ERP Berbasis Cloud: Panduan Utama untuk Diikuti

Ketika perusahaan mengintegrasikan sistem mereka bersama dan tumbuh, memiliki perangkat lunak penting yang tergabung dalam cloud menjadi populer. Di sinilah ERP Berbasis Cloud bersinar dan dapat bermanfaat bagi bisnis.

Sistem berbasis cloud mencakup aplikasi, layanan, dan sumber daya yang dapat diakses melalui internet daripada di server data lokal. ERP adalah singkatan dari Enterprise resource planning yang merupakan sistem manajemen yang mencakup berbagai layanan yang membantu bisnis seperti manufaktur, rantai pasokan, akuntansi, interpretasi data, pemasaran, dan lain-lain.

Menghosting sistem ini di cloud dapat membantu efisiensi operasional, mengotomatiskan analitik dan pelaporan, serta meningkatkan fungsionalitas bisnis.

• Definisi ERP Berbasis Cloud
• Bagaimana cara kerjanya?
• Jenis
• Keuntungan ERP Berbasis Cloud
• Kekurangan ERP Berbasis Cloud
• Cara Memilih Software ERP Berbasis Cloud Terbaik
• Strategi Implementasi Cloud ERP
• ERP Berbasis Cloud untuk Bisnis Kecil
• Perbedaan Antara ERP Lokal vs. ERP Berbasis Cloud

Apa itu ERP Berbasis Cloud?

ERP Berbasis Cloud membantu mengotomatisasi dan membantu efisiensi koneksi dan kolaborasi dengan tim di seluruh perusahaan. Ini membantu menjembatani kesenjangan antara tim-tim ini, karena sistem disederhanakan untuk akses yang mudah. Ini menciptakan wawasan yang cocok dengan semua tim dalam bisnis, memungkinkan mereka mengakses perspektif ke data yang dapat membantu tugas mereka.

Dengan membiarkan sistem ini hidup di cloud, ini dapat membebaskan server data lokal di perusahaan untuk informasi lain yang lebih vital dan sensitif terhadap bisnis. Saat menggunakan cloud, ini memungkinkan karyawan untuk mengakses sistem ini dari jarak jauh dan kapan saja, memberi mereka keuntungan saat membuat keputusan yang tepat dengan cepat.

Bagaimana Software ERP Berbasis Cloud Bekerja?

ERP berbasis cloud berfungsi sebagai layanan yang membantu bisnis memberi karyawan mereka akses ke aplikasi perangkat lunak yang beroperasi pada sumber daya bersama secara online. Ini adalah sistem yang membantu tim berkomunikasi lebih baik tentang proses dan merampingkan operasi untuk bisnis secara keseluruhan. Semua bisnis biasanya memiliki perangkat lunak khusus mereka sendiri yang unik bagi mereka, namun, memiliki ERP yang universal dan dapat diakses oleh semua karyawan bisa menjadi penting.

Siapa yang Harus Beralih ke ERP Berbasis Cloud?

Meningkatkan bisnis seseorang selalu penting dan harus diprioritaskan, namun tidak semua proses benar untuk semua tim. Untuk ERP Berbasis Cloud secara umum, ada banyak manfaat untuk hampir setiap bisnis.

Sistem ERP online efektif untuk bisnis yang memfokuskan sebagian besar pendapatan mereka pada teknologi. Karena sistem ERP online, ini memberikan potensi pertumbuhan dan solusi hemat biaya untuk bisnis. Selama mengintegrasikan ERP Berbasis Cloud membantu dengan biaya, efisiensi, dan direncanakan dengan tepat, itu dapat bermanfaat bagi sebagian besar perusahaan.

Jenis ERP Berbasis Cloud

Untuk ERP Berbasis Cloud, perusahaan dapat menerapkan layanan online sepenuhnya. Dengan melalui pihak ketiga, perusahaan lain akan menyediakan aplikasi untuk digunakan bisnis. Ini akan memberikan bisnis dengan aplikasi unik yang terbaik untuk operasi.

Jenis lain dari ERP Berbasis Cloud adalah hibrida, mengimplementasikan ERP on-premise dan berbasis cloud bersama-sama untuk mendapatkan yang terbaik dari kedua dunia. Ini dapat berguna untuk bisnis yang telah menerapkan rencana di lokasi dan ingin memindahkan beberapa sumber daya ke cloud bergantung pada operasi dan tim mereka. Ini juga berguna untuk tim yang memiliki sumber daya yang cukup untuk menerapkan keduanya dan tetap hemat biaya untuk perusahaan mereka.

Apa itu Sistem ERP Berbasis Cloud

Saat menerapkan sistem ERP berbasis cloud, penting untuk merencanakannya dengan hati-hati, karena menambahkannya ke dalam ekosistem bisnis bukanlah jalan keluar yang mudah dari aspek bisnis tertentu. Pengembalian investasi sistem ERP berbasis cloud bisa sangat bermanfaat, namun, ini membutuhkan rencana permainan yang dipikirkan dengan matang dengan mempertimbangkan tujuan.

Memiliki sistem yang dapat diakses melalui internet dan jarak jauh adalah salah satu aspek untuk membiasakan diri, namun mempelajari semua aplikasi ini adalah area lain yang perlu ditangani. Membawa rekan satu tim ke ide integrasi berbasis cloud juga bisa menjadi sesuatu yang harus didiskusikan di antara perusahaan. Yang paling penting, memiliki rencana manajemen perubahan organisasi penting untuk mempersiapkan karyawan untuk perubahan dalam operasi ini.

Apa itu Software ERP Berbasis Cloud?

Menjadi perangkat lunak berbasis cloud yang diakses di internet, layanan itu sendiri tidak lagi disediakan oleh server lokal perusahaan. Oleh karena itu, SaaS (Software as a Service) akan digunakan untuk mendapatkan akses.

Ada banyak solusi ERP berbasis cloud yang tersedia untuk bisnis. Perbedaan paling penting di antara mereka semua dan itu adalah mereka semua memenuhi aspek yang berbeda dari sistem atau aplikasi mereka. Memiliki perangkat lunak terbaik tidak akan menjamin kesuksesan sebuah perusahaan.

Meskipun setiap sistem memiliki kekuatan dan kelemahan yang berbeda, penting untuk mengidentifikasi apa itu dan bagaimana pengaruhnya terhadap efisiensi perusahaan. Pada akhirnya, menyiapkan perangkat lunak ini untuk melayani bisnis Anda dimaksudkan untuk meningkatkan organisasi dan produktivitas. Tergantung pada bisnis dan struktur operasionalnya, perangkat lunak yang berbeda diperlukan untuk membuat perusahaan sukses. Meneliti perangkat lunak terbaik akan mengarah pada perspektif yang berharga tentang integrasi dan pentingnya ERP berbasis cloud.

Manfaat ERP Berbasis Cloud

ERP Berbasis Cloud memiliki banyak manfaat ketika diimplementasikan ke dalam bisnis dengan benar.

• Hemat biaya

  Menggunakan sistem di cloud biasanya lebih murah daripada membuat server data lokal karena tidak ada biaya di muka untuk layanan ini. Pembayaran dilakukan dengan metode berlangganan (biasanya bulanan) sehingga lebih mudah untuk dikelola.

• Pengurangan biaya dukungan TI/Infrastruktur

  Selain biaya awal yang lebih sedikit untuk mengintegrasikan sistem, pengurangan staf TI juga akan membantu menghemat biaya. Layanan ini dikelola oleh vendor pihak ketiga, sehingga mengurangi kebutuhan staf TI di departemen tersebut.

• Sumber daya yang diperlukan saja

  Saat melihat ke dalam ERP berbasis cloud tertentu, penting untuk melihat aplikasi apa yang diperlukan untuk bisnis. Ketika ini ditemukan, itu akan membantu dengan menggunakan sumber daya yang dibutuhkan oleh perusahaan dan tidak membayar apa pun yang tidak perlu.

• Satu platform/Aksesibilitas

  Dengan mengintegrasikan semua layanan dan aplikasi ke dalam satu platform berbasis cloud, karyawan dapat dengan mudah mengakses semua layanan di satu area, mengurangi kebutuhan akan lebih banyak program atau perangkat lunak. Ini juga dapat membantu membuat database pusat bagi tim untuk mendapatkan wawasan tentang tim lain dan bekerja secara efisien bersama.

• Meningkatkan kualitas produk

  Pada akhirnya mengintegrasikan sistem untuk membantu efisiensi akan mengarah pada peningkatan kualitas layanan dan produk. Ini adalah strategi yang dapat membantu tim bekerja sama dan mengembangkan pemantauan waktu nyata atas pekerjaan mereka. Ini akan membantu mengelola semua sistem dengan lebih mudah dan menciptakan pertumbuhan dalam produk dan layanan mereka.

• Mengotomatiskan analitik

  Menerima dan memahami data sangat penting untuk keberhasilan bisnis karena memberi mereka wawasan dan perspektif tentang pekerjaan mereka. Dengan ERP berbasis cloud, mengakses aplikasi untuk membantu analitik dapat membantu semua tim memahami tanggung jawab mereka dan berupaya meningkatkan pekerjaan mereka. Ini akan mengarah pada efisiensi dan meningkatkan operasi dalam tim dan pada akhirnya bisnis.

• Menciptakan lingkungan kerja seluler

  Menjadi sangat penting di tahun 2020 dan seterusnya, memberi karyawan akses ke alat dari jarak jauh sangatlah berharga. Memiliki sistem kerja seluler yang dapat diakses di mana saja dapat membantu menghubungkan tim di mana saja dan kapan saja.

• Akses 24/7

  Selain bekerja dari jarak jauh, memiliki akses ke perangkat lunak ini di cloud berarti tidak perlu terhubung ke server data lokal. Pekerjaan dapat dilakukan 24/7 dan dengan tim di seluruh dunia, memberikan lebih banyak peluang untuk sukses.

• Meningkatkan pengalaman pengguna

  Saat menerapkan layanan ini ke perusahaan, itu akan membutuhkan sesi pelatihan untuk membuat semua orang bergabung dengan sistem baru ini. Setelah sepenuhnya terlatih, akan lebih mudah untuk melatih karyawan baru dan juga memahami alur kerja setiap tim. Ini akan mengarah pada penciptaan lebih banyak pemimpin dan memberi semua orang wawasan tentang pekerjaan masing-masing tim.

• Keamanan

  Manfaat ini dapat dilihat dari kedua sisi, namun, manfaat terbesar dari sistem ini dapat diakses melalui cloud adalah karena mereka tidak akan diakses di server data lokal. Memiliki keduanya dapat membantu menyimpan informasi tertentu di tempat yang berbeda, menciptakan rasa aman yang berbeda dengan kemungkinan serangan cyber. Menyimpan informasi di cloud bisa lebih aman daripada di server lokal.

• Pemulihan

  Di samping keamanan, dapat memulihkan data di cloud dengan kemungkinan serangan lokal juga dapat bermanfaat. Melihat ERP berbasis cloud sebagai sistem cadangan dapat bermanfaat bagi perusahaan dengan banyak informasi sensitif.

• Pembaruan

  Menyederhanakan SaaS melalui vendor pihak ketiga, perusahaan tidak perlu menangani pembaruan apa pun untuk aplikasi atau perangkat lunak di pihak mereka. Ini dapat membantu memeriksa satu hal dalam daftar tugas yang panjang dan fokus pada pelatihan untuk pembaruan baru ini agar tetap up to date dengan layanan mereka.

Tantangan dalam ERP Berbasis Cloud

ERP Berbasis Cloud juga memiliki sejumlah tantangan.

• Biaya konstan

  Meskipun lebih murah dalam jangka pendek, metode berbasis langganan bisa menjadi metode yang mahal dalam jangka panjang. Karena layanan terus diperbarui, ada kemungkinan biaya meningkat serta mempertahankan biaya tertentu selama periode waktu yang lebih lama.

• Kurang kontrol

  Karena perangkat lunak dikelola oleh vendor pihak ketiga, jika ada masalah di pihak mereka, itu akan mempengaruhi perusahaan yang menggunakannya juga. Dengan kontrol yang lebih sedikit pada waktu henti, pembaruan yang buruk, dan sistem pendukung, ini dapat menyebabkan pengurangan efisiensi yang pada akhirnya dapat merugikan bisnis tanpa kesalahan mereka.

• Sesi pelatihan

  Melatih karyawan tentang keterampilan baru selalu merupakan aspek positif dan penting dari bisnis, namun mengajar pekerja sebuah sistem yang tidak dibuat secara lokal oleh tim yang mengetahui kebutuhan mereka terkadang terbukti sulit. Penting untuk mengetahui sistem mana yang Anda gunakan dan mendatangkan pakar pada sistem itu untuk menciptakan lingkungan yang lebih mudah bagi karyawan untuk belajar.

• Opsi penyesuaian

  Sebagian besar ERP cloud dapat dikustomisasi; namun, opsinya cenderung lebih sedikit daripada saat dibuat di server data lokal. Karena layanan ini disediakan oleh pihak ketiga, mereka akan memiliki kontrol lebih besar atas opsi apa yang dapat disesuaikan atau tidak.

• Masalah Kepatuhan

  Beberapa bisnis, karena kepatuhan, tidak dapat menyimpan atau menghosting informasi sensitif di cloud, oleh karena itu memiliki opsi ini tidak memungkinkan untuk semua perusahaan.

• persetujuan karyawan

  Memiliki staf TI yang besar terbukti bermanfaat tidak hanya untuk kesuksesan internal tetapi juga untuk lebih banyak posisi dalam perusahaan. Memastikan seluruh perusahaan/semua tim menyetujui ERP berbasis cloud adalah penting untuk moral tim dan retensi karyawan.

Cara Memilih Software ERP Berbasis Cloud Terbaik

Ada banyak Software ERP Berbasis Cloud yang tersedia untuk bisnis. Bagian terbaik tentang variasi ini adalah bahwa perusahaan memiliki pilihan untuk memilih perusahaan yang akan memberi mereka layanan terbaik yang unik untuk kebutuhan bisnis mereka. Beberapa memberikan keamanan yang lebih baik dan beberapa menyediakan lebih banyak aplikasi yang dapat membantu merampingkan proses operasional.

Saat melakukan penelitian tentang solusi ERP yang berbeda, yang terbaik adalah membuat daftar prioritas untuk mempersempit yang paling cocok untuk bisnis.

( Baca Juga : 3 Software ERP untuk Mengembangkan Bisnis Anda )

Perencanaan Strategis untuk Implementasi Cloud ERP

Sangat penting untuk merencanakan penerapan Cloud ERP sebelum eksekusi agar tidak membuang waktu dan sumber daya. Sangat penting untuk mempertimbangkan keuntungan dan kerugian dari penerapan sistem ini.

Penting untuk melihat perbedaan biaya untuk meng-hosting sistem perangkat lunak lokal dan memiliki sistem ERP online. Beberapa bisnis dapat memperoleh manfaat dari gabungan keduanya atau dapat memperoleh manfaat dari hanya memiliki satu, bergantung pada ukuran dan operasi bisnis.

Untuk menerapkan sistem ERP online dengan benar ke dalam bisnis atau tim, penting untuk mempercepat pembaruan ini kepada semua tim dan mitra. Baik itu baru bagi perusahaan atau tersebar di seluruh perusahaan, penting untuk bersikap transparan tentang prosesnya.

Mengidentifikasi pemimpin kunci dalam tim dapat membantu menerapkan sistem ERP Berbasis Cloud dengan benar. Pemimpin kunci dapat membantu melatih anggota tim lainnya jika belum ada sistem pelatihan.

Solusi ERP Berbasis Cloud untuk Bisnis Kecil

Bagi banyak bisnis kecil, menggunakan ERP berbasis cloud terbukti sangat bermanfaat. Dengan merampingkan perangkat lunak ERP ke tim yang lebih kecil, ini dapat membantu memberikan perspektif dan wawasan kepada semua orang bukan hanya untuk tim lain, tetapi juga perusahaan secara keseluruhan.

Ini akan menyatukan semua tim dan meningkatkan organisasi, karena operasi akan tersedia untuk semua orang dengan mudah. Dengan tim yang saling mengetahui alur kerja dan sistem, ini dapat membantu tim berkolaborasi dengan lebih baik dan meningkatkan efisiensi satu sama lain.

Meskipun merupakan pilihan yang lebih murah daripada server data lokal di lokasi, biaya berlangganan bulanan sistem ERP masih terlalu besar untuk bisnis yang lebih kecil. Ada beberapa sistem perangkat lunak ERP gratis, jadi bisnis kecil harus memanfaatkannya dan mengembangkan bisnis mereka sebelum berkembang lebih jauh.

Selain menemukan layanan yang lebih murah atau gratis, penting bagi bisnis untuk melakukan uji tuntas dengan meneliti layanan perangkat lunak ini. Tidak ada sistem ERP yang cocok untuk semua perusahaan, jadi penting untuk meneliti apa yang diperlukan dan memperhitungkan kemungkinan biaya berlangganan. Sebagian besar ERP memiliki uji coba gratis, jadi penting untuk mencatat ini dan memanfaatkannya jika tersedia.

Apa itu Perangkat Lunak ERP On-premise?

Perangkat lunak ERP On-Premise pada dasarnya adalah cloud pribadi yang didasarkan pada server data lokal. Dengan server data lokal, kemungkinan serangan cyber berkurang karena sumber informasi dan sumber daya lebih aman. Selain itu, perangkat lunak lokal biasanya lebih dapat disesuaikan karena sistem diimplementasikan secara internal.

ERP Lokal vs. ERP Berbasis Cloud

Saat mempertimbangkan untuk menerapkan ERP berbasis cloud, penting untuk memperhatikan perbedaan antara cloud dan ERP on-premise.

Saat menggunakan ERP on-premise, lebih banyak modul dapat dibuat untuk membantu tim yang berbeda memenuhi tanggung jawab mereka dengan mudah. Memiliki layanan mereka sendiri yang tersedia untuk diakses secara lokal membantu tim tertentu bekerja secara akurat di posisi mereka.

Sistem ERP yang dapat diakses secara lokal juga dapat disesuaikan, karena ERP cenderung memerlukan pembaruan terus-menerus seiring pertumbuhan bisnis. Karena ERP lokal cenderung melayani tim secara khusus, ini dapat membantu pembaruan sistem dengan mudah dan menyediakan kebutuhan unik tim mereka.

ERP di tempat cenderung memerlukan pembayaran di muka yang besar sementara layanan berbasis cloud biasanya merupakan pembayaran berbasis langganan. Beberapa vendor biasanya menawarkan kombinasi dari dua metode; namun, biasanya terlihat bahwa layanan berbasis cloud membutuhkan lebih sedikit uang di muka.

Selain pembayaran di muka yang lebih besar, ERP on-premise membutuhkan staf dan infrastruktur TI, yang menambah total biaya sistem. SaaS diakses di cloud dan oleh vendor pihak ketiga, sehingga bisnis sendiri tidak perlu mendanai bagian itu dari sistem mereka.

Keamanan adalah titik perbedaan utama untuk kedua jenis layanan. Server data lokal lebih aman karena dikelola oleh perusahaan itu sendiri dan tidak ada orang lain yang memiliki akses. Cloud ERP, karena diakses di web, dipandang lebih rentan terhadap serangan siber karena kurangnya kontrol di pihak perusahaan. Namun, sistem internal juga rentan terhadap serangan, yang juga didasarkan pada staf TI dan infrastruktur perusahaan.

Pikiran Akhir

Ada banyak manfaat dan tantangan ketika melihat ke dalam ERP berbasis cloud. Bagian terpenting adalah menemukan perangkat lunak yang tepat yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Baik itu server data lokal di lokasi atau menggunakan layanan perangkat lunak pihak luar, menemukan metode terbaik untuk bisnis akan membantu tim meningkatkan kinerja dan menghasilkan lebih banyak pendapatan bagi bisnis.

Bisnis SaaS adalah bisnis juga, jadi penting untuk memilih mitra yang tepat untuk menciptakan hubungan yang akan menguntungkan kedua belah pihak. Kedua bisnis ingin meningkatkan layanan dan perangkat lunak mereka sendiri, dan ini dapat dilakukan bersama-sama. Setelah kemitraan yang tepat ditemukan, efisiensi dan produktivitas akan meningkat secara eksponensial.

***

Miguel Pobre adalah pembuat konten lepas yang berbasis di Portland, OR. Ia lulus dari University of Oregon dengan gelar Bachelor of Arts di bidang Jurnalisme dan minor di bidang Administrasi Bisnis. Selain menulis, Miguel memiliki hasrat untuk fotografi dan desain. Terhubung dengan dia di LinkedIn.

Sumber Daya Berguna Lainnya:

Alat Integrasi Aplikasi Perusahaan Terbaik untuk ERP

Sistem ERP SaaS Teratas untuk Bisnis Kecil