Kerangka Penghematan Biaya Cloud untuk CIO

Sebagai pemilik atau pemimpin bisnis, ada beberapa faktor yang perlu Anda pertimbangkan dan terapkan untuk kelancaran operasional bisnis Anda sehari-hari. Beberapa faktor ini termasuk kemudahan akses pejalan kaki dan kendaraan, kualitas dan kuantitas produk dan/atau layanan Anda, permintaan dan ulasan pelanggan, keamanan lingkungan Anda dan informasi pelanggan di antara beberapa faktor lainnya.

Namun, ada satu aspek penting yang biasanya diabaikan oleh pemilik bisnis, dan ini adalah tata kelola biaya dan kerangka penghematan biaya yang memandu organisasi dalam pengeluaran. Ini menjelaskan mengapa banyak organisasi menghabiskan banyak uang untuk langganan dan alat yang tidak perlu dan kemudian tidak memiliki apa pun untuk dibelanjakan atau diinvestasikan ketika kebutuhan yang lebih penting muncul.

Tidak ada aturan yang memandu atau mengatur biaya mereka, mereka pada dasarnya mengoperasikan sistem "Belanjakan sesuka hati". Alasan mereka mengabaikan Tata Kelola Biaya adalah karena mereka sebenarnya tidak memiliki pengetahuan yang meyakinkan tentang banyak manfaatnya, dan jika Anda adalah orang yang membaca artikel ini sekarang, Anda berada di tempat yang tepat. Tenangkan diri saat kami membawa Anda melalui pentingnya, langkah demi langkah, dalam kata-kata Gartner.

Sangat penting bagi setiap bisnis bahwa CIO mengikuti kerangka kerja pengoptimalan biaya yang akan membantu menentukan area yang diperlukan untuk mengurangi biaya TI dan bisnis karena kejatuhan ekonomi yang disebabkan oleh pandemi 2020, kata Gartner.

Gartner yang membuat analisis ini menyimpulkan bahwa pandemi COVID-19 telah meningkatkan jumlah tekanan reguler pada CIO sebesar 50% untuk berbuat lebih banyak dengan sedikit yang mereka miliki dan membuat keputusan sulit.

Cesar Lozada, analis riset utama senior di Gartner, mencatat dalam sebuah artikel tentang kerangka kerja enam langkah (1) bahwa, “Ide pengoptimalan biaya biasanya ditimbang hampir secara eksklusif pada penghematan biaya potensial mereka, tanpa mempertimbangkan efek penghematan biaya yang diusulkan seperti itu. pada bisnis” dan ini terutama berlaku untuk organisasi besar.

Dia berkata dan kami mengutip :- “Ini sama dengan memprioritaskan inisiatif baru hanya berdasarkan potensi manfaatnya tanpa memperhatikan dampaknya. Menggunakan potensi manfaat sebagai satu-satunya kriteria keputusan dapat menghasilkan daftar inisiatif yang diprioritaskan yang dapat menghasilkan penghematan, tetapi juga dapat berisiko, berdampak negatif pada bisnis, atau kemungkinan besar gagal,”

Chris Ganly, direktur riset senior di Gartner, juga mencatat, “Agar perusahaan mencapai hasil bisnis yang paling berkelanjutan (2), para eksekutif harus memastikan bahwa manajemen biaya mencapai lebih dari sekadar pemotongan biaya, pembekuan pengeluaran, atau pengurangan staf, karena ini biasanya pemikiran jangka pendek, "Dia lebih lanjut menyatakan, "Organisasi harus mendekati manajemen biaya sebagai upaya ekspansif yang dapat memiliki signifikansi langsung dan jangka panjang untuk kinerja bisnis. Manajemen biaya menuntut campuran pendekatan dan peningkatan yang menyentuh setiap bagian organisasi, jika ingin benar-benar melayani perusahaan.”

Gartner telah merekomendasikan bahwa CIO dan pemimpin TI perlu memberikan penekanan dan fokus pada enam bidang inti kapan pun mereka perlu mengevaluasi biaya, manfaat, efisiensi, dan kelayakan berbagai inisiatif pengoptimalan biaya. Keenam faktor ini adalah alasan Anda harus membangun dan memelihara kerangka kerja untuk tata kelola biaya Anda.

(Baca Juga: Cloud Computing | Panduan Ultimate untuk Pemula )

Mengapa Anda Harus Membangun Kerangka Tata Kelola Biaya?

• Potensi keuntungan finansial

  Anda perlu mempertimbangkan sejauh mana (apakah kecil, menengah atau besar dan apakah inisiatif biaya positif atau negatif) akan mempengaruhi laba. CEO dan manajemen diharapkan untuk mengajukan pertanyaan penting seperti:

  
  1. Berapa banyak yang akan dihemat perusahaan jika tindakan tersebut diterapkan?
  2. Bagaimana tindakan tersebut mempengaruhi arus kas perusahaan?
  3. Jika tindakan ini diambil, berapa banyak yang akan tersedia bagi perusahaan untuk diinvestasikan?

• Dampak bisnis

  Ini akan membantu Anda untuk menentukan tingkat dampak (baik kecil, menengah atau besar) suatu inisiatif terhadap semua karyawan Anda dan aktivitas bisnis sehari-hari. Jadi, pada dasarnya Anda sedang mengintai untuk melihat apakah inisiatif itu akan berdampak negatif atau positif pada produktivitas atau peluncuran produk.

• Persyaratan waktu

  Hal-hal yang baik sering membutuhkan waktu dan tata kelola biaya juga. Ingatlah bahwa akan membutuhkan waktu bagi perusahaan untuk merealisasikan penghematan biaya dan peningkatan nilai bisnis dari inisiatif pengoptimalan biaya terlepas dari metode yang digunakan. Pertanyaan penting yang harus diajukan CIO adalah seperti apa kerangka waktu itu (berminggu-minggu, berbulan-bulan, atau bahkan selama beberapa tahun).

  Meskipun sebagian besar organisasi lebih menyukai bulan, telah terbukti bahwa kerangka waktu yang melibatkan tahun biasanya membawa lebih banyak keuntungan dan manfaat jangka panjang.

• Tingkat risiko organisasi

  Tahukah Anda bahwa efektivitas dan efisiensi inisiatif pengoptimalan biaya sebagian bergantung pada kemampuan tim untuk berubah dan beradaptasi dengan kenyataan baru? Jika manajemen perusahaan mampu mengartikulasikan manfaat dari inisiatif optimalisasi biaya yang solid dengan perubahan minimal pada proses organisasi, maka mereka akan dapat menunjukkan bagaimana hasil bisnis dapat berdampak dan memberikan landasan untuk sukses.

• Tingkat risiko teknis

  Bagaimana dengan risiko teknis yang tak terhindarkan? Risiko bahkan dalam bentuk terkecilnya akan selalu ada tetapi untuk mengurangi risiko teknis, CIO harus membuat poin yang serius untuk menilai bagaimana inisiatif pengoptimalan biaya akan diintegrasikan dalam operasi saat ini dan arsitektur perusahaan.

  Segala jenis keterlambatan yang disebabkan oleh atau dikaitkan dengan inisiatif tersebut kemungkinan besar dapat mengakibatkan hilangnya penyampaian layanan, layanan pelanggan yang buruk, atau keluaran dan produktivitas yang buruk.

• Persyaratan investasi

  Sebelum Anda memulai proyek atau inisiatif pengoptimalan biaya, dewan eksekutif harus duduk bersama, berbicara, mendukung, dan setuju untuk mendanainya. CIO harus memastikan bahwa mereka mempresentasikan kasus bisnis yang menunjukkan bagaimana inisiatif pengoptimalan biaya akan meningkatkan proses bisnis, produktivitas, waktu ke pasar dan sejenisnya, dibandingkan dengan hanya melanjutkan status quo biasa.

  Tingkat investasi yang diperlukan harus dievaluasi sebelum penghematan yang sebenarnya dapat direalisasikan.

(Baca Juga: 4 Tren yang Perlu Dipertimbangkan dalam Cloud Computing )

Pikiran Akhir

Untuk bisnis apa pun yang ingin, tidak hanya bertahan tetapi berkembang selama krisis ekonomi yang melanda seluruh dunia ini, enam faktor ini harus berada di urutan teratas saat mereka mempertimbangkan untuk membangun kerangka kerja tata kelola biaya.

Sumber Daya Berguna Lainnya:

14 Manfaat Terbaik Cloud Computing untuk Bisnis Anda di Tahun 2020

Cloud Accounting: Panduan Pemula

15 Alat Migrasi Cloud Teratas pada tahun 2020

15 Praktik Terbaik Keamanan Siber Penting untuk Karyawan Jarak Jauh