8 Manfaat Transkripsi Panggilan Konferensi + Solusi Terbaik

Meskipun alat komunikasi bisnis seperti pesan obrolan instan dan perangkat lunak panggilan video telah menjadi hal normal baru di tempat kerja, panggilan konferensi mingguan masih merupakan landasan komunikasi bisnis.

Studi terbaru menunjukkan bahwa rata-rata karyawan menghadiri setidaknya lima panggilan konferensi setiap minggu.

Dengan begitu banyak pertemuan yang menyatukan anggota tim yang beragam secara geografis, beberapa departemen internal, dan terkadang klien, melacak apa yang terjadi pada setiap panggilan konferensi merupakan sebuah tantangan.

Perangkat lunak transkripsi panggilan konferensi menggunakan Kecerdasan Buatan dan NLP untuk secara otomatis menyalin rapat Anda secara real-time — artinya Anda akan memiliki catatan tertulis tentang panggilan konferensi Anda untuk dirujuk kembali dan dibagikan dengan orang lain. Plus, tidak perlu lagi mengalihdayakan transkrip manusia.

Tetapi mengapa Anda harus menggunakan alat transkripsi panggilan berkualitas tinggi, dan platform apa yang terbaik untuk dipertimbangkan?

Baca terus untuk mengetahuinya.

Daftar isi

• Apa Manfaat Transkripsi Panggilan Konferensi?
• Apakah Layanan Transkripsi Panggilan Konferensi Teratas?
• Trint
• berang-berang
• sonix
• Selamat Penulis
• Perangkat Lunak Perekaman Panggilan Dengan Fitur Transkripsi

Apa Manfaat Transkripsi Panggilan Konferensi?

(Sumber Gambar)

Ada beberapa manfaat yang jelas dari alat transkripsi bisnis.

Mengetahui bahwa akan ada catatan untuk dirujuk kembali di masa depan berarti tidak perlu lagi membuat catatan selama rapat, meningkatkan fokus pada panggilan, dan akuntabilitas untuk karyawan dan klien.

Ketika Anda bisa mendapatkan lebih banyak dari pertemuan langsung dan online Anda — dan ketika Anda dapat dengan mudah merujuk kembali ke apa yang Anda bahas di dalamnya — Anda juga dapat mengurangi jumlah pertemuan yang perlu Anda adakan.

Mengingat bahwa 45% anggota tim mengatakan bahwa mereka kewalahan dengan volume rapat mingguan di tempat kerja, semakin sedikit rapat — dan semakin efisien rapat yang Anda lakukan — semakin baik.

Tetapi ada banyak alasan lain mengapa memiliki transkrip panggilan konferensi Anda adalah manfaat besar. Di bawah ini, kita akan membahas seberapa banyak transkrip dapat membantu.

Temukan Informasi Penting dengan Cepat

Panggilan konferensi adalah cara yang efektif untuk bertukar pikiran, memperbarui atau melatih seluruh departemen, dan melakukan pertemuan penting dengan pelanggan dan manajemen tingkat atas.

Tetapi mengingat bahwa panggilan konferensi rata-rata berlangsung antara 45-60 menit, harus mendengarkan rekaman untuk menemukan informasi spesifik dapat menghabiskan banyak waktu yang berharga (belum lagi menyebabkan frustrasi yang tak ada habisnya.)

Memiliki transkripsi panggilan Anda memudahkan untuk menemukan titik yang tepat dari percakapan yang perlu Anda rujuk kembali. Anda dapat menggunakan bilah pencarian untuk mencari berdasarkan kata kunci atau menggunakan fitur deteksi pembicara untuk mengurutkan menurut orang yang berbicara.

Hal ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga berarti bahwa detail penting — terutama item tindakan dan tugas yang memerlukan tindak lanjut — tidak diabaikan.

SEO Situs Web yang Ditingkatkan

SEO, kependekan dari Search Engine Optimization, adalah apa yang membantu membuat situs web perusahaan Anda berperingkat lebih tinggi dalam hasil pencarian dan mendapatkan lebih banyak kunjungan situs dari orang-orang yang kemungkinan besar akan membeli produk atau layanan Anda.

Mengingat bahwa hampir 70% dari semua pengalaman online dimulai dengan masuk ke mesin pencari seperti Google atau Bing, SEO memainkan peran besar dalam keberhasilan perusahaan Anda.

Salah satu cara untuk meningkatkan strategi SEO Anda adalah dengan mengunggah transkripsi Anda ke situs web perusahaan Anda. Tidak hanya membaca konten yang lebih panjang seperti ini membuat pengunjung di situs web Anda lebih lama, (meningkatkan skor SEO Anda) tetapi juga memberikan kesempatan untuk memasukkan lebih banyak kata kunci di situs web Anda.

Plus, calon pelanggan akan melihat ke dalam dengan tepat bagaimana perusahaan Anda beroperasi.

Pendekatan Unik untuk Evaluasi Karyawan

Analisis panggilan dan KPI memberikan wawasan penting tentang perilaku dan produktivitas karyawan.

Manajer dapat melihat jumlah panggilan yang dilakukan agen per hari, berapa banyak yang mereka lewatkan, berapa banyak waktu yang mereka habiskan di telepon, dan informasi penting lainnya.

Tetapi data saja jarang menceritakan kisah lengkapnya.

Meninjau transkripsi dari rapat memberikan pandangan yang lebih subjektif pada karyawan Anda dan mengambil detail yang tidak bisa dilakukan oleh angka saja.

Misalnya, perwakilan layanan pelanggan mungkin memiliki tingkat resolusi panggilan pertama yang lebih rendah daripada yang Anda inginkan, tetapi mereka dapat secara konsisten berbagi ide bagus dan menawarkan umpan balik penting selama rapat. Transkrip panggilan adalah cara yang efektif dan unik untuk mengidentifikasi pemimpin di perusahaan Anda yang mungkin luput dari perhatian.

Demikian juga, Anda dapat menggunakan transkrip untuk melihat siapa yang tidak angkat bicara, sehingga Anda dapat mendorong mereka untuk berbagi ide di masa mendatang atau mengevaluasi apakah mereka terlibat atau tidak.

Peningkatan Transparansi

Sekitar 66% konsumen saat ini mengatakan bahwa transparansi merek adalah salah satu hal utama yang mereka cari ketika memutuskan dengan siapa mereka akan berbisnis.

Saat Anda memiliki transkrip panggilan yang dapat dibagikan, Anda dapat dengan mudah mengirimkannya melalui email ke pemangku kepentingan, anggota dewan, pelanggan, dan karyawan lainnya. Hal ini tidak hanya meningkatkan reputasi perusahaan Anda, tetapi juga membuat konsumen Anda merasa lebih dihargai dan disertakan dalam operasi harian Anda.

Tingkat transparansi ini memungkinkan Anda untuk mencegah atau dengan cepat menjernihkan miskomunikasi.

Tentu saja, transparansi dan kepatuhan berjalan seiring.

Kepatuhan Terhadap Peraturan Industri dan Perlindungan Hukum

Bergantung pada industri spesifik tempat Anda bekerja, perusahaan Anda mungkin diwajibkan secara hukum untuk merekam dan memberikan transkripsi semua panggilan konferensi Anda. Ini sangat umum di industri keuangan dan hukum, serta di beberapa platform pelaporan dan jurnalisme.

Tetapi bahkan jika Anda tidak diharuskan untuk menyalin panggilan Anda, hal itu menawarkan lapisan perlindungan hukum yang sangat baik.

Misalnya – pelanggan mengklaim bahwa Anda memberikan kontrak lisan, menjanjikan mereka bahwa sebuah proyek akan menghabiskan sejumlah uang atau diselesaikan dalam waktu tertentu. Sekarang, pelanggan mengklaim bahwa Anda tidak menepati janji Anda — meskipun Anda tahu bahwa Anda tidak pernah membuat janji yang mereka katakan telah Anda lakukan.

Untuk menghindari kemungkinan tuntutan hukum, denda, atau bolak-balik tanpa akhir dengan klien, yang harus Anda lakukan adalah menunjukkan transkrip kepada pelanggan (dan jika diminta, berikan juga rekaman itu sendiri.)

Pastikan Anda memahami undang-undang perekaman panggilan di negara bagian Anda sebelum Anda memutuskan untuk merekam dan menyalin panggilan dengan pihak ketiga.

Aksesibilitas

Di dunia sekarang ini, penting agar materi promosi, situs web, rapat video, dan lainnya dapat diakses semudah mungkin.

Dengan menyalin panggilan dan konferensi bisnis Anda, Anda memastikan bahwa mereka yang tuli atau yang tidak dapat menghadiri pertemuan karena cacat tetap dapat berpartisipasi.

Tapi ini bukan hanya tentang aksesibilitas bagi penyandang disabilitas.

Akses Internet yang buruk karena lokasi atau penyedia dapat menyebabkan konferensi video atau audio terputus-putus, menyebabkan peserta kehilangan informasi penting. Transkrip membantu mengisi kekosongan dan memastikan bahwa semua orang berada di halaman yang sama.

Ingatlah bahwa beberapa orang hanya belajar dan mengingat lebih baik dengan membaca daripada dengan mendengarkan. Mereka yang mungkin "menghilang" pada panggilan konferensi dapat memiliki fokus laser saat meninjau transkrip. Meskipun mungkin tampak seperti detail kecil, melayani berbagai gaya belajar dapat berdampak besar pada kepuasan karyawan dan produktivitas secara keseluruhan.

Transkrip juga menyediakan aksesibilitas dengan memberikan karyawan dan pelanggan yang tidak dapat membuat pertemuan awal cara untuk meninjau apa yang telah dibahas.

Selain itu, karena mereka dapat mencari berdasarkan kata kunci, mereka yang tidak memiliki waktu untuk membaca seluruh transkrip dapat dengan mudah menemukan bagian yang paling relevan dengan minat mereka.

Wawasan Pelanggan Lebih Detail

Selain memberikan informasi tentang karyawan kepada manajemen, transkrip juga merupakan cara terbaik untuk mempelajari lebih lanjut tentang pelanggan Anda.

Meninjau transkrip pertemuan klien atau bahkan pertemuan internal dengan tim riset pasar Anda membantu Anda memahami poin keluhan pelanggan yang berulang, produk atau layanan yang diinginkan, dan apa yang mereka harapkan dari merek Anda.

Transkrip ini juga dapat menawarkan wawasan berharga dalam hal perkiraan tren, demografi pelanggan, dan meningkatkan promosi penjualan dan pelatihan karyawan Anda.

Untuk Tujuan Pengarsipan

Terakhir, transkrip panggilan konferensi membantu Anda mengembangkan dokumentasi dan arsip perusahaan yang kuat.

Transkrip ini dapat ditinjau oleh pejabat kepatuhan, konsultan, manajemen tingkat atas, dan selama tinjauan akhir tahun atau rapat dewan. Karyawan Anda dapat meninjau kinerja mereka sendiri dengan membaca transkrip, mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan mereka sendiri.

Juga mudah untuk langsung membagikan catatan rapat dan sorotan saat diminta dengan menariknya langsung dari transkrip.

Plus, ukuran file transkrip biasanya jauh lebih kecil daripada file video, jadi mengunggahnya ke cloud atau ke situs web Anda akan memakan lebih sedikit ruang.

Layanan Transkripsi Panggilan Konferensi Teratas?

Di bawah ini, kami menguraikan beberapa perangkat lunak transcriptionist panggilan yang paling kuat, termasuk:

• Trint
• berang-berang
• sonix
• Selamat Penulis

Trint

Trint adalah perangkat lunak transkripsi audio AI yang dipercaya oleh The Washington Post, Airbnb, Nike, dan Associated Press.

Ini menggunakan pengenalan ucapan otomatis (ASR) dan pemrosesan bahasa alami (NLP) untuk memastikan transkripsi memiliki waktu penyelesaian yang cepat dan untuk memberikan transkripsi yang akurat 99%. Fitur transkripsi waktu nyata menawarkan transkrip ucapan-ke-teks langsung dalam waktu 3 detik dalam 15 bahasa yang berbeda. Transkrip real-time ini bekerja dengan beberapa format streaming, termasuk RTSP, RTMP, dan HLS. Sangat mudah untuk memverifikasi transkrip Anda benar dengan mendengarkan pembacaan audio saat kata-kata muncul di layar Anda.

Trint juga dilengkapi dengan alat pembuat vocab, yang memungkinkan pengguna membuat daftar frasa dan kata khusus yang mungkin tidak ditangkap oleh transkripsi AI. Ini biasanya mencakup hal-hal seperti nama karyawan, nama merek, jargon dan istilah perusahaan, ejaan kata yang berbeda, dan banyak lagi. Ini berarti lebih sedikit kesalahan dalam transkrip.

Alat Editor memudahkan untuk mengedit transkrip, memperbaiki kesalahan dan salah eja, nama pembicara, dan banyak lagi. Pengguna dapat menemukan dan mengganti kata, mencoretnya, menjeda, dan menyorot dengan alat pengeditan. Selain itu, pelanggan sering menyebutkan kemudahan penggunaannya dalam ulasan dan testimonial.

Fitur lainnya termasuk:

• Transkripsi dalam 31 bahasa
• Nama pembicara
• Tambahkan komentar, sorotan, dan markup ke transkrip
• Transkrip yang dapat dicari
• Ruang kerja sehingga hanya pengguna dengan izin yang dapat mengakses/mengedit transkrip
• Kode waktu yang dapat disesuaikan agar sesuai dengan file sumber
• API dan integrasi dengan Zoom, Zapier, dan Adobe Premiere Pro
• Sertifikasi kepatuhan ISO 27001 dan kepatuhan PCI DSS
• Unggah transkrip sebagai file .mp3, .aac, .mp4, .avi, .mov, .wma, dan .wav
• Ekspor transkrip sebagai .docx, .txt, .stl, .html, .cvs, dan format file lainnya
• aplikasi seluler iPhone

Trint memiliki uji coba gratis dan tiga paket berbayar: Individu, Tim, dan Perusahaan. Harga tidak tersedia untuk umum di situs web Trint.

Terbaik Untuk: Trint adalah alat bantu untuk organisasi berita dan jurnalis individu yang memiliki jam wawancara dan pertemuan untuk ditranskripsikan hampir setiap hari. Artinya, ini juga ideal untuk tim jarak jauh dengan volume rapat mingguan tinggi yang sering menerbitkan atau membagikan transkripsi rapat (seminggu sekali atau lebih.)

berang-berang

Otter.ai adalah asisten dan alat transkripsi yang didukung AI dan Ambient Voice Intelligence yang dipercaya oleh The Verge, Columbia University, IBM, Dropbox, dan ProPublica.

Salah satu fitur utamanya adalah Ringkasan Sorotan, yang membantu pengguna melacak item tindakan dan hasil utama dari rapat. Setiap pengguna dapat menyorot bagian terpenting dari rapat secara langsung dalam transkrip langsung — menghilangkan kebutuhan akan catatan. Sorotan yang dipilih setiap pengguna dibagikan dengan semua peserta rapat secara waktu nyata dan disinkronkan secara otomatis. Di akhir setiap konferensi, peserta mendapatkan ringkasan yang dibuat dari catatan yang disorot untuk dibaca atau dibagikan.

Pengguna dapat berbagi rekaman panggilan konferensi langsung dan/atau pasca-pertemuan secara pribadi melalui email, atau dengan tautan yang dapat dibagikan.

Ini juga terintegrasi dengan Google G Suite dan Microsoft Office 365 untuk menyinkronkan dengan kalender bisnis Anda dan memberikan daftar peserta, agenda rapat, dan judul rapat.

Otter memiliki tiga paket yang tersedia: Basic, Pro, dan Business. Paket Dasar gratis, paket Pro adalah $8,33/pengguna per bulan, dan paket Bisnis adalah $20,00/pengguna per bulan. Ini juga memiliki uji coba gratis untuk paket berbayar.

Semua paket Otter, termasuk versi gratis, memiliki fitur berikut:

• Transkripsi waktu nyata
• Aplikasi smartphone iOS dan Android
• Perekaman dan pemutaran dalam kecepatan .05x, 1x, dan 2x
• Transkripsi waktu nyata
• Identifikasi Pembicara
• Cari berdasarkan kata kunci
• Ringkasan kata kunci dan generasi kata cloud
• Edit, sorot, komentari, dan tambahkan gambar ke transkrip
• Ekspor file audio dan teks (format TXT)
• Sinkronkan rekaman awan Zoom
• Atur transkrip berdasarkan folder

Tabel di bawah ini menguraikan perbedaan antara tiga paket dan fitur tambahan.

Terbaik Untuk: Berang-berang sangat populer di sektor pendidikan, terutama karena pembelajaran jarak jauh menjadi semakin umum. Siswa menggunakannya untuk meninjau kuliah dan catatan, sementara profesional bisnis pendidikan dapat meninjau kinerja profesor. Ini juga ideal untuk perusahaan di berbagai industri yang membutuhkan akun gratis dengan kebutuhan rekaman untuk rapat yang lebih singkat. Selain itu, ini adalah pilihan yang baik bagi mereka yang menggunakan konferensi video Zoom tetapi membutuhkan fungsi transkripsi tambahan.

sonix

Sonix adalah perangkat lunak transkripsi otomatis yang, menurut situs web mereka, telah ditinjau secara independen sebagai layanan transkripsi langsung paling akurat.

Alat ini sangat terkenal karena integrasinya yang canggih dengan platform konferensi web populer. Ini terintegrasi dengan:

• Perbesar
• Pergi rapat
• Google Bertemu
• Cisco WebEx
• RingCentral
• Tim Microsoft
• Jeans biru
• Konferensi Uber

Sonix juga memiliki transkripsi, audio, dan berbagi video yang canggih — artinya Anda dapat berbagi lebih dari sekadar transkripsi saja.

Pengguna dapat dengan mudah menyorot bagian video atau audio untuk membuat klip yang lebih kecil, mengunggah URL transkrip lengkap ke situs web mereka, atau menggunakan pemutar media yang dapat disematkan yang dapat disesuaikan agar sesuai dengan situs web Anda. Analisis media memungkinkan Anda melacak tampilan Anda, jumlah unduhan, dan banyak lagi. Plus, Anda dapat dengan mudah membagikan transkrip ke Twitter, Instagram, LinkedIn, dan Facebook.

Untuk pengaturan yang lebih baik, pengguna dapat membuat folder khusus dengan izin khusus, mencari transkrip individual menurut kata, membuat label khusus, dan bahkan mencari semua transkrip yang disimpan menurut kata atau frasa.

Ini juga merupakan alat unik karena menawarkan teks tertutup otomatis untuk perekaman video, menjadikannya opsi yang dapat diakses.

Sonix menawarkan uji coba gratis yang mencakup transkripsi gratis selama 30 menit. Ini memiliki tiga paket berbayar, termasuk satu opsi bayar sesuai penggunaan. Semua paket Sonix menyertakan fitur seperti:

• Lebih dari 40 bahasa transkripsi, termasuk dialek dan aksen
• Editor dalam browser
• Pelabelan speaker hingga 6 speaker
• Transkrip yang dapat dicari
• Folder dan file khusus
• Stempel waktu kata demi kata
• Catatan dan komentar dalam transkrip
• Jahit file audio ke transkrip yang ada
• Kamus khusus
• Ekspor transkrip dalam format file seperti MS Word, DOCX, TXT, dan PDF
• Ekspor subtitle (format SRT, VTT)
• Klip yang dapat dibagikan secara instan dan tautan transkrip yang dapat dibagikan
• Pemutar media yang dapat disematkan
• Berbagi transkrip hanya siap
• SSL dan otentikasi dua faktor

Tabel di bawah menguraikan perbedaan antara paket Standar, Premium, dan Perusahaan.

Terbaik Untuk: Sonix adalah pilihan yang sangat baik untuk UKM yang hanya memiliki kebutuhan sesekali untuk menyalin rapat dan karena itu akan mendapat manfaat paling banyak dari paket bayar sesuai penggunaan. Ini juga ideal bagi mereka yang mencari solusi transkripsi kaya fitur yang memungkinkan Anda untuk menyematkan rekaman audio dan transkrip langsung ke situs web Anda. Ini menjadikannya pilihan yang baik untuk pengecer online, host podcast, pelajar, dan pengacara, serta perusahaan dengan kehadiran media sosial yang kuat.

Selamat Penulis

Happy Scribe adalah perangkat lunak transkripsi otomatis dan alat subtitle yang dipercaya oleh lebih dari 300.000 klien termasuk BBC, USA Today, PBB, dan Forbes.

Salah satu fitur yang paling membantu adalah fitur pembantu proofreading. Alih-alih harus membaca seluruh transkrip untuk mencari kemungkinan kesalahan, fitur ini secara otomatis mencatat di mana perangkat lunak berjuang untuk mengidentifikasi kata-kata dengan benar. Ini juga memiliki alat tanda baca canggih untuk secara otomatis menentukan di mana koma, titik, tanda tanya, dan titik harus disertakan. Happy Scribe juga secara otomatis menyisipkan jeda paragraf ketika seorang pembicara baru terdeteksi.

Dibutuhkan kurang dari 20 menit untuk mendapatkan draf pertama rekaman berdurasi satu jam, selain transkripsi langsung otomatis.

Happy Scribe API terintegrasi dengan banyak aplikasi pihak ketiga, termasuk:

• Kendur
• Dropbox
• Google Spreadsheet dan Google Documents
• Zapier
• Trello
• YouTube dan Vimeo
• meja makan
• Kotak
• Gmail

Happy Scribe menawarkan uji coba gratis dan merupakan paket bayar sesuai pemakaian (artinya tidak ada paket berjenjang, hanya penambahan jam waktu perekaman/transkripsi.) Anda dapat membeli satu jam atau mengatur kenaikan 1 jam, 25 jam , 50 jam, atau 75 jam. Tidak ada tanggal kedaluwarsa dengan jam kerja Anda, dan Anda dapat mengatur pengisian ulang otomatis saat saldo Anda hampir habis.

Fitur lain yang termasuk dalam Happy Scribe Plan adalah:

• Sorotan teks
• Mengomentari transkrip
• Kode warna
• Kecepatan perekaman pemutaran yang dapat disesuaikan
• Temukan dan ganti kata-kata
• Manajemen kode waktu
• Kosakata yang dipersonalisasi
• Pemutar transkrip yang dapat disematkan
• Berbagi tautan
• Transkripsi tersedia dalam lebih dari 119 bahasa
• Akses tim dan kolaborasi pada transkrip
• Ekspor transkrip dalam format PDF, Teks Biasa, HTML Interaktif, dan Microsoft Word

Tabel di bawah ini menguraikan harga per jam.

Terbaik Untuk: Happy Scribe adalah yang terbaik untuk UKM yang mencari alat transkripsi dengan struktur harga fleksibel yang melakukan banyak kolaborasi tim pada transkripsi. Perusahaan yang membutuhkan rekaman audio yang dapat disematkan dengan subtitle dan transkripsi dalam berbagai bahasa juga akan mendapat manfaat dari Happy Scribe.

Perangkat Lunak Perekaman Panggilan Dengan Fitur Transkripsi

Transkripsi panggilan konferensi adalah cara mudah untuk membuat rapat lebih produktif, untuk melacak item tindakan dan ide baru, dan untuk melindungi perusahaan Anda jika terjadi masalah hukum.

Perangkat lunak perekaman panggilan merekam panggilan telepon satu lawan satu dan pertemuan kelompok yang lebih besar dan sering kali menyertakan layanan transkripsi rekaman. Seperti halnya aplikasi transkripsi, pengguna dapat langsung melihat, berbagi, dan mengedit transkripsi rekaman ini.

Ingin belajar lebih banyak?

Panduan mudah kami untuk memahami platform perekaman panggilan membantu Anda mengetahui alat teratas di pasar, apa yang harus dicari di penyedia, dan fitur mana yang menonjol.