Kesalahan Cloud: 3 Kesalahan Besar Yang Harus Dihindari Saat Pergi ke Cloud

Sangat mudah untuk melihat Cloud sebagai jawaban atas semua masalah TI bisnis Anda. Lagi pula, ketika datang ke layanan telepon VoIP bisnis dan layanan host lainnya, semua beban berat ditangani oleh penyedia. Sebagai pengguna akhir, bisnis Anda memperoleh portal web yang bagus untuk menyesuaikan segalanya, banyak fitur, dan bahkan penghematan biaya. Namun, pada akhirnya, Cloud mungkin bukan segalanya dan akhir segalanya untuk setiap situasi.

Berkali-kali, bisnis menjerumuskan diri ke dalam banyak jebakan cloud, menghasilkan lebih banyak masalah daripada solusi. Apakah bisnis Anda menaruh semua telur mereka dalam satu keranjang atau membuat transisi tergesa-gesa tanpa perencanaan yang benar, ada banyak kesalahan cloud yang dapat terjadi pada siapa saja. Kami ingin membantu menyoroti beberapa kesalahan umum tersebut, dan bagaimana bisnis Anda dapat bekerja untuk menghindarinya. Sebagai pengantar, mari kita fokus pada beberapa kesalahan cloud yang lebih mendasar yang sering dibuat selama pengenalan bisnis terhadap solusi cloud.

1. Dengan Asumsi Semua Platform Cloud Sama

Sekarang, salah satu aspek yang paling menakutkan dari transisi cloud bermuara pada banyaknya pilihan yang ada. Berfokus pada VoIP bisnis sederhana — bisnis dapat bertahan dengan solusi lokal, mengadopsi solusi yang di-hosting-cloud secara eksklusif, atau bahkan membangun gabungan keduanya. Untuk setiap opsi organisasi, bahkan ada lebih banyak opsi untuk dipilih jika menyangkut penyedia. Bahkan kemudian, penyedia yang berbeda akan menawarkan tingkat layanan yang berbeda dengan batasan yang berbeda.

Akan mudah untuk berasumsi bahwa semua penyedia cloud adalah sama — lagi pula, mereka umumnya menawarkan fitur dan jenis layanan yang sama. Namun, seperti yang Anda ketahui di beberapa ikhtisar penyedia kami dan perbandingan langsung, penyedia yang berbeda menawarkan platform yang sangat berbeda. Ini bahkan melampaui daftar fitur sederhana atau batasan layanan yang akan Anda temukan pada titik harga yang berbeda. Penyedia juga akan berbeda dalam beberapa aspek yang sangat penting:

• Ketersediaan layanan — Khusus untuk VoIP, ini sangat penting. Penyedia yang berbeda dapat menawarkan nomor telepon dari lokasi yang berbeda, atau memperluas layanan secara internasional. Yang lain tidak selalu memiliki jangkauan nasional atau internasional yang sama. Penyedia lokal mungkin bagus untuk bisnis lokal, tetapi tidak terlalu bagus untuk penjualan di luar negara bagian.
• Fitur dan Batasan — Tentu saja, salah satu perbedaan terbesar adalah paket harga dan tingkatan yang tersedia. Tingkatan dan paket ini umumnya memiliki batasan yang berbeda. Sementara satu penyedia mungkin mengizinkan menit bebas pulsa tanpa batas pada paket termurah mereka, yang lain mungkin memerlukan bisnis untuk meningkatkan paket mereka terlebih dahulu. Dengan asumsi semua penyedia menawarkan layanan yang sama dengan harga yang sama adalah cara mudah untuk mengalami kekecewaan. Misalnya, jika Anda melihat daftar alternatif Nextiva kami, Anda akan melihat bahwa penyedia yang berbeda umumnya menawarkan fokus yang berbeda.
• Infrastruktur Jaringan — Mirip dengan ketersediaan layanan adalah infrastruktur jaringan tempat penyedia membangun platform mereka. Umumnya sebagian besar penyedia setidaknya akan mendukung lebih dari satu pusat data untuk redundansi, tetapi lokasi yang berbeda dapat memberikan tingkat layanan yang berbeda. Jika bisnis Anda berada di pantai timur, dan semua server penyedia berada di pantai barat, kualitasnya mungkin sedikit menurun.
• Layanan Pelanggan — Bagi sebagian orang, aspek yang paling penting adalah layanan pelanggan. Beberapa penyedia cloud secara khusus dikenal untuk layanan pelanggan mereka dan berusaha untuk menawarkan layanan terbaik. Perwakilan dukungan yang berbasis di AS menjadi lebih umum, tetapi masih belum menjadi standar. Jika solusi Anda hanya di-host, layanan pelanggan sangat penting. Hal-hal tidak boleh salah, tetapi ketika itu terjadi, bisnis Anda membutuhkan dukungan yang dapat mereka andalkan.
• Platform Itu Sendiri — Umumnya solusi berbasis cloud dibangun dari aplikasi browser web. Dari sini pengguna dapat berinteraksi dengan platform, memanfaatkan fitur, atau menyesuaikan dan mengonfigurasi pengaturan. Platform itu sendiri adalah yang terpenting di penghujung hari — jika sebuah aplikasi membingungkan atau sulit digunakan, atau menyertakan fitur yang tidak perlu dan antarmuka yang membengkak, itu hanya akan menguras produktivitas dan menyebabkan lebih banyak masalah. Mengapa membayar untuk sesuatu yang bahkan tidak akan digunakan siapa pun?

Baik Anda membandingkan fitur, integrasi yang didukung, paket harga, lokasi pusat data, ketersediaan global, atau sekadar layanan pelanggan lama, platform ini tidak sama. Memahami apa yang dibutuhkan bisnis Anda akan membantu mendorong keputusan Anda menuju platform yang paling sesuai untuk bisnis Anda — bukan kekacauan fitur yang tidak terpakai yang mengecewakan dan mahal.

2. Pengujian yang Tidak Memadai

Jadi, katakanlah bisnis Anda sudah memahami perbedaan antara penyedia dan telah mempersempit pilihan mereka menjadi dua atau tiga platform yang berbeda. Mengenali perbedaan dalam penyedia ini membantu menunjukkan perbedaan yang nyata. Misalnya, jika satu penyedia membatasi konferensi video untuk tiga pengguna, tetapi bisnis Anda membutuhkan lima pengguna, Anda dapat mencoret penyedia tersebut dari daftar Anda. Tetapi perbedaan yang lebih bernuansa tidak jelas dalam perbandingan permukaan.

Selama perbandingan head-to-head kami, kami mencoba melakukan lebih dari sekadar daftar fitur yang berbeda. Pada akhirnya, tidak semua solusi membandingkan apel dengan apel, dan kami cenderung merekomendasikan penyedia yang berbeda untuk alasan yang berbeda. Perbandingan head-to-head RingCentral vs Vonage kami adalah contoh yang kuat untuk hal ini: dua penyedia yang sebanding menawarkan layanan yang memiliki fokus yang sangat berbeda. Ketika datang ke aplikasi obrolan yang berbeda, seperti Slack yang selalu populer, kami menggali sangat dalam ke dalam solusi dan menguji setiap fitur kecil. Ini adalah langkah yang sangat penting dalam proses migrasi cloud yang sering kali diabaikan. Sebuah bisnis mungkin melihat penyedia sebagai pasangan yang sempurna di atas kertas, tetapi dalam praktiknya solusinya tidak cukup berhasil — dan hanya ada satu cara yang benar untuk mengetahui apakah sepatu itu cocok. Lagi pula, kami tidak membeli mobil tanpa melakukan test drive.

Ketika datang ke platform cloud, sebagian besar jika tidak semua penyedia akan menawarkan beberapa bentuk masa percobaan. Ini bisa berupa uji coba 14 hari yang terang-terangan, atau jaminan uang kembali 30 hari. Kami mendorong bisnis Anda untuk memanfaatkan sepenuhnya peluang ini. Saat menjalankan masa percobaan untuk platform cloud, sebaiknya fokus pada beberapa poin:

• Catat setiap fitur yang digunakan tim Anda, dan sejauh mana fitur itu diandalkan.
• Apa, atau berapa banyak, fitur yang akhirnya diabaikan oleh tim Anda?
• Apakah pengalaman pengguna memadai, sederhana, dan mulus untuk meningkatkan efisiensi? Atau apakah itu membingungkan dan memakan waktu?
• Apakah platform menyelesaikan masalah yang sudah dialami tim Anda sebelum mengadopsi solusi cloud?

Ini adalah pertanyaan yang hanya dapat Anda jawab setelah benar-benar menggunakan platform. Daftar fitur yang besar mungkin terdengar bagus di atas kertas, tetapi jika tim Anda hanya menggunakan platform untuk melengkapi satu kasus penggunaan tertentu, maka investasinya mungkin tidak sepadan. Atau, dalam beberapa kasus, memaksa karyawan Anda untuk menggunakan solusi tertentu bahkan dapat memperlambat pekerjaan, membutuhkan langkah-langkah yang tidak perlu dalam apa yang bisa menjadi proses yang mulus. Mengapa ada orang yang repot-repot menggunakan konferensi video ketika mereka semua berada di kantor yang sama, misalnya?

3. Terlalu Banyak, atau Terlalu Sedikit, Kustomisasi

Segala sesuatu dalam hidup adalah tentang keseimbangan, dan ini meluas ke platform cloud Anda juga. Bagian dari keindahan solusi cloud adalah mereka memungkinkan kustomisasi yang intens. Dengan aplikasi web dan portal online, platform ini menempatkan semua kontrol dan penyesuaian di ujung jari bisnis. Alih-alih memanggil penyedia untuk datang dan memasang saluran telepon baru, atau membuat saluran SIP baru, atau mengaktifkan perekaman panggilan, pengguna dapat menangani semua ini dengan benar di dalam platform cloud itu sendiri.

Untuk solusi pusat kontak cloud, manajer biasanya dapat mengonfigurasi seluruh IVR dan sistem perutean mendalam mereka langsung di aplikasi cloud. Tingkat penyesuaian ini benar-benar hebat untuk dimiliki, tetapi pada saat yang sama, itu juga bisa menjadi kejatuhan karena satu alasan utama: kurangnya keseimbangan. Jika bisnis Anda habis-habisan, dan menghidupkan semuanya, dan menetapkan struktur organisasi yang membingungkan, ini dapat dengan mudah menghambat pengguna.

Fitur yang tidak perlu, seperti yang disebutkan di atas, dapat merusak ROI solusi, dan lebih buruk lagi membingungkan mereka yang menggunakan platform. Mengapa membeli Ferrari jika yang Anda lakukan hanyalah mengendarai mobil ke stasiun kereta setiap hari? Terlalu banyak penyesuaian dapat menyebabkan kelebihan fitur, yang akan berdampak buruk.

Di sisi lain, terlalu sedikit penyesuaian dapat secara drastis menghambat bisnis pada saat yang bersamaan. Tanpa bentuk penyesuaian atau konfigurasi apa pun, bisnis Anda dapat kehilangan seluruh paket secara keseluruhan. Misalnya, berlangganan VoIP bisnis RingCentral memberi semua pengguna akses ke perangkat lunak kolaborasi tim mereka, Glip. Tetapi jika tim Anda bahkan tidak mengaktifkan atau menggunakan Glip sama sekali, mereka kehilangan aspek besar dari platform RingCentral, yang mengangkatnya di atas kompetisi lainnya. Pada akhirnya, kedua situasi tersebut bahkan dapat menyebabkan munculnya Shadow IT, dengan tim yang mengadopsi solusi mereka sendiri untuk mengisi kekosongan.

Rencana ke Depan Untuk Menghindari Kesalahan Awal

Anda mungkin telah memperhatikan salah satu tema umum di antara diskusi adalah untuk merencanakan ke depan. Didiklah diri Anda sendiri, dan para pengambil keputusan dalam bisnis Anda untuk sampai pada solusi terbaik. Mempersenjatai bisnis Anda dengan pemahaman tentang apa yang membuat penyedia dan platform berbeda, pengetahuan tentang apa yang dibutuhkan dan tidak dibutuhkan oleh tim Anda, serta bagaimana memanfaatkan fitur-fitur tersebut merupakan langkah penting untuk menemukan solusi yang tepat.

Cukup menyelam di kepala terlebih dahulu, mencari penyedia termurah, mendaftar dan menjalankannya biasanya akan menyebabkan kekecewaan dalam solusi. Sama seperti pembelian apa pun, seseorang harus dididik tentang apa yang mereka beli. Mengikuti panduan transisi dasar dan mengumpulkan pengetahuan adalah langkah pertama untuk menghindari kesalahan cloud besar atau sakit kepala yang menyertainya. Beralih ke cloud seharusnya mudah, dan itu akan dilakukan dengan perencanaan yang tepat.