Poin Data Penting Untuk Dinilai Dalam Laporan Panggilan VoIP Bisnis Anda

Hampir setiap penyedia VoIP Bisnis hari ini membuatnya sangat mudah untuk menyesuaikan dan menyesuaikan saluran telepon Anda melalui portal manajemen online. Ketika manajer dan administrator sangat sibuk dan dibebani dengan tanggung jawab lain, akses ke pandangan cepat tentang apa yang terjadi di kantor, dan bahkan di luar kantor, akan sangat bermanfaat.

Dengan memanfaatkan portal manajemen online ini, pengguna dapat menambah atau menghapus jalur, mengubah ekstensi, bermain dengan berbagai fitur dan, yang lebih penting, bahkan mengakses beberapa analitik panggilan dan log pelaporan yang sangat mendetail. Log laporan panggilan ini adalah cara yang bagus untuk melihat aktivitas panggilan untuk bisnis, memahami arah yang diambil bisnis, atau dalam skala yang lebih kecil memahami saluran telepon mana yang memiliki volume lebih tinggi daripada yang lain.

Kekuatan Melacak Data Anda

Dengan log laporan panggilan ini, pengguna dapat sekilas memperoleh banyak informasi tentang sistem telepon mereka dan bagaimana sistem itu digunakan di dalam dan di luar kantor. Manajer dapat melacak metrik seperti jumlah panggilan masuk dan keluar, baik dari rentang tanggal tertentu atau keseluruhan, durasi setiap panggilan individu, berapa banyak panggilan yang dijawab atau tidak terjawab, pesan suara apa pun yang tertinggal di sistem Anda, berapa banyak faks online dikirim atau diterima dan ke mana, serta bahkan mengakses rekaman setiap panggilan individu langsung di portal yang sama secara online.

Dengan begitu banyak informasi tentang sistem Anda, dan bagaimana itu digunakan, tersedia dengan mengklik tombol, memahami bagaimana memanfaatkan informasi ini untuk meningkatkan laba Anda dengan cara apa pun dapat menjadi pengubah permainan mutlak. Log laporan panggilan ini adalah cara yang bagus untuk melihat aktivitas panggilan untuk bisnis, memahami arah yang diambil bisnis, atau dalam skala yang lebih kecil memahami saluran telepon mana yang memiliki volume lebih tinggi daripada yang lain. Log panggilan bahkan dapat digunakan untuk mengukur kemajuan dan efisiensi, membantu manajer mengenali kapan mereka mungkin perlu mengembangkan atau bahkan mengurangi tim mereka.

Informasi Penting Untuk Diperhatikan

Sebagian besar log laporan panggilan akan mengumpulkan informasi panggilan langsung yang serupa dan menawarkan titik data serupa untuk dilacak. Tergantung pada penyedia Anda, atau paket layanan tertentu, titik data mungkin sedikit berbeda tetapi harus mencakup sebagian besar jika tidak semua informasi umum yang lebih penting. Misalnya, jika layanan Anda tidak menyertakan faks online, maka log Anda tentu saja akan menunjukkan hal itu.

• Log Panggilan: Tentu saja, log ini akan menyertakan daftar lengkap semua dan setiap panggilan yang dilakukan dengan sistem telepon Anda. Log ini akan melacak tidak hanya panggilan masuk dan keluar, tetapi terkadang bahkan panggilan tidak terjawab atau dijawab juga. Pengguna dapat melihat seluruh daftar semua panggilan yang pernah dilakukan, atau memilih rentang tanggal tertentu untuk mempersempit hasil.
• Metode Kontak: Dimulai dengan dasar-dasar, sebagian besar jika tidak setiap log laporan panggilan akan menyertakan daftar keseluruhan transaksi yang dilakukan pada sistem Anda dan bagaimana transaksi tersebut dibuat. Laporan ini akan mencatat semua panggilan, faks, komunikasi internasional, dan pesan teks bisnis jika berlaku.
• Siapa yang Dihubungi: Lebih dari sekadar panggilan dan faks yang dilakukan, log ini biasanya akan menyertakan informasi yang lebih mendalam untuk menunjukkan nomor telepon apa yang dipanggil, atau dipanggil oleh sistem Anda. Jika layanan Anda mencakup faks online, pengguna juga dapat memantau dari mana faks dikirim dan diterima.
• Lacak semua aktivitas telepon : Pengguna dapat mempersempit laporan panggilan ini ke saluran telepon tertentu, dan melihat secara mendalam nomor yang dihubungi oleh saluran telepon Anda, nomor telepon yang dihubungi, durasi setiap panggilan, dan bahkan volume panggilan untuk memahami saluran mana yang melakukan atau menerima panggilan paling banyak dalam jangka waktu tertentu.
• Kelola dan Dengarkan Panggilan Telepon yang Direkam: Sekali lagi, tergantung pada penyedia dan tingkat layanan Anda, perekaman panggilan sering kali dapat diaktifkan atau dinonaktifkan dari portal manajemen online ini, dan log pelaporan panggilan bahkan akan memungkinkan pengguna mengakses rekaman setiap panggilan langsung dari log itu sendiri. Jika Anda melihat seorang agen melakukan panggilan yang sangat panjang atau pendek, Anda dapat mendengarkan rekaman untuk melihat bagaimana hasilnya.

Selain itu, beberapa penyedia bertujuan untuk membuat panggilan internasional menjadi sederhana dan menyertakan paket internasional tanpa batas, sementara yang lain akan mengenakan biaya per menit berdasarkan tarif khusus untuk masing-masing negara. Tarif dan menit yang digunakan ini dapat tercermin dalam log pelaporan panggilan Anda berdasarkan tingkat layanan yang digunakan bisnis Anda. Banyak log pelaporan online juga memungkinkan pengguna untuk melacak tagihan mereka, mengelola fitur, dan pengeluaran terkait lainnya.

Bagaimana tim Anda dapat memanfaatkan data baru ini?

Log laporan panggilan akan memiliki manfaat besar bagi perusahaan mana pun yang mengandalkan sistem telepon mereka untuk sebagian besar komunikasi mereka. Banyak perusahaan hanya beroperasi berdasarkan komunikasi mereka dengan klien, pelanggan, dan prospek potensial. Bergantung pada bisnis Anda dan kasus penggunaan khusus, faktor terpenting yang harus diperhatikan mungkin berbeda. Baik Anda menjalankan kontak atau pusat panggilan, kekuatan sebenarnya dari laporan panggilan ini adalah mengawasi penggunaan telepon Anda dengan cermat.

Penjualan:

Jika perusahaan Anda berfokus pada penjualan, penggunaan yang baik untuk log pelaporan panggilan adalah untuk melacak frekuensi panggilan, berapa banyak panggilan yang dilakukan dalam sehari, waktu henti antara panggilan, dan tentu saja durasi setiap panggilan. Jika Anda melihat seorang agen membuat sejumlah besar panggilan per hari, tetapi mereka hanya berlangsung selama 30 detik pada satu waktu, ini dapat memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana agen itu terbentuk sebelumnya.

Memanfaatkan informasi untuk memahami bagaimana kinerja karyawan Anda dapat membantu bisnis menyesuaikan praktiknya dengan sebaik mungkin untuk ditingkatkan dengan cara apa pun. Jika panggilan keluar dan volume tinggi adalah prioritas Anda, melacak log panggilan sistem Anda adalah cara yang sangat membantu untuk melacak produktivitas dan mengelola kuota untuk menetapkan tujuan yang lebih realistis.

Pelayanan pelanggan:

Dengan cara yang mirip dengan penjualan, memanfaatkan pandangan mendalam pada aktivitas panggilan agen Anda akan membantu bisnis Anda menyesuaikan praktiknya agar terbentuk sebelumnya pada tingkat efisiensi tertinggi. Sekali lagi itu akan tergantung pada kasus penggunaan khusus Anda, karena kuantitas tidak selalu sama dengan kualitas, tetapi dengan kemampuan untuk melacak aktivitas setiap saluran telepon, Anda dapat memanfaatkan informasi itu untuk meningkatkan laba.

Jika agen berada di saluran telepon untuk waktu yang tidak terduga untuk setiap panggilan, dan nomor tersebut akhirnya menelepon lagi untuk berbicara dengan agen lain, administrator kemudian dapat menggunakan informasi tersebut untuk membantu meningkatkan pelatihan, atau bekerja dengan individu agen untuk meningkatkan efisiensi mereka.

Penggunaan Umum :

Jika bisnis Anda tidak bergantung pada komunikasi luar, masuk atau keluar, seperti Penjualan dan Layanan Pelanggan, tim Anda masih dapat memperoleh banyak manfaat dari memahami dan menggunakan data yang dikumpulkan oleh log pelaporan panggilan ini. Tentu saja tidak ada yang suka mengatur mikro dan mengawasi mereka, tetapi dengan laporan panggilan, manajer dapat melihat lebih dalam aktivitas pekerja mereka, dan mempelajari lebih lanjut tentang penggunaan telepon mereka. Jika karyawan berbicara di telepon selama berjam-jam dengan panggilan pribadi, produktivitas akan sangat terpukul – dan kekuatan log pelaporan ini memungkinkan manajer untuk melihat lebih dekat aktivitas spesifik ini.

Selain statistik panggilan telepon, pengguna bahkan dapat melihat tagihan, menit yang digunakan, fitur yang paling sering digunakan, serta pengeluaran lainnya – bahkan berapa banyak faks yang dikirim dan ke mana. Jika bisnis Anda melakukan banyak panggilan internasional, log pelaporan ini akan membantu mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang negara mana yang paling sering dihubungi, dan melacak tarif individu jika penyedia Anda tidak menyertakan panggilan internasional dalam paket sederhana.

Dengan Log Panggilan, Manajer Dapat:

Rencanakan Secara Strategis Dan Sesuaikan Tim Anda

Lacak semua transaksi, panggilan, faks, dan pengeluaran, penagihan, dan metrik bisnis Anda secara keseluruhan. Dengan memperhatikan laporan panggilan Anda, mudah untuk melacak aliran bisnis Anda dan mempertahankan harapan dan memastikan tingkat efisiensi tertinggi.

Tetap Di Atas Data Anda, Kapan Saja dan Di Mana Saja

Dengan kemampuan untuk masuk ke portal berbasis web dari perangkat apa pun yang terhubung ke internet, bahkan jika Anda berada di luar kantor atau di sisi lain negara, manajer dapat tetap memantau bisnis dan aktivitas tim mereka dengan pengawasan yang ketat.

Banyak log panggilan bahkan memungkinkan pengguna untuk mengunduh data mereka dalam format Microsoft Excel fire, dan terkadang menjadwalkan pengiriman email dari log panggilan ini untuk akses offline dan bahkan analisis yang lebih kuat.

Urutkan Melalui Log Untuk Kebutuhan Anda

Pengguna dapat menyortir log berdasarkan waktu, rentang tanggal, atau saluran telepon tertentu. Dengan kemampuan untuk mendapatkan perspektif keseluruhan yang luas, atau memperbesar rentang metrik yang sangat spesifik, manajer dapat memanfaatkan informasi ini dalam skala perusahaan yang luas, atau membantu mengelola satu tim atau agen tertentu. Tingkatkan keuntungan Anda dengan kemampuan untuk mempertajam gundukan jalan yang perlu dihaluskan.

Satu Sumber Daya Anda Untuk Semua Kebutuhan Panggilan Anda

Dengan portal manajemen online dan akses ke log pelaporan panggilan online, pengguna dapat memanfaatkan platform ini untuk tidak hanya mengumpulkan dan melihat lebih dekat statistik mereka, tetapi bahkan menindaklanjutinya. Dengan kemampuan untuk membalas atau melakukan panggilan langsung dari web berkat telepon lunak, setiap panggilan pendek atau terputus dapat dengan cepat diperoleh kembali langsung dari browser web Anda. Rekaman panggilan juga sangat mudah diakses, tepat dalam konteks log panggilan Anda dengan semua informasi yang diperlukan tersedia segera.