Praktik terbaik untuk menyelenggarakan rapat online

Banyak bisnis yang menggunakan rapat online sebagai solusi hemat biaya untuk menjalankan webinar, mengadakan pelatihan, dan menyelenggarakan konferensi. Perusahaan memilih jenis pertemuan ini sebagian berkat kemudahan adopsi dan kenyamanan. Selain itu, pasar dipenuhi dengan alat yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan usaha kecil, menengah, dan besar.

Rapat virtual menyediakan cara yang layak untuk meningkatkan produktivitas suatu entitas dan mengikuti aturan jarak sosial yang terkait dengan pandemi COVID-19. Untuk memastikan komunikasi bebas kesalahan, Anda perlu memilih teknologi dan perangkat lunak yang ideal. Pilihan alat yang tepat ditentukan oleh jenis informasi yang dibagikan dan audiens yang berpartisipasi.

Para ahli merekomendasikan merancang presentasi, termasuk data berdasarkan lingkungan kantor. Penyajian data atau informasi kepada audiens langsung berbeda dengan presentasi kepada audiens virtual. Untuk alasan ini, Anda harus menghindari penggunaan materi dari rapat langsung di monitor video untuk rapat online.

Pertemuan virtual membatasi ruang lingkup interaksi dengan audiens. Rapat yang diadakan di lokasi fisik memungkinkan Anda untuk mengadopsi pendekatan yang lebih santai tentang agenda dan penggunaan materi. Di sisi lain, rapat virtual membutuhkan persiapan yang matang. Oleh karena itu, perlu merencanakan acara tersebut jauh-jauh hari.

Anda harus menyampaikan agenda kepada peserta sebelumnya. Juga, pertimbangkan untuk membuat materi visual yang kuat untuk membuat pesan Anda lebih menarik. Pastikan bahwa visual dan materi mencapai peserta sebelum acara. Penerima harus memiliki kredensial masuk, URL, dan nomor panggilan setidaknya 24 jam sebelum rapat.

Melakukannya memungkinkan peserta untuk memeriksa apakah semuanya berjalan sesuai rencana atau mengunduh perangkat lunak yang diperlukan. Untuk menghindari gangguan, pastikan juga bahwa peserta masuk antara 10 dan 15 menit sebelum rapat dimulai. Ini memungkinkan Anda untuk menguji konektivitas.

Para ahli merekomendasikan melakukan roll call untuk memeriksa sistem dan meninjau timeline. Penting juga untuk memberikan detail kontak offline agar panelis dapat menghubungi Anda jika terjadi masalah teknis.

Saat rapat disiarkan oleh satu penyaji ke audiens yang besar, Anda harus menetapkan peran fasilitator kepada seorang rekan. Fasilitator memberikan bantuan yang sangat dibutuhkan oleh penyaji.

Rapat online selama COVID-19

Saat virus corona menyebar ke lebih banyak negara di seluruh dunia, pertemuan online telah menjadi solusi penting bagi bisnis dan pemerintah. Pertemuan virtual memungkinkan peserta untuk melakukan bisnis sambil mengikuti aturan jarak sosial yang dipicu oleh pandemi.

Banyak profesional bekerja dari rumah; karenanya, kebutuhan untuk melakukan pertemuan secara virtual. Realitas baru ini mendorong organisasi untuk mengeksplorasi cara menggunakan alat konferensi secara lebih efektif. Alat pertemuan online memudahkan untuk menyelenggarakan konferensi tanpa gangguan.

Pertunangan

Untuk meningkatkan keterlibatan selama rapat online, Anda harus menahan godaan untuk langsung memulai tugas. Melakukan hal itu membahayakan pembangunan hubungan. Sebagai gantinya, Anda perlu mencairkan suasana dengan meminta para peserta untuk memperkenalkan diri dan berbagi informasi menarik secara singkat.

Pendekatan ini meningkatkan tingkat keterlibatan dengan menambahkan elemen sosial ke rapat. Saat berpartisipasi berbagi sesuatu yang pribadi, proses virtual mensimulasikan interaksi langsung. Di sisi lain, Anda perlu mengundang pertanyaan dari panel sebelum rapat dimulai.

Langkah-langkah ini memberikan cara yang pasti untuk menjaga panel tetap terlibat. Juga, pertimbangkan untuk mengambil polling dan meminta jawaban melalui obrolan untuk menerima umpan balik tentang masalah tertentu. Mengajukan pertanyaan sering membuat lebih mudah untuk menjaga hubungan pribadi dengan peserta. Namun, hindari mengajukan pertanyaan terbuka yang sering mengarah pada fenomena udara mati.

Tetap fokus

Rapat online memberikan berbagai keuntungan, termasuk kemampuan untuk terhubung dari lokasi mana pun. Namun, peserta tidak boleh menghadiri ruang publik untuk menghindari gangguan. Tempat-tempat seperti lounge bandara dan kafe dapat mempersulit peserta untuk tetap fokus. Kebisingan sekitar bisa menjadi masalah bahkan di kantor rumah.

Di tingkat lain, para ahli menyarankan agar tidak menjejalkan terlalu banyak topik atau agenda ke dalam satu rapat virtual. Cobalah untuk fokus pada satu atau dua topik dan beri jeda kepada panel sebelum memperkenalkan topik baru. Setiap segmen harus pendek (maksimal 30 menit) untuk memastikan bahwa peserta dapat tetap memperhatikan selama diskusi.

Selalu sediakan waktu bagi pemecah es untuk mendobrak hambatan sosial dan menciptakan suasana kelompok yang optimal. Memecah kebekuan juga memungkinkan orang untuk menjadi akrab satu sama lain, yang menumbuhkan kepercayaan.

Mayoritas pemecah es secara langsung dimungkinkan secara virtual. Anda dapat membuat pertunangan menjadi menyenangkan dengan berbagi foto atau menggunakan latar belakang virtual yang menarik untuk Zoom.

Curah pendapat virtual

Kegiatan seperti curah pendapat dan pemungutan suara berkontribusi pada peningkatan keterlibatan. Anda dapat memulai aktivitas ini dengan menggunakan berbagai macam alat khusus. Usahakan agar prosiding tetap menarik agar peserta tidak bosan atau bosan. Anda selalu dapat meminta mereka untuk beristirahat dan menyegarkan pikiran mereka sebelum melanjutkan konferensi.

Menetapkan cara yang efektif untuk menelepon dalam panel adalah bagian penting dalam menangani rapat online. Metode yang sesuai tergantung pada platform konferensi yang Anda gunakan. Jika rapat Anda menggunakan platform audio saja, pertimbangkan untuk beralih ke teknik jam. Metode ini melibatkan pemberian nomor peserta pada jam, yang akan Anda gunakan untuk melakukan perkenalan.

Saat bekerja dengan platform konferensi video, Anda dapat memanggil peserta berdasarkan pesanan di layar. Sebagai alternatif, Anda dapat memilih untuk memperkenalkan panel menggunakan urutan abjad.

Penting untuk memantau pergerakan mata panelis selama pertemuan konferensi video. Gerakan mata yang cepat mungkin merupakan tanda bahwa peserta sedang membaca dan gerakan lengan bisa jadi karena mengetik. Juga, waspadai ekspresi bosan dan tanda-tanda kelelahan mental.

Ketika Anda melihat bahwa seorang individu terganggu, Anda perlu meminta perhatian dari seluruh panel. Di akhir pertemuan, sisihkan waktu untuk mengevaluasi produktivitas konferensi. Soroti area yang menjadi perhatian dan temukan cara untuk memperbaiki kekurangannya.

Pertemuan hibrid

Jika Anda berencana untuk menyelenggarakan pertemuan hibrida yang melibatkan peserta virtual dan langsung, pertimbangkan untuk menggunakan moderator jembatan. Peran ini dapat ditangani oleh seorang rekan yang menghadiri pertemuan fisik. Moderator memantau koneksi antara panel langsung dan virtual.

Penting untuk memastikan bahwa panelis online dapat melihat, mendengar, dan berkontribusi pada persidangan. Di sisi lain, moderator harus menjaga panelis fisik tetap waspada terhadap grup virtual. Cara termudah untuk mencapai tujuan ini adalah dengan menunjukkan wajah peserta jarak jauh di layar lebar.

Banyak panelis yang tidak membaca notulen rapat. Anda dapat memastikan bahwa setiap orang membaca dokumen menit dengan membuatnya singkat dan padat. Banyak panelis yang tidak membaca notulen rapat. Anda dapat memastikan bahwa setiap orang membaca dokumen kecil dengan membuatnya singkat dan padat dengan sampel ini. Ini memungkinkan kolega Anda mempelajari topik yang mungkin mereka lewatkan selama rapat online.

Dalam beberapa kasus, para profesional tidak mengandalkan informasi yang diperoleh secara lisan karena dapat mengakibatkan miskomunikasi. Untuk alasan ini, pertimbangkan untuk mengirim email tindak lanjut yang singkat dan ringkas yang mencantumkan detail utama konferensi.

Pertimbangan tambahan

Jika para peserta tidak akrab satu sama lain, Anda harus mencairkan suasana dengan membiarkan semua orang memperkenalkan diri. Melakukannya akan memudahkan para peserta untuk merasa nyaman satu sama lain. Pada gilirannya, suasana yang menyenangkan meningkatkan tingkat produktivitas pertemuan.

Dorong para pemimpin tim untuk mencairkan suasana dengan berbagi beberapa momen yang lebih ringan dengan kelompok. Juga, promosikan pemecahan masalah kolaborasi selama pertemuan online. Jenis sesi ini dapat memberikan cara yang lebih mudah untuk menggantikan laporan standar yang mengganggu kelancaran proses.

Memecahkan masalah secara kolaboratif melibatkan pemimpin memilih topik untuk didiskusikan oleh panelis. Kelompok bekerja sama untuk menemukan sudut pandang dan informasi penting. Akibatnya, menjadi lebih mudah untuk merumuskan solusi inovatif yang menjawab tantangan bisnis tertentu.

Semua peserta harus diberikan waktu untuk fokus pada agenda. Dengan demikian, Anda membantu meningkatkan produktivitas selama sesi pemecahan masalah.

Punya pemikiran tentang ini? Beri tahu kami di bawah di komentar atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.

Rekomendasi Editor:

• Jika Anda telah berbagi foto telanjang di Zoom, ketahuilah bahwa itu menggunakan AI untuk menonton Anda
• Google Meet baru saja mendapatkan peningkatan seperti Zoom yang sangat dibutuhkan – inilah yang baru
• Peretas menjual lebih dari 500.000 kata sandi Zoom, jadi beralihlah ke Discord
• Alternatif terbaik untuk Zoom adalah tidak pernah masuk, dasar pengecut