Buang Mesin Faks: Panduan Lengkap untuk Faks Online

Ya, tahun 2017 masih ada orang yang fax. Yang lebih mengejutkan adalah bahwa ia masih memainkan peran penting dalam operasi sehari-hari banyak bisnis. Dokumen hukum, dokumen medis, dan apa pun yang memerlukan tanda tangan harus dikirim melalui faks. Namun, teknologi telah berkembang pesat, memberikan bisnis cara baru untuk mengirim faks yang menghemat waktu dan uang.

Bisnis Anda tidak lagi memerlukan mesin faks biasa untuk mengirim dan menerima dokumen penting yang memerlukan tanda tangan, dan faks tidak lagi memerlukan nomor panggil, dengan atau tanpa kode area, untuk bekerja. Itu benar! Sekarang Anda dapat mengirim faks seperti Anda mengirim email: melalui internet.

Apa itu Faks Online?

Faks online adalah versi modern dari faks biasa. Faks online mengirim faks dalam format digital melalui koneksi internet Anda dari komputer atau perangkat seluler Anda, sementara faks biasa memerlukan saluran telepon dan seseorang yang berdiri di depan mesin faks mereka sendiri menunggu pesan Anda — mungkin — dicetak.

Sederhananya: jauh lebih nyaman digunakan, menjadikannya perlengkapan yang diperlukan untuk semua jenis bisnis. Plus, ada sejumlah penyedia untuk dipilih.

Manfaat Faks Online

Ada banyak sekali manfaat menggunakan faks online dibandingkan faks biasa, jadi kami akan menguraikan manfaat yang mungkin tampak jelas, tetapi perlu disebutkan.

Tidak Ada Perangkat Keras atau Perangkat Lunak yang Berdiri Sendiri:
Faks online menghilangkan kebutuhan untuk memiliki mesin faks dengan saluran telepon khusus sendiri. Lebih sedikit perangkat keras berarti lebih sedikit masalah; lebih sedikit masalah berarti lebih sedikit waktu dan uang yang dihabiskan untuk memperbaikinya.

Pengurangan Biaya Telepon:
Biaya telepon pasti akan turun berkat tidak lagi mengandalkan mesin faks dengan saluran telepon khusus. Satu-satunya biaya selain dari langganan bulanan Anda adalah untuk layanan internet Anda, yang seharusnya sudah Anda miliki. Bahkan, banyak penyedia VoIP Bisnis menawarkan faks virtual sebagai tambahan atau bagian dari layanan mereka. Lihat sepuluh besar penyedia PBX yang dihosting di sini.

Kerahasiaan yang Ditambahkan:
Faks online dapat dikirim langsung ke email Anda alih-alih mesin faks kantor yang dapat diakses semua orang. Banyak faks berisi dokumen hukum dengan detail sensitif yang perlu dirahasiakan. Memiliki faks yang dikirim langsung ke email Anda menghilangkan potensi risiko ini. Untuk lebih lanjut tentang melindungi jaringan VoIP Anda, klik di sini.

Berfokus pada Email:
Faks online membuat segala sesuatunya tetap pribadi, teratur, dan menghemat biaya kertas. Faks dapat dilakukan melalui email. Yang harus Anda lakukan hanyalah mengirim email dengan nomor telepon penerima dan nama domain yang disertakan di baris alamat. Berikut panduan singkat kami tentang cara mengirim faks langsung melalui Gmail.

Faks Internasional:
Karena faks online tidak memerlukan saluran telepon khusus, data Anda tidak ditransfer melalui PSTN, jadi tidak ada biaya tambahan atau sakit kepala. Seperti email, faks online dapat dikirim di mana saja kapan saja. Pastikan untuk memeriksa layanan faks online terbaik tahun 2017 untuk info lebih lanjut.

Perincian Fitur

Tergantung pada penyedianya, faks online dilengkapi dengan banyak fitur berguna yang dapat dimanfaatkan oleh bisnis. Berikut adalah beberapa fitur penting yang tidak ingin Anda lewatkan:

Pengiriman Grup:
Pengiriman kelompok akan menghasilkan peningkatan yang signifikan dalam produktivitas kantor dengan memungkinkan bisnis mengirim faks ke dua puluh alamat berbeda secara bersamaan. Penerima akan menerima pesan di kotak masuk mereka.

Mobilitas:
Kemampuan untuk menjadwalkan, mengirim, dan menerima faks di luar kantor memungkinkan mobilitas yang intens. Selama Anda memiliki koneksi internet, Anda dapat mengirim dan menerima faks. Jika karyawan sedang bepergian atau bepergian, waktu tidak perlu lagi dihabiskan untuk mencari mesin faks hanya untuk mengirim atau menerima satu dokumen. Anda bahkan dapat mengirim faks dari telepon Anda.

Tanda Tangan Elektronik:
Dengan faks yang masih digunakan sebagai metode utama untuk bertukar dokumen atau kontrak yang sah dan mengikat, sangat penting untuk memiliki fungsi menandatangani secara digital formulir apa pun yang mungkin harus Anda kirim atau terima. Dengan faks online, pengguna dapat menandatangani secara digital, atau mengimpor tanda tangan tulisan tangan mereka dengan mudah.

Penyaringan Faks Sampah:
Apa pun yang digunakan bisnis Anda terutama, apakah itu telepon, email, atau faks, spam akan selalu diketahui keberadaannya. Faks online membantu menghilangkan masalah dengan memungkinkan bisnis Anda memfilter alamat yang baik dari yang buruk dengan memanfaatkan fungsionalitas daftar hitam atau putih.

Berbagi File Besar:
Saat bisnis Anda secara ketat menggunakan email untuk mengirim file, Anda mungkin mendapati bahwa tidak mungkin mengirim file melebihi batas ukuran tertentu. Dengan faks online, sekarang Anda dapat mengirim file lebih dari 100 halaman, serta video, gambar resolusi tinggi, file audio, dan spreadsheet. Dikombinasikan dengan pengiriman kelompok, mereka dapat dikirim ke banyak orang dengan sedikit kesulitan.

Untuk analisis yang lebih mendalam tentang fitur faks online, lihat artikel ini yang mencantumkan sepuluh fitur faks online yang andal.

Daftar Penyedia

Untuk melihat apa pilihan bisnis Anda, kami akan merinci apa yang ditawarkan masing-masing penyedia sehingga Anda dapat menentukan apa yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Pemberi
Biaya Bulanan Paket Termurah	$4,95	$7,99	$6.63	$9,17	$14.13
Biaya Pengaturan	Tidak ada	Tidak ada	Tidak ada	Tidak ada	Tidak ada
Batas Kirim & Terima Faks	500 Halaman Dibagikan	500 Halaman Dibagikan	500 Halaman Dibagikan	200 Diterima – 100 Terkirim	150 Diterima – 150 Dikirim
Biaya Over Limit per Fax	0,03/Sen/Halaman	0,06/Sen/Halaman	0,03/Sen/Halaman	0.10/Sen/Halaman	0.10/Sen/Halaman
Panjang Penyimpanan	Tak terbatas	Tak terbatas	Tak terbatas	Tak terbatas	Tak terbatas
Uji Coba Gratis	30 hari	30 hari	30 hari	30 hari	30 hari
Opsi Bulan ke Bulan	Ya	Tidak	Ya	Ya	Ya
Diskon Prabayar Tahunan	Tidak	Ya	Ya, Hemat $15	Ya, Gratis 1 Bulan	Ya, Gratis 2 Bulan
Aplikasi Seluler	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya
Aplikasi Desktop	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya
Akses Peramban Web	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya
Nomor Faks Bebas Pulsa	Ya	Ya	Ya	Ya	Ya
Jadwal Pengiriman	Ya	Ya	Tidak	Ya	Ya
tanda tangan elektronik	Tidak	Ya	Ya	Tidak	Ya
Integrasi Email	Ya	Ya	Tidak	Ya	Ya
Info lebih lanjut	Nextiva VFax	RingCentral Fax	MetroFax	MyFax	eFax

Seperti yang Anda lihat, sebagian besar penyedia ini menawarkan banyak fitur yang sama; namun, tidak satu pun dari penyedia ini menawarkan semua yang Anda cari. Selalu ada trade off. Sekali lagi, terserah Anda, pemilik bisnis, untuk memutuskan apa yang terbaik untuk perusahaan Anda.

Kami mengambil

Pada titik ini, tidak ada alasan untuk terus menggunakan mesin faks biasa. Biaya untuk mengatur faks online tidak ada pada penyedia yang disebutkan sebelumnya, dan paket termurah mereka tidak lebih dari $15 per bulan — beberapa penyedia bahkan mengizinkan klien untuk menambahkan faks online ke layanan UC mereka yang ada.

Jika bisnis Anda memiliki koneksi internet yang aman, maka Anda sebaiknya beralih ke faks online. Teknologi baru membuka pintu untuk jenis ancaman baru, tetapi penyedia VoIP tetap berada di atasnya. Jika ini menyangkut dokumen penting Anda, baca artikel ini untuk informasi lebih lanjut tentang Laporan Tengah Tahun 2017 Cisco tentang keamanan siber.

Semua Manfaat, Tidak Ada Kerugian

Anda menghemat waktu, privasi Anda tetap terjaga, Anda membayar lebih sedikit, dan Anda dapat berbagi file besar dengan banyak orang secara bersamaan yang mungkin tidak dapat ditangani oleh email.

Mesin faks memakan tempat, membutuhkan biaya untuk perbaikan, tidak menyaring spam, seseorang harus berdiri di atasnya untuk memastikan penerima menerima faks, dan Anda hanya dapat mengirim faks satu dokumen pada satu waktu — semuanya dihilangkan jika bisnis Anda bersedia untuk online.

Sepertinya satu-satunya alasan orang masih menggunakan faks biasa adalah karena mereka tidak menyadari bahwa faks online adalah suatu hal. Saya tidak melihat manfaat nyata memiliki mesin faks khusus di kantor. Temukan penyedia yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda dan manfaatkan apa yang ditawarkan faks online, dan Anda tidak perlu menoleh ke belakang.

Setelah selesai membaca artikel ini, baca panduan lima langkah kami untuk mengirim faks dari Gmail. Anda akan melihat betapa mudahnya faks online, dan Anda akan menendang diri sendiri karena tidak beralih lebih cepat.

Bacaan Tambahan:

Faks Berikutnya