Solusi Pemulihan Bencana: Membangun Rencana Bertahan untuk Bisnis Kecil

Mungkin hal terburuk bagi pemilik usaha kecil adalah menghabiskan waktu bertahun-tahun untuk mengembangkan organisasi mereka dan kemudian kehilangan segalanya setelah satu bencana tak terkendali. Sayangnya, itu bukan hanya plot film populer tetapi kasus sehari-hari di dunia nyata. Menurut statistik oleh FEMA, lebih dari 40% usaha kecil yang menderita bencana tidak pernah dibuka kembali. Dan 93% dari mereka yang tidak berhasil pulih dalam lima hari atau kurang berhenti beroperasi dalam satu tahun.

Angka-angka menakutkan di atas terkait erat dengan satu catatan lagi: 75% usaha kecil tidak memiliki rencana pemulihan bencana. Anda mungkin meragukan organisasi Anda membutuhkannya karena sebagian besar bisnis berfungsi dengan sukses atau gagal karena alasan selain bencana mendadak. Dalam posting ini, kami menjelaskan mengapa sudut pandang itu tidak benar, dan juga menunjukkan poin-poin penting untuk dimasukkan dalam strategi pemulihan bencana (DR) yang efektif.

Mengapa Saya Membutuhkan Rencana Pemulihan Bencana?

Tidak seperti perusahaan besar, pemilik usaha kecil tidak memiliki dana ekstra untuk dibelanjakan pada sesuatu yang tidak akan meningkatkan pendapatan. Organisasi kecil tetap tidak terlindungi karena sumber daya mereka yang terbatas. Dan itulah alasan yang tepat mengapa usaha kecil perlu mengembangkan strategi pemulihan bencana.

Apakah bencana itu alami atau buatan manusia, bisnis kecil tanpa rencana pemulihan bencana tidak memiliki jaring pengaman untuk bertahan dengan kerugian yang dapat diterima. Sederhananya, perusahaan besar mampu membuang uang tunai pada bencana, sementara bisnis kecil Anda tidak bisa.

Selain itu, kurangnya rencana dan solusi perlindungan adalah alasan, misalnya, bagi peretas untuk menargetkan bisnis kecil saat merencanakan serangan siber. Itu benar, tanpa menjalankan perangkat lunak perlindungan ransomware dari NAKIVO atau vendor lain, sebuah organisasi kecil berisiko tidak dapat beroperasi segera setelah satu injeksi ransomware. Sebaliknya, 96% bisnis dengan praktik pencadangan yang diterapkan berhasil pulih dari insiden ransomware.

Elemen Kunci dari Rencana Pemulihan Bencana untuk Usaha Kecil

Secara teori, panduan satu frasa universal untuk rencana pemulihan bencana apa pun akan terdengar seperti "persiapan adalah kunci" atau "mengharapkan segalanya". Namun, frasa itu terlalu luas untuk disebut sebagai panduan. Kami akan mempersempit dan memperluas poin utama dari rencana DR. Di bawah ini, Anda akan menemukan rekomendasi yang dapat membantu usaha kecil bertahan dalam masa-masa sulit dan melanjutkan produksi setelah bencana.

Buat rencana respons instan

Pertama, Anda perlu mencari tahu apa yang harus dilakukan segera setelah bencana terjadi. Baik itu kebakaran, banjir, gempa bumi, pemadaman listrik yang tidak terduga, atau keadaan darurat lainnya, diperlukan rencana tindakan. Semakin cepat Anda bereaksi terhadap bencana, semakin sedikit kerugian yang akan diderita organisasi Anda saat bencana itu terjadi.

Untuk meminimalkan dampak menit pertama, instruksikan karyawan Anda tentang tindakan mereka dalam menghadapi bencana. Bagikan area tanggung jawab, dokumentasikan panduan langkah demi langkah untuk berbagai skenario bencana, dan pastikan untuk melatih pekerja Anda. Ketika setiap orang tahu siapa yang harus dihubungi dan apa yang harus dilakukan dalam keadaan darurat, konsekuensi yang menghancurkan dari sebagian besar bencana bagi anggota staf, aset, dan inventaris organisasi dapat dikurangi.

Kembangkan strategi pemulihan bencana

Memastikan efektivitas pendekatan DR hanya mungkin jika Anda mengetahui proses dan saling ketergantungan dari bagian-bagian organisasi. Menganalisis bagaimana organisasi Anda dibangun dan bekerja akan membantu Anda memahami pentingnya setiap elemen untuk produksi. Setelah Anda diberi tahu tentang peran setiap bagian infrastruktur, Anda dapat menilainya berdasarkan prioritas. Ketika pentingnya setiap tautan dalam rantai sudah jelas, inilah yang perlu Anda lakukan:

1. Tentukan waktu henti maksimum yang dapat ditoleransi bisnis Anda . Dalam industri TI, mereka menyebutnya sebagai tujuan waktu pemulihan atau RTO.
2. Cari tahu jumlah dan jenis sumber daya yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan itu. Pahami dengan jelas berapa banyak sumber daya keuangan, manusia, perangkat keras, antara lain, yang dimiliki dan dibutuhkan organisasi Anda. Tetap realistis dan seimbangkan persyaratan pemulihan dengan kemampuan Anda.
3. Kembangkan rencana pemulihan bencana selangkah demi selangkah berbasis prioritas secara efisien dengan melibatkan sumber daya yang tersedia. Jangan hanya memikirkan rencana, tetapi dokumentasikan. Dan, tentu saja, jangan tinggalkan rencana di atas kertas sampai bencana menjadi nyata.
4. Uji strategi Anda dan, jika perlu, sesuaikan urutan pemulihan untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan memenuhi persyaratan.

Pastikan perlindungan data

Agar berhasil melindungi salah satu aset organisasi yang paling berharga, yaitu data, Anda memerlukan strategi pencadangan dan pemulihan khusus. Pendekatan perlindungan data yang efektif mencakup dua poin yang sama pentingnya:

• Cadangan yang diperbarui secara berkala – untuk memastikan relevansi data cadangan
• Pemulihan cepat dan fleksibel – untuk memastikan ketersediaan data sesuai permintaan

Pembaruan cadangan data reguler dan alur kerja pemulihan cepat tidak dapat diterapkan secara manual. Jumlah data dan kompleksitas infrastruktur TI bahkan di organisasi kecil membuat otomatisasi wajib untuk kegiatan perlindungan data. Otomatisasi perlindungan data yang efektif dimungkinkan dengan dua pilihan: memasang alat cadangan atau menggunakan solusi perangkat lunak khusus.

Membeli peralatan cadangan siap pakai yang eksklusif bisa jadi terlalu mahal untuk usaha kecil. Di sisi lain, solusi perangkat lunak kontemporer menyediakan serangkaian fungsi perlindungan data yang setara sambil menawarkan model lisensi yang fleksibel dan harga yang terjangkau. Dari sudut pandang keseimbangan efisiensi biaya, solusi perangkat lunak perlindungan data adalah yang paling cocok untuk organisasi kecil dengan anggaran terbatas.

Dapatkan persediaan dan sistem darurat

Apa yang pertama kali dibutuhkan oleh Anda, anggota staf Anda, dan bisnis Anda sendiri setelah bencana terjadi? Persediaan darurat dapat mencakup barang-barang pertolongan pertama, makanan, dan air minum. Sistem darurat adalah pembangkit listrik cadangan, menggandakan infrastruktur komputer dan disk dengan cadangan data.

Anda dapat menemukan diri Anda, misalnya, terisolasi secara fisik di kantor, terputus dari lingkungan Anda, terluka ringan, atau terluka parah karena bencana. Perlengkapan P3K, air dan persediaan makanan ada untuk mendukung Anda dan karyawan Anda dalam keadaan darurat itu. Mengirimkan obat-obatan dasar, beberapa makanan kering dan kalengan, kertas toilet, dan beberapa lusin botol air ke kantor tidak mahal dan tidak memakan waktu lama. Bawalah persediaan yang cukup untuk mendukung staf kantor reguler Anda setidaknya selama seminggu.

Pada gilirannya, server cadangan jarak jauh, perangkat keras cadangan, dan replika lingkungan virtual dapat membantu Anda memulihkan operasi dengan waktu henti yang minimal. Saat situs utama mengalami bencana, Anda dapat langsung mengalihkan alur kerja penting produksi ke situs sekunder menggunakan salah satu solusi pencadangan dan pemulihan yang komprehensif.

Oleh karena itu, buatlah daftar persediaan dan perangkat keras yang diperlukan agar bisnis Anda tetap dapat beroperasi dalam keadaan darurat, dan dapatkan. Mungkin Anda tidak akan pernah membutuhkan sumber daya darurat itu. Tetapi Anda pasti ingin memilikinya saat bencana menimpa bisnis Anda.

Revisi asuransi

Asuransi inilah yang juga sering ditunda oleh pemilik bisnis hingga terlambat. Jika Anda tidak memiliki perlindungan asuransi, lakukan apa pun yang diperlukan untuk mendapatkannya secepat mungkin. Tidak setiap organisasi mengalami bencana, itu benar. Namun, Anda tidak pernah tahu kapan keberuntungan Anda habis, dan asuransi dapat membantu Anda meringankan beban keuangan Anda untuk menjaga organisasi tetap beroperasi setelah bencana.

Dan jika bisnis Anda diasuransikan, periksa apakah rencana Anda saat ini mencakup risiko yang diperlukan, termasuk risiko yang khas untuk lokasi Anda. Misalnya, fakta bahwa kantor pusat Anda berada di wilayah dengan aktivitas seismik yang intens tidak menjamin bahwa asuransi Anda akan menanggung kerugian Anda jika terjadi gempa bumi. Ketika Anda melihat risiko yang ada dalam rencana pemulihan bencana tetapi tidak dalam rencana asuransi, pertimbangkan untuk memperluas paket asuransi Anda.

Miliki rencana kontak pascabencana

Setelah Anda menyelesaikan langkah-langkah mendesak dari rencana pemulihan, terlepas dari apakah konsekuensi bencana dikurangi atau tidak, ada orang dan institusi yang harus diberitahu. Daftar periksa Anda mungkin termasuk kontak seperti:

• Pelanggan utama
• Pemasok penting
• Pejabat pemerintah
• Agen asuransi
• Pengacara
• Realtors
• penyedia TI

Buat daftar kontak ini sebelumnya untuk menghindari kehilangan seseorang yang penting dalam situasi pascabencana yang tegang dan penuh tekanan. Ingatlah bahwa pemberitahuan tepat waktu yang dikirim ke orang yang tepat dapat membantu membuat hasil bencana dapat diabaikan.

Diversifikasi logistik

Tidak ada bisnis yang terisolasi. Operasi dan penghasilan Anda bergantung pada koneksi eksternal sama seperti mereka bergantung pada proses internal. Bencana dapat mengubah Anda menjadi mata rantai yang hilang bagi pemasok Anda dan sebaliknya.

Oleh karena itu, rantai logistik harus didukung seperti halnya data penting dan infrastruktur TI. Pemasok, rute, dan solusi alternatif harus ditemukan jauh sebelum bencana karena Anda akan terlalu sibuk untuk mencarinya setelah bisnis Anda terpukul.

Jangan Tunda Membuat Rencana Pemulihan Bencana

Sekitar 21% pemilik usaha kecil yang tidak memiliki rencana DR mengatakan itu bukan tugas prioritas bagi mereka. Itu pendekatan yang mungkin berbahaya. Meskipun tugas-tugas lain dapat menjadi penting untuk operasi dan profitabilitas bisnis Anda, strategi pemulihan bencana tidak boleh diprioritaskan dan ditunda.

Kurangnya waktu bukanlah alasan ketika seluruh organisasi dipertaruhkan. Mendistribusikan kembali jam kerja dan kehilangan sebagian dari pendapatan potensial untuk memprioritaskan pengembangan rencana pemulihan bencana adalah langkah yang cerdik. Anda akan dapat memperoleh lebih banyak keuntungan sepanjang waktu ketika bisnis kecil Anda dapat bertahan dari bencana yang menghancurkan dengan kerugian minimal.