Software Manajemen Dokumen dan Manfaatnya

Data adalah bagian terpenting dari bisnis Anda dalam bisnis apa pun. Lewatlah sudah hari-hari ketika perusahaan menyimpan data mereka di buku; itulah mengapa ada database yang aman untuk menyimpan dokumen Anda.

Setiap hari, banyak data yang diproses di suatu perusahaan; itulah mengapa Anda memerlukan perangkat lunak yang efisien untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda. Berikut adalah daftar software manajemen yang mungkin berguna untuk bisnis Anda.

Perangkat Lunak Manajemen Data yang Sesuai dengan Perusahaan Anda

Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Hukum

Firma hukum tidak ketinggalan dalam perangkat lunak manajemen dokumen. Pengacara dapat mengatur dokumen mereka dan mudah dicari menggunakan LexWorkplace. Produk berbasis cloud ini membantu firma hukum dengan berbagai dokumen.

Setiap firma hukum harus memilikinya karena

• Ini menawarkan solusi yang lebih baik daripada folder jendela
• Ini adalah sistem yang lebih baik bagi firma hukum untuk mengelola dokumen daripada S: Drive
• Ini memberikan solusi penyimpanan cloud yang ditingkatkan
• Ini ideal untuk firma hukum dari semua ukuran.

M-File

M-Files adalah alat DMS yang menggabungkan keamanan, otomatisasi, dan efisiensi. Ini menggabungkan semua file bisnis Anda dari berbagai departemen dalam satu arsip elektronik yang solid. Tim Anda dapat dengan mudah mengakses informasi dari departemen mana pun secara instan.

Perangkat lunak ini menyimpan dokumen terkini untuk memastikan dokumen paling relevan dapat diakses. Ini juga membantu menerapkan akses dan enkripsi tingkat lanjut untuk mengontrol file paling sensitif.

Meskipun canggih, ini sangat baik untuk otomatisasi alur kerja. Pengguna dapat berbagi dan mengedit serta meninjau dokumen untuk disetujui sesuai pedoman tempat kerja Anda.

Templat

Templafy tidak hanya layak, tetapi juga merupakan DMS yang sangat efisien. Ini menyimpan file perusahaan di perpustakaan yang kohesif di mana pengguna dapat dengan mudah mengaksesnya. Selain itu, ini memungkinkan tim untuk melacak perubahan secara real-time.

Dengan Templafy, Anda dapat dengan mudah membuat berbagai dokumen bisnis menggunakan templat khusus. Alat ini mengotomatiskan pembuatan file penting seperti kontrak SDM, NDA, dan email layanan.

Perangkat lunak ini juga pintar karena dapat mengoptimalkan seluruh proses pembuatan menggunakan alat dan fitur penyesuaiannya. Itu dapat mendeteksi kesalahan dan ketidakkonsistenan dalam file dan memperbaikinya secara otomatis dengan intervensi pengguna.

Hemat kertas

Papersave adalah alat inovatif dan ramah pengguna lainnya yang memungkinkan bisnis, berapa pun ukurannya, mengelola file mereka dengan lebih efisien. Perangkat lunak ini juga dapat menangkap fitur dokumen kapan saja.

Ini adalah solusi terbaik dalam ERP dan CRM karena memungkinkan pengguna untuk mengambil file dari antarmuka pengguna. Berkat fungsi pencarian intuitifnya, Anda dapat mengambil dokumen yang Anda perlukan.

Karena keamanan datanya yang kuat, Anda dapat melacak file dan memantau semua perubahan yang dilakukan pada file sambil memberdayakan Anda untuk mendelegasikan izin khusus kepada tim Anda.

Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Memilih Perangkat Lunak Manajemen Dokumen

Ada beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan sebelum memilih DMD;

• Kegunaan : Pertama, Anda harus mempertimbangkan bagaimana Anda akan menggunakan perangkat lunak. Pastikan memiliki antarmuka yang ramah pengguna yang mudah dinavigasi dan dipahami
• Fitur : sebagian besar alat ini menawarkan fitur luar biasa kepada pengguna seperti berbagi file. Ini adalah fitur hebat karena memungkinkan tim untuk melihat file secara bersamaan, mengedit, dan bekerja sama
• Lacak perubahan : perangkat lunak yang baik akan memungkinkan Anda melacak file secara real-time. Perangkat lunak ini juga harus mengarsipkan versi dokumen yang lebih lama sehingga Anda dapat kembali ke versi yang lebih lama.
• Pastikan alat tersebut menggunakan Pengenalan karakter optik : Anda dapat dengan cepat mendigitalkan file untuk memudahkan akses saat menggunakan OCR. Perangkat lunak ini juga harus memungkinkan pemindaian file dengan mudah.

Keuntungan Menggunakan Software Manajemen Dokumen di Perusahaan Anda

Berinvestasi di DMS bermanfaat karena memberikan landasan bagi perusahaan yang membantu merampingkan alur kerja. Ini juga meningkatkan produktivitas bisnis. Berikut manfaat utama DMS dalam bisnis Anda

Kurangi Ruang Penyimpanan

Biaya tempat usaha komersial tinggi, jadi memiliki toko untuk dokumen Anda mungkin lebih mahal. Alat DMS sangat penting karena mengurangi ruang yang akan Anda gunakan untuk memperbaiki lemari arsip. Jadi DMS ini adalah alternatif penyimpanan yang sangat baik, dan akan membantu Anda menghemat ruang di kantor Anda. Jika perusahaan Anda harus memiliki salinan cetak, Anda dapat menyimpannya di lokasi lain yang lebih murah, seperti brankas.

Tingkatkan Keamanan

Keamanan dokumen sangat penting bagi perusahaan mana pun karena data sensitif memerlukan perlindungan. Dibandingkan dengan hard copy, DMS memberikan keamanan yang lebih baik untuk file sensitif karena Anda dapat mengontrol akses ke dokumen tersebut.

Selain itu, DMS meninggalkan jejak siapa yang melihat file tersebut, kapan mereka memeriksanya, dan apakah file tersebut diubah. Anda juga dapat menandai peringatan otomatis untuk dokumen sensitif.

Mudah untuk Mengambil Dokumen

Mencari dan mengambil file bisa menjadi tantangan, terutama jika Anda mencari di tumpukan file. Sebagian besar pekerja menghabiskan waktunya mencari dan mengatur dokumen cetak yang tepat. Hal ini mempengaruhi produktivitas dan membatasi pertumbuhan, karena karyawan tersebut bahkan mungkin kehilangan dokumen yang salah tempat.

Namun, dengan DMS, Anda tidak perlu khawatir dokumen hilang atau salah taruh. Perangkat lunak ini menghemat waktu Anda karena dibutuhkan perintah untuk mengambil file. Anda juga dapat mengakses dokumen dari jarak jauh jika Anda memiliki koneksi jaringan.

Cadangan yang Lebih Baik jika Terjadi Bencana

Kebanyakan DMS memiliki rencana pencadangan dan pemulihan data jika terjadi bencana. Dengan cadangan digital, dokumen Anda aman dari kebakaran, banjir, atau bencana lainnya. Anda dapat dengan mudah melacak dokumen Anda saat menggunakan alat manajemen dokumen. Dengan fitur pelacakan dokumen, tidak ada kemungkinan dokumen penting hilang atau salah taruh setelah dilihat.

Meningkatkan produktivitas

Anda akan menghemat banyak waktu dengan DMS, yang berarti peningkatan produktivitas. Karena menelusuri dokumen-dokumen ini mudah, Anda akan meningkatkan semangat pekerja Anda dan meningkatkan kepuasan klien. DMS akan menawarkan manfaat ini kepada bisnis Anda.

• Daya saing
• Ketenangan pikiran
• Hubungan klien yang lebih baik
• Fleksibilitas

Kesimpulan

Anda harus mendapatkan DMS yang disesuaikan untuk bisnis Anda guna membantu menyederhanakan pengelolaan file dalam bisnis Anda. Jika Anda ingin meningkatkan produktivitas, meningkatkan semangat pekerja Anda, dan tetap kompetitif, dapatkan solusi manajemen dokumen hemat biaya yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Ini akan membantu menyederhanakan kebutuhan bisnis Anda, memastikan Anda tetap produktif dan menguntungkan.