Panduan Pembeli untuk Alat Penjadwalan Ruang Konferensi

Sebagian besar waktu kita di tempat kerja dihabiskan di ruang rapat dan konferensi, untuk berkolaborasi dan menyelesaikan sesuatu. Sifat ruang konferensi memungkinkan ruang terbuka untuk kolaborasi yang kaya antara kelompok dalam berbagai ukuran. Tetapi apakah tim Anda pernah secara tidak sengaja memesan dua pertemuan di ruangan yang sama tanpa komunikasi yang jelas tentang siapa yang akan hadir di mana, dan kapan? Atau pertemuan Anda terganggu oleh ketukan di pintu bertanya-tanya berapa lama lagi tim Anda – atau bahkan menemukan ruang konferensi yang "terisi", tanpa seorang pun di dalamnya?

Tanpa jadwal yang jelas, dan organisasi, dapat dengan mudah mengalami konflik penjadwalan yang canggung. Tentu saja ini semua dapat dilakukan di atas kertas, atau melalui rantai email atau ruang Slack yang didedikasikan untuk penjadwalan ruang konferensi – tetapi bagaimana jika ada solusi, yang berfungsi seperti aplikasi kolaborasi tim Anda yang lain? Untungnya, dengan munculnya solusi Berbasis Cloud, sepertinya setiap peluang untuk memanfaatkan platform yang fleksibel dan selalu terhubung membuahkan hasil – bahkan untuk penjadwalan ruang konferensi.

Jadi Apa Itu?

Alat penjadwalan konferensi cukup seperti itu, platform berbasis cloud yang fleksibel untuk semua tim Anda untuk memesan, menjadwalkan, membatalkan, memperbarui, atau melacak ketersediaan dan penjadwalan ruang konferensi. Solusi ini umumnya mencakup aplikasi “homebase” tempat informasi dimasukkan, seperti ruang konferensi mana yang ada di gedung, yang digunakan untuk rapat apa dan untuk berapa lama.

Penjadwalan Menjadi Mudah
Karena berbasis cloud, aplikasi ini dapat diakses dari ponsel, komputer, atau tablet Anda kapan saja selama perangkat terhubung ke internet. Anda juga akan dapat melihat informasi yang sama persis terlepas dari platform tempat Anda membuka aplikasi, atau waktu. Aplikasi "homebase" ini juga akan memungkinkan integrasi dengan banyak aplikasi kalender populer sehingga tim Anda dapat benar-benar tetap di jalur dan tidak pernah melewatkan rapat penting, atau perubahan penjadwalan. Dengan cara ini Anda dapat dengan mudah menjadwalkan ruangan secara langsung di kalender Anda saat membuat acara, dan itu akan memperbarui solusi Penjadwalan Ruang Konferensi Anda untuk menampilkan informasi waktu dan lokasi yang benar.

Ubah ke Kantor Cerdas dengan Ruang Konferensi Cerdas
Namun selain menginstal aplikasi di komputer kerja Anda, atau ponsel, aspek kedua dari alat Penjadwalan Ruang Konferensi adalah kemampuan untuk berintegrasi dengan tampilan perangkat keras di luar setiap ruang konferensi.

Dengan beberapa investasi awal, tim Anda dapat melengkapi setiap ruang konferensi di kantor dengan iPad atau tablet Android untuk menampilkan semua informasi penjadwalan Anda yang dikonfigurasi di aplikasi Anda, seperti jadwal sepanjang hari tentang rapat apa yang akan diadakan di ruangan itu, apa saat ini rapat sedang berlangsung, atau hampir semua informasi lain yang menurut tim Anda relevan. Itulah kekuatan awan yang muncul lagi, dengan semua perangkat tampilan Anda terhubung ke jaringan dan solusi Penjadwalan Ruang Konferensi Anda, informasi akan diperbarui dengan cepat dan dari jarak jauh, bahkan jika Anda terjebak di rumah atau di kereta bawah tanah yang sedang berjalan terlambat. Dengan cara ini, siapa pun yang berjalan sampai ke pintu ruang konferensi Anda dapat dengan mudah melihat layar yang terpasang dan dengan cepat mengetahui apakah ruangan tersebut sedang digunakan, dan kapan akan kosong.

Apa Manfaatnya?

1. Penjadwalan Ruang Konferensi Menjadi Mudah

Dengan satu platform terpusat, yang terintegrasi secara langsung dan rapi dengan kalender yang pernah Anda kenal, alat ini bertujuan untuk membuat proses penjadwalan, dan menjaga jadwal, relatif sederhana. Tidak ada lagi hari-hari mencari ruang kosong, atau gangguan mengganggu yang mengganggu tim Anda dengan pajangan yang dipasang di dinding di luar setiap ruang konferensi. Dengan beberapa solusi, pengguna bahkan dapat check-in untuk mengumumkan kehadiran mereka, atau jika tim Anda selesai lebih awal, aplikasi dapat diperbarui secara instan untuk menunjukkan ruangan sebagai kosong. Dan tentu saja, karena semuanya berbasis cloud, Anda dapat tetap mendapatkan informasi terbaru dari mana saja, bahkan dari jarak jauh.

2. Peningkatan Produktivitas

Efisiensi adalah kunci mutlak dalam produktivitas. Mengurangi waktu henti, dan menghilangkan kendala atau sakit kepala yang mencoba mencari informasi yang hilang adalah pemborosan waktu mutlak. Dengan satu solusi untuk menangani semua informasi penjadwalan ruang konferensi Anda semua di cloud, tim Anda dapat memastikan semuanya mutakhir dan benar. Tampilan yang dipasang membuatnya sangat mudah untuk mengetahui jadwal hari itu dengan cepat atau menemukan ruang kosong, dan lebih sedikit gangguan berarti gangguan dan waktu henti. Solusi perangkat lunak tertentu bahkan akan memungkinkan pengguna untuk memperbarui, mengubah, atau memesan ruang konferensi langsung dari layar yang terpasang di dinding, dan anggota tim dapat check-in ketika mereka tiba sehingga Anda tahu siapa yang hilang sebelum Anda memulai rapat.

3. Memanfaatkan Cloud

Sama seperti semua aplikasi berbasis cloud, solusi Penjadwalan Ruang Konferensi ini memanfaatkan sepenuhnya jaringan cloud yang mereka gunakan, memungkinkan informasi terus-menerus di mana pun atau bagaimana Anda terhubung. Selama perangkat Anda memiliki koneksi internet, Anda akan dapat masuk dan melihat jadwal terbaru, atau membuat perubahan yang diperlukan. Jika tim Anda memutuskan untuk memanfaatkan sepenuhnya dan mengintegrasikan tampilan perangkat keras di luar ruang konferensi, memanfaatkan jaringan cloud adalah kunci mutlak untuk membuat jenis sistem ini berfungsi. Bahkan pekerja jarak jauh Anda akan mengetahuinya, dan administrator dapat membuat perubahan apa pun pada tampilan perangkat keras dari jarak jauh. Berkat cloud, jika rapat berjalan singkat dan ruangan terbuka, cukup perbarui informasi di layar atau ponsel Anda dan semua orang di jaringan Anda akan segera mengetahuinya.

Mengidentifikasi Kebutuhan Anda

Tentu saja, dengan setiap solusi muncul kasus penggunaan atau skenario tertentu yang coba dipecahkan. Namun, dalam hal alat Penjadwalan Ruang Konferensi ini, hampir semua tim yang mengandalkan rapat, dan memiliki volume ruangan yang dapat memperoleh manfaat dari manajemen dan penjadwalan yang tepat dapat memanfaatkan sepenuhnya. Tentu saja, jika tim Anda berada di sisi yang lebih kecil, dan kantor Anda terbatas hanya pada satu atau dua ruang konferensi, maka perangkat lunak ini mungkin tampak sedikit tidak perlu. Namun, saya berpendapat bahwa meskipun Anda adalah tim kecil dengan hanya satu ruang konferensi, solusi seperti ini dapat menguntungkan kantor Anda – dengan cara ini banyak tim tidak perlu bersaing, atau khawatir, tentang siapa yang ada di dalam ruangan.

Kasus penggunaan terbaik untuk solusi penjadwalan ruang konferensi kemungkinan besar adalah organisasi besar dengan tim besar. Baik kantor Anda hanya memiliki 5 atau 100 ruang konferensi, alat apa pun yang dapat digunakan perusahaan Anda untuk membantu menjaga seluruh kantor tetap teratur dan sinkron akan membantu mengurangi waktu henti secara besar-besaran. Jika Anda memiliki banyak orang, dan tidak terlalu banyak ruangan, solusi ini dapat melakukan keajaiban dalam mengurangi interupsi, atau menggagalkan pembukaan menit terakhir di Ruang Konferensi B. Jika tim Anda besar, dan Anda memiliki banyak ruang konferensi, solusi ini akan membantu tim Anda tetap up to date dan tahu di mana harus berada dan kapan.

Apa yang Harus Diperhatikan Saat Berbelanja?

1. Kompatibilitas Perangkat

Tentu saja dengan solusi cloud, akan lebih baik untuk mengadopsi solusi yang tersedia di banyak perangkat. Baik itu termasuk tablet (baik Apple dan Android), komputer desktop PC dan Mac, serta ponsel Android dan Apple – Anda tidak ingin mengesampingkan sebagian besar tenaga kerja Anda untuk menggunakan solusi baru. Kantor dengan sifat BYoD akan melakukan yang terbaik untuk memastikan solusi yang mereka pilih tersedia di platform dengan jumlah terluas.

2. Dukungan Tampilan Perangkat Keras

Meskipun solusi ini menawarkan aplikasi yang tangguh untuk sekadar menjadwalkan dan mengatur informasi di cloud dan saat bepergian, kekuatan sebenarnya berasal dari melengkapi ruang konferensi Anda dengan tampilan perangkat keras ini. Sama seperti dukungan perangkat, itu harus menjadi yang teratas dalam daftar untuk mencari solusi yang mendukung Tampilan Perangkat Keras ini, dan solusi yang mendukung jumlah tampilan terluas – apakah itu iPad generasi yang berbeda, atau gaya tablet Android yang berbeda.

3. Termasuk Perangkat Keras

Ini mungkin sedikit lebih rumit, tetapi beberapa solusi mungkin menawarkan bundel perangkat keras dengan perangkat lunak mereka untuk menjadikan adopsi sebagai proses satu toko. Harga untuk membeli 20 iPad baru bisa jadi mahal, belum lagi perangkat keras atau casing yang dipasang untuk memposisikan display dengan benar di luar masing-masing ruang konferensi. Beberapa penyedia mungkin bersedia memasukkan bundel perangkat keras dengan berlangganan layanan mereka.

4. Pelaporan Analitik Lanjutan

Mengumpulkan data adalah sumber daya yang kuat yang dapat digunakan untuk meningkatkan, atau menghilangkan masalah atau masalah apa pun. Beberapa platform akan memanfaatkan sepenuhnya informasi yang Anda masukkan ke dalam solusi, seperti waktu penjadwalan, ruangan yang paling sering digunakan, durasi rapat yang umum, dan menyediakan akses ke informasi ini untuk merumuskan gagasan yang lebih kuat tentang cara benar-benar meningkatkan produktivitas dan mengurangi waktu henti.

5. Tampilan dan Pengaturan yang Dapat Disesuaikan

Jika semua tampilan perangkat keras ini hanya menunjukkan nama ruang konferensi, waktu dan apakah ruangan tersebut ditempati atau tidak, pekerjaan yang sama dapat diselesaikan dengan solusi yang jauh lebih tidak intens. Namun, jika tampilan Anda sepenuhnya dapat disesuaikan dan dikonfigurasi, maka itu membuka dunia baru kemungkinan – menampilkan jadwal sepanjang hari, peserta rapat, uraian singkat tentang diskusi, apa pun yang mungkin dirasa relevan oleh tim Anda. Beberapa solusi bahkan memungkinkan administrator untuk mengunci fungsi pada layar tablet ini, jadi tidak ada yang berubah secara tidak sengaja.

6. Integrasi Kalender Pihak Ketiga

Dengan kemampuan untuk berintegrasi langsung ke salah satu dari banyak aplikasi kalender populer, solusi penjadwalan ruang konferensi akan masuk ke kehidupan kerja Anda sehari-hari melalui transisi yang mulus, memberi tim Anda informasi yang diperlukan di tempat yang tepat, sehingga Todd tidak melewatkan pertemuan itu karena dia lupa memeriksa kalendernya yang kedua, menjadwalkan tertentu.