadi perhatian pengguna Microsoft Teams, karena platform tersebut sekarang menawarkan teks terjemahan langsung selama rapat. Sistem yang sepenuhnya berbasis perangkat lunak menyediakan terjemahan yang cepat dan sebagian besar akurat, jadi memotret dengan rekan kerja Anda di seluruh dunia akan lebih mudah dari sebelumnya.[/vc_column_text]

Teks Terjemahan Langsung Microsoft Teams

Pesan video singkat

Hampir setiap studi dalam bisnis mengatakan bahwa video adalah masa depan. Dari TikTok hingga Zoom, media ini menjadi semakin populer untuk segala hal mulai dari hiburan hingga komunikasi. Sementara Microsoft Teams telah menawarkan konferensi video untuk sementara waktu sekarang, kadang-kadang diperlukan cara yang lebih modern dan kreatif untuk tetap berhubungan.

Itu sebabnya platform menambahkan kemampuan untuk mengirim dan menerima pesan video langsung di platform. Dijuluki Klip Video, fitur ini memungkinkan pengguna untuk merekam klip video pendek untuk menjelaskan proses atau memberikan informasi penting untuk suatu proyek. Ini sebagian besar ditujukan untuk tim kerja hybrid yang mungkin tidak memiliki jadwal untuk mengelola rapat singkat untuk detail kecil.

[/vc_column][/vc_row]

Meningkatkan produktivitas

Meskipun memfasilitasi komunikasi yang efektif jelas penting untuk platform seperti Microsoft Teams, tidak ada salahnya jika produktivitas juga meningkat. Lagi pula, Microsoft Teams memasarkan dirinya lebih dari sekadar alat konferensi video, jadi apa lagi yang bisa dilakukannya untuk memberi tim Anda sedikit tambahan dalam hal produktivitas?

Ternyata, cukup sedikit! Faktanya, alasan mengapa Teams begitu banyak digunakan oleh bisnis adalah karena Teams menawarkan fitur yang lebih dari sekadar komunikasi dan mempermudah pekerjaan sebenarnya bagi karyawan. Berikut beberapa cara menggunakan Microsoft Teams untuk meningkatkan produktivitas.

Fungsi gambar-dalam-gambar

Apakah Anda berada di kantor atau bekerja dari rumah, panggilan video telah menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari Anda. Seperti yang mungkin disetujui oleh banyak karyawan, tidak setiap rapat video membutuhkan perhatian penuh Anda, yang berarti menyelesaikan sedikit pekerjaan selama jeda dapat benar-benar meningkatkan produktivitas Anda. Sayangnya, beberapa platform konferensi video mempersulit akses aplikasi atau situs lain saat Anda sedang rapat.

Tapi bukan Tim Microsoft! Berkat pembaruan terkini, aplikasi Microsoft Teams di iPhone dan iPad memungkinkan fungsionalitas gambar-dalam-gambar , sehingga Anda dapat mengakses aplikasi lain saat rapat. Bahkan menyediakan jendela yang dapat disesuaikan, sehingga Anda dapat memilih dengan tepat berapa banyak ruang layar yang digunakan untuk rapat video Anda.

Rekap cerdas

Kekuatan kecerdasan buatan telah digunakan berkali-kali untuk meningkatkan produktivitas dalam bisnis. Microsoft Teams juga demikian, dengan banyak fitur otomatis dan cerdas yang ditujukan untuk membantu tim Anda bekerja lebih efisien. Salah satunya adalah rekap cerdas pada rapat, yang menawarkan ringkasan pasca rapat bertenaga AI yang disediakan untuk semua peserta.

Dirilis dalam pembaruan bulan Oktober yang melihat berbagai peningkatan Tim, rekap cerdas masih sedikit belum sempurna, merangkum semua yang ada di seluruh rapat daripada memilih aspek penting tertentu. Namun, mengingat kecepatan pembaruan Microsoft Teams, kami membayangkan fitur ini akan sangat membantu dalam beberapa bulan mendatang.

integrasi eSign

Kita semua tahu bahwa masuk dan keluar dari berbagai akun adalah pemborosan waktu yang sangat besar dalam urusan bisnis sehari-hari. Faktanya, Microsoft Teams dulunya memiliki integrasi desain yang memungkinkan pengguna menandatangani dokumen online yang mengharuskan pengguna untuk masuk ke akun setiap kali mereka menggunakannya.

Untungnya, hal itu tidak lagi terjadi, karena pembaruan terkini memecahkan masalah dengan memungkinkan pengguna masuk setiap 30 hari, bukan setiap hari. Tentu, ini mungkin terlihat kecil, tetapi peningkatan kecil pada situs tersebut dapat membuat perbedaan besar dalam hal meningkatkan produktivitas.

Bersenang-senanglah

Pekerjaan tidak selalu harus tentang pekerjaan. Dengan keseimbangan kehidupan kerja menjadi semakin penting bagi karyawan dan pemberi kerja pada tahun 2022, menemukan cara untuk melibatkan tim Anda di luar pekerjaan dapat sangat membantu dalam mempertahankan talenta terbaik dan mendorong produktivitas.

Microsoft Teams dirancang untuk melakukan lebih dari sekadar menyelenggarakan rapat dan menyelesaikan pekerjaan. Platform ini dibuat untuk menyatukan rekan kerja di luar batas proyek kerja untuk membangun budaya yang benar-benar diinginkan orang untuk bekerja di dalamnya. Berikut cara Microsoft Teams menghadirkan sedikit kesenangan di tempat kerja.

Game untuk Bekerja

Jika Anda pernah bermain pemecah kebekuan di awal rapat, Anda tahu bahwa standar kesenangan yang diperbarui sangat dibutuhkan. Platform konferensi video dapat memberi Anda fungsionalitas obrolan video untuk berbicara dengan tim Anda, tetapi itu tidak berarti itu benar-benar dapat membuat permainan Anda menyenangkan.

Nah, Microsoft Teams sebenarnya bisa membuat game Anda menyenangkan, karena menyediakan empat fiturnya sendiri langsung di platform. Benar sekali, Microsoft Teams baru-baru ini meluncurkan fitur baru bernama Games for Work yang menawarkan Minesweeper, Solitaire, Wordament, dan IceBreakers semuanya tersedia langsung di platform dan dapat dimainkan bersama rekan kerja.

Game Microsoft Teams untuk Bekerja

Jazzy memegang musik

Satu-satunya hal yang lebih buruk daripada ditahan adalah harus melakukannya dalam diam. Panggilan telepon memiliki musik tahan, lift memiliki musik lift, dan untungnya bagi pengguna, Microsoft Teams juga memiliki musik!

Benar, pembaruan dari bulan November memungkinkan admin menambahkan musik penangguhan ke Microsoft Teams, yang akan diaktifkan saat panggilan dialihkan antar karyawan. Ini mungkin tidak dianggap menyenangkan, tetapi cobalah untuk tidak menari ketika ketukan jazz kehidupan itu mulai terdengar melalui speaker laptop Anda di sela-sela rapat.

Fungsi Dasar

Microsoft Teams memiliki begitu banyak hal sehingga mudah untuk melupakan beberapa fitur paling dasar yang ada di dalam platform. Dalam upaya memberi Anda sedikit lebih banyak wawasan tentang apa yang dapat ditawarkan Microsoft Teams kepada Anda, berikut adalah beberapa tips fungsionalitas dasar yang dapat membantu Anda menggunakan platform secara maksimal.

Pintasan keyboard

Pada tahun 2022, pintasan keyboard dibuat di hampir semua platform yang dapat Anda bayangkan; Anda hanya perlu mencari tahu mana yang cocok untuk Anda. Berikut adalah beberapa pintasan keyboard yang paling berguna untuk Microsoft Teams:

  • Cari : Ctrl + E
  • Mulai obrolan baru : Ctrl + N
  • Matikan kamera : Ctrl + Shift + O
  • Rapat bisu : Ctrl + Shift + M
  • Buka filter : Ctrl + Shift + F
  • Aktifkan buram latar belakang : Ctrl + Shift + P

Masih banyak lagi, tetapi itu adalah titik awal yang baik. Untuk informasi selengkapnya tentang pintasan keyboard untuk Microsoft Teams, lihat situs web untuk melihat daftar lengkapnya.

Filter pesan

Platform perpesanan tim sangat bagus, tetapi dengan tim yang lebih besar, mereka bisa menjadi sedikit rumit. Lagi pula, tidak setiap anggota tim perlu dilibatkan dalam setiap komunikasi, di mana pemfilteran pesan bisa sangat membantu.

Seperti Slack, Twitter, dan banyak platform lainnya, Teams menggunakan simbol “@” untuk memungkinkan pengguna memberi tag dan memfilter pesan ke pesan tertentu. Cukup ketikkan simbol dan mulai tulis nama orang atau grup dan Anda akan diberikan daftar opsi drop-down untuk pesan Anda.

Jangan ganggu

Tidak ada yang ingin tersedia untuk pesan setiap saat. Kadang-kadang, sedikit waktu henti untuk memulai dan menyelesaikan pekerjaan diperlukan, di situlah mengubah pengaturan pada notifikasi Anda menjadi berguna.

Tidak seperti telepon Anda, Tim Microsoft tidak memiliki mode Jangan Ganggu khusus, jadi jika Anda ingin mendapatkan sedikit privasi, Anda harus membuka halaman pengaturan dan menonaktifkan pemberitahuan untuk saat ini. Namun, pastikan untuk menetapkan batas waktu, karena Anda tidak ingin melewatkan hal penting yang akan datang di akhir minggu.