Otomatisasi proses bisnis dan bagaimana hal itu mendorong efisiensi perusahaan
Diterbitkan: 2022-01-13Setiap perusahaan memiliki ratusan tugas internal yang terjadi secara manual. Area-area tersebut disusun untuk memenuhi tugas dan tujuannya terlepas dari waktu yang dibutuhkan, atau fungsi yang dijalankan. Jadi mengapa tidak meluncurkan otomatisasi proses dan transformasi digital?
Dihadapkan dengan evolusi pasar yang konstan dan tren yang berubah, perusahaan harus mengesampingkan tugas yang membuang waktu dan sumber daya untuk mengotomatisasi proses.
Saat ini, tampaknya aneh bahwa kita berbicara tentang perusahaan yang melakukan proses ekstensif secara manual, tetapi sebenarnya tidak. 69% organisasi di seluruh dunia belum melompati transformasi digital, mungkin karena ketidaktahuan atau ketakutan akan inovasi.
Yang benar adalah bahwa perusahaan yang tidak mengotomatisasi proses menghabiskan banyak waktu untuk tugas yang dapat mereka selesaikan dengan bantuan teknologi.
Apa itu Otomatisasi Proses Bisnis?
Ketika kita berbicara tentang otomatisasi proses bisnis, kita mengacu pada teknologi untuk menjalankan tugas atau proses berulang dalam bisnis. Penggunaan ini memungkinkan Anda meminimalkan biaya, meningkatkan efisiensi, dan merampingkan operasi yang semakin kompleks.
Transformasi digital banyak berkaitan dengan otomatisasi; itu menggambarkan optimalisasi proses bisnis dengan bantuan teknologi baru.
Proses otomatis mendorong efisiensi, menciptakan standar yang masuk akal, dan pada akhirnya membantu organisasi menghemat waktu, uang, dan sumber daya. Ini juga mengatur tugas berulang dan bervolume tinggi, karena lebih mudah diakses oleh mesin dan menghasilkan keuntungan tertinggi bagi organisasi.
Tahukah Anda bahwa tim menghabiskan hampir 20% waktunya untuk tugas yang dapat kami otomatisasi, seperti menganalisis data operasional dan meninjau laporan status? Untuk alasan ini, CEO telah memahami bahwa otomatisasi proses telah menjadi tren dan bekerja untuk menggabungkannya.
Misalnya, agen penjualan yang menelepon dan menindaklanjuti basis pelanggan yang besar akan mendapat manfaat dari penggunaan sistem kontrol dan otomatisasi yang mengatur panggilan, membuat pengingat, dan secara otomatis memperbarui kalender atau database pelanggan. Contoh yang sama juga berlaku untuk area penjualan atau dukungan teknis, dengan mempertimbangkan kekhasannya.
Tapi jangan berpikir bahwa otomatisasi hanya menguntungkan beberapa area. Mengotomatiskan proses paling efektif untuk aspek lintas fungsi, mencakup seluruh bisnis dan mengintegrasikan aplikasi. Nanti dalam panduan ini, Anda akan menemukan semua manfaat otomatisasi proses.
Bagaimana Alat Otomatisasi Proses Bisnis Mengganggu Tempat Kerja
Setiap perusahaan harus membuat analisis menyeluruh untuk memahami kebutuhannya sendiri dan dengan demikian menerapkan otomatisasi di area yang paling banyak memberikan manfaat.
Dalam panduan ini, kami telah memilih jenis otomatisasi proses yang paling umum di pasaran.
1. Basis Pengetahuan
Jenis otomatisasi proses ini telah mendapatkan relevansi di pasar. Milenial semakin menggunakan mesin pencari untuk menemukan jawaban sebelum melakukan panggilan layanan kepada pelanggan. Selain itu, Econsultancy menemukan bahwa 51% pelanggan lebih menyukai dukungan teknis melalui basis pengetahuan karena lebih interaktif dan lebih mudah digunakan.
Demikian pula, 67% pelanggan milenial telah meningkatkan harapan mereka pada tahun lalu terkait layanan pelanggan (termasuk penerapan alat baru seperti basis pengetahuan), dan 78% telah memindahkan bisnis mereka ke tempat lain hanya setelah satu pengalaman layanan pelanggan yang buruk.
Kenyataannya adalah bahwa pelanggan telah mengubah kebiasaan konsumsi mereka dan lebih memilih alat yang memungkinkan mereka untuk lebih mandiri.
2. Perawatan Diri
Majalah Forbes mengungkapkan bahwa 40% pelanggan lebih memilih layanan mandiri daripada kontak manusia, karena mereka merasa lebih nyaman menyelesaikan masalah mereka secara pribadi dan tidak ingin terdengar "bodoh" dengan pertanyaan mereka.
Self adalah strategi yang menggunakan saluran digital bagi pelanggan untuk memesan, menjawab pertanyaan mereka dan mencari perawatan atau layanan tanpa bantuan perwakilan.
Ini adalah sistem layanan pelanggan yang menggunakan kecerdasan buatan dan menawarkan otonomi, kelincahan, dan efisiensi kepada konsumen.
Pada titik ini, Anda mungkin berpikir bahwa kami mengacu pada basis pengetahuan, dan tidak ada perbedaan di antara keduanya. Namun, swalayan melangkah lebih jauh karena berfokus pada pengalaman pelanggan.
3. Manajemen Hubungan Pelanggan
Ketika kita berbicara tentang otomatisasi proses dalam sebuah perusahaan, kita tidak dapat melupakan salah satu bintang besar dari kategori ini: CRM dalam penjualan.
Dalam panduan tentang CRM dalam penjualan, kami mendefinisikan perangkat lunak semacam ini sebagai "alat teknologi yang bertanggung jawab untuk mengatur semua data pelanggan di satu tempat dan memungkinkan tim penjualan Anda untuk mengotomatisasi tugas administratif, mengatur proses, dan mengoptimalkan serta mengelola saluran".
Definisinya jelas dan tepat. Ini membahas beberapa nuansa dan menunjukkan bahwa CRM adalah alat yang berguna untuk membantu perwakilan penjualan setiap hari.
4. Perhatian Multisaluran
Multisaluran adalah strategi yang dapat Anda gunakan untuk memberikan perhatian dan layanan berkualitas kepada pelanggan Anda.
Berbicara tentang otomatisasi omnichannel berarti berbicara tentang jenis otomatisasi proses lainnya. Itu datang di bawah payung di mana setiap orang mengoptimalkan waktu karyawan dan meningkatkan pengalaman pelanggan.
Strategi omnichannel memfasilitasi otomatisasi proses bisnis, dan ketika semua saluran terintegrasi dengan baik, pengguna mendapat manfaat dari penggunaan yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka saat itu.
Mempertimbangkan jenis-jenis otomatisasi proses yang disebutkan di atas, kita dapat melihat beberapa fitur omnichannel dan pentingnya lompatan menuju transformasi digital. Masing-masing memainkan peran mendasar dalam strategi omnichannel untuk mengoptimalkan waktu dan sumber daya bisnis.
5 Alasan Mengapa Bisnis Anda Harus Mengotomatiskan Operasinya
Otomatisasi proses membawa serangkaian keuntungan bagi perusahaan yang menerapkannya. Secara apriori, kita dapat berpikir bahwa penerima manfaat yang besar akan menjadi kolaborator dan tim kerja yang akan menghindari beberapa tugas yang membutuhkan banyak waktu.
Tetapi kenyataannya adalah bahwa organisasi dan pelanggan juga akan diuntungkan. Berikut adalah tujuh keuntungan dari otomatisasi proses.
1. Peningkatan Produktivitas
Impian semua manajer adalah meningkatkan produktivitas tim tanpa harus memperpanjang jam kerja atau berinvestasi dalam lebih banyak sumber daya. Beberapa tugas memerlukan upaya yang tidak perlu dan dapat meningkatkan produktivitas dengan menjadi otomatis.
Misalnya, para profesional membutuhkan rata-rata 18 menit untuk menemukan dokumen secara manual, mewakili antara 20% hingga 40% dari waktu mereka, dan mereka menghabiskan 50% hari mereka untuk mencari informasi.
Bayangkan apa yang bisa mereka capai dengan mengotomatisasi proses ini!
Memang, tim kerja akan lebih baik menggunakan waktu mereka untuk mendedikasikan diri mereka untuk kegiatan lain, seperti meningkatkan layanan dan perhatian pelanggan dan memiliki ruang dalam sehari untuk melakukan pelatihan atau meningkatkan pengetahuan mereka.
60% area perusahaan dapat menghemat 30% waktu mereka dengan otomatisasi terkait proses bisnis. Peningkatan ini akan tercermin dalam peningkatan produktivitas, karena mereka akan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus memenuhi tujuan yang diusulkan.
2. Lompatan Menuju Transformasi Digital
Transformasi digital bisa tampak seperti tujuan yang kompleks dan luar biasa bagi organisasi yang tidak berada di jalur itu. Namun, otomatisasi proses dapat menjadi langkah mendasar untuk mengadopsi budaya transformasi berkelanjutan yang memungkinkan perusahaan Anda mengurangi waktu dengan tugas administratif untuk fokus pada peningkatan aspek lain.
Pada prinsipnya, akan dimungkinkan untuk mengotomatisasi proses manual yang membutuhkan ketersediaan sumber daya yang lebih luas dan perubahan tentu saja karena permintaan mereka. Setelah beberapa perbedaan terjadi, akan lebih mudah untuk mengotomatisasi proses untuk menggunakan waktu tim Anda dengan lebih baik.
3. Proses Lebih Jelas
Otomatisasi membutuhkan kejelasan dan pemahaman tertentu dari setiap proses di perusahaan. Jika Anda tidak mengetahui orang yang bertanggung jawab untuk menjalankan proses dan tugas yang terlibat, Anda tidak dapat mendesain dan mengotomatiskan alur kerja Anda secara efektif.
Pemetaan proses dapat berfungsi sebagai sumber pelatihan dan memperjelas semua karyawan. Informasi yang diperoleh dengan menganalisis proses otomatis dapat menunjukkan kesenjangan antara bagaimana hal itu terjadi saat ini dan versi definitifnya.
4. Proses Lebih Agile
Kelihatannya seperti redundansi, tetapi salah satu hasil terbaik dari otomatisasi proses adalah penyederhanaan. Akuntabilitas yang jelas, analisis hasil, pemberitahuan yang dapat disesuaikan, wawasan berharga, dan perputaran yang lebih cepat memudahkan untuk menghilangkan aktivitas kelas bawah dan fokus pada peningkatan tugas yang menambah nilai.
5. Catatan Pelaksanaan Tugas
Dengan otomatisasi proses, ada juga pencatatan semua detail aktivitas tertentu. Kami dapat menyajikan informasi ini untuk menunjukkan kepatuhan selama audit atau evaluasi internal
5 Solusi Otomatisasi Proses Bisnis Terbaik untuk Berbagai Industri
Manfaat utama otomatisasi operasi adalah pengurangan biaya, peningkatan produktivitas, ketersediaan, keandalan, dan kinerja.
1. Pengurangan Biaya
Otomasi memiliki banyak manfaat, dan ini adalah salah satu yang utama. Setiap bisnis menghadapi tekanan internasional untuk meningkatkan profitabilitasnya. Salah satu pendekatan untuk mencapai ini adalah pengurangan biaya. Tetapi mengurangi kemampuan pusat data berdampak negatif pada seluruh perusahaan.
Perangkat lunak otomatisasi adalah pendekatan yang lebih inovatif dan lebih baik untuk menahan dan mengurangi biaya. Peluang paling signifikan yang dihadirkannya adalah meningkatkan layanan pelanggan (pengguna akhir) sambil menurunkan biaya secara sistematis.
Manajemen sering mengabaikan potensi penghematan ini. Sebagian besar server modern memiliki biaya pengoperasian yang rendah, yang berarti bahwa total biaya kepemilikan lebih rendah. Harga personel operasi dapat mencapai 71% dari total biaya.
2. Peningkatan Produktivitas
Manfaat utama kedua dari proses dan otomatisasi tugas adalah peningkatan produktivitas yang signifikan. Sebagai kebutuhan teknologi organisasi tumbuh, produktivitas menjadi perhatian penting. Biasanya, karena beberapa area bisnis memiliki alat untuk meningkatkan efektivitas dan produktivitasnya, operasi TI mengambil posisi belakang.
Proliferasi perangkat lunak produktivitas desktop telah menghasilkan pencapaian substansial di lingkungan kantor dan Sumber Daya Manusia. Namun alih-alih mengurangi beban kerja profesional TI, penyebaran PC berarti mereka harus berbuat lebih banyak.
Karena orang lebih banyak menggunakan komputer, mereka juga menuntut sistem lebih banyak. Lebih banyak pengguna menghasilkan lebih banyak pekerjaan, dan hasil cetak meningkat meskipun mengurangi laporan tercetak.
Terlepas dari tren transaksi online dan sistem klien/server, beban kerja batch terus bertambah. Pekerjaan batch masih menghabiskan sebagian besar waktu CPU, dan dalam bisnis besar, pekerjaan terus terbuka.
3. Ketersediaan
Ketersediaan adalah manfaat besar ketiga dari otomatisasi proses. Bisnis semakin bergantung pada komputer. Orang melakukan bisnis sehari-hari melalui sistem online: pemuatan pesanan pembelian, pemesanan, instruksi perakitan, pesanan pengiriman, dan daftarnya terus berlanjut. Jika komputer tidak tersedia, perusahaan menderita.
Bertahun-tahun yang lalu, komputer tidak tersedia selama beberapa jam dapat diterima. Di zaman ini, dengan tingginya volume komputasi awan, gangguan pada sistem kritis dapat menyebabkan kerugian jutaan dolar dalam penjualan dan merusak reputasi perusahaan.
4. Keandalan
Produktivitas adalah manfaat yang jelas dari otomatisasi. Namun, keandalan adalah permata sejati di mahkota. Ini adalah landasan dari setiap departemen operasi TI yang baik, dan tanpanya, Anda membuat kebingungan, kekacauan, dan pengguna yang tidak puas.
Operasi TI memerlukan dua rangkaian keterampilan yang berlawanan: Di satu sisi, orang yang beroperasi membutuhkan keterampilan yang sangat teknis, seperti memahami kompleksitas Sistem Operasi dan menganalisis serta memecahkan masalah yang muncul. Di sisi lain, orang yang sama ini harus puas menekan tombol dan memuat kertas.
Proses otomatis memastikan bahwa pekerjaan tidak dilupakan atau kehabisan urutan, Anda memasukkan data dengan benar, dan pemrosesan khusus apa pun yang diperlukan terjadi.
5. Kinerja
Manfaat kelima dari otomatisasi proses berkaitan dengan peningkatan kinerja yang nyata. Setiap perusahaan ingin lingkungannya bekerja seperti anjing asli.
Meskipun kemajuan dalam komputasi membuat mereka lebih cepat dan lebih murah setiap tahun, tuntutan selalu membuat mereka bekerja pada kapasitas total dan akhirnya melebihi tingkat kemampuan yang dimiliki infrastruktur komputasi. Itu membuat banyak perusahaan ingin meningkatkan kinerja sistem mereka.
Dua opsi untuk meningkatkan kinerja adalah: perbarui perangkat keras Anda atau beli sistem yang lebih baru. Dan kedua opsi itu mahal. Dimungkinkan juga untuk menyetel dan mengonfigurasi sistem agar berkinerja lebih baik, tetapi ini membutuhkan pekerjaan orang yang sangat terampil yang biasanya tidak tersedia 24 jam sehari.
Dan, setelah kami mengonfigurasi sistem untuk beban kerja tertentu, konfigurasi tidak lagi optimal jika beban kerja berubah. Perangkat lunak otomatisasi dapat mengatasi tantangan ini dan membantu meningkatkan kinerja sistem.
Kesimpulan
Otomatisasi proses telah menjadi tren, dan perusahaan harus beradaptasi untuk menghindari degradasi ke pasar. Tentu saja, setiap organisasi memiliki prioritasnya masing-masing, tetapi tidak dapat disangkal bahwa teknologi adalah sarana untuk mengoptimalkan banyak tugas dan meningkatkan produktivitas tim.
Pikirkan tentang bagaimana transformasi digital telah merevolusi tugas manual dan meminimalkan kesalahan manusia. Mengidentifikasi proses yang akan diotomatisasi sangat penting untuk mendefinisikan kembali jalur perusahaan menuju transformasi digital. Karyawan akan memiliki lebih banyak waktu yang tersedia untuk tugas-tugas yang lebih kompleks dan penting, sementara organisasi akan menikmati manfaatnya.
Punya pemikiran tentang ini? Beri tahu kami di bawah di komentar atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.