Saluran Komunikasi Terbaik Tahun 2022 [+ Yang Sesuai Kebutuhan Anda]

Saat menjalankan perusahaan, baik di kantor atau jarak jauh, komunikasi adalah salah satu prinsip utama kesuksesan dan produktivitas. Bisnis berhasil ketika mereka berkolaborasi dalam, mengelola tugas secara efisien, dan ketika karyawan berbagi keterampilan dan pengetahuan mereka satu sama lain.

Pesan dalam perusahaan itu penting, tetapi sama pentingnya dengan pesan adalah saluran komunikasi – bagaimana Anda memilih untuk berkomunikasi dengan staf dan kolega Anda? Memilih saluran komunikasi yang tepat dapat membuat atau menghancurkan komunikasi yang efektif, jadi pastikan untuk mengetahui kapan setiap metode tepat.

Daftar isi

• Apa itu Saluran Komunikasi?
• Formalitas Komunikasi
• Jenis Saluran Komunikasi
• 5 Saluran Komunikasi Teratas untuk Tim
• 5 Saluran Komunikasi Teratas untuk Layanan Pelanggan
• Bagaimana Memilih Saluran Komunikasi Terbaik Untuk Kebutuhan Saya?
• Bagaimana Menerapkan Saluran Komunikasi Ke Bisnis Anda

Apa Itu Saluran Komunikasi?

Secara umum, saluran komunikasi adalah sarana di mana Anda berinteraksi atau berkomunikasi dengan satu atau lebih orang. Apa artinya ini dalam konteks bisnis Anda, adalah bahwa ada beberapa metode komunikasi melalui media dan secara langsung, sehingga menghubungkan saluran yang tepat ke pesan yang Anda coba sampaikan akan membuat perbedaan dalam cara pesan itu diterima.

Baik Anda mempresentasikan informasi baru ke seluruh organisasi Anda atau mendiskusikan tugas dengan satu rekan kerja, mengetahui jenis saluran komunikasi mana yang paling tepat akan berdampak besar pada hasilnya.

Formalitas Komunikasi

Ada berbagai tingkat formalitas yang digunakan dalam komunikasi yang harus dipertimbangkan ketika memilih saluran yang tepat. Tiga tingkat formalitas utama adalah komunikasi formal, informal, dan tidak resmi.

Komunikasi Formal

Komunikasi formal biasanya mencakup informasi sensitif seperti kebijakan dan strategi perusahaan.

Contoh umum akan mencakup rencana bisnis, laporan tahunan, strategi tertulis, kontrak, korespondensi di seluruh perusahaan, pedoman keselamatan, presentasi, dan banyak lagi.

Komunikasi Informal

Saluran komunikasi informal juga digunakan untuk komunikasi bisnis tetapi sering disajikan dengan cara yang lebih santai.

Contoh komunikasi informal termasuk percakapan dengan rekan kerja, permintaan kepada rekan kerja untuk bantuan sederhana atau bantuan tugas, dan kolaborasi tim yang berkelanjutan.

Komunikasi Tidak Resmi

Komunikasi tidak resmi adalah yang paling luar dari ketiganya, sebagian besar terjadi di luar tempat kerja sepenuhnya dan sepenuhnya kasual dan tidak terkait dengan topik pekerjaan.

Contoh komunikasi tidak resmi akan mencakup berbicara tentang tim olahraga favorit Anda saat istirahat, atau pergi keluar untuk rehat kopi untuk mendiskusikan liburan Anda baru-baru ini.

Jenis Saluran Komunikasi

Setiap jenis saluran komunikasi memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri, yang berarti Anda perlu memahami setiap jenis dan menerapkan pengetahuan itu pada korespondensi Anda antara Anda dan kolega, karyawan, dan klien Anda.

Komunikasi tertulis

Saluran komunikasi tertulis adalah salah satu metode komunikasi yang paling formal, tetapi juga yang paling tidak mendesak. Komunikasi tertulis biasanya digunakan untuk kontrak, pemberitahuan, dan dokumen seluruh perusahaan lainnya yang memerlukan presentasi atau tanda tangan yang lebih formal. Metode komunikasi tertulis meliputi:

• Memo
• Kontrak
• Laporan
• manual
• Panduan
• Publikasi dan brosur
• Surat
• Faks
• Surat tertulis langsung

Penyebutan terhormat di sini yang akan berada di bawah tingkat formalitas yang sama tetapi tidak benar-benar "tertulis" adalah komunikasi tatap muka, seperti rapat dewan dan tinjauan kinerja.

Komunikasi digital

Saluran komunikasi digital dapat digunakan untuk komunikasi formal dan informal dan dapat bervariasi dari sangat mendesak hingga tidak sama sekali tergantung pada konteks dan metodenya. Saluran digital biasanya digunakan untuk korespondensi bolak-balik, pesan publik, manajemen tugas, permintaan internal, dan periklanan. Metode komunikasi digital meliputi saluran komunikasi verbal dan nonverbal, seperti:

• Surel
• Aplikasi perpesanan
• Aplikasi manajemen proyek
• Perangkat lunak konferensi video
• intranet
• Blog
• Media sosial
• Obrolan langsung
• Chatbots
• Siaran pers
• Menampilkan iklan

Komunikasi mobile

Saluran komunikasi seluler adalah bentuk lain dari komunikasi digital tetapi tersegmentasi ke perangkat seluler secara khusus. Contohnya meliputi:

• Panggilan telepon seluler
• pesan teks SMS
• Aplikasi perpesanan
• Panggilan video di aplikasi seluler

5 Saluran Komunikasi Teratas Untuk Tim

Memilih metode komunikasi terbaik, apakah itu media, formalitas, atau keduanya, untuk saluran komunikasi tim internal merupakan langkah penting dalam memastikan pesan Anda diterima dan diproses.

Menggunakan satu media komunikasi untuk semuanya, seperti email, dapat membuat karyawan dan kolega Anda menjadi lelah dengan jumlah pesan satu media dan memperlakukan semuanya dengan prioritas dan kepentingan yang sama. Diversifikasi saluran komunikasi Anda agar sesuai dengan kebutuhan Anda akan menghasilkan penerimaan pesan Anda yang lebih baik.

Surel

Email bukan hanya salah satu bentuk komunikasi paling umum di tempat kerja modern, tetapi juga salah satu yang paling mudah digunakan. Selain itu, platform email cenderung terintegrasi dengan baik dengan aplikasi dan perangkat lunak lain seperti perangkat lunak konferensi video dan platform manajemen tugas yang memungkinkan Anda menjadwalkan acara dan tugas di email Anda secara asli.

• Kelebihan: murah, andal, mendukung lampiran dan integrasi, saluran umum untuk pesan bisnis dan pesan penting lainnya
• Cons: Waktu respons yang diharapkan lebih lambat, komunikasi terbuka memungkinkan entitas luar untuk menghubungi melalui email
• Terbaik untuk: sebagian besar komunikasi digital formal, pesan dengan urgensi yang lebih rendah untuk ditanggapi, pesan dengan lampiran

Tatap muka

Komunikasi tatap muka adalah metode tertua dalam buku ini, dan tetap menjadi media komunikasi yang paling dapat diandalkan. Ada berbagai tingkat formalitas dalam komunikasi tatap muka, dari percakapan yang lewat hingga presentasi, hingga pertemuan atau konferensi formal. Penting untuk dicatat, bagaimanapun, bahwa jika Anda berencana untuk mengadakan pertemuan tatap muka bahwa tujuan dan tujuan pertemuan Anda jelas dan Anda tetap pada tugas, karena sekitar 71% manajer menemukan pertemuan menjadi kontraproduktif ketika kriteria ini tidak bertemu.

• Kelebihan: lebih sedikit ruang untuk salah tafsir, memungkinkan komunikasi lebih dari sekadar verbal dengan bahasa tubuh dan ekspresi wajah, meningkatkan energi dan efisiensi kolaboratif
• Kekurangan: bisa dialihkan, tidak semua orang bisa menjadi pembicara publik yang baik tanpa latihan
• Cocok untuk: pengumuman, presentasi, pertemuan kolaboratif

Konferensi video

Jika Anda adalah tim jarak jauh sepenuhnya atau memiliki karyawan jarak jauh sebagai bagian dari tim hibrida, konferensi video adalah cara terbaik untuk meniru komunikasi tatap muka untuk meningkatkan keterlibatan dalam rapat dan mempromosikan kolaborasi. Selain rapat jarak jauh, terkadang Anda mungkin ingin melakukan konferensi video dengan klien daripada hanya menelepon mereka untuk menyampaikan pendapat.

• Kelebihan: bentuk digital tatap muka, komunikasi verbal dapat lebih jelas daripada melalui panggilan telepon, mendorong keterlibatan tanpa menuntut terlalu banyak waktu, memungkinkan komunikasi sekunder seperti ekspresi wajah atau nada suara
• Kekurangan: bisa sulit untuk berkolaborasi dan mencegah berbicara satu sama lain, kualitas kamera yang berbeda dapat membuat tingkat kemanjuran yang berbeda dalam komunikasi
• Terbaik untuk: tim hybrid jarak jauh dan jarak jauh, rapat klien, rapat tim

Aplikasi Pesan Instan

Aplikasi pesan instan adalah cara terbaik untuk tetap berhubungan secara konstan dengan tim dan/atau klien Anda dalam komunikasi tertutup yang dapat digunakan secara langsung. Aplikasi seperti Slack dan Discord dapat digunakan untuk mendorong upaya kolaboratif bolak-balik, atau hanya menyampaikan pesan singkat atau pengingat untuk hal-hal yang sensitif terhadap waktu.

• Kelebihan: cepat dan santai, membuat kolaborasi lebih mudah tanpa menuntut panggilan video atau pertemuan langsung, dialog waktu nyata, pemberitahuan
• Kekurangan: ukuran lampiran dapat dibatasi, konteks dan nada dapat disalahartikan
• Terbaik untuk: komunikasi cepat, kolaborasi bolak-balik

Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Aplikasi seperti Asana dan Monday.com telah mempermudah kolaborasi dalam lingkungan digital dengan menyediakan platform untuk pelacakan tugas dan semua detail yang menyertainya. Menggunakan platform manajemen proyek dapat membuat tim Anda tetap pada tugas dengan tanggal jatuh tempo, catatan, dan subtugas yang ditetapkan, meningkatkan manajemen tugas Anda dan meningkatkan produktivitas.

• Kelebihan: Meningkatkan akuntabilitas anggota tim, mengatur penyelesaian proyek secara lebih efektif, mendorong pengambilan keputusan kolaboratif, pemberitahuan tugas, mudah berbagi informasi
• Kontra: waktu respons bisa lebih lambat daripada komunikasi langsung atau obrolan
• Terbaik untuk: tugas khusus dan manajemen proyek, strategi organisasi karyawan

5 Saluran Komunikasi Umum Untuk Layanan Pelanggan

Di luar komunikasi internal, memilih media yang tepat untuk komunikasi dengan klien dan pelanggan Anda penting untuk memberikan pengalaman pelanggan yang hebat. Ada nada dan motif berbeda di balik saluran komunikasi berbeda yang ditujukan untuk pelanggan Anda, dan memilih saluran yang paling optimal dapat membuat perbedaan besar dalam jangkauan pemirsa dan pengalaman mereka dengan bisnis Anda.

Situs Anda

Situs web Anda pada akhirnya adalah tempat Anda ingin mengarahkan pelanggan Anda, tetapi begitu mereka sampai di sana, penting untuk menjaga komunikasi yang baik. Baik itu melalui iklan spanduk atau promosi, atau dukungan melalui obrolan langsung dan bot obrolan, berkomunikasi dengan pelanggan Anda di situs Anda akan meningkatkan pengalaman mereka dan meningkatkan kemungkinan mempertahankan mereka.

• Kelebihan: biasanya sudah menjadi fitur asli bisnis Anda, mudah mengontrol apa yang dilihat pelanggan dari Anda pada waktu tertentu, membangun kepercayaan dan kesadaran merek
• Kekurangan: satu arah, memerlukan metode komunikasi lain untuk memungkinkan pelanggan Anda menghubungi Anda
• Terbaik untuk: promosi, iklan, pesan luas kepada pelanggan dan klien Anda

Media sosial

Media sosial adalah bagian besar dari teka-teki bisnis digital dan dapat melakukan keajaiban untuk keterlibatan pelanggan dan kesadaran merek Anda. Mirip dengan situs web Anda, Anda dapat mempromosikan dan mengiklankan produk atau layanan Anda, tetapi media sosial melangkah lebih jauh dengan memungkinkan pelanggan Anda untuk menanggapi posting Anda dan menghubungi Anda secara langsung dengan aplikasi perpesanan dan pesan langsung.

• Kelebihan: Memungkinkan keterlibatan pelanggan dengan posting Anda, saluran promosi yang mudah digunakan, menyediakan media untuk konten yang mungkin tidak Anda posting di situs web Anda
• Kekurangan: Sulit untuk mengelola banyak pesan karena hanya satu pengguna yang dapat mengoperasikan akun dalam satu waktu
• Terbaik untuk: komunikasi publik semi-formal, promosi, hubungan masyarakat

Obrolan Langsung

Layanan pelanggan bisa cepat, atau bisa menjadi proses panjang yang membutuhkan banyak bolak-balik. Terkadang pelanggan memiliki masalah sederhana yang dapat diselesaikan oleh satu atau dua pesan, seperti melacak pesanan, dan di lain waktu memerlukan sedikit lebih banyak komunikasi tanpa perlu panggilan telepon yang mungkin menyumbat pusat panggilan Anda. Perangkat lunak obrolan langsung, memanfaatkan agen layanan pelanggan, adalah cara terbaik untuk melibatkan pelanggan Anda untuk memenuhi kebutuhan mereka dengan cara yang lebih santai dan efisien, atau bahkan hanya menjangkau mereka secara proaktif menawarkan bantuan atau produk/layanan terkait.

• Kelebihan: sangat dapat disesuaikan, meningkatkan kepuasan pelanggan tanpa panggilan telepon yang memakan waktu, melibatkan pelanggan, memungkinkan satu agen untuk mengajukan beberapa permintaan sekaligus
• Kekurangan: komunikasi berbasis teks dapat disalahartikan, lampiran jarang didukung
• Terbaik untuk: permintaan dan masalah layanan pelanggan sederhana, keterlibatan dan promosi pelanggan proaktif, tim layanan pelanggan kecil

Chatbots

Mirip dengan obrolan langsung, chatbots dapat memenuhi kebutuhan akan keterlibatan dan kepuasan pelanggan dengan menggunakan AI percakapan untuk memfasilitasi permintaan dasar dan masalah umum. Chatbots efisien karena tidak memerlukan agen untuk memantaunya, dan dapat disesuaikan untuk mengarahkan pelanggan ke perjalanan pembelian tertentu atau jalur pertanyaan layanan pelanggan.

• Kelebihan: layanan dan promosi otomatis, melibatkan pelanggan tanpa menuntut waktu tim layanan pelanggan
• Cons: dapat merasa tidak jujur ​​atau mengganggu pelanggan yang tahu apa yang mereka cari, Tidak selengkap agen langsung atau saluran layanan pelanggan lainnya
• Terbaik untuk: bisnis kecil, kebutuhan layanan pelanggan sederhana

Surel

Ketika datang ke layanan pelanggan, terkadang nuansa kasus tertentu tidak dapat diatasi melalui obrolan langsung, layanan chatbot, atau bahkan panggilan telepon. Korespondensi email dapat memungkinkan pelanggan Anda mengirim foto dan tangkapan layar untuk menambahkan detail ke pertanyaan mereka dengan lebih baik dan akan membantu menyelesaikan banyak kasus sekaligus saat tim layanan pelanggan menangani kasus per kasus.

• Kelebihan: memungkinkan lampiran dan foto, komunikasi mendalam, korespondensi jangka panjang untuk memberikan pembaruan dan umpan balik
• Kekurangan: lebih lambat dari obrolan langsung atau panggilan, bisa lebih sulit bagi tim Anda untuk melacak dan mengaturnya
• Terbaik untuk: layanan pelanggan yang mendalam dan menyeluruh, memanfaatkan lampiran dan foto, usaha kecil dengan kapasitas layanan pelanggan yang rendah

Memilih Saluran Komunikasi Terbaik untuk Organisasi Anda

Seperti yang telah kami nyatakan, memilih saluran komunikasi yang tepat untuk bisnis Anda dapat sangat meningkatkan komunikasi internal dan eksternal. Jadi bagaimana Anda memilih saluran terbaik untuk kebutuhan Anda? Untuk membuat pilihan yang tepat, pertimbangkan hal berikut saat menyusun strategi komunikasi Anda:

Sesuaikan Saluran Anda dengan Pemirsa Anda

Evaluasi apakah Anda perlu meningkatkan internal, eksternal, atau kedua saluran komunikasi untuk memutuskan di mana kesenjangan Anda. Apakah tim Anda tidak berkolaborasi seefektif yang Anda inginkan? Apakah pelanggan Anda berjuang untuk menerima layanan yang mereka harapkan?

Juga pertimbangkan apakah Anda menggunakan saluran komunikasi baru untuk kolaborasi, pemasaran, atau layanan pelanggan untuk menentukan bagaimana Anda harus menyampaikan pesan Anda. Pemasaran hanya melalui email akan tetap memberikan hasil, tetapi menggunakan lebih banyak saluran publik dan statis seperti situs web atau media sosial Anda mungkin lebih sukses dalam jangka panjang.

Terakhir, pertimbangkan sifat bisnis Anda. Jika Anda sepenuhnya tatap muka, konferensi video mungkin jarang digunakan. Jika Anda adalah tim jarak jauh atau hibrida, Anda mungkin ingin menggunakan kombinasi saluran berbasis teks dan video untuk berkolaborasi dan berkomunikasi dengan tim Anda.

Pertimbangkan Kekurangannya

Sebagian besar saluran komunikasi memiliki kelemahan, dan itu penting untuk dipertimbangkan saat memilih cara berkomunikasi dengan audiens Anda. Menggunakan aplikasi obrolan dan perpesanan mungkin merupakan cara tercepat untuk mengirim pesan atau tugas, tetapi itu tidak akan dilacak dan dapat dikubur dalam percakapan. Mengetahui kapan harus menggunakan setiap saluran berdasarkan kerugiannya akan mencegah masalah yang sedang berlangsung atau di masa mendatang.

Tetapkan Tujuan dan KPI

Setelah Anda memilih saluran komunikasi baru untuk bisnis Anda, tetapkan sasaran dan indikator kinerja utama untuk melacak kinerjanya dan perbedaan yang dibuat. Jika Anda mendapati bahwa Anda sering mendapatkan ulasan negatif, pantau terus bagaimana ulasan berubah saat Anda mengubah atau meningkatkan korespondensi layanan pelanggan Anda. Pantau prospek, penyelesaian tugas dalam tim Anda, dan metrik kinerja lainnya yang terkait langsung dengan cara Anda berkomunikasi dengan tim Anda.

Bagaimana Menerapkan Saluran Komunikasi Ke Bisnis Anda

Langkah pertama dalam menerapkan saluran komunikasi baru adalah mempersiapkan tim dan bisnis Anda sesuai dengan itu. Baik itu melatih mereka tentang perangkat lunak manajemen tugas baru, atau merujuk mereka ke halaman media sosial baru untuk diikuti dan diawasi, mempersiapkan tim Anda untuk transisi adalah langkah pertama menuju kesuksesan.

Selanjutnya, evaluasi persyaratan teknologi dan perangkat lunak untuk integrasi atau fitur baru, seperti menyesuaikan chatbot Anda atau mengubah antarmuka pengguna di kotak obrolan langsung agar sesuai dengan estetika situs web Anda.

Terakhir, berikan umpan balik kepada tim Anda dan terima umpan balik dari mereka sebagai imbalan atas kinerja saluran. Jika Anda memilih untuk lebih sering berkomunikasi dengan konferensi video atau aplikasi perpesanan, pastikan tim dan klien Anda menerima hal ini sebelum melanjutkan ke jalur yang mungkin menggagalkan keterlibatan dan kesuksesan.

Secara keseluruhan, saluran komunikasi yang tepat dapat secara dramatis meningkatkan persepsi dan interaksi komunikasi Anda. Gunakan langkah-langkah dan informasi dalam panduan kami untuk menentukan apa yang paling cocok untuk Anda, dan teruslah mengutak-atik untuk menguasai komunikasi secara internal dan eksternal.