5 Masalah Umum Komunikasi Bisnis (+Solusi)

Lanskap bisnis adalah salah satu dari banyak elemen kehidupan sehari-hari yang benar-benar terbalik pada tahun 2020 oleh pandemi COVID-19. Virus corona memaksa hampir setiap anggota tenaga kerja untuk pergi jauh di masa mendatang. Ini tanpa disadari menciptakan sejumlah masalah komunikasi bisnis.

Banyak tempat kerja yang sebelumnya memiliki kebijakan ketat mengenai karyawan yang bekerja dari rumah harus mengabaikan aturan sebelumnya. Ini menempatkan mereka di wilayah yang sama sekali tidak dikenal, yang berarti bahwa perusahaan harus belajar berkomunikasi dengan cara yang sebelumnya tidak mereka kenal. Dalam artikel ini, kita akan membahas beberapa masalah bisnis umum yang disebabkan oleh pandemi virus corona dan cara mengatasinya:

• Kurangnya Standardisasi
• Kesalahpahaman dan Ambiguitas
• Kurangnya Petunjuk Non-Verbal dalam Komunikasi Tertulis
• Menjadi Terlalu Terhubung
• Kurangnya Umpan Balik

Kurangnya Standardisasi

Untuk masa mendatang, pertemuan langsung adalah sesuatu dari masa lalu. Teknologi telah memberi kita banyak pilihan ke mana komunikasi itu dapat pergi, tetapi sekarang masalahnya adalah komunikasi seperti apa yang harus dibawa ke mana. Anda perlu memutuskan kapan dan di mana Anda berkomunikasi tentang berbagai topik. Kurangnya standarisasi dapat menyebabkan silo komunikasi dan kebingungan di antara karyawan Anda. Secara keseluruhan, itu akan merugikan operasi bisnis Anda sehari-hari.

Cara terbaik untuk memecahkan masalah ini adalah dengan menstandardisasi proses komunikasi di tempat kerja untuk setiap saluran. Buat pedoman yang jelas untuk jenis komunikasi apa yang harus dilakukan di saluran mana. Misalnya, tugas penting harus didokumentasikan dalam email ke anggota tim yang sesuai.

Sistem pesan instan antar kantor Anda, seperti Slack, harus dicadangkan untuk percakapan khusus proyek dan pembicaraan yang lebih keren. Komentar tentang interaksi klien harus disediakan untuk solusi manajemen hubungan pelanggan tim Anda.

Standarisasi komunikasi internal yang kuat akan membawa banyak keuntungan bagi organisasi Anda. Untuk satu, Anda akan memiliki jejak kertas formal pada semua interaksi. Perlu memeriksa komentar bawahan langsung Anda tentang proyek terbaru mereka? Periksa Slack. Ingin meninjau informasi yang diperlukan sebelum pertemuan klien? Lihatlah CRM Anda.

Menerapkan standarisasi komunikasi internal kantor Anda pada umumnya akan membuat segala sesuatunya teratur juga. Jika tim Anda melakukan spamming slack atau email dengan apa pun, mulai dari informasi pelanggan terkait hingga meme terbaru yang sedang tren di Twitter, orang cenderung mulai mengabaikan pesan yang masuk. Dengan menguraikan pesan seperti apa yang harus dikirim ke mana, karyawan Anda akan tahu persis apa yang diharapkan dengan setiap pemberitahuan yang masuk.

Kesalahpahaman dan Ambiguitas

Mungkin manfaat terbesar dari pertemuan tatap muka adalah bahwa konteks dan motivasi di balik kata-kata yang dipertukarkan dalam percakapan biasanya cukup jelas. Itu karena orang dapat mengajukan pertanyaan klarifikasi lanjutan pada saat itu jika mereka membutuhkannya. Dengan percakapan tertulis, kesempatan itu hilang dan terjadi miskomunikasi dan gangguan komunikasi.

Tetapi karena komunikasi tatap muka sangat terbatas karena pandemi virus corona, lebih banyak orang memilih saluran komunikasi intranet seperti Slack dan email untuk berkomunikasi dengan rekan kerja. Ini lebih cepat dan lebih efisien daripada perlu mengoordinasikan panggilan video atau telepon. Tetapi mereka yang menerima slack atau email mungkin tidak menerimanya secara real-time. Itu dapat menyebabkan beberapa masalah dalam mengomunikasikan percakapan yang jelas dan berpotensi sulit.

Kenyamanan saluran-saluran tersebut sangat bagus untuk karyawan yang sibuk tetapi memiliki sejumlah kelemahan. Sangat mudah untuk salah mengartikan pikiran seseorang melalui komunikasi tertulis. Orang mungkin terlalu terintimidasi atau kekurangan waktu untuk mengirim pesan tindak lanjut dan menunggu tanggapan. Jadi ini berarti bahwa terkadang karyawan beroperasi di bawah gagasan yang ambigu atau disalahpahami tentang apa yang seharusnya menjadi tugas mereka.

Solusinya sederhana — duduklah dengan pesan penting selama beberapa saat sebelum mengirimkannya ke rekan kerja. Semua pihak yang terlibat saling menguntungkan untuk memastikan bahwa semua komunikasi organisasi jelas. Itu sangat penting selama pandemi coronavirus, karena orang-orang bekerja dengan jadwal yang berbeda di zona waktu yang berbeda.

Mengirim pesan yang tidak jelas dan tidak jelas kepada rekan kerja dapat membuat Anda mundur ke proyek-proyek penting, karena mereka mungkin memerlukan tindak lanjut tambahan. Untuk menghindari hal ini, pastikan untuk mengoreksi pesan, dan berpotensi memiliki pihak ketiga yang mengoreksi juga jika sesuai.

Kurangnya Petunjuk Non-Verbal dalam Komunikasi Tertulis

Sama seperti dengan tidak sengaja mengirim pesan ambigu, hanya mengandalkan saluran komunikasi tertulis pasti akan menyebabkan beberapa masalah komunikasi. Tanpa dapat memanfaatkan isyarat tubuh, ekspresi wajah, atau nada suara, sangat mudah bagi komunikator untuk salah mengartikan maksud seseorang. Kurangnya isyarat verbal bisa sangat membingungkan dalam percakapan di mana perbedaan budaya merupakan faktor. Orang yang paling ramah mungkin terlihat berbeda dalam percakapan tertulis, yang bisa sangat menggelegar bagi sebagian orang.

Anda dapat menggunakan beberapa metode komunikasi untuk memastikan pesan Anda dikirim dengan nada yang sama dengan yang ingin Anda sampaikan. Jika Anda ingin mengirim pesan yang lebih ringan, berikan emoji atau tanda seru. Semakin banyak bisnis yang mulai memanfaatkan emoji sebagai alat komunikasi bisnis yang inovatif . Ini akan mengubah pesan dari yang terdengar keras menjadi pesan yang positif dan menggembirakan. Ini akan menyelamatkan Anda dari memaksa rekan kerja secara tidak sengaja untuk bertanya-tanya apakah Anda tidak senang dengan mereka.

Tentu saja, Anda selalu dapat memasukkan apa yang ingin Anda sampaikan dalam pesan dengan kata-kata sederhana. Ini adalah salah satu cara paling mudah untuk memastikan orang yang Anda kirimi pesan tahu persis apa yang ingin Anda katakan.

Tetapi cara paling efektif untuk menghindari masalah yang terkait dengan ini adalah dengan melakukan panggilan video. Dengan pandemi virus corona yang terus melanda dunia, pertemuan langsung bukanlah pilihan saat ini. Konferensi video adalah hal terbaik berikutnya. Mereka adalah cara terbaik untuk berkolaborasi secara efektif dengan rekan kerja. Ekspresi wajah dan nada diekspresikan dengan jelas di video call.

Seperti yang kami laporkan sebelumnya , “87% karyawan jarak jauh mengatakan bahwa mereka merasa lebih terhubung dan terlibat dengan tim dan proyek saat menggunakan konferensi video.” Panggilan video tidak diragukan lagi meningkatkan efisiensi komunikasi bisnis.

Menjadi Terlalu Terhubung

Sumber: Gineris

Dengan hampir setiap anggota tenaga kerja bekerja dari rumah di masa mendatang, batas antara jam kantor dan kehidupan pribadi karyawan menjadi kabur. Telah dilaporkan secara teratur selama pandemi bahwa sebagian besar orang menghabiskan lebih banyak waktu di kantor, karena sekarang berada di dalam rumah mereka. Itu berarti karyawan berisiko terlalu terhubung.

Kemampuan untuk begitu mudah terhubung menyebabkan orang bekerja terlalu keras. Dengan fleksibilitas yang ditawarkan oleh jadwal kerja dari rumah, banyak orang merasakan tekanan untuk selalu “on” sepanjang waktu. Itu berarti mereka mungkin mengirim pesan di luar jam kerja.

Itu dapat menyebabkan orang-orang yang sebelumnya memiliki batasan untuk merasakan tekanan untuk melakukan hal yang sama. Bekerja jauh di luar jam kerja normal dapat menyebabkan kelelahan, menyebabkan karyawan berkinerja buruk. Hal ini pada akhirnya dapat berdampak negatif pada bisnis Anda dan keterlibatan karyawan Anda juga akan terganggu.

Cara terbaik untuk menghindari hal ini terjadi pada karyawan Anda adalah dengan menetapkan aturan dasar. Jelaskan bahwa tidak seorang pun diharapkan bekerja di luar jam normal mereka. Dorong karyawan untuk keluar dari perangkat kerja setelah selesai di malam hari — sebagian besar pesan dapat menunggu hingga hari berikutnya.

Cara yang bagus untuk menegakkan pesan ini adalah agar manajemen tingkat atas mengikuti aturan ini. Karyawan akan cenderung tidak bekerja setelah jam kerja jika mereka tidak melihat supervisor mereka melakukan hal yang sama. Menjaga organisasi Anda tetap segar akan memastikannya beroperasi dengan kemampuan terbaiknya. Ini secara keseluruhan akan mempromosikan kerja tim yang sehat.

Kurangnya Umpan Balik

Sumber: Tempat yang Bagus untuk Bekerja

Sebuah bisnis yang sehat dan berkembang perlu memeriksa diri dari semua sisi. Jika manajemen tidak meminta umpan balik dari karyawannya, komunikasi antar karyawan akan menjadi tidak efektif. Itu perlu mengalir dua arah agar dapat bekerja demi perusahaan Anda. Mengumpulkan umpan balik dari karyawan melalui metode seperti mengirimkan survei menunjukkan bagaimana kinerja karyawan Anda saat ini.

Umpan balik dari karyawan Anda sekarang lebih penting daripada sebelumnya. Sementara pandemi coronavirus telah melanda seluruh dunia selama lebih dari satu tahun sekarang, orang yang berbeda memiliki reaksi yang berbeda terhadapnya. Beberapa orang mungkin hanya sekedar merasakan stres dan kecemasan dari situasi sekarang. Reaksi karyawan Anda terhadap pandemi akan terus berkembang.

Umpan balik reguler adalah satu-satunya cara untuk mendapatkan wawasan tentang bagaimana kinerja karyawan Anda mengingat keadaan dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mendukung mereka. Informasi ini dapat membantu Anda mengatasi karyawan yang kehilangan motivasi untuk bekerja keras.

Umpan balik juga memberi Anda wawasan tentang kinerja manajemen. Anda mungkin tidak menyadari bahwa sesuatu yang Anda lakukan tidak berfungsi kecuali jika karyawan Anda memberi tahu Anda. Bertindak berdasarkan umpan balik itu dan menyesuaikan proses ke depan adalah satu-satunya cara untuk meningkatkan operasi Anda.

Kesimpulan: Komunikasi yang Baik Akan Membuat Karyawan Lebih Bahagia

Pandemi virus corona telah mengubah wajah kantor di masa mendatang. Bekerja di lingkungan kantor mungkin tidak akan pernah sama lagi. Situasi yang berubah-ubah berarti perusahaan Anda akan terus-menerus harus berputar untuk menghindari tantangan komunikasi yang besar. Akan ada hambatan di sepanjang jalan, tetapi luangkan waktu untuk memecahkan masalah komunikasi umum yang mungkin timbul.

Hanya karena wajah kantor Anda terlihat berbeda akhir-akhir ini, bukan berarti pekerja jarak jauh Anda tidak bisa bahagia . Seperti yang kami laporkan sebelumnya, 90% karyawan jarak jauh ingin terus bekerja dengan jadwal yang fleksibel selama sisa karier mereka. Dengan memenuhi kebutuhan karyawan Anda, Anda akan memastikan mereka bahagia, yang akan sangat menguntungkan bisnis Anda dalam jangka panjang.