Melampaui Panggilan Konferensi: 4 Teknologi Pertemuan yang Dibutuhkan Setiap Tim

Postingan Tamu oleh Elise Keith , CoFounder, Lucid Meetings.

Setiap tim bertemu. Sebagian besar menjalankan pertemuan mereka dengan cara yang sama seperti yang dilakukan kakek-nenek dan kakek-nenek kakek-nenek mereka. Catatan pertemuan sebelum orang Romawi menggambarkan seorang pemimpin yang memberi kepausan, diskusi singkat bolak-balik, kemudian diakhiri dengan sedikit kesepakatan yang tidak meyakinkan. Rapat tidak banyak berubah selama ribuan tahun.

Kemudian, penemuan telepon membebaskan rapat dari kungkungan ruang konferensi. PowerPoint dan proyektor membebaskan kami dari tumpukan laporan tercetak.

Apa yang dilakukan para pemimpin modern dengan kemajuan ini? Persis seperti yang dilakukan nenek moyang mereka, hanya sekarang pidato mereka kacau-balau melalui telepon ruang konferensi.

Saatnya membawa bagaimana kita bertemu ke era modern.

Bersamaan dengan munculnya teknologi, abad terakhir telah melihat kemajuan luar biasa dalam pemahaman kita tentang bagaimana kita dapat bekerja sama dengan baik dalam kelompok. Kami sekarang mengetahui bagaimana kelompok dapat berkolaborasi, berinovasi, memotivasi, dan membuat keputusan bersama secara efektif. (Tip: mendengarkan seseorang membaca poin-poin, bukan.)

Keempat jenis teknologi rapat yang diperbesar ini dibangun berdasarkan pengungkapan tersebut dan memungkinkan tim Anda untuk menjalankan rapat yang lebih sukses.

1. Konferensi Video

Konferensi video mengalahkan konferensi audio setiap saat. Sebagian besar tim perusahaan memiliki akses ke konferensi video dan teknologi perekaman, tetapi hanya sedikit yang menggunakannya.

Kita menjadi terlalu nyaman bersembunyi di tempat bisu, di mana kita tidak terlihat, tidak dapat didengar, dan bebas untuk mengalihkan perhatian kita ke tempat lain. Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa orang sering lebih memilih rapat dial-in justru karena itu berarti mereka tidak lagi harus berpura-pura memperhatikan. Kami telah mengambil kinerja di bawah standar dari pertemuan leluhur kami dan membuatnya lebih buruk.

Untuk rapat jarak jauh yang lebih baik, siapkan konferensi video yang bagus dan gunakan.

Elsie Keith

Kiat Bonus: aktifkan juga rekaman konferensi video untuk pertemuan langsung yang penting.

Apakah Anda akhirnya menemukan waktu ketika semua eksekutif puncak dapat bertemu tentang proyek besar Anda? Siapkan perangkat lunak konferensi video Anda untuk merekam rapat itu. Kemudian dapatkan audio yang ditranskripsi menjadi teks. Anda tidak akan mengumpulkan semua orang itu lagi dengan mudah, dan dengan cara ini, Anda akan mendapatkan detail sebanyak mungkin dari waktu yang Anda miliki. Anda akan lebih mampu untuk fokus pada diskusi dan tidak perlu bekerja terlalu keras untuk membuat catatan rinci.

Misalnya, kami memasangkan perangkat lunak konferensi video Zoom dengan kamera Meeting Owl untuk memastikan kami mendapatkan video 360° yang bagus dari speaker saat ini.

Itu tidak berarti bahwa catatan tidak berharga. Faktanya, pencatatan yang baik sangat penting, itulah sebabnya tim membutuhkan:

2. Perangkat Lunak Manajemen Rapat

Perangkat lunak manajemen rapat memudahkan tim untuk berkolaborasi dalam agenda rapat dan membuat catatan rapat. Tim yang berkolaborasi dalam mendokumentasikan keputusan mereka dan langkah selanjutnya bersama-sama selama rapat lebih terlibat, lebih efisien, dan lebih berkomitmen pada hasil tersebut.

Lebih penting lagi, sistem manajemen rapat menunjukkan kepada semua orang cara terbaik bagi tim di organisasi Anda untuk menjalankan rapat mereka.

Secara historis, setiap orang belajar bagaimana menjalankan rapat dengan menghadiri rapat kemudian meniru apa yang mereka lihat dilakukan orang lain. Jadi, sementara penelitian telah menemukan ratusan teknik brilian untuk menyatukan kelompok, kebanyakan orang tidak pernah melihat teknik ini dalam praktik. Mereka tidak tahu apa yang mungkin.

Sistem manajemen rapat membuat instruksi rapat tersedia untuk semua orang. Tidak ada yang harus menebak apa yang harus menjadi agenda, berapa lama pertemuan itu, bagaimana memimpin setiap bagian dari diskusi, atau apa yang perlu ditulis. Sistem menjelaskan semua itu, memungkinkan organisasi untuk mengadakan proses rapat yang hebat lalu dengan cepat menyebarkannya ke setiap anggota tim.

Teeming , BoardVantage dan Lucid Meetings adalah contoh teknologi dalam kategori ini.

3. Kolaborasi Visual dan Pendukung Keputusan

Dimana Aksinya?

Banyak teknik rapat yang paling efektif, menarik, dan produktif memanfaatkan kemampuan alami kita untuk memproses informasi secara visual. Tim dapat melihat pola dengan lebih mudah saat mereka dapat memindahkan data, menggambar koneksi, dan menyertakan gambar.

Tim yang mengembangkan teknik ini menggunakan banyak catatan tempel. Setelah rapat, mereka menghabiskan waktu mengetik semua coretan dan membersihkan ruangan—yang berarti sebagian besar tim menyimpan teknik kolaborasi yang kuat ini untuk acara-acara khusus.

Kolaborasi visual dan perangkat lunak pendukung keputusan membuat catatan tempel menjadi digital. Tim berkolaborasi secara real-time dari mana saja, dan tidak ada yang harus mengetik apa pun nanti. Alat terbaik juga memberikan manfaat yang tidak bisa Anda dapatkan dengan mudah menggunakan kertas. Misalnya, saat mengumpulkan umpan balik dalam alat pendukung keputusan, Anda dapat membuat setiap kontribusi anonim untuk meningkatkan peluang mendapatkan umpan balik yang jujur ​​dan bermanfaat.

Contoh teknologi termasuk MURAL , Stormz , GroupMap , dan iObeya .

4. Umpan Balik Rapat dan Pelacakan Kinerja

Kami memperkirakan ada lebih dari 55 juta pertemuan setiap hari di AS saja. Rata-rata, para eksekutif menghabiskan 72% waktu mereka setiap minggu untuk rapat.

Sangat sedikit organisasi yang melacak kinerja saat ini. Dapatkah Anda memikirkan proses bisnis lain yang menghabiskan banyak sumber daya ini tetapi tidak dilacak atau diukur dengan cara tertentu?

Umpan balik pertemuan dan teknologi pelacakan kinerja memberi organisasi wawasan tentang investasi besar-besaran ini. Beberapa teknologi secara otomatis menghitung biaya rapat berdasarkan data kalender, menciptakan angka sulit yang dibutuhkan para pemimpin saat membuat keputusan tentang cara rapat. Teknologi lain menggunakan AI untuk menganalisis umpan balik rapat dan kemudian, berdasarkan emosi peserta dan pola historis, memprediksi apakah suatu proyek akan berhasil atau jika penjualan kemungkinan akan ditutup.

Teknologi dalam kategori ini termasuk MeetingQuality , Gong.io , dan Inspirometer .

Pertemuan yang lebih baik dimungkinkan. Rapat yang hebat memerlukan perubahan cara kita mengatur dan menjalankan rapat tersebut, yang di masa lalu berarti Anda membutuhkan banyak pelatihan fasilitasi dan ruang kosong.

Tidak lagi. Dengan keempat teknologi ini, rapat hebat dapat dilakukan oleh semua orang yang bekerja dari mana saja.

***

Elise Keith

Elise Keith adalah salah satu pendiri Lucid Meetings dan penulis Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization . Untuk informasi lebih lanjut, silakan kunjungi, www.jelisekeith.com atau www.lucidmeetings.com dan terhubung dengan Elise di Twitter @EliseID8.