7 Alat Kolaborasi Dokumen Real-Time Terbaik Tahun 2022

Perangkat lunak manajemen proyek seperti Basecamp dan Asana memungkinkan anggota tim membuat daftar tugas, menerima tugas proyek, dan mengomentari file yang diunggah.

Meskipun menggunakan alat di atas, studi Nintex baru-baru ini menemukan bahwa 39% karyawan masih kesulitan dengan kolaborasi dan pengeditan file langsung.

Alat kolaborasi dokumen teratas pada tahun 2020 memungkinkan beberapa anggota tim menulis dan mengedit draf secara real-time. Alat-alat ini membantu mencegah miskomunikasi sambil memungkinkan proses pembuatan dokumen yang lebih cepat dan lebih efisien.

Fitur Penting yang Harus Diperhatikan

Selain pengeditan in-line waktu nyata, cari fitur alat kolaborasi file seperti:

• Penyimpanan otomatis
• Riwayat versi
• Kontrol versi
• Lacak perubahan
• Pemberitahuan perubahan baru
• Beberapa format file
• Mengomentari
• Penandaan pengguna
• Obrolan pesan instan
• Templat file yang sudah jadi
• Integrasi aplikasi
• Aksesibilitas perangkat seluler
• Kontrol akses file
• Akses online dan offline
• Ruang penyimpanan file yang dapat diskalakan

Alat Kolaborasi Dokumen Teratas

Alat manajemen dokumen di bawah ini mencakup fitur-fitur di atas dan memiliki ulasan pengguna terbaik di tahun 2020.

Google Dokumen

Dengan lebih dari 800 juta pengguna aktif di seluruh dunia, Google Documents adalah yang paling terkenal dari semua perangkat lunak kolaborasi dokumen dalam daftar ini.

Namun, banyak yang tidak menyadari bahwa, selain menambahkan komentar dan mengedit draf yang sudah jadi, kolaborasi online waktu nyata dapat dilakukan dengan Documents.

Hingga 200 orang dapat melihat Dokumen secara bersamaan, dan 10 pengguna dapat melakukan pengeditan waktu nyata secara bersamaan.

Semua hasil edit diperbarui secara otomatis di dokumen master yang sama dan disimpan di cloud, jadi tidak perlu membuat dokumen baru untuk setiap draf. Fitur kontrol versi ini mencegah tim mengedit draf yang sudah usang.

Dokumen dibagikan melalui email atau melalui URL, dan pemimpin tim dapat memilih karyawan tertentu yang dapat langsung mengedit, menyarankan pengeditan, atau memiliki akses hanya lihat.

Fitur "Pengeditan Langsung" menunjukkan pembaruan kode warna waktu-nyata yang telah dilakukan banyak orang pada sebuah file. Pengguna dapat melacak perubahan untuk melihat versi file sebelumnya tanpa perubahan baru, menyetujui atau menolak pengeditan. Mereka juga dapat membuat komentar di bilah sisi, menandai satu sama lain di komentar ini, atau berkomunikasi melalui pesan obrolan.

Documents juga memungkinkan pengguna untuk menyimpan file dalam berbagai format, termasuk PDF, teks biasa, halaman web, dan teks kaya. Ini adalah pilihan yang bijaksana untuk tim dengan fokus pada perangkat lunak yang mudah digunakan, atau untuk perusahaan kecil yang membutuhkan alat pengeditan gratis.

Harga dan Paket

Google Documents dapat dibeli sebagai bagian dari paket produk G Suite atau sendiri. Tabel di bawah membandingkan harga dan paket paket Pribadi Google Dokumen gratis dan Paket Bisnis Google Dokumen berbayar.

Microsoft 365

Microsoft 365 (sebelumnya Microsoft Office 365) memungkinkan pengguna secara bersamaan membuat dan mengedit dokumen melalui SharePoint Online dan OneDrive for Business.

Setelah dokumen dibuat dan disimpan ke cloud, pengguna dapat mengundang anggota tim lain untuk berkolaborasi dengan mereka dengan mengirimkan tautan ke file atau melalui email.

Seperti di Google Documents, setiap pengguna memiliki izin file khusus untuk mengakses basis pengetahuan, yang ditetapkan oleh pembuat file. Akses juga dapat dikontrol melalui 365 Grup, yang membagi semua pengguna menjadi beberapa tim. Setiap tim dapat diberikan atau ditolak akses ke dokumen tertentu, mempercepat proses kolaboratif.

Perubahan dokumen baru secara otomatis disinkronkan dan dapat ditampilkan secara in-line atau di sidebar. Peninjau dapat melacak perubahan yang dibuat oleh karyawan tertentu saja, atau melihat ringkasan semua perubahan baru yang dibuat oleh tim. Markup dapat dipratinjau sebelum perubahan yang disarankan diterima, dan pengulas dapat menerima perubahan secara massal atau individual.

Selain melakukan pengeditan langsung secara real-time, penulis dapat berkomunikasi satu sama lain melalui komentar, penandaan pengguna, dan pesan obrolan di aplikasi Microsoft Teams. Yang terbaik dari semuanya, karena dilengkapi dengan Microsoft Teams, ini adalah salah satu dari sedikit alat di sini yang memungkinkan konferensi video saat mengedit file.

Microsoft 365 memungkinkan hingga 99 editor simultan per dokumen.

Ini cocok untuk tim yang ingin beralih ke pembaruan Microsoft Teams dari Skype dan alat komunikasi bisnis lainnya, dan bagi mereka yang perlu membagi tim yang lebih besar menjadi grup pengeditan yang lebih kecil.

Harga dan Paket

Microsoft 365 memiliki tiga paket bisnis berbayar, yang dapat ditagih secara tahunan atau bulanan. Seperti yang ditunjukkan di bawah ini, satu-satunya perbedaan nyata antara ketiga paket tersebut terkait dengan keamanan dan penyimpanan, sehingga sebagian besar perusahaan dapat bertahan dengan versi Business Basic.

Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive's Writer adalah platform pengeditan dan pembuatan dokumen online real-time yang ideal untuk bisnis yang memiliki banyak file yang memerlukan kolaborasi yang sering di seluruh perangkat.

Antarmuka "halaman kosong" dirancang untuk menghilangkan gangguan saat menulis atau mengedit. Untuk peninjau yang harus melakukan pengeditan yang sangat mendetail, "Mode Fokus" alat ini hanya menyoroti satu baris teks dalam satu waktu.

Zoho juga dilengkapi dengan asisten penulisan virtual, Zia, yang memindai dokumen untuk kesalahan tata bahasa dan keterbacaan.

Ini terintegrasi dengan Microsoft Word dan WordPress dan dilengkapi dengan perpustakaan template untuk menyusun dokumen seperti kebijakan SDM dan undangan acara. Zoho WorkDrive menyertakan fitur “Content Mask” yang memungkinkan admin menyembunyikan informasi sensitif atau bagian tertentu dari dokumen dari peninjau yang dipilih. "Kunci Konten" memungkinkan pembuat dokumen memilih bagian teks mana yang tidak ingin diubah.

Fitur tambahan Zoho WorkDrive meliputi:

• Alat perpesanan obrolan cepat
• Kursor langsung
• Pengeditan offline
• Akses tanda terima pada kolaborator
• Komentar dan penandaan pengguna
• Lacak perubahan
• Penggabungan dokumen
• Tanda tangan digital

Harga dan Paket

Zoho WorkDrive menawarkan tiga paket berbayar yang dapat dibayar bulanan atau tahunan. Penyimpanan tambahan tersedia untuk dibeli.

Kotak

Box adalah alat berbagi dokumen yang aman dan hidup kolaboratif authoring yang digunakan oleh perusahaan top seperti Coca-Cola, General Electric, dan Olympus.

Di masa lalu, Box secara eksklusif merupakan sistem berbagi dan penyimpanan file, tetapi sekarang memungkinkan pengguna secara bersamaan untuk membuat dan mengedit dokumen di Microsoft 365 dan Google Docs.

Ini menyediakan pengeditan dokumen internal dan eksternal, tidak memiliki pengguna maksimum, dan menawarkan penyimpanan dokumen tanpa batas di Box Drive. Hasil edit disimpan secara otomatis, dan setiap editor memiliki notasi dan komentar berkode warna.

Jika dibandingkan dengan alat lain dalam daftar ini, Box memiliki jumlah integrasi aplikasi pihak ketiga tertinggi.

Ini bekerja dengan Salesforce, Zoom, alternatif Zoom populer, Slack, Microsoft 365, dan lebih dari 1.400 platform kolaborasi tim lainnya. Ini menjadikannya pilihan yang sangat baik bagi tim yang perlu berkomunikasi melalui video atau berbagi layar mereka saat melakukan pengeditan waktu nyata bersama-sama.

Ini juga salah satu dari sedikit alat dalam daftar ini yang mampu melakukan panggilan video saat terintegrasi dengan Zoom.

Fitur tambahan meliputi:

• Bilah pencarian file dan drive
• Penguncian dan pembukaan kunci file
• Kontrol versi dokumen
• Pengeditan dan akses dokumen offline
• Otentikasi dua faktor
• Sesuai dengan HITECH dan HIPAA

Harga dan Paket

Box memiliki empat Paket Bisnis berbayar, yang masing-masing dibayar secara tahunan atau bulanan. Mayoritas perusahaan akan dilayani dengan baik oleh paket Business Plus.

Kertas Dropbox

Dropbox Paper mirip dengan sistem kolaborasi Box, di masa lalu, Dropbox hanyalah alat untuk menyimpan dan berbagi file.

Dropbox Paper adalah alat pengeditan dokumen gratis yang memungkinkan pengguna secara bersamaan melakukan pengeditan dan saran waktu nyata. Seperti Zoho WorkDrive, antarmuka Dropbox Paper rapi dan bebas dari gangguan seperti menu dan bilah alat, yang hanya tersedia saat teks tertentu disorot.

Selain melakukan pengeditan baris langsung, pengguna dapat menggunakan fitur komentar dan penandaan untuk membuat saran di bilah sisi. Mereka juga dapat menandai komentar sebagai belum dibaca, dan mengedit serta menghapus komentar sebelumnya. Riwayat komentar juga tersedia.

Meskipun utamanya adalah alat pengeditan file, Dropbox Paper juga menawarkan jadwal proyek. Hal ini memungkinkan admin untuk mengelola tenggat waktu, menggunakan fitur manajemen tugas, dan menetapkan pencapaian proyek untuk memastikan tanggung jawab jelas.

Ini adalah pilihan yang baik untuk bisnis yang memerlukan kerangka dokumen tertentu, memiliki banyak orang yang berkolaborasi pada file, dan mereka yang sangat bergantung pada gambar dan URL saat membuat konten.

Fitur Dropbox tambahan meliputi:

• Pemberitahuan komentar waktu nyata
• Bilah Pencarian
• Pustaka template yang sudah jadi
• Pintasan keyboard untuk pemformatan dokumen
• Reaksi komentar emoji
• Penyisipan gambar drag-and-drop
• Pembuatan galeri gambar otomatis
• Penyematan tautan
• Kemampuan untuk menghubungkan banyak dokumen

Kertas 100% gratis untuk digunakan.

Bit.ai

Bit.ai adalah platform kolaborasi file ujung ke ujung dengan pengguna di lebih dari 100 negara termasuk perusahaan terkenal seperti Canon, MIT, dan Accenture.

Selain pengeditan waktu nyata, Dokumen Cerdas Terintegrasi Bit.ai memungkinkan pengguna untuk menambahkan konten dari Google Drive, file cloud, tautan web, SharePoint, Box, dan banyak lagi. Dokumen bit kompatibel dengan berbagai jenis file, termasuk PowerPoint, Excel, Word, dan lainnya.

Pengguna juga dapat menghubungkan dokumen untuk pengaturan file yang lebih baik, dan mengakses pelacakan dokumen pintar selama proses peninjauan. Ini memberikan informasi tentang tingkat keterlibatan dari kolaborator eksternal. Untuk meningkatkan keamanan, pengguna dapat mengatur tanggal kedaluwarsa untuk file internal dan eksternal.

File diatur oleh ruang kerja dan diatur dalam folder dan subfolder. Halaman Wiki mempermudah pencarian konten masa lalu dan menjawab pertanyaan umum. Riwayat versi dokumen tak terbatas dan perubahan terlacak juga tersedia.

Namun, perhatikan bahwa itu tidak menawarkan alat perpesanan obrolan seperti alternatif Slack seperti Chanty dan Twist.

Bit.ai bekerja dengan baik untuk tim yang sering menggunakan kembali dan menggunakan kembali konten sebelumnya, serta bisnis yang sering berkolaborasi dengan editor di luar organisasi mereka.

Fitur tambahan meliputi:

• Penulisan bersama
• Pengeditan garis langsung
• Integrasi dengan Github, Miro, dan platform media sosial
• Pustaka template yang sudah jadi
• Unggah konten lama ke dokumen baru
• Pemberitahuan pengeditan kode warna
• Sebutan
• Fitur komentar

Harga dan Paket

Gagasan

Notion adalah aplikasi kolaborasi waktu nyata yang dirancang untuk menggantikan berbagai alat manajemen alur kerja populer seperti Trello, Confluence, dan Asana.

Ini memiliki antarmuka yang paling dapat disesuaikan dari alat apa pun dalam daftar ini, memungkinkan pengguna untuk membuat sistem organisasi file sidebar mereka sendiri, menambahkan item tindakan, dan membuat tag dan label untuk file.

Selain fitur standar seperti penulisan bersama dan pengeditan langsung, Notion menyediakan riwayat versi, akses anggota tim tanpa batas ke dokumen, dan beberapa opsi tampilan.

Ini ideal untuk perusahaan yang perlu mengkonsolidasikan jumlah program perangkat lunak kolaborasi yang mereka gunakan saat ini, tetapi tetap membutuhkan fitur kolaborasi proyek.

Fitur Notion tambahan meliputi:

• Antarmuka bebas gangguan
• Versi seluler dan desktop
• Pintasan keyboard
• Penandaan pengguna
• Fitur komentar
• Tanggal jatuh tempo
• Notifikasi
• Organisasi konten seret dan lepas
• Papan Kanban dan format daftar tugas
• Perpustakaan template

Harga dan Paket

Notion menawarkan satu paket gratis dan tiga paket berbayar, ditagih bulanan atau tahunan. Alat kolaborasi file yang paling penting hadir dengan paket Tim atau Perusahaan.

Menggunakan Perangkat Lunak Video untuk Melakukan Pengeditan Waktu Nyata

Selain alat kolaborasi dokumen di atas, perangkat lunak konferensi web juga dapat digunakan untuk mengedit file secara real-time.

Fitur seperti berbagi layar, alat papan tulis, dan kontrol desktop jarak jauh memungkinkan lusinan karyawan mengakses dan mengedit file secara bersamaan dengan manfaat tambahan komunikasi tatap muka.

Perbandingan alat populer kami secara berdampingan seperti Zoom vs WebEx memudahkan untuk mengevaluasi alat panggilan video mana yang tepat untuk tim Anda.