Tagihan Telepon Bisnis: Menavigasi Biaya Tersembunyi & Alasan untuk Mempertimbangkan VoIP

Bisnis selalu mencari untuk menghemat uang di mana mereka bisa. Tempat yang bagus untuk memulai adalah dengan memeriksa biaya tagihan Anda. Sangat mudah untuk mengabaikan jumlah uang yang dikeluarkan perusahaan Anda untuk layanan telepon meja dan telepon seluler. Dengan pandemi coronavirus yang mendorong dunia bisnis untuk mengandalkan VoIP bisnis untuk tetap bertahan, layanan telepon yang Anda pilih sekarang lebih penting daripada sebelumnya.

Panggilan telepon adalah cara paling umum yang digunakan klien baru untuk pertama kali terlibat dengan perusahaan dan telepon tetap menjadi pilihan untuk dukungan pelanggan. Mengingat kebutuhan itu, penyedia telepon sering merasa nyaman mengenakan berbagai biaya yang secara signifikan dapat meningkatkan biaya tagihan bulanan Anda.

Beberapa biaya mungkin untuk layanan yang jarang (atau tidak pernah) Anda gunakan, sementara yang lain secara ambigu dinamai “biaya pemeliharaan” dan favorit semua orang: pajak. Tidak ada batasan tingkat kreativitas yang ditampilkan beberapa penyedia telepon bisnis ketika menemukan cara untuk mendapatkan uang receh dan sepeser pun dari pelanggan mereka. Kecuali Anda telah mengaudit tagihan perusahaan Anda dengan cermat, ada kemungkinan besar Anda membayar lebih dari yang diperlukan.

Jika Anda tidak tahu berapa biaya telepon tradisional untuk bisnis Anda, kami telah mencatat beberapa petunjuk untuk item yang mungkin ingin Anda perhatikan saat tagihan Anda tiba. Dalam artikel ini, kami akan membahas bagian berikut:

• Cara Mengurangi Tagihan Telepon Anda
• Lihat Tagihan Telepon Anda yang Ada
• Pertimbangkan Fitur yang Anda Butuhkan
• Pertimbangkan Apa Lagi yang Dapat Anda Dapatkan Dari Solusi VoIP Modern
• Tinjau Pilihan Anda

Cara Mengurangi Tagihan Telepon Anda

Tagihan Anda mungkin merupakan pengeluaran bisnis yang diperlukan, tetapi itu tidak berarti harus membebani perusahaan Anda. Biaya ini bisa sangat sulit bagi pemilik usaha kecil. Satu hal yang perlu dipertimbangkan adalah total biaya operasi untuk sistem telepon Anda saat ini. Anda dapat menemukan biaya itu dengan menambahkan berapa biaya untuk membeli sistem telepon dengan berapa biaya untuk Anda mengoperasikannya.

Setelah Anda menentukan biaya itu, Anda dapat memutuskan apakah yang Anda bayarkan untuk sistem telepon bisnis Anda dan apa yang saat ini Anda bayar untuk mengoperasikannya sepadan. Anda dapat membandingkan harga tersebut dengan berapa pun tagihan Anda saat ini setiap bulannya. Dengan begitu, Anda dapat melihat aspek pengaturan mana yang harus Anda ubah.

Lihat Tagihan Telepon Anda yang Ada

Cara termudah untuk melihat berapa banyak yang harus Anda potong dari biaya yang terkait dengan layanan telepon Anda adalah dengan melihat tagihan yang ada. Misalnya, penyedia biasanya akan menawarkan diskon untuk berbagai paket dan dapat mengurangi biaya administrasi perusahaan Anda dengan menggabungkan tagihan menjadi satu pembayaran.

Itu membuatnya tampak seperti Anda sedang menghemat uang. Namun, ini juga menyebabkan tagihan yang lebih rumit di mana penyedia dapat menjejalkan biaya tambahan yang mungkin tidak dapat dilakukan dengan tagihan yang lebih sederhana.

FCC telah melangkah lebih jauh dengan membuat halaman FAQ yang mencakup topik-topik seperti tagihan telepon yang menjejalkan untuk membantu memberi tahu orang-orang tentang kebiasaan perusahaan telepon yang melakukan tagihan tidak sah. Agensi mencatat bahwa semakin banyak tagihan Anda mulai terlihat seperti tagihan kartu kredit, semakin Anda harus memperhatikan apakah Anda membayar dalam jumlah yang wajar.

“Penipuan adalah ciri khas menjejalkan. Penipu sering mengandalkan tagihan yang membingungkan untuk mengelabui konsumen agar membayar layanan yang tidak mereka izinkan atau terima, atau biayanya lebih mahal daripada yang diyakini konsumen… FCC memperkirakan bahwa menjejalkan telah merugikan puluhan juta rumah tangga Amerika.”

Anda mungkin pernah mengalami kejutan saat menerima tagihan pertama dari layanan baru. Kutipan awal perusahaan telepon kemungkinan besar tidak menyebutkan pengeluaran dari pajak, biaya tambahan, atau bahwa Anda akan ditagih sebulan sebelumnya pada tagihan pertama (penyedia terkadang mengenakan biaya dari tanggal pemasangan serta bulan berikutnya pada tagihan pertama).

Perusahaan telepon umumnya harus membayar pajak penjualan atas layanan tersebut sehingga tidak mengherankan jika mereka memungutnya dari pelanggan mereka. Namun, Anda harus memastikan bahwa persentase yang dikumpulkan benar-benar sesuai dengan pajak penjualan lokal Anda dan tidak digelembungkan.

Di sisi lain, biaya tambahan dan item lain semacam itu sepenuhnya subjektif dan dapat memberikan lebih banyak ruang gerak untuk menegosiasikan tagihan Anda.

Berikut adalah beberapa item pada tagihan Anda yang harus Anda perhatikan:

• Rollover Lines — Ini ditemukan di saluran telepon PSTN tradisional dan memungkinkan bisnis Anda menangani beberapa panggilan sekaligus, sehingga pelanggan Anda tidak akan mengalami sinyal sibuk. Ini tidak murah, karena dapat membebani bisnis Anda hingga $30 per baris. Penting untuk dicatat bahwa Anda bisa mendapatkan fungsi yang sama dari sistem IP tanpa biaya tambahan.
• Pemeliharaan Kawat — Sekali lagi, ini adalah item khusus untuk sambungan telepon rumah. Ini adalah biaya yang terkait dengan biaya pemasangan kabel di kantor Anda.
• Jarak Jauh dan Biaya Pulsa — Anda tidak dapat menahannya jika bisnis Anda harus melakukan banyak panggilan jarak jauh dan bebas pulsa. Tetapi Anda dapat memangkas biaya ini dengan mengalihkan komunikasi tersebut ke email atau sistem telepon IP.
• Pengguna dan Ekstensi — Sistem telepon tradisional tidak hanya membebankan biaya untuk saluran rollover, tetapi juga membebankan biaya untuk setiap saluran yang Anda butuhkan. Perhatikan bahwa penyedia juga cenderung mengenakan biaya per pengguna, jadi ada baiknya membandingkan harga untuk penyedia yang berbeda di sini.

Beberapa biaya akan ditetapkan dalam batu, tetapi Anda mungkin memiliki sedikit ruang gerak pada beberapa. Jika ada biaya tertentu yang tampaknya terlalu tinggi bagi Anda, ada baiknya menghubungi penyedia Anda dan mencoba bernegosiasi.

Pertimbangkan Fitur yang Anda Butuhkan

Langkah selanjutnya untuk mengurangi biaya yang terkait dengan tagihan Anda adalah mempertimbangkan semua fitur yang Anda perlukan dalam sistem telepon Anda. Baik Anda menggunakan PSTN atau sistem telepon IP, Anda sering kali dapat terjebak dalam kontrak yang mahal jika Anda telah menggabungkan fitur yang tidak Anda gunakan.

Penting untuk mempertimbangkan fitur yang Anda perlukan dalam sistem telepon Anda sehingga Anda dapat menemukan paket yang hanya mengharuskan Anda membayar sesuai kebutuhan. Berikut adalah beberapa fitur dasar dan penting yang perlu dipertimbangkan dalam penyedia sistem telepon Anda berikutnya.

Penerusan Panggilan — Ini adalah fitur dasar yang memastikan pelanggan Anda dapat menghubungi Anda apa pun yang terjadi. Jadi, jika Anda membagi waktu antara bekerja di kantor dan di rumah, Anda dapat meneruskan panggilan dari nomor bisnis Anda ke perangkat seluler Anda. Banyak penyedia VoIP seperti RingCentral menawarkan penerusan panggilan jarak jauh sebagai fitur dasar sehingga Anda dapat meneruskan panggilan dengan cepat untuk memastikan Anda selalu tersedia.

Ekstensi — Dalam sistem telepon PSTN tradisional, ekstensi adalah nomor telepon lain yang secara fisik terhubung ke nomor utama. Semakin banyak kabel yang Anda buat, semakin mahal biayanya. Sistem IP melakukan ini secara virtual, dan banyak yang menawarkan sejumlah ekstensi tertentu yang dibangun ke dalam paket dasar. Misalnya, Grasshopper menawarkan paket solo seharga $26 yang mencakup hingga tiga ekstensi.

Dukungan Jarak Jauh — Tidak diragukan lagi akan tiba saatnya ketika Anda perlu memperbaiki sistem telepon Anda. Tetapi karena pandemi virus corona terus membuat sebagian besar tenaga kerja berada jauh, mungkin tidak mungkin lagi jika karyawan luar memasuki kantor Anda untuk memeriksa pengaturan Anda.

Melihat ke penyedia telepon yang menawarkan dukungan jarak jauh adalah pilihan yang lebih layak hari ini. Nextiva menawarkan sistem dukungan jarak jauh untuk memberikan penawaran ini kepada penggunanya.

Panggilan Tanpa Batas — Berkat pandemi, panggilan telepon sekarang lebih penting daripada sebelumnya. Karena pertemuan tatap muka pada dasarnya terhenti, bisnis Anda kemungkinan menghabiskan lebih banyak waktu di telepon. Jadi sistem telepon yang menawarkan menit panggilan tak terbatas harus menjadi prioritas utama. Banyak penyedia telepon IP menawarkan panggilan tak terbatas, termasuk Vonage Business.

Log Panggilan — Pencatatan panggilan adalah cara yang bagus untuk mempelajari kinerja karyawan Anda, terutama tim penjualan Anda, dan mengukur pengalaman yang Anda berikan kepada pelanggan Anda. Log panggilan dapat memberi Anda detail penting seperti tanggal dan waktu panggilan, durasi, ID penelepon, dan apakah panggilan diterima atau dikirim ke pesan suara atau tidak.

Ini adalah fitur dasar yang dapat ditawarkan oleh banyak penyedia. 8×8 menyediakan pencatatan riwayat panggilan, kemampuan untuk mengelola log panggilan dan metrik log panggilan dalam rencananya.

Pertimbangkan Apa Lagi yang Dapat Anda Dapatkan Dari Solusi VoIP Modern

Mengingat bahwa perusahaan Anda kemungkinan besar sudah membayar untuk koneksi Internet broadband dan bahkan mungkin telah membangun intranet penuh, harus ada gesekan minimal dan penghematan yang cukup besar saat beralih ke layanan IP. Tidak ada perangkat keras tambahan yang diperlukan kecuali mungkin telepon IP.

Sebagian besar perusahaan mengenakan biaya sekitar $20 per bulan untuk saluran VoIP bisnis yang mencakup semua yang Anda harapkan dari saluran telepon standar Anda (salam pesan suara bisnis, panggilan tunggu, dll.) bersama dengan daftar panjang fitur yang umumnya tidak disertakan dalam penawaran telepon tradisional, atau tidak tersedia sama sekali.

Anda dapat mengharapkan fitur yang disempurnakan dari penyedia VoIP mana pun yang Anda pilih. Berikut adalah beberapa yang harus diperhatikan:

IVR — Hosted IVR (respons suara interaktif) adalah menu telepon dan sistem perutean yang menawarkan menu interaktif untuk penelepon untuk mengarahkan mereka ke departemen yang mereka butuhkan. Karena ini adalah sistem yang cerdas, IVR dapat melakukan tugas yang melibatkan jawaban ya/tidak atau nomor terkait dari penelepon. Fitur ini mengembalikan waktu dan produktivitas bagi karyawan Anda, sekaligus memastikan bahwa pelanggan Anda memiliki waktu tunggu yang lebih singkat.

Auto-Attendant — Fitur ini dapat membantu menggantikan peran resepsionis di organisasi Anda. Jadi, alih-alih meminta penelepon Anda untuk berbicara terlebih dahulu dengan resepsionis untuk ditransfer ke pihak yang benar, mereka hanya perlu menekan nomor yang terkait dengan ekstensi departemen yang benar. Sama seperti IVR, fitur ini juga dapat menghemat waktu dan uang organisasi Anda.

Konferensi Video — Sebagian besar penyedia VoIP menyertakan metode komunikasi lain dalam paket telepon mereka. Konferensi video adalah salah satu opsi paling populer. Ini hanyalah fungsi yang tidak dapat diberikan oleh sistem telepon PSTN kepada Anda.

Fitur konferensi video untuk paket telepon IP tertentu bahkan memungkinkan ratusan peserta untuk bergabung sekaligus, membuat Anda sedekat mungkin dengan rapat perusahaan secara langsung selama pandemi.

Aplikasi Seluler — Sebagian besar penyedia telepon VoIP memiliki aplikasi softphone mereka sendiri, yang memungkinkan Anda menerima panggilan bisnis saat bepergian. Aplikasi sering memungkinkan obrolan video dan pesan bisnis SMS, selain panggilan suara tradisional. Anda biasanya dapat beralih di antara sarana komunikasi, dengan informasi dari percakapan sebelumnya disimpan di setiap perangkat Anda.

Dengan tren yang meningkat menuju komunikasi terpadu, VoIP juga memungkinkan sentralisasi yang lebih besar dari operasi bisnis Anda secara keseluruhan. Sebagian besar platform VoIP mendukung integrasi dengan platform eksternal seperti Salesforce, yang memungkinkan Anda untuk mengkonsolidasikan komunikasi dan aplikasi lain di satu lokasi. Ini hadir dengan daftar panjang manfaat yang baru-baru ini kami uraikan sebagai panduan pemula kami untuk komunikasi terpadu.

Tinjau Pilihan Anda

Jika layanan telepon Anda tidak menyediakan lebih dari sekadar nada sambung dan Anda membayar lebih dari $20 atau $30 per bulan untuk itu, bisnis Anda kemungkinan akan jauh lebih baik dengan paket VoIP dari sejumlah penyedia. Berikut adalah rincian dari lima penyedia VoIP bisnis berperingkat teratas menurut peringkat dari ratusan pengguna GetVoIP:

Kesimpulan: VoIP adalah Cara Terbaik untuk Mengurangi Tagihan Telepon Bisnis Anda

Untuk semua cara kreatif yang dilakukan perusahaan telepon untuk menggembungkan tagihan mereka dan untuk semua cara Anda mungkin dapat menegosiasikan tarif yang lebih rendah, VoIP mungkin merupakan cara termudah untuk menghemat uang untuk kebutuhan layanan telepon bisnis kecil Anda.

Selain lebih murah daripada layanan telepon tradisional, platform komunikasi berbasis cloud memungkinkan berbagai fitur yang dapat berdampak besar pada efisiensi operasional dan efektivitas keseluruhan kemampuan perusahaan untuk berkomunikasi secara internal maupun dengan pelanggan.