Praktik terbaik untuk manajemen data yang efektif
Diterbitkan: 2021-05-19Data lebih penting dari sebelumnya untuk bisnis dari semua ukuran. Sayangnya, terlalu banyak bisnis yang tidak menangani data mereka dengan benar atau menggunakannya sebaik mungkin. Menurut Rivery, “hanya 3% data dalam bisnis perusahaan yang memenuhi standar kualitas, dan 60-73% data tidak pernah digunakan untuk tujuan strategis apa pun” dan “hanya 20% organisasi yang berinvestasi dalam tata kelola informasi yang akan berhasil hingga tahun 2022”.
Jika Anda ingin bisnis Anda tumbuh dan berkembang, Anda harus mulai dengan pengelolaan data yang efektif. Menerapkan beberapa strategi manajemen data dasar tidak hanya akan membantu bisnis Anda dalam jangka pendek tetapi juga untuk tahun-tahun mendatang. Di bawah ini Anda dapat menemukan beberapa praktik terbaik untuk diterapkan dalam bisnis Anda untuk pengelolaan data yang efektif.
Ketahui Batas Anda
Hal pertama yang harus dinilai adalah pengetahuan dan kemampuan Anda sendiri. Semakin banyak data yang digunakan bisnis Anda, semakin banyak pengetahuan yang Anda butuhkan tentang cara mengelolanya. Jika ini bukan tempat keahlian Anda, Anda mungkin lebih baik menyewa bantuan dari luar untuk membantu Anda.
Misalnya, katakanlah bisnis Anda melacak inventaris melalui spreadsheet Excel. Setelah beberapa saat, spreadsheet ini mungkin menjadi sangat besar sehingga sulit untuk mengumpulkan informasi yang berguna darinya, terutama jika Anda seorang pemula. Dalam hal ini, Anda mungkin ingin bekerja dengan bisnis yang menawarkan konsultasi Microsoft Excel. Jika bisnis Anda memiliki spreadsheet Excel yang besar, dan Anda merasa bisa mendapatkan lebih banyak darinya, menyewa layanan untuk membantu Anda bisa menjadi investasi yang layak.
Luangkan waktu untuk menganalisis kekuatan Anda bersama dengan orang lain di tim Anda. Jika tidak ada orang dengan pengalaman manajemen data yang luas, mungkin ini saatnya untuk mempekerjakan seseorang yang memilikinya atau seseorang untuk mulai mempelajarinya lebih lanjut. Memiliki seseorang di tim Anda yang dapat meningkatkan sistem manajemen informasi Anda secara efektif akan membuat banyak hal menjadi lebih mudah di masa depan.
Tentukan Tujuan Anda Lebih Awal
Praktik penting berikutnya untuk manajemen data adalah memutuskan tujuan Anda lebih awal. Anda harus mempertimbangkan semua hal yang ingin Anda capai dengan mengumpulkan dan menganalisis data ini. Apakah Anda mencoba meningkatkan upaya pemasaran Anda? Kinerja karyawan? Kepuasan pelanggan? Anda dapat memiliki tujuan sebanyak yang Anda inginkan, tetapi berusahalah untuk membuatnya spesifik dan terperinci. Memutuskan tujuan Anda akan membantu Anda fokus pada semua upaya pengelolaan data lainnya dalam arah yang terpadu.
Cari Alat yang Tepat
Cara terbaik untuk meningkatkan praktik manajemen data Anda adalah dengan menggunakan perangkat lunak yang tepat. Dengan alat manajemen data yang tepat, Anda dapat meningkatkan efisiensi, menjaga keamanan data, dan mengumpulkan wawasan yang lebih dalam. Ada banyak alat manajemen data di pasaran, jadi Anda harus meluangkan waktu untuk menjelajahi beberapa opsi. Jika Anda bisa, manfaatkan uji coba gratis untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang alat mana yang paling cocok untuk Anda.
Saat menjelajahi opsi Anda, penting bagi Anda untuk mendapatkan sesuatu yang aman. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah gangguan yang tidak diinginkan ke dalam sistem data Anda atau terjadi sesuatu pada data penting Anda. Ini terutama benar jika Anda menyimpan informasi rahasia tentang pelanggan atau karyawan Anda, karena kebocoran dapat menjadi bencana bagi perusahaan Anda. Praktik terbaik keamanan data adalah topik tersendiri, jadi luangkan waktu untuk mempelajarinya sebanyak mungkin.
Fokus pada Kualitas Data
Terlalu banyak bisnis yang memiliki banyak data berkualitas rendah. Hasilnya adalah sistem yang tidak efisien yang membutuhkan waktu terlalu lama untuk menemukan apa yang Anda cari atau analisis yang dihasilkan tidak dapat diandalkan. Oleh karena itu, Anda harus menjadikannya prioritas untuk fokus pada kualitas data Anda. Ini berarti hanya memasukkan data yang diperlukan, memastikan data lengkap, dan menghapus data usang secara berkala.
Untuk melakukan ini, Anda perlu membuat beberapa standar untuk apa yang Anda anggap sebagai data berkualitas tinggi. Anda kemudian perlu memperkenalkan standar ini kepada tim Anda dan memastikan semua orang mengikutinya saat memasukkan data. Mungkin juga membantu untuk menyewa tim kualitas data yang akan secara rutin memeriksa informasi Anda atau mengimplementasikan beberapa perangkat lunak kualitas data. Apa pun yang Anda putuskan untuk dilakukan, berupaya lebih keras dalam kualitas data kemungkinan akan memakan lebih banyak waktu tetapi akan menghasilkan hasil yang lebih baik dalam jangka panjang.
Jadikan Data Mudah Tersedia untuk Orang yang Tepat
Agar bisnis Anda beroperasi secara efisien, orang yang tepat harus dapat mengakses data yang mereka butuhkan pada waktu yang tepat. Misalnya, jika penjual keliling Anda tidak dapat mengakses database pelanggan saat bepergian, mereka akan kesulitan melakukan yang terbaik. Terapkan sistem di mana tim Anda dapat mengakses data dari jarak jauh dengan cara yang aman. Ini biasanya melibatkan meminta semua orang membuat nama pengguna dan mengatur izin untuk setiap pengguna. Selain itu, ingatlah untuk membatasi akses hanya kepada mereka yang membutuhkan, karena memberikan akses kepada terlalu banyak orang adalah risiko keamanan.
Memiliki Sistem Pemulihan di Tempat
Tidak peduli seberapa hati-hati Anda dengan data Anda, masih mungkin terjadi sesuatu yang buruk. Mungkin hard drive mengalami kerusakan atau virus mulai menghapus hal-hal di cloud. Apa pun penyebabnya, melewatkan informasi Anda bahkan untuk waktu yang singkat adalah masalah. Menurut Datto, bahkan satu jam waktu henti dapat menghabiskan biaya hingga $8.000 untuk perusahaan kecil, atau $74.000 untuk perusahaan menengah dan total $700.000 untuk perusahaan besar. Inilah mengapa penting untuk memiliki sistem pemulihan.
Sistem pemulihan yang baik secara teratur mencadangkan data di lokasi yang aman. Ini juga menjelaskan cara memulihkan data menggunakan cadangan ini dan cara menjalankan kembali bisnis Anda dalam waktu sesingkat mungkin. Buat sistem pemulihan sekarang, termasuk semua langkah yang akan Anda ikuti untuk memulihkan data Anda, dan berharap Anda tidak perlu menggunakannya lagi.
Tinjau Praktik dan Peralatan Manajemen Data Secara Teratur
Terakhir, praktik terbaik terakhir adalah meninjau praktik Anda saat ini secara berkala dan mencari perbaikan. Seiring waktu berubah, begitu juga kebutuhan data Anda dan lingkungan di sekitarnya. Misalnya, mungkin ada saatnya penyedia penyimpanan berbasis cloud yang Anda gunakan tidak lagi dapat diandalkan atau aman. Dengan secara teratur meninjau praktik Anda saat ini, Anda dapat melihat inefisiensi dengan cepat dan melakukan perbaikan sebelum berdampak negatif pada bisnis Anda terlalu lama.
Dengan data yang memainkan peran penting di sebagian besar bisnis, penting untuk mengelolanya secara efektif. Praktik terbaik di atas adalah tempat yang baik untuk memulai dan akan membantu Anda menyiapkan lingkungan di mana data Anda efisien, cepat, dan aman. Dari sana, Anda dapat menerapkan lebih banyak praktik terbaik berdasarkan kebutuhan spesifik Anda dan terus mencari strategi yang akan membantu Anda tumbuh di masa depan.
Punya pemikiran tentang ini? Beri tahu kami di bawah di komentar atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.