Biaya Rapat yang Tidak Efisien dan Cara Mengidentifikasi Masalah

Pernah keluar dari rapat dengan perasaan seperti tidak ada yang tercapai? Anda mungkin ingat saat menghadiri rapat dan terus-menerus memeriksa ponsel Anda, mendiskusikan hal yang sama berulang kali, atau bertanya-tanya mengapa Anda ada di sana sejak awal. Nah, Anda tidak sendirian.

Dalam iklim bisnis saat ini, sulit untuk menemukan orang yang menikmati pertemuan biasa dan rutin yang sering terjadi. Banyak orang pekerja keras mengklaim bahwa hampir tidak ada yang tercapai pada pertemuan ini, dan lebih banyak waktu pertemuan yang terbuang daripada produktivitas. Anda meninggalkan rapat yang tidak efisien ini dengan perasaan lebih bingung dari sebelumnya.

Rapat seharusnya meningkatkan produktivitas dan membantu semua orang berada di halaman yang sama, namun sebagian besar peserta mengklaim bahwa banyak waktu rapat yang terbuang selama rapat yang buruk ini. Namun, rapat yang efisien dengan agenda yang jelas adalah roti & mentega dari setiap bisnis yang sukses.

Rapat diperlukan untuk menjaga bisnis tetap berjalan dengan koordinasi tim dan organisasi alur kerja yang tepat. Jika dilakukan dengan benar, mereka selalu menghasilkan keuntungan bersih yang positif bagi semua orang yang terlibat, dan itulah yang ingin dicapai oleh setiap bisnis. Jadi mengapa sebenarnya ada begitu banyak masalah efisiensi di sini, dan apa sebenarnya yang bisa dilakukan untuk mengatasinya?

Ada epidemi pertemuan yang tidak efisien di bisnis di seluruh dunia, dan itu menyebabkan kerugian besar bagi bisnis & individu yang terlibat. Sudah saatnya kita mengatasi masalah ini, dan ada cukup sumber daya di luar sana yang dapat membantu kita menyelesaikan masalah ini untuk selamanya.

• Berapa Biaya Nyata dari Rapat yang Tidak Efisien?
• Konsekuensi dari Inefisiensi
• Apa Penyebab Rapat Buruk?
• Cara Meningkatkan Efisiensi Rapat
• Empat Manfaat Aplikasi Konferensi Web
  1. Penghematan biaya
  2. Penghematan Waktu
  3. Peningkatan Keterlibatan dan Produktivitas
  4. Keamanan
• 3 Solusi Konferensi Video Teratas
  • Skype untuk Bisnis
  • Pertemuan Google Hangouts
  • Perbesar
  • Perbandingan harga
• Rapat yang Tidak Efisien Itu Mahal Tapi Dapat Dihindari

Berapa Biaya Nyata dari Rapat yang Tidak Efisien?

Menurut sebuah penelitian yang diterbitkan dalam European Journal of Work & Organization Psychology, pertemuan yang tidak efektif di AS merugikan bisnis hingga $37 Miliar per tahun. Itu adalah $37 miliar yang hilang setiap tahun karena rapat yang tidak efisien yang mengakibatkan produktivitas kerja berkurang — dan kita semua tahu bahwa waktu = uang. Bisnis di sini mengalami kerugian moneter yang sebenarnya bisa dicegah.

Angka itu mungkin tampak tidak masuk akal, tetapi dengan semua hal yang dipertimbangkan, angka itu menjadi sangat nyata.

Rapat yang tidak efisien mengurangi produktivitas selama hari kerja, peserta akhirnya membuang waktu berharga mereka yang seharusnya dapat dihabiskan untuk tugas yang lebih produktif. 50% dari waktu yang dihabiskan untuk rapat tidak membawa hasil positif sama sekali, dan begitulah hilangnya produktivitas & uang.

Profesional kehilangan 31 jam produktivitas pada rapat setiap bulan menurut HR Digest, dan Anda dapat membayangkan apa yang terjadi dengan bisnis yang lebih besar yang menampung ratusan karyawan. Penelitian yang dilakukan oleh Wolf Management Consultants menunjukkan bahwa 95% peserta rapat melewatkan bagian rapat, dan 39% mengaku tertidur di ruang rapat. Biaya potensial ini harus muncul dalam pikiran saat menjadwalkan pertemuan Anda berikutnya.

Konsekuensi dari Inefisiensi

Menyusul penurunan produktivitas yang disebabkan oleh rapat yang tidak efektif, beberapa konsekuensi utama adalah:

• Gangguan alur kerja
• Siklus keputusan yang berkepanjangan
• Moral karyawan yang lebih rendah
• Kerja tim yang lebih buruk
• Waktu kerja yang tidak efisien
• Dan terakhir, kebutuhan untuk lebih banyak pertemuan

Semua konsekuensi ini menyebabkan kerugian besar bagi bisnis, baik itu waktu atau uang. Biaya rapat yang tidak efisien tidak dapat dihitung dengan tepat, tetapi jelas bahwa ada beberapa dampak negatif utama dari kejadian semacam itu. Biaya dapat diringkas menjadi kerugian baik waktu & uang, pengurangan keterlibatan karyawan, moral tim, dan chemistry tim secara keseluruhan.

Kabar baiknya adalah bahwa masalah ini kemungkinan besar memiliki solusi. Saatnya untuk mengidentifikasi penyebab utama masalah ini sehingga kami dapat melakukan sesuatu untuk mengatasinya. Banyak faktor yang menyebabkan rapat tidak efisien, jadi mari kita lanjutkan dan jelajahi beberapa di antaranya.

Apa Penyebab Rapat Buruk?

Banyak faktor yang menyebabkan rapat menjadi tidak efisien bagi anggota tim.

Mengorganisir rapat sendiri cukup sulit, kita harus menyebarkan berita, membuat rencana tindakan, membuat semua orang di ruangan yang sama — semua itu membutuhkan waktu dan usaha. Dan itu baru permulaan, karena ada masalah yang lebih kompleks dalam pertemuan bisnis.

Anda mungkin mengalami beberapa masalah ini dengan rapat:

• Orang yang datang terlambat
• Garis besar pertemuan tidak terstruktur
• Kurangnya tujuan yang jelas
• Kegiatan membuang waktu seperti makan & memeriksa telepon
• Pengulangan topik
• Kurangnya komunikasi atau komunikasi yang berlebihan
• Pertengkaran & pertengkaran dalam tim

Semua masalah ini terjadi setiap hari, dan semuanya mengarah pada pertemuan yang tidak efisien.

Beberapa peserta bahkan merasa mereka seharusnya tidak hadir sama sekali karena mereka tidak memiliki apa-apa atau sangat sedikit untuk berkontribusi pada topik tersebut. Keluhan populer lainnya adalah betapa sulitnya mengikuti beberapa topik, terutama ketika ada banyak dokumen yang harus dilacak. Dan tetap saja, hal itu perlu dilakukan untuk mendapatkan hasil maksimal dari setiap pertemuan.

Kami telah sampai pada titik di mana masalah seperti itu bahkan dianggap normal, bagaimanapun, mereka terus terjadi berulang kali. Ini hampir tampak seperti masalah budaya pada titik ini, namun, penelitian dengan jelas menunjukkan bahwa sebagian besar rapat yang tidak efisien bermuara pada masalah manajemen.

Jika kita bisa mengubah cara kita mendekati pertemuan ini, kita bisa mendapatkan pertemuan yang lebih baik sebagai hasilnya.

Cara Meningkatkan Efisiensi Rapat

Ada penelitian bertahun-tahun untuk memaksimalkan komunikasi bisnis, dan ada beberapa metode yang terbukti dapat meningkatkan produktivitas. Namun, kita memiliki sesuatu yang sama sekali berbeda di tangan kita hari ini, dan inilah yang kita sebut teknologi.

Bagaimana jika kita dapat menggunakan teknologi untuk menyingkirkan pertemuan yang mengganggu dan tidak efisien?

Nah, jika kita mempertimbangkan bagaimana pertemuan standar diselenggarakan, tampaknya teknologi dapat membantu menyelesaikan banyak masalah yang kita hadapi saat ini. Pertama, ini dapat secara dramatis mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengatur pertemuan & melibatkan semua orang. Tampaknya solusi paling logis adalah menggunakan semua teknologi luar biasa untuk menyelenggarakan rapat. Ini mungkin mengharuskan setiap orang untuk menggunakan perangkat keras & perangkat lunak tertentu, tetapi kami sudah di sini menggunakan telepon kami sepanjang waktu.

Puluhan orang terlibat dalam rapat melalui telepon, bagaimana mungkin itu berhasil?

Tapi itu berhasil, dan banyak perusahaan sudah menggunakan ini untuk keuntungan mereka. Anda cukup mengatur rapat, memberi tahu semua orang dengan satu pesan sederhana, memberi tahu semua orang tentang garis besar, tujuan, dan berbagi dokumen penting yang dapat diakses semua orang menggunakan telepon mereka. Ketika saatnya tiba, peserta akan diberitahu lebih awal untuk melakukan panggilan menggunakan perangkat favorit mereka.

Kita bisa menyebut teknologi ini sebagai perangkat lunak telepon VoIP, Video atau Web Conferencing, tidak masalah.

Ini adalah proses yang menyelesaikan banyak masalah, dan yang diperlukan hanyalah koneksi internet yang stabil.

Ada banyak sekali aplikasi Konferensi Video VoIP yang dikembangkan untuk meningkatkan komunikasi bisnis dan memungkinkan anggota tim untuk berkolaborasi hanya menggunakan internet. Anda dapat terhubung dengan ponsel, laptop, tablet, dan apa pun yang memiliki mikrofon, kamera, dan memiliki akses ke internet.

Mari jelajahi beberapa cara aplikasi ini dapat membantu Anda menyelenggarakan rapat yang efisien.

Empat Manfaat Aplikasi Konferensi Web

Jadi, bagaimana aplikasi konferensi web dapat membantu kita untuk menyingkirkan rapat yang tidak efisien?

Banyak manfaat datang dengan aplikasi ini, dan beberapa di antaranya bahkan tidak terkait langsung dengan efisiensi. Namun, dengan dunia yang semakin terbiasa beroperasi secara online, aplikasi ini disiapkan untuk menjadi metode standar komunikasi bisnis.

Ada empat manfaat sederhana dengan menggunakan Aplikasi Konferensi Web:

1. Penghematan Biaya

Efisiensi biaya mungkin adalah hal # 1 yang ditawarkan aplikasi konferensi web. Daripada menghabiskan uang untuk tempat, manajemen, dan biaya rapat lainnya, yang harus Anda lakukan hanyalah berinvestasi dalam aplikasi sederhana, latih karyawan Anda tentang cara menggunakannya… dan hanya itu!

Meskipun ini bekerja untuk semua jenis bisnis, bahkan lebih baik bagi mereka yang sebagian besar beroperasi dari jarak jauh karena Anda menghindari biaya besar untuk mengadakan rapat di luar ruang kantor Anda.

Penghematan biaya memang bagus, tetapi menghemat waktu adalah tempat aplikasi ini benar-benar bersinar.

2. Penghematan Waktu

Jika Anda belum menyadarinya, konferensi web akan menghemat waktu Anda yang berharga. Selain mencari tempat dengan koneksi internet yang lumayan, tidak ada syarat lain untuk ikut rapat dengan sesama anggota tim.

Menghubungkan ke rapat itu sederhana, dan Anda juga mendapatkan notifikasi tepat waktu sehingga Anda tidak lupa. Selain itu, sebagian besar aplikasi memungkinkan pengiriman pesan & berbagi file sehingga Anda dapat tetap mengetahui informasi & dokumen penting terkait rapat.

Jika Anda ingin menghemat waktu, tidak ada cara yang lebih baik untuk melakukannya.

3. Peningkatan Keterlibatan dan Produktivitas

Penelitian telah menunjukkan bahwa fitur konferensi web, seperti berbagi layar, menerjemahkan ke keterlibatan yang lebih baik dan meningkatkan produktivitas. Ada juga fitur lain seperti berbagi layar yang kami sebutkan di atas yang juga membantu memfasilitasi produktivitas.

Ini tidak mengejutkan — aplikasi konferensi web dibuat dengan mempertimbangkan produktivitas, dan tidak diragukan lagi bahwa itu hanya akan menjadi lebih baik seiring berjalannya waktu.

Dengan meningkatnya teknologi seperti komputasi awan, kami mengharapkan peningkatan besar dalam manajemen dan produktivitas online, dan semua bisnis harus memperhatikan hal itu.

4. Keamanan

Keamanan adalah prioritas besar bagi banyak bisnis, dan VoIP adalah bentuk teknologi yang jauh lebih aman dibandingkan dengan bentuk tradisional seperti email atau panggilan telepon.

Sebagian besar komunikasi yang dibagikan melalui platform ini aman, dan ada opsi tambahan yang dapat memastikan keamanan yang lebih baik saat menangani informasi rahasia.

Ini hanyalah empat manfaat dasar konferensi web yang dapat membantu Anda meningkatkan efisiensi rapat & memajukan bisnis Anda, dan masih banyak manfaat kecil lainnya yang juga dapat berguna.

Sebagai tambahan, ada banyak opsi yang dapat Anda pilih saat memutuskan penyedia VoIP Anda.

Berikut adalah daftar singkat dari beberapa perangkat lunak paling populer yang digunakan untuk konferensi web saat ini:

3 Solusi Konferensi Video Teratas

Ada banyak pilihan dalam hal konferensi web yang efisien, dan bisnis bebas memilih yang paling sesuai. Sebagian besar perangkat lunak konferensi web ditawarkan secara individual, namun, beberapa opsi datang sebagai bonus dengan platform komunikasi bisnis layanan lengkap.

Skype untuk Bisnis

Skype untuk bisnis, juga dikenal sebagai Office 365, adalah produk unggulan Microsoft untuk komunikasi bisnis online.

Ini adalah alat kolaborasi online yang kuat dengan solusi modern yang memungkinkan komunikasi bisnis yang efisien. Dengan Office 365, pengguna mendapatkan akses ke aplikasi Office, perpesanan, panggilan, penyimpanan online, dan kemampuan untuk mengadakan rapat tim besar dengan fitur seperti berbagi layar & file.

Skype untuk bisnis adalah solusi populer untuk bisnis yang ingin masuk ke konferensi web, terutama karena sebagian besar pengguna sudah terbiasa dengan platform tersebut.

Paket standar mulai dari $8,25/bulan per pengguna, dan bahkan ada lebih banyak opsi dengan paket premium yang tersedia dengan kisaran harga $12,50/bulan. Secara keseluruhan, menggunakan Skype untuk rapat online sepertinya merupakan pilihan yang aman, dan ini adalah solusi yang bagus untuk bisnis yang ingin menghilangkan rapat yang tidak efisien untuk selamanya.

Pertemuan Google Hangouts

Google Hangouts Meet adalah solusi konferensi web resmi Google, yang ditawarkan sebagai bagian dari sistem alat berbasis cloud populer yang disebut G Suite.

Seperti biasa, Google lebih memilih untuk membuatnya tetap sederhana dan itulah Meet.

Setiap pengguna mendapatkan opsi untuk menjadwalkan rapat yang disinkronkan secara otomatis dengan Google Kalender, dan siapa saja dapat bergabung menggunakan URL tautan rapat sederhana. Seluruh sistem disinkronkan dengan alat Google lainnya, sehingga semua orang mendapat pemberitahuan tepat waktu tentang rapat.

Untuk bisnis yang lebih suka beroperasi di satu platform, Google Hangouts Meet adalah opsi yang bagus jika bisnis sudah menggunakan platform G Suite yang populer. Yang cukup menarik, Meet juga memungkinkan pengguna yang menggunakan aplikasi serupa (seperti Skype for Business) untuk bergabung dalam rapat tanpa mengorbankan antarmuka pengguna favorit mereka (dalam hal ini Skype).

Tarif awal bergantung pada paket G Suite Anda, mulai dari $6/bulan per pengguna.

Perbesar

Zoom adalah solusi konferensi video hebat yang ditawarkan secara individual dibandingkan dengan Skype atau Google Meet yang hadir bersama dengan platform masing-masing.

Ini memberi Zoom keuntungan tertentu dalam hal menyediakan layanan konferensi video terbaik. Zoom menyediakan video HD, alat kolaborasi seperti berbagi layar, obrolan tim, rekaman & transkrip, keamanan yang kuat, dan integrasi berbasis cloud.

Zoom adalah aplikasi konferensi modern yang dapat diakses dari perangkat apa pun yang memberi bisnis semua fleksibilitas tambahan untuk rapat yang efisien. Pengguna dapat bergabung ke rapat dari ponsel, mobil, atau komputer pribadi mereka. Secara keseluruhan, Zoom menawarkan banyak alat tambahan, dan tampaknya menjadi pilihan yang bagus untuk tim yang sangat bergantung pada konferensi video untuk berfungsi.

Paket Dasar gratis ($0) tetapi ada batasan tertentu untuk mengadakan rapat yang efisien. Paket Pro hadir dengan sebagian besar fitur, dan biayanya $14,99/bulan per pengguna. Bisnis juga dapat meningkatkan ke Paket Bisnis untuk fungsionalitas penuh hanya dengan $19,99/bulan per pengguna.

Opsi populer lainnya termasuk solusi seperti GoToMeeting, Zoho, atau platform komunikasi bisnis layanan lengkap seperti RingCentral.

Perbandingan harga

Google Hangouts Meet adalah pilihan termurah untuk digunakan jika kami mengecualikan versi gratis Zoom yang dapat digunakan untuk beberapa tujuan. Ketika datang ke alat dan fungsionalitas tambahan, Zoom adalah produk unggulan tetapi datang dengan kisaran harga yang lebih tinggi.

Secara keseluruhan, bisnis yang mencari solusi sederhana dapat dengan aman mengandalkan Skype atau Google, dan bisnis yang lebih bergantung pada teknologi konferensi video dapat berinvestasi dalam solusi yang lebih canggih seperti Zoom, RingCentral, Zoho, atau lainnya.

Rapat yang Tidak Efisien Itu Mahal Tapi Dapat Dihindari

Ketika ada yang salah, anggota tim dalam rapat dan tugas yang tidak produktif merasa membuang-buang waktu untuk mencoba mengikuti hal-hal yang tidak berguna untuk pekerjaan mereka. Setiap bisnis harus berusaha untuk menghilangkan masalah ini, dan komunikasi VoIP tampaknya menjadi solusi yang bagus di sini.

Solusi Konferensi Web dapat membantu bisnis untuk mengadakan rapat online yang lebih efisien, dengan fitur-fitur seperti penjadwalan sederhana, pemberitahuan, alat kolaborasi, akses multi-perangkat, obrolan, berbagi file berbasis cloud, dan protokol keamanan terbaik. Alat-alat ini bahkan memudahkan untuk menjadwalkan tindak lanjut.

Saat Anda mempertimbangkan manajemen waktu dan jumlah rapat, pertimbangkan juga alat yang Anda gunakan untuk menjalankan rapat. Tabel perbandingan interaktif alat konferensi web kami dapat memastikan Anda memanfaatkan rapat berikutnya dengan sebaik-baiknya.