8 Langkah Tata Kelola Data yang Harus Diikuti di Tahun 2023

Tata kelola data berkembang. Riset Gartner menunjukkan bahwa 61% organisasi memprioritaskan pengoptimalan data untuk proses bisnis dan produktivitas, bukan hanya untuk kepatuhan. Untuk berhasil dalam tujuan ini, seseorang perlu memahami pentingnya tata kelola data dan langkah-langkah kunci yang harus diikuti.

Memahami Pentingnya Tata Kelola Data di Tahun 2023

Organisasi memanfaatkan tata kelola data untuk memaksimalkan data pelanggan dan bisnis. Dengan memperoleh data tentang pelanggan, pekerja, aset, dan lainnya, serta memastikan bahwa data tersebut digunakan dengan benar dan efisien, Anda dapat memiliki akses data yang mudah dan andal yang membantu pengambilan keputusan bisnis penting.

Keamanan adalah keuntungan utama lain dari tata kelola data. Dengan membuat struktur tata kelola data, seseorang dapat menjamin keamanan repositori pengetahuan organisasi Anda. Mempertimbangkan semua manfaat ini, masuk akal untuk memahami arti tata kelola data dan menerapkan langkah-langkah tata kelola data yang tepat di tahun 2023.

Tata kelola data dan manajemen data biasanya digunakan secara bergantian, namun keduanya adalah istilah yang berbeda.

Tata kelola data sebagian besar berfokus pada dokumentasi. Ini menentukan siapa yang memiliki data perusahaan, siapa yang dapat mengaksesnya, sumber data mana yang tersedia, dan proses apa yang telah ditetapkan untuk memastikan keamanan data dan kepatuhan terhadap persyaratan yang berlaku.

Manajemen data terutama tentang tindakan, atau penerapan peraturan dan pedoman strategi tata kelola data.

8 Langkah Kunci Tata Kelola Data

Untuk tata kelola data yang efektif di tahun 2023, Anda harus mengingat langkah dan rekomendasi berikut:

1. Sampaikan rencana tata kelola data Anda kepada tim

Jelaskan kepada setiap tim atau pemangku kepentingan bagaimana tata kelola data yang kuat dapat membantu mereka dalam melakukan tugas mereka dengan lebih efisien. Ini akan membantu mereka memahami bahwa upaya mereka untuk mencapai tujuan ini — seperti membuat spreadsheet Excel yang digunakan oleh beberapa individu dalam drive bersama, adalah aset digital utama. Orang-orang akan lebih mungkin menerima program tata kelola data Anda jika mereka menyadari signifikansinya terhadap pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

2. Perhatikan langkah-langkah tata kelola data yang ada

Disadari atau tidak, perusahaan Anda mungkin sudah terlibat dalam sejumlah besar operasi tata kelola data. Periksa apa yang Anda lakukan saat ini, seperti "pengelolaan data master", untuk menentukan di mana ada celah, apakah ada ketidakkonsistenan dalam grup, dan apa yang Anda perlukan untuk program tata kelola data yang lebih baik.

3. Memahami komponen tata kelola data

Pendekatan Anda harus dimulai dengan pernyataan misi formal atau piagam yang menjelaskan tujuan terkait data organisasi Anda. Setelah menyelesaikan tahap ini, Anda dapat melanjutkan ke elemen tata kelola data yang akan membantu Anda mencapai tujuan tersebut. Ini umumnya akan mencakup:

• Dokumentasi : Titik awal untuk bisnis Anda sehingga Anda dapat meninjau proses yang telah Anda buat untuk menentukan apa yang perlu diubah dan di mana.
• Katalog data : Daftar data yang dapat diakses yang berisi informasi seperti fungsi pencarian, riwayat asal data, alat kolaborasi, dan format file, bersama dengan setiap karakteristik relevan lainnya.
• Pemetaan data : Representasi aliran data dalam organisasi Anda, berbagai interkoneksi dan persimpangannya, dan bagaimana aliran tersebut dapat mengubah keadaannya.
• Glosarium : Sebuah leksikon umum termasuk penjelasan terminologi dan konsep khusus organisasi.
• Metadata : Metadata adalah data yang digunakan untuk mengklasifikasikan dan mengambil data lain; misalnya, jika data adalah gambar kucing, contoh metadata juga menyertakan jenis file, tag atau frasa yang relevan, dan hak penggunaan file.
• Data master : Sumber data otoritatif yang ditentukan yang Anda anggap penting untuk strategi tata kelola data.

4. Petakan tingkat kematangan tata kelola data Anda saat ini dan kemungkinan tujuan akhir

Dengan menggunakan model maturitas, Anda dapat mengevaluasi kapasitas organisasi Anda untuk mengadopsi rencana tata kelola data secara efektif. Pendekatan ini menganalisis berbagai tingkat keterlibatan, kesadaran, dan pembelian pengguna di seluruh perusahaan sambil menawarkan panduan tentang cara mengatur peluncuran strategi. Biasanya, ada lima fase untuk sesuatu seperti ini:

• Masa Bayi : Pada saat ini, mungkin ada konsensus terbatas untuk pendekatan tata kelola. Solusi saat ini dan tindakan tata kelola data tersegmentasi Anda mungkin "cukup baik" bagi manajer untuk belum melihat persyaratan untuk inisiatif semacam itu.
• Inisialisasi : Pada titik ini, individu terkemuka memahami bahwa tindakan yang lebih efektif diperlukan untuk mereplikasi kesuksesan masa lalu. Adalah tanggung jawab Anda untuk meyakinkan tim Anda bahwa mereka harus mengadopsi strategi — yang Anda capai di fase 1.
• Koreksi jalur : Pada fase ini, rencana tata kelola data lebih stabil. Anda dapat menggunakan teknik manajemen inti untuk mempersiapkan bisnis Anda dalam proses pembentukan kerangka tata kelola terintegrasi yang luas.
• Keuntungan bisnis : Pada fase ini, proses lebih canggih dan konsisten di seluruh organisasi. Anda memiliki pendekatan yang konsisten terhadap tata kelola data, dan partisipasi telah meningkat secara signifikan. Juga, sistem tata kelola data Anda jelas terkait dengan kebutuhan bisnis, sekarang dan masa depan.
• Optimalisasi : Perusahaan yang telah mencapai level empat memandang tata kelola data sebagai komponen mendasar dan tak terpisahkan dari proses mereka. Kebijakan tata kelola data Anda telah beroperasi selama beberapa waktu, dan Anda secara aktif menerapkan tindakan pengoptimalan.

5. Tetapkan kepemilikan

Mengidentifikasi data milik siapa yang merupakan tahap selanjutnya dalam mengadopsi tata kelola data pada tahun 2023. Individu-individu ini harus berperan aktif dalam pengembangan kebijakan tata kelola data yang disederhanakan karena mereka memiliki otoritas tertinggi atas data. Jadi, meskipun chief data officer (CDO) atau direktur tata kelola harus memimpin proses pengembangan program, dukungan pemilik data sangat penting untuk pencapaiannya. Ini bisa menjadi langkah yang sangat sulit di tahun 2023 jika pemangku kepentingan bekerja dari lokasi yang berbeda – jadi pastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama.

6. Pilih model tata kelola data pilihan Anda – terpusat atau federasi

Secara tradisional, bisnis telah menggunakan arsitektur pasif yang berfokus pada kepatuhan. Mereka menguraikan bagaimana pengguna harus menghasilkan, memperoleh, mengelola, dan membuang data. Untuk memanfaatkan analitik saat ini, bisnis memerlukan model tata kelola inovatif yang sadar konteks dan menumbuhkan kreativitas.

Apalagi paradigma tata kelola harus sentralisasi atau desentralisasi. Dalam arsitektur terpusat, TI atau otoritas lain mengontrol akses data untuk penggunaan bisnis satu-ke-banyak. Hanya beberapa “pencipta”, sedangkan sisanya adalah penonton. Sistem tata kelola federasi terjadi ketika beberapa grup memiliki hak data. Ini penting ketika departemen memiliki persyaratan data yang berbeda-beda.

Sebagai jalan tengah, Anda juga dapat menjelajahi tata kelola data yang didelegasikan. Bagian ini memperkenalkan posisi baru yang independen dari TI atau administrasi terpusat. Administrator situs atau pengelola data, misalnya, dapat diidentifikasi dan mungkin memiliki akses langsung ke sumber data. Pengenalan proses untuk memverifikasi, mempromosikan, dan menyertifikasi data mungkin dibatasi oleh alur kerja persetujuan.

7. Menerapkan tata kelola data

Ini adalah komponen operasional penerapan strategi tata kelola data dan akan terdiri dari tiga proses berikut, antara lain:

• Melakukan penilaian data : Untuk menetapkan kebijakan tata kelola data, bisnis harus mengetahui data yang dimilikinya saat ini. Sebagai komponen dari prosedur ini, bisnis pertama-tama harus menginventarisasi data, mengklasifikasikan data, dan memfilter data ke dalam aliran atau wadah pengetahuan.
• Memusatkan penyimpanan metadata : Biasanya, departemen dalam suatu organisasi memiliki database manajemen metadata mereka sendiri. Namun, hal ini mengakibatkan silo data; metadata terpusat memastikan skalabilitas dan fleksibilitas yang diperlukan untuk analitik.
• Mempersiapkan data : Ini adalah salah satu fase yang paling memakan waktu. Penting untuk kembali ke metadata mentah, mengonversinya, memperbaikinya, dan menggabungkan kumpulan data menjadi katalog data. Kegiatan utamanya adalah pembersihan data, transformasi data untuk standardisasi, dan pengembangan template glosarium.

Untungnya, ada beberapa platform perangkat lunak tata kelola data yang tersedia yang dapat mengubah satu atau beberapa langkah ini.

8. Membuat jalur distribusi, beserta penilaian risiko

Terakhir, inisiatif kontemporer untuk tata kelola data harus mendemokratisasi data. Oleh karena itu, kebijakan paling berhasil jika diintegrasikan ke dalam tugas sehari-hari, proses, dan alat individu yang digunakan secara teratur. Saat mendistribusikan data ke seluruh tim, protokol keamanan, dan kewajiban kepatuhan juga harus dipertimbangkan. Peraturan Perlindungan Data Global (GDPR), misalnya, mungkin memaksa Anda untuk menerapkan perlindungan keamanan tambahan.

Pengambilan kunci

Karena perusahaan menghasilkan lebih banyak informasi daripada sebelumnya (dari IoT, perangkat jarak jauh, platform online, aplikasi bisnis, dll.), tata kelola data yang baik sangat penting. Pada tingkat terendah, ini akan memastikan kepatuhan terhadap undang-undang perlindungan data, dan yang paling matang, ini akan membuka jalan bagi analitik yang lebih kuat. Kedelapan langkah tata kelola data ini akan sangat penting untuk kesuksesan di tahun 2023, dan Anda selalu dapat meningkatkan strategi tata kelola Anda melalui lima langkah strategis tambahan.