Perangkat Lunak Perekaman Panggilan: Sebagai Layanan vs. Sebagai Fitur

Perekaman panggilan berada di urutan teratas daftar kebutuhan untuk bisnis apa pun yang berkomunikasi melalui telepon (kami bahkan memasukkannya ke dalam daftar tip panggilan dingin kami). Email memberi kita jejak komunikasi tertulis, dan pesan terus-menerus telah mengambil alih dunia kolaborasi karena kesederhanaan yang dibawanya.

Jadi mengapa panggilan telepon kita tidak disimpan untuk referensi nanti juga? Di banyak industri, merekam panggilan langsung tidak hanya untuk jaminan kualitas, tetapi juga persyaratan hukum. Untungnya, sebagian besar solusi Business VoIP dan bahkan Pusat Kontak akan menyertakan bentuk perekaman panggilan mereka sebagai fitur bawaan.

Namun, tentu saja, mungkin ada opsi perekaman audio yang lebih baik untuk bisnis Anda, seperti yang selalu ada. Perangkat lunak perekaman panggilan yang berdiri sendiri adalah opsi menarik yang mungkin lebih sesuai dengan tagihan daripada fitur terbatas yang disertakan dalam platform PBX yang dihosting Anda.

Perekaman Panggilan Cloud Menggantikan Solusi Lama

Sebelum kita langsung ke perbandingan langsung, saya ingin memberikan beberapa konteks singkat: sistem perekaman panggilan tidak banyak berubah, tetapi ada pergeseran baru-baru ini ke arah penyimpanan data panggilan di cloud. Seperti kebanyakan proses, pindah ke cloud hanya membawa sejumlah manfaat bagi perekam panggilan — layanan menjadi lebih murah dan lebih mudah diakses, dengan manajemen kualitas dan pengalaman pelanggan yang lebih baik.

Sebelum pengenalan dan penggunaan arus utama layanan VoIP Bisnis, perekaman panggilan biasanya dilakukan melalui perangkat keras lokal. Tentu saja, selalu ada tindakan sederhana dengan meletakkan ponsel Anda di pengeras suara untuk merekam panggilan dengan perangkat lain, tetapi itu tidak memperhitungkan penyimpanan, pengelolaan, dan analisis.

Di penghujung hari, solusi perekaman lawas memiliki masalah yang wajar:

• Perangkat keras di tempat diperlukan untuk tidak hanya merekam panggilan masuk dan keluar, tetapi juga menyimpan file audio dan mengelolanya
• Akses jauh lebih terbatas, karena rekaman dapat diakses secara online melalui portal cloud
• Biaya tambahan untuk memasang dan memelihara perangkat keras
• Perangkat keras lama memiliki fitur perekaman panggilan yang terbatas jika dibandingkan dengan solusi modern, dan tidak memiliki perkembangan teknologi terkini seperti AI dalam VoIP

Di sisi lain, solusi Perekaman Panggilan sebagai Layanan yang dihosting memungkinkan vendor untuk mengintegrasikan alat secara langsung dengan layanan dan alat lain, menawarkan fleksibilitas dan skalabilitas ekstrem, menyediakan akses global yang konstan ke rekaman termasuk fitur seperti pemrosesan bahasa alami dan analisis sentimen.

Perangkat Lunak Perekaman Panggilan vs. Sebagai Fitur VoIP yang Dibundel

Namun, bergerak di luar rekaman panggilan warisan standar, dan solusi host yang lebih modern, bisnis kini memiliki opsi untuk memanfaatkan Perekaman Panggilan yang berdiri sendiri sebagai platform Layanan, atau memanfaatkan fungsionalitas yang umumnya disertakan dengan layanan VoIP Bisnis mereka.

Sederhananya, karena VoIP Bisnis, dan solusi Pusat Kontak serupa, terus dianut oleh semakin banyak organisasi dan penyedia hanya terus memperluas platform dan sistem telepon bisnis mereka.

Perekaman Panggilan adalah salah satu fitur yang menurut penyedia PBX Virtual akan menjadi tambahan yang kuat untuk platform mereka. Namun, alih-alih membangun solusi perekaman panggilan mereka — karena ini hanyalah fitur tambahan, bukan platform yang berdiri sendiri — penyedia ini bersedia mengintegrasikan alat yang ada.

Namun, perekaman panggilan yang berdiri sendiri belum hilang, dan masih menjadi pilihan kuat bagi organisasi yang membutuhkan kemampuan perekaman ekstra yang disediakan melalui platform yang lebih berdedikasi ini. Tidak ada pilihan yang lebih baik, tetapi yang satu akan menjadi pilihan yang lebih baik tergantung pada kebutuhan bisnis Anda.

Rekaman Panggilan sebagai Fitur

Solusi VoIP yang dihosting, mulai dari pemain ramah UKM hingga penyedia layanan siap perusahaan, memiliki berbagai fitur bawaan. Untuk satu biaya yang berulang, organisasi dapat memperoleh akses ke fitur yang lebih canggih tanpa harus membayar ekstra, dengan alat seperti IVR dan perutean panggilan saat volume panggilan melonjak.

Perekaman Panggilan adalah fungsi populer lain yang ditawarkan oleh sebagian besar penyedia VoIP Bisnis yang ada, biasanya disertakan dalam paket sebagai fitur tambahan, atau ditawarkan sebagai tambahan pada platform. Kemungkinannya adalah jika organisasi Anda sudah menggunakan platform populer, seperti yang dari Nextiva, RingCentral, Vonage atau Five9, organisasi Anda sudah memiliki akses ke rekaman panggilan.

Mengapa Menggunakan Fitur Perekaman Panggilan yang Disertakan?

Hal terbesar di sini adalah bahwa organisasi Anda sudah membayar untuk perekaman panggilan jika disertakan. Tampaknya tidak perlu repot untuk menghemat uang dan hanya menggunakan rekaman yang ditawarkan oleh layanan VoIP Anda yang sudah ada — setelah semua ini akan memberikan manfaat terbesar dari kesederhanaan.

Komunikasi Terpadu adalah tentang mengintegrasikan beberapa alat ke dalam platform yang sama, dan perekaman panggilan adalah contoh lain dari itu: alih-alih mengharuskan pengguna untuk mengelola dan menyulap platform atau aplikasi lain, perekaman panggilan yang dibangun langsung ke dalam solusi dapat menghemat waktu dan uang dengan mudah. menggunakan. Solusi mandiri mungkin memerlukan pelatihan atau proses integrasi yang lebih rumit tetapi akan berguna untuk tujuan pelatihan di masa mendatang.

Sebagian besar rekaman panggilan yang disediakan fitur tidak akan menjadi platform mandiri mereka, melainkan solusi berlabel putih atau terintegrasi. Ini berarti tim Anda memperoleh fungsionalitas yang telah terbukti, tanpa harus khawatir tentang kompatibilitas atau integrasi internal.

Manfaat utama di balik penggunaan fitur perekaman panggilan bawaan meliputi:

• Kesederhanaan mutlak yang ditawarkan ini. Dengan menyiratkan mengandalkan hanya pada satu platform komunikasi cloud, pengguna tidak perlu berurusan dengan kekacauan ekstra, organisasi, manajemen, dan bahkan biaya yang terkait dengan penggunaan beberapa platform.
• Karena perekaman panggilan adalah fitur yang disertakan, atau ditambahkan ke layanan Anda yang sudah ada, organisasi tidak perlu khawatir tentang masalah kompatibilitas apa pun. Karena sifat solusi cloud, implementasi dan integrasi ditangani melalui penyedia. Itu dibangun langsung ke platform PBX Anda yang ada sehingga semuanya bekerja dengan mulus.
• Pengaturan dan manajemen ditangani melalui portal dan dasbor analitik yang sama dengan aspek lain dari sistem VoIP Bisnis Anda, yang benar-benar membawa pulang aspek kesederhanaan dari Komunikasi Terpadu dan platform kolaborasi.

Di Mana Fiturnya Gagal?

Ketika vendor bertujuan untuk mencakup sejumlah besar proses dan fungsi, solusi individu ini bisa lebih lemah daripada alat yang berdiri sendiri yang didedikasikan untuk memecahkan masalah yang dihadapi.

Hal ini terutama berlaku untuk perangkat lunak perekaman panggilan. Sementara sifat solusi perekaman panggilan bawaan dapat menghasilkan pengalaman yang lebih sederhana bagi pengguna akhir, fungsionalitasnya mungkin terbatas dalam cakupannya. Penyedia rekaman panggilan khusus sedang membangun seluruh platform mereka di sekitar konsep ini, dan akan memperluas solusi mereka ke fungsionalitas terkait.

Sementara itu, karena penyedia VoIP hanya menyertakan fungsi perekaman panggilan yang ada di dalam platform mereka, itu dilihat sebagai tambahan, bukan fitur yang layak untuk diinvestasikan lebih banyak R&D. Ini berarti bahwa integrasi dan fungsionalitas akan cukup sederhana, dan menghilangkan fitur atau ekstensi yang lebih kompleks untuk layanan. Dilihat oleh Ulasan inContact, konsumen telah mengharapkan fungsi ini.

Beberapa kekurangan yang lebih besar dari fungsi perekaman panggilan bawaan akan mencakup:

• Perekaman panggilan secara keseluruhan akan sedikit lebih terbatas dalam cakupannya, berpotensi kehilangan fitur yang lebih mendalam — misalnya, Dubber memiliki platform analisis AI mereka sendiri yang sesuai dengan solusi mereka, tetapi mungkin tidak ditawarkan oleh vendor yang bermitra dengan mereka.
• Organisasi Anda kemungkinan besar tidak membayar ekstra untuk perekaman panggilan, ini lebih merupakan fitur tambahan. Meskipun ini menghilangkan biaya tambahan, ini membatasi cakupan solusi secara keseluruhan — misalnya, ini mungkin tidak termasuk transkripsi dan analitik pusat panggilan.
• Penyedia VoIP juga dapat menempatkan batasan yang lebih berat pada rekaman panggilan. Ini akan datang dalam bentuk batas penyimpanan rekaman panggilan, misalnya hanya 100.000 jam atau 1000 panggilan yang direkam. Beberapa penyedia juga hanya akan menyimpan rekaman untuk waktu yang terbatas, katakanlah hingga 90 hari.

Perekaman Panggilan yang Disertakan sebagai Fitur Terbaik Untuk:

• Organisasi UKM yang hanya ingin merekam panggilan tanpa repot
• Organisasi yang ingin tetap berada dalam anggaran terbatas dan tidak perlu mencari alat yang berdiri sendiri — mengapa membayar dua alat jika Anda sudah memiliki satu alat yang menyertakannya?
• Tim yang didedikasikan untuk ekosistem penyedia tertentu. Misalnya, Nextiva menawarkan sistem NextOS yang kuat, yang mencakup perekaman panggilan dan analisis ucapan. Untuk organisasi yang sudah menggunakan layanan ini, mungkin lebih masuk akal untuk tetap berdedikasi dan fokus pada ekosistem itu, daripada memperumit kekacauan dengan lebih banyak platform

Pemberi	Rekaman Sesuai Permintaan	Selalu Merekam	Analisis AI	Batas Penyimpanan
	Ya	Ya	Ya	T/A
	Ya	Ya	Tidak	100rb Panggilan, 90 Hari
	Ya	Ya	Tidak	35 jam atau 1 GB
	Ya	Tidak	Tidak	15 jam
	Ya	Ya	Ya	T/A
	Ya	Ya	Ya	T/A

Perekaman Panggilan sebagai Layanan

Seperti disebutkan di atas, kemungkinan besar fungsi perekaman panggilan penyedia VoIP Bisnis Anda akan menjadi solusi bawaan dari vendor khusus. Namun penawaran yang berdiri sendiri ini umumnya akan mencakup lebih banyak kemampuan daripada fitur sederhana yang ditambahkan ke layanan telepon bisnis Anda.

Solusi ini disebut sebagai platform unik mereka sendiri, berdiri sendiri, dan akan cocok di bawah payung sebagai Perekaman Panggilan sebagai Layanan. Penyedia khusus menawarkan perangkat lunak ini secara umum ke organisasi Perusahaan skala besar, karena sebagian besar bisnis kecil tidak memerlukan fungsionalitas tambahan.

Platform yang berdiri sendiri ini diakses seperti solusi cloud lainnya, dan dapat digunakan saat bepergian dan di banyak perangkat. Namun, yang penting adalah memastikan kompatibilitas atau ketersediaan integrasi dengan solusi komunikasi yang ada.

Mengapa Menggunakan Perangkat Lunak Perekaman Panggilan Stand-Alone yang Disertakan?

Perangkat lunak perekaman panggilan yang berdiri sendiri telah mendorong konsep dan teknologi lebih jauh, memindahkannya dari fitur sederhana menjadi platform yang lengkap sebagai layanan. Rekaman panggilan yang dihosting, tentu saja, membuat seluruh teknologi lebih mudah diakses, dan vendor mulai menawarkan platform mereka dengan cara yang jauh lebih mudah diakses juga.

Menggabungkan aksesibilitas, bersama dengan peningkatan fungsionalitas, dan paket perangkat lunak perekaman panggilan khusus cukup kuat yang menyertakan fungsionalitas perekaman tidak dapat menandingi dalam banyak kasus. Platform yang berdiri sendiri ini dapat menyertakan dasbornya juga, memberikan kontrol yang lebih besar atas pengelolaan dan analisis rekaman yang disimpan.

Sering kali, perangkat lunak perekaman panggilan juga dapat memudahkan organisasi Anda untuk menyimpan, menyimpan, dan mengelola panggilan yang direkam dan pesan suara juga. Penyedia ini umumnya menyertakan penyimpanan dengan produk mereka tanpa biaya tambahan, atau organisasi dapat menggunakan metode penyimpanan mereka untuk menghindari pembatasan sama sekali.

Manfaat utama di balik penggunaan solusi perangkat lunak perekaman panggilan yang berdiri sendiri meliputi:

• Solusi yang di-host dan berdiri sendiri dapat memperkenalkan beberapa fungsi yang sangat kuat dan unik yang mungkin tidak disertakan dalam perekaman panggilan PBX host standar. Vendor telah memperluas platform untuk menyertakan AI, analitik, dan lainnya untuk sepenuhnya memanfaatkan wawasan yang dapat diberikan oleh panggilan yang direkam.
• Solusi ini bisa sangat serbaguna dan fleksibel, memberikan pengguna kemampuan untuk merekam beberapa hak gadai secara bersamaan, dan bahkan menjalankan perekam dalam lingkungan virtual.
• Platform yang berdiri sendiri dapat menyertakan dasbornya untuk pengelolaan dan analisis rekaman yang lebih maju. Alat-alat ini akan lebih dari sekadar mengatur rekaman, dan menawarkan pemutaran. Pengguna umumnya dapat mengelompokkan rekaman, membuat catatan, dan bahkan membuat transkrip yang diproduksi secara real-time.
• Karena penyedia lebih "berfokus berlebihan" pada perekaman panggilan, mereka dapat memperluas fungsionalitas juga dengan layanan dan solusi lain, misalnya, manajemen tenaga kerja dan analitik perekaman panggilan yang didukung AI. Ini umumnya akan kurang dari penyedia VoIP Hosted karena rekaman panggilan dilihat sebagai tambahan untuk platform tersebut, bukan layanannya untuk diperluas.
• Solusi perangkat lunak perekaman panggilan yang berdiri sendiri, seperti OrecX, dapat menjadi sumber terbuka yang memungkinkan pengguna untuk lebih memperluas kemampuan dan integrasi ke dalam solusi dan platform mereka yang ada tanpa mengubah sistem atau nomor telepon Anda.

Di Mana Perangkat Lunak Perekaman Panggilan Stand-Alone Gagal?

Meskipun mungkin tampak seolah-olah perangkat lunak perekaman panggilan yang berdiri sendiri adalah pilihan yang paling kuat, solusinya cenderung dihargai di luar jangkauan organisasi yang lebih kecil. Beberapa vendor perangkat lunak perekaman panggilan hanya menawarkan platform mereka ke organisasi Perusahaan, dan sebagai gantinya merutekan penawaran SMB melalui penyedia seperti Nextiva dan Mitel.

Jadi, sementara pengiriman cloud telah mendorong solusi mahal ini lebih jauh ke arus utama, bisnis Anda masih harus memutuskan untuk menentukan apakah modal harus diinvestasikan dalam solusi spesifik tersebut. Pada akhirnya, bisnis kecil Anda sudah menggunakan platform UC atau Contact Center yang memiliki rekaman panggilan, mungkin tidak masuk akal sama sekali untuk membayar dua solusi secara bersamaan.

Kemudian lagi, tergantung pada kebutuhan unik organisasi Anda, mungkin ada prioritas tinggi yang ditempatkan pada perekaman panggilan. Bagaimanapun, bisnis Anda harus dapat mengenali bahwa opsi yang berdiri sendiri mungkin bukan pilihan terkuat untuk setiap skenario.

Beberapa kejatuhan yang lebih besar dari perangkat lunak perekaman panggilan yang berdiri sendiri akan mencakup:

• Solusi ini secara keseluruhan sedikit lebih diarahkan untuk Pusat Kontak besar dan pengguna Perusahaan. Sementara pemain yang lebih kecil memang ada, fungsionalitas layanan ini dan kompleksitas yang ditambahkan oleh platform baru dapat menjadi luar biasa bagi organisasi yang tidak memiliki departemen TI khusus.
• Meskipun solusi disampaikan melalui cloud, ini akan membutuhkan implementasi yang tepat, terutama integrasi dengan solusi yang ada. Ini, sekali lagi, dapat membebani dan menambah biaya, membuat solusi kurang menarik bagi UKM yang mencari kesederhanaan.

Perangkat Lunak Perekaman Panggilan Stand Alone Terbaik Untuk

• Organisasi Perusahaan Besar dan Pusat Kontak yang terutama berinteraksi dengan klien dan pelanggan melalui panggilan telepon, ini terutama berlaku untuk organisasi yang perlu mematuhi pedoman peraturan yang ketat.
• Operasi penjualan yang menerima info kartu kredit melalui saluran telepon dan memproses pembayaran harus mematuhi peraturan Kepatuhan PCI
• Organisasi yang ingin mendapatkan hasil maksimal dari panggilan dan data mereka akan ingin memanfaatkan solusi tingkat lanjut — organisasi yang dapat memanfaatkan data panggilan ini adalah yang mengumpulkan data paling banyak (artinya organisasi besar).

	Pengeditan Rekaman - Diam, ekstrak, atau beri tag	Riwayat Panggilan dan Pencarian Rekaman	Akses Rekaman Online	Panggilan mendalam dan laporan kontrol kualitas	Pemantauan Panggilan Langsung	Analisis AI	Kepatuhan PCI	Analisis Ucapan	Izin Granular
	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya
	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya
	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya
	Ya	T/A	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya
	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya	Tidak	Ya	T/A	Ya
	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya

Perangkat Lunak Perekaman Panggilan Menawarkan Pengumpulan Data yang Kuat

Sama seperti alat atau solusi bisnis lainnya, organisasi Anda harus menentukan apakah yang tepat untuk kebutuhan unik Anda. Setiap bisnis harus menganalisis anggaran mereka, kebutuhan mereka sendiri, dan potensi kerugian dalam mengadopsi platform baru sebelum terjun langsung — dan meskipun perekaman panggilan tampaknya tidak terlalu mengganggu dibandingkan platform komunikasi lengkap, tidak ada satu fitur pun yang boleh diabaikan.

Untuk industri yang perlu mempertahankan kepatuhan HIPAA dan HITECH, pertimbangkan perekaman layar untuk sesi obrolan dan perangkat lunak SMS. Cari alat dari perusahaan seperti Aircall dan TalkDesk yang terintegrasi dengan perangkat lunak CRM seperti Salesforce. Tim penjualan dan tim dukungan akan menghargai hubungan antara data klien dan alat yang mereka gunakan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Solusi perekaman panggilan yang berdiri sendiri memungkinkan organisasi memperoleh keuntungan dengan memanfaatkan data dan informasi besar yang dikumpulkan selama panggilan telepon. Percakapan telepon yang direkam dapat menjadi penyelamat bagi organisasi yang berurusan dengan kepatuhan terhadap peraturan, atau bahkan mereka yang hanya mencari cara untuk mengoptimalkan layanan dengan lebih baik.

Dan meskipun perekaman panggilan disertakan dengan sebagian besar VoIP Bisnis dan bahkan perangkat lunak pusat panggilan, rangkaian fitur ini mungkin tidak memberikan apa yang diharapkan tim Anda. Seperti platform lainnya, ada trade-off antara keduanya, dan setiap solusi akan memainkan peran unik dalam memungkinkan organisasi untuk memanfaatkan data mereka dengan cara terbaik.