10 Fitur Kolaborasi Tim Esensial dan Alat Yang Memiliki Semuanya

Perangkat lunak kolaborasi tim membantu karyawan memahami tanggung jawab mereka dan memungkinkan manajer proyek untuk memantau laporan kemajuan proyek.

Namun, sebagian besar tim tidak memanfaatkan fitur kolaborasi tambahan yang disediakan perangkat lunak ini, seperti papan Kanban, daftar periksa, pelacakan waktu, dan ketergantungan tugas.

Fitur kolaborasi ini dan yang diuraikan di bawah ini memungkinkan para pemimpin proyek untuk membawa manajemen tugas ke tingkat berikutnya dan memberi karyawan alur kerja yang lebih ramping dan seimbang.

Fitur Kolaborasi Tim Mana yang Harus Dicari Manajer Proyek?

Fitur kolaborasi tim yang paling penting bagi manajer proyek adalah fitur yang memberikan wawasan waktu nyata tentang kemajuan proyek dan alur kerja tim secara keseluruhan.

Fitur di bawah ini meningkatkan peran pemimpin tim sebagai supervisor dan mempermudah komunikasi dengan karyawan secara individu, tim, dan perusahaan.

Alat kolaborasi online tim yang tepat menawarkan fitur yang memungkinkan manajer proyek dengan cepat mengatasi hambatan dan menyeimbangkan beban kerja karyawan. Mereka juga membuat anggota tim sadar akan tanggung jawab jangka panjang dan jangka pendek mereka.

Tugas Tugas

Fitur kolaborasi tim yang paling penting untuk dicari adalah pembuatan tugas dan penugasan.

Pemimpin tim dapat memecah proyek yang lebih besar menjadi beberapa tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola baik secara individu maupun secara tim — yang merupakan salah satu kiat produktivitas teratas.

Tugas dapat dibuat dalam format daftar periksa "tugas", dan karyawan dapat memeriksanya saat selesai. Membuat subtugas dalam tugas-tugas ini mencegah detail penting tergelincir melalui celah.

Misalnya, katakanlah proyek secara keseluruhan adalah “Pesta Liburan Perusahaan” dan ditugaskan ke departemen SDM (tim.)

Beberapa tugas mungkin mengamankan tempat, memilih hiburan, memilih tanggal, dan menyewa perusahaan katering. Satu karyawan tertentu dapat diberi tugas untuk menemukan tempat tersebut, dengan sub-tugas yang relevan untuk memeriksa batas kerumunan tempat tersebut dan membayar uang muka di tempat tersebut.

Beberapa platform kolaborasi hanya mengizinkan satu anggota tim untuk ditugaskan ke tugas tertentu, yang merupakan titik frustrasi bagi manajer proyek. Pemimpin tim yang sering menetapkan tugas — bukan hanya proyek secara keseluruhan — yang membutuhkan kolaborasi antara beberapa karyawan dan tim harus memilih perangkat lunak yang tidak membatasi jumlah orang yang ditugaskan untuk satu tugas.

Selain fitur kolaborasi tim penugasan tugas standar, pertimbangkan juga perangkat lunak yang memungkinkan ketergantungan tugas. Ini mencegah karyawan mengerjakan satu tugas atau melanjutkan rencana proyek sebelum tugas terkait diselesaikan. Untuk melanjutkan contoh perencanaan acara kami dari atas, menetapkan dependensi tugas berarti bahwa anggota tim tidak dapat memutuskan hiburan sampai tempat diamankan.

Pelaporan Status Proyek

Setelah seorang karyawan diberi tugas atau subtugas, pemimpin tim perlu mengawasi kemajuan keseluruhan untuk memastikan tenggat waktu terpenuhi.

Cari fitur kolaborasi yang memungkinkan anggota tim memperbarui kemajuan tugas dengan tag seperti "sedang berlangsung", "belum dimulai", "macet", atau "menunggu persetujuan".

Pembaruan ini memungkinkan manajer proyek dan anggota tim lainnya untuk dengan cepat mengatasi masalah, menyelesaikan tugas yang bergantung, atau mendapatkan ide yang lebih baik tentang kapan semuanya akan selesai. Ini meningkatkan produktivitas dan mencegah pemimpin tim untuk terus-menerus memeriksa kemajuan proyek, membebaskan mereka untuk tugas yang lebih penting.

Pembaruan status sederhana ini menggantikan waktu yang dihabiskan di ruang rapat atau panggilan telepon yang membahas masalah atau tanggal tenggat waktu.

Integrasi dengan Perangkat Lunak Kolaborasi Tim Lainnya

Tidak peduli seberapa komprehensif alat kolaborasi tim jarak jauh, karyawan dan manajer proyek akan tetap menggunakan perangkat lunak tambahan dan alat komunikasi tim.

Meskipun platform kolaborasi tim yang tepat dapat menggantikan banyak alat ini, karyawan merasa lebih nyaman menggunakan perangkat lunak yang sudah mereka kenal atau sukai.

Untuk menghindari kurva pembelajaran yang besar dan frustrasi karyawan, pastikan bahwa setiap perangkat lunak kolaborasi tim yang dipilih terintegrasi dengan aplikasi dan alat penting.

Integrasi populer meliputi:

• Alternatif Slack dan Slack
• Zoom dan perangkat lunak konferensi web lainnya
• G Suite dan Microsoft 365
• Google Dokumen
• Tenaga penjualan
• Skype
• Gmail dan Outlook
• Simpanse surat
• Zapier
• Platform media sosial
• Alat kolaborasi tim lainnya

Fitur Manajemen Alur Kerja

Lebih dari 25% karyawan Amerika mengatakan bahwa mereka sering merasa terlalu banyak bekerja — tetapi penelitian juga menunjukkan bahwa rata-rata pekerja kantoran benar-benar produktif hanya sekitar 3 jam setiap hari.

Fitur kolaborasi alur kerja dan manajemen konten memperbaiki ketidakseimbangan ini dengan menunjukkan beban kerja karyawan saat ini, tenggat waktu yang akan datang, dan banyak lagi. Ini mencegah karyawan dari kelelahan dan kelebihan tugas, sehingga manajer proyek dapat menyebarkan beban kerja dengan lebih baik di antara anggota tim.

Ini mencegah kelelahan karyawan dan juga membantu manajer proyek mengevaluasi produktivitas karyawan tertentu.

Alat pelacakan waktu juga memungkinkan anggota tim untuk melacak dengan tepat berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas atau proyek. Hal ini membuat pengaturan waktu untuk proyek masa depan jauh lebih realistis.

Template Proyek

Templat proyek bertindak sebagai peta jalan alur kerja, menghubungkan berbagai tim, manajer proyek, karyawan individu, dan bahkan klien atau pekerja lepas di luar organisasi.

Setelah pemimpin tim memutuskan format template tertentu, mereka tidak perlu membuat ulang template yang sama setiap kali mereka memiliki kerangka proyek baru. Salah satu fitur kolaborasi teratas yang harus dicari adalah kemampuan untuk menyimpan template proyek untuk digunakan di masa mendatang.

Selain itu, platform kolaborasi tim yang gesit harus menyediakan sejumlah templat proyek yang telah dibuat sebelumnya untuk hal-hal seperti kampanye pemasaran, jalur untuk membuat webinar pelatihan, pembaruan situs web, dan promosi penjualan.

Fitur Kolaborasi Tim Mana yang Akan Meningkatkan Produktivitas Karyawan?

Sementara manajer proyek harus fokus pada fitur kolaborasi tim yang memudahkan untuk memantau kemajuan proyek, mereka juga harus mempertimbangkan bagaimana alat tersebut akan bermanfaat bagi karyawan.

Fitur di bawah ini penting untuk meningkatkan produktivitas karyawan dan kolaborasi secara keseluruhan.

Fitur Pesan Publik dan Pribadi

Komunikasi dan kolaborasi tim yang sukses dimulai dengan alat pesan instan yang memungkinkan karyawan dan manajer untuk terhubung satu sama lain secara real-time.

Fitur perpesanan harus mencakup:

• Saluran tim/proyek
• Sebutan dan tag langsung
• Obrolan pribadi
• Obrolan grup
• Pesan publik
• Pesan yang disematkan
• Utas pesan
• Riwayat obrolan yang dapat dicari
• Kemampuan berbagi file
• Papan diskusi seluruh perusahaan

Ingat bahwa fungsi pesan obrolan mungkin asli dari alat kolaborasi tim atau dapat diintegrasikan dengannya.

Meskipun panggilan video biasanya bukan fitur asli dari aplikasi kolaborasi tim, sebagian besar akan terintegrasi dengan alat seperti Zoom dan alternatif Zoom populer lainnya.

Berbagi dan Mengedit File Dalam Aplikasi

Kemampuan untuk berbagi file dan mengeditnya adalah beberapa bagian terpenting dari kolaborasi tim. Namun, berbagi file sering juga menyebabkan banyak masalah komunikasi, kehilangan waktu, dan frustrasi karyawan.

Misalnya, katakanlah tim SDM Anda membuat dokumen orientasi untuk mengajarkan keterampilan agen pusat panggilan perusahaan kepada karyawan baru.

Berbagi file dalam aplikasi harus menyediakan lokasi pusat wiki untuk setiap file yang terkait dengan proyek ini, seperti skrip promosi penjualan dan standar layanan pelanggan. Tanpa satu lokasi terpusat, karyawan akan membuang waktu untuk mencari file yang mereka butuhkan di email atau riwayat pesan obrolan.

Mereka juga berisiko membuat perubahan pada versi lama dari file tersebut.

Kontrol versi dan manajemen dokumen dalam berbagi dan pengeditan file mencegah hal ini terjadi. Ini memastikan bahwa setiap anggota tim melihat versi file terbaru serta semua pengeditan secara real-time.

Terakhir, evaluasi jumlah ruang penyimpanan yang ditawarkan alat kolaborasi tim, serta penghapusan file otomatis yang terjadi setelah jangka waktu tertentu.

Beberapa Tampilan Dasbor

Sementara alat kolaborasi tim semuanya menawarkan tampilan default tertentu, memungkinkan karyawan untuk menyesuaikan dan mengubah tampilan tersebut sesuai dengan preferensi visual mereka adalah fitur penting yang harus dicari.

Tampilan dasbor populer meliputi:

• Papan Kanban
• Tampilan daftar periksa/daftar tugas
• Gantt/bagan garis waktu
• Tampilan kalender
• Tampilan berbasis lokasi

Organisasi Tugas

Selain memilih tampilan dasbor pilihan mereka, anggota tim juga akan mendapat manfaat dari kemampuan untuk menyesuaikan cara mereka mengatur tugas.

Tugas pengkodean warna dan penandaan kata kunci memungkinkan karyawan dengan cepat memfilter tugas yang relevan dengan proyek spesifik mereka, sementara dapat memprioritaskan tugas memungkinkan anggota tim lain mengetahui hal mana yang harus ditangani terlebih dahulu.

Tugas juga dapat diatur berdasarkan tenggat waktu, biaya keseluruhan, lokasi, perkiraan waktu yang dibutuhkan, dan status kemajuan saat ini.

Pemberitahuan Waktu Nyata

Meskipun ada banyak manfaat kerja jarak jauh, salah satu kelemahannya adalah tingkat fleksibilitas ini dapat menyumbat kotak masuk email, sehingga memudahkan pemberitahuan penting untuk terkubur. Plus, anggota tim yang bekerja di zona waktu yang berbeda dan jadwal yang berlawanan membuat komunikasi waktu nyata menjadi tantangan.

Desktop dan pemberitahuan push untuk perangkat seluler mempermudah pekerjaan dari mana saja, dan memungkinkan anggota tim dan manajer proyek lainnya dengan cepat menyetujui atau mengomentari tugas untuk menjaga alur kerja tetap berjalan.

Apa Alat Kolaborasi Tim Teratas?

Alat di bawah ini memiliki semua fitur kolaborasi penting yang tercakup di atas, serta antarmuka unik dan opsi yang dapat disesuaikan yang akan menjadi faktor penentu dalam proses pemilihan Anda.

asana

Asana adalah alat kolaborasi tim berbasis browser dengan antarmuka yang terutama terdiri dari daftar periksa, tugas, dan subtugas. Ini memungkinkan pengguna untuk menandai satu sama lain dalam komentar tugas, mengatur pembaruan status tugas, dan beralih ke tampilan Kanban atau Gantt.

Harga dan paket Asana ideal untuk perusahaan kecil atau mereka yang memiliki anggaran terbatas, karena menawarkan paket gratis terbaik dan terlengkap dari semua alat yang telah kami profilkan.

Meskipun beberapa pengguna dapat ditugaskan ke sebuah proyek, Asana hanya mengizinkan satu anggota tim ditugaskan ke tugas pada satu waktu. Oleh karena itu, ini tidak ideal untuk tugas yang membutuhkan kolaborasi tingkat tinggi antara banyak karyawan. Ini lebih cocok sebagai alat yang digunakan untuk membantu karyawan individu melacak peran dan tanggung jawab unik mereka dalam proyek yang lebih besar.

Senin.com

Monday.com adalah alat manajemen proyek SaaS berbasis web yang menawarkan tingkat proyek dan penyesuaian antarmuka tertinggi dari semua opsi dalam daftar ini.

Pengguna dapat melihat tugas dalam format Kanban, daftar periksa, garis waktu, dan kalender sambil memanfaatkan fitur seperti pelacakan waktu, prioritas tugas, dan otomatisasi alur kerja.

Namun, penetapan harga Monday.com menjadi perdebatan karena ini adalah salah satu dari sedikit aplikasi kolaborasi tim yang tidak menawarkan paket gratis. Ini adalah pilihan ideal untuk bisnis dengan jumlah staf yang tinggi yang menangani banyak proyek terperinci secara bersamaan.

Tim yang lebih kecil cenderung kewalahan oleh fitur penyesuaian yang agak berlebihan.

menulis

Wrike adalah perangkat lunak manajemen proyek online berbasis papan yang ideal untuk proyek yang membutuhkan komunikasi yang sering antara manajer proyek dan karyawan.

Wrike adalah yang terbaik untuk tim dan manajer proyek yang perlu memberikan laporan kemajuan kepada atasan, karena memiliki fitur analisis data dan grafik produktivitas yang sangat baik.

Namun, beberapa fitur kolaborasi penting hanya dapat diakses dengan add-on Wrike Proof, yang berarti bahwa pengguna harus membayar lebih untuk mengomentari tugas dan bekerja melalui kolaborasi dokumen waktu nyata.

Tempat penampungan

Basecamp adalah platform manajemen kerja berbasis papan Kanban yang terkenal dengan fitur messenger chat real-time bawaan dan alat check-in otomatis. Tim yang membutuhkan komunikasi yang sering, meskipun tidak terlalu rinci, satu sama lain akan mendapat manfaat paling besar dari alat ini.

Namun, Basecamp tidak memiliki fitur kolaborasi penting seperti bagan Gantt, pembaruan status tugas, komentar tugas, dan pembuatan subtugas.

Oleh karena itu, yang terbaik untuk tim kecil hingga menengah yang membutuhkan pandangan yang jelas dan rapi tentang tugas dan tugas yang akan datang. Ini juga merupakan pilihan yang baik untuk proyek yang membutuhkan kolaborasi lintas departemen, karena menyediakan pembuatan dewan berbasis tim dan seluruh perusahaan.

Trello

Seperti Basecamp, Trello juga merupakan solusi kolaborasi tim berbasis papan Kanban. Setiap proyek terdiri dari papan seluruh tim, yang kemudian diisi dengan kartu dan daftar periksa untuk membuat dan memantau tugas.

"Power-up," atau integrasi Trello, memungkinkan pengguna untuk lebih menyesuaikan alur kerja mereka dengan fitur kolaborasi tambahan seperti pelacakan waktu, bagan Gantt, dan berbagi file.

Ini sangat bermanfaat bagi tim yang ingin mengotomatiskan sebanyak mungkin alur kerja mereka, karena fitur "Butler"-nya menyediakan otomatisasi tugas tingkat tertinggi dari opsi lain apa pun dalam daftar ini.

Namun, antarmuka yang sederhana mungkin tidak menyediakan fitur asli yang cukup untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang lebih besar dengan proyek yang sangat detail.

RingCentral Glip

RingCentral Glip adalah perangkat lunak manajemen tugas yang menawarkan pengguna, integrasi, dan penyimpanan file tanpa batas — menjadikannya pilihan yang bijaksana untuk tim besar.

Namun, RingCentral's Glip tidak memiliki jumlah fitur kolaborasi dasar terbesar dari semua alat lain yang tercantum di sini. Itu tidak menawarkan tampilan Kanban atau Gantt, melainkan hanya menyediakan format tampilan daftar periksa dan kalender.

Namun, ini adalah salah satu platform langka yang memiliki alat perpesanan obrolan asli sendiri, jadi ini sangat cocok untuk perusahaan yang membutuhkan komunikasi real-time yang sering.

Klik ke atas

ClickUp menawarkan daftar fitur kolaborasi asli terlengkap dari setiap platform yang telah kami sebutkan dalam posting ini.

Ini menyediakan tampilan Kanban, Gantt, dan kalender, dan daftar periksa, menawarkan penyesuaian antarmuka tingkat tinggi. Ini juga mencakup alat pelacakan waktu, dependensi tugas, dan fitur prioritas tugas.

Satu-satunya kelemahan nyata menggunakan ClickUp adalah memerlukan integrasi dengan Google Drive untuk berbagi dan mengedit file. Selain itu, sulit untuk menemukan hal buruk untuk dikatakan tentangnya.

Tim dari berbagai ukuran yang membutuhkan alat kolaborasi gratis selamanya yang tidak berkompromi dengan fitur yang ditawarkannya harus memilih ClickUp.

Fitur Kolaborasi mana yang ditawarkan Alat Manajemen Alur Kerja?

Tabel interaktif di bawah ini memberikan gambaran yang jelas tentang fitur dan batasan yang ditawarkan oleh alat kolaborasi tim di atas.

Alat Kolaborasi Tim Mana yang Layak Digunakan?

Penelitian kami menunjukkan bahwa Asana dan ClickUp adalah alat kolaborasi tim terbaik dalam hal fitur dan harga.

Mereka memiliki peringkat kepuasan pelanggan yang tinggi, ramah pengguna, ideal untuk berbagai kasus penggunaan, dan memiliki semua fitur kolaborasi penting untuk merampingkan manajemen alur kerja.

Keduanya juga menawarkan paket gratis yang komprehensif selain paket berbayar yang memungkinkan penyesuaian lebih lanjut.

Selain menggunakan alat kolaborasi tim untuk menghubungkan karyawan jarak jauh dan lokal, pertimbangkan bagaimana perangkat lunak konferensi web memungkinkan komunikasi tatap muka antara manajer proyek, anggota tim, dan klien.

Rincian alat konferensi video populer kami dapat membantu Anda mengetahui apa yang harus dicari dalam platform untuk panggilan video dan bagaimana fitur seperti berbagi layar, audio VoIP, dan alat papan tulis akan bermanfaat bagi tim Anda.

Kami akan memberi Anda pandangan langsung tentang platform mana yang layak digunakan — dan mana yang harus ditinggalkan.