Bisnis Membuang 89 Hari Setahun untuk “Materi Gelap”, Laporan Mengungkap

Sebuah laporan baru yang dibuat oleh penyedia perangkat lunak manajemen proyek Wrike telah menyimpulkan bahwa “materi gelap” pekerjaan – aktivitas dan informasi yang tidak dapat dilihat oleh pemimpin tim dan sulit dilacak – menyumbang 89 hari dari waktu bisnis rata-rata setiap tahun.

Ledakan kerja hibrida semakin memperkeruh suasana, dengan aplikasi konferensi video, dan teknologi lain yang memungkinkan kita berkomunikasi dari lokasi yang berbeda, menambah kompleksitas dan teknologi peran berbasis pengetahuan.

Hal yang mengkhawatirkan bagi bisnis adalah bahwa ini tidak hanya membuang-buang waktu, tetapi juga jutaan dolar setiap tahun – tetapi mungkin ada solusi dalam sentralisasi.

Apa Itu “Masalah Gelap Pekerjaan”?

Laporan – yang mensurvei 2.807 pekerja yang berbasis di AS dan Inggris di perusahaan dengan lebih dari 1000+ karyawan – mendefinisikan “Materi Gelap Pekerjaan” sebagai “aktivitas dan informasi yang tidak dapat kita lihat secara langsung, tetapi memiliki pengaruh kuat pada segala hal di sekitar. dia."

Terinspirasi oleh definisi CERN tentang materi gelap yang ada di alam semesta – The Dark Matter of Work ada “dalam teks, aplikasi, panggilan video, spreadsheet, dan percakapan” dan dapat “dengan mudah menarik bisnis dan proyek ke arah yang salah.”

Yang terpenting, ini adalah jenis pekerjaan yang tidak dapat diukur, seringkali bersifat logistik, organisasi atau administratif, yang sulit dilacak dan menghabiskan waktu kerja yang berharga.

Para pemimpin bisnis mengetahui rahasia ini - menurut laporan itu, mereka percaya bahwa mereka hanya memiliki visibilitas lebih dari 54% pekerjaan yang terjadi, yang berarti 46% adalah "materi gelap". Karyawan, di sisi lain, berpikir hingga 55% dari pekerjaan mereka tidak terlihat.

Pekerjaan Hibrida Membuat Pekerjaan Lebih Kompleks

Meskipun materi gelap di tempat kerja sudah ada jauh sebelum pandemi, pergeseran massal ke pengaturan kerja jarak jauh dan hibrida – yang oleh 84% pemimpin fungsi bisnis dianggap “tidak dapat diubah” – telah meningkatkan kompleksitas kehidupan kerja kita, dan mengurangi visibilitas kerja lebih lanjut.

Salah satu area utama di mana hal ini dapat dilihat adalah dalam penggunaan aplikasi baru.

Sejak Maret 2020, rata-rata tim pemasaran telah melihat sekitar 10 alat non-komunikasi baru ditambahkan ke gudang aplikasi yang ada yang mereka gunakan untuk bekerja, ditambah tiga alat komunikasi dan kolaborasi baru.

Menurut laporan itu, agensi kreatif harus memahami 12 aplikasi non-komunikasi baru dalam periode waktu yang sama, dan di atas itu, tiga alat komunikasi baru seperti Microsoft Teams dan Slack.

Menyulap lebih banyak alat membutuhkan waktu, terutama ketika itu adalah alat yang tidak dikenal, tetapi periode penyesuaian tidak memungkinkan bagi banyak bisnis yang didorong ke dalam skenario hibrida dan jarak jauh oleh pandemi.

Tim yang melakukan shift membutuhkan waktu transisi rata-rata hanya 10,5 hari, dibandingkan dengan proses yang diperkirakan sebagian besar perusahaan akan memakan waktu sekitar 15 bulan sebelum pandemi. Ini menyisakan sedikit waktu untuk meninjau dampak aplikasi baru yang diperlukan untuk memfasilitasi bekerja dari rumah.

Maka, tidak mengherankan bahwa 70% pekerja pengetahuan mengatakan bahwa mereka “tertekan karena harus menangani banyak tugas, sistem, dan aplikasi,” dengan 60% berpikir bahwa sudah ada terlalu banyak sebelum pandemi melanda.

Para pemimpin bisnis tidak naif terhadap tekanan yang disebabkan oleh ledakan aplikasi – 79% tahu ada terlalu banyak, tetapi tidak memperkirakan cara lain agar pekerjaan dapat diselesaikan.

Namun, mereka masih terputus. Misalnya, para pemimpin bisnis percaya bahwa, rata-rata, karyawan mereka menggunakan 10 aplikasi sehari – karyawan melaporkan bahwa mereka menggunakan sekitar 14 aplikasi.

Penyebaran Aktivitas Materi Gelap

Pergeseran massal ke kerja jarak jauh telah memfasilitasi aktivitas materi gelap, didukung oleh meningkatnya kompleksitas pekerjaan yang dilakukan di ruang digital.

Sebuah bukti yang baik untuk ini adalah kenyataan bahwa seorang pekerja pengetahuan sekarang mengirim rata-rata 295 pesan sehari, yang semuanya membutuhkan waktu untuk menulis dan akan menjadi penting untuk kolaborasi pada proyek dan pekerjaan lain, namun pesan ini benar-benar 'tidak terlihat. ', tidak dapat diukur dan sulit dilacak terhadap tujuan tim atau bisnis.

Ini dapat diklasifikasikan sebagai pekerjaan tidak terstruktur, yang "tujuan dan manfaatnya tidak jelas, didokumentasikan, dikomunikasikan, atau tidak berwujud."

Masalah lainnya adalah pertemuan. Menurut laporan tersebut, pekerja pengetahuan menghabiskan rata-rata 2,79 jam seminggu dalam rapat, sementara 78% bisnis yang disurvei setuju bahwa "terlalu banyak rapat (yang mereka) hadiri dapat dengan mudah diganti dengan email."

Tragisnya, 69% pemimpin fungsi bisnis ingin mengurangi waktu yang dihabiskan karyawannya dalam rapat tetapi tidak tahu caranya.

Konsekuensi dari Materi Gelap: Waktu Terbuang, Uang Hilang

Menurut Wrike, ledakan materi gelap tempat kerja ini berarti bisnis dengan pekerja berpengetahuan membuang sekitar 13,7 jam seminggu, atau 89 hari setahun. Per pekerja pengetahuan, waktu yang terbuang itu menghabiskan biaya sekitar $ 16,5 ribu – tetapi marginnya bahkan lebih dramatis pada tingkat bisnis.

“Waktu yang terbuang untuk aktivitas, seperti mengulang pekerjaan yang sudah selesai, menghadiri rapat yang tidak produktif, atau menindaklanjuti tindakan dan status” jelas laporan tersebut, “menghabiskan jutaan perusahaan rata-rata.”

Untuk bisnis dengan sekitar 3.200 karyawan, total biaya rata-rata dari waktu yang terbuang, gabungan proyek yang tertunda/dibatalkan, dan churn karyawan (seringkali didorong oleh masalah yang datang bersamaan dengan peningkatan materi gelap di tempat kerja) adalah sekitar $60,76 juta per tahun .

Solusinya: “Sumber Tunggal Kebenaran”

Wrike menyarankan bahwa, untuk "memanfaatkan" Dark Matter of Work, para pemimpin bisnis harus menciptakan sumber kebenaran tunggal untuk organisasi mereka.

Laporan tersebut menyimpulkan bahwa solusi semacam itu harus “cukup kuat untuk mengelola dan mengatur alur kerja yang kompleks, sementara juga cukup sederhana untuk digunakan oleh karyawan biasa.”

Platform Wrike sendiri, tentu saja, akan menjadi saran mereka, tetapi terlepas dari penyedianya, jelas ada kebutuhan bagi bisnis untuk mengadopsi semacam " OS Kerja " untuk mengurangi waktu dan uang yang terbuang.

Apa pun obat jangka panjangnya, jelas bahwa materi gelap yang tidak terlacak di tempat kerja telah lepas kendali – dan untuk kepentingan bisnis dan karyawan, hal itu perlu ditangani.