Apa itu Electronic Data Interchange (EDI)? - Panduan

Diterbitkan: 2021-07-15

Selama hampir 20 tahun, Electronic Data Interchange (EDI) dianggap sebagai teknologi yang sangat penting untuk manajemen rantai pasokan di perusahaan yang memberikan manfaat di seluruh perusahaan di berbagai tingkatan. Pertukaran Data Elektronik memungkinkan organisasi untuk bertukar informasi misi penting seputar pesanan pembelian, faktur, permintaan pemesanan, dan sebagainya. Pertukaran Data Elektronik tidak lain adalah serangkaian aturan yang memungkinkan bisnis untuk berkomunikasi satu sama lain. Di bawah payung EDI, kami melihat pertukaran email, catatan, dan dokumen, yang didukung secara efisien oleh perangkat lunak untuk membaca dan menafsirkan informasi ini.

Pertukaran Data Elektronik terdiri dari informasi yang sama yang akan dipertukarkan melalui kertas. Namun, dalam kasus ini, terdapat integrasi yang mulus antara dua sistem bisnis sehingga informasi berbasis kertas yang sama dapat dipertukarkan secara elektronik.

Dalam artikel ini
  • Bagaimana EDI Bekerja?
  • Manfaat EDI
  • Kekurangannya
  • Implementasi EDI
  • Masa Depan untuk Diketahui
  • Studi kasus
  • Sumber Daya EDI
  • Contoh Pertukaran Data Elektronik

Bagaimana EDI Bekerja?

Cara utama EDI beroperasi adalah dengan mengganti proses lama, yang bersifat manual, seperti surat, faks, atau bahkan email standar, dengan menerapkan sistem bisnis yang dapat dengan mudah bertukar informasi tersebut dalam format elektronik.

Dalam metode ini, ada penerjemah yang awalnya mengubah data aplikasi antara dua mitra dagang atau entitas yang bertransaksi. Ini adalah organisasi, yang terpisah, yang terlibat dalam transaksi bisnis. Contoh klasik dari transaksi semacam itu adalah antara perusahaan OEM dan produsen dan pembeli. Menerapkan EDI akan mempersingkat waktu siklus untuk memproses pesanan atau transaksi tersebut, secara signifikan.

Manfaat EDI

Electronic Data Interchange bukanlah teknologi baru. Ada contoh di mana EDI telah diimplementasikan bahkan dalam sistem warisan, pada awal 1960-an. Berikut adalah beberapa manfaat, yang membuktikan fakta bahwa Pertukaran Data Elektronik adalah sarana kolaborasi dan komunikasi yang sangat efektif.

  • Mengurangi biaya operasi

    Diperkirakan bahwa biaya operasional perusahaan berkurang sekitar 35% setelah mereka menerapkan EDI. Hal ini terutama disebabkan oleh pengurangan atau penghapusan kertas, pencetakan, penyimpanan, pengarsipan, dan area serupa lainnya, yang memiliki overhead. Selain itu, ini juga menurunkan biaya pemeliharaan dan pemanfaatan sumber daya administratif yang cukup besar.

  • Tingkatkan waktu siklus bisnis

    Elemen yang sangat penting untuk pemrosesan pesanan adalah waktu. Memiliki proses manual untuk pertukaran informasi dapat menghabiskan banyak waktu untuk melakukan transaksi. Dengan Electronic Data Interchange, diperkirakan waktu siklus meningkat sebesar 61%, terutama karena protokol otomatisasi yang disiapkan pada saat implementasi.

  • Tingkatkan akurasi data

    Penerapan Pertukaran Data Elektronik mengurangi segala jenis kesalahan karena hanya ada sedikit intervensi manual dalam transaksi tersebut. Ini meningkatkan kualitas keseluruhan data yang ditangkap, mengurangi kesalahan sebesar 30% hingga 40%.

  • Ramah lingkungan

    Karena Pertukaran Data Elektronik beroperasi di lingkungan tanpa kertas, ini sepenuhnya ramah lingkungan, menghasilkan pengurangan emisi CO2 yang drastis.

  • Tingkatkan Efisiensi Bisnis

    Dampak langsung dari pengurangan hasil intervensi manusia dalam peningkatan kinerja bisnis secara keseluruhan, menciptakan peningkatan yang signifikan dalam efisiensi organisasi di seluruh papan. EDI juga meningkatkan hubungan dengan mitra dagang seperti pemasok, pelanggan, distributor, karena pengiriman barang dan jasa yang lebih cepat.

Kekurangan EDI

Sementara kita melihat beberapa keuntungan dari penerapan EDI, kita tidak dapat melepaskan keterbatasan atau kekurangan dari EDI. Mari kita lihat beberapa kelemahan penting yang harus dipertimbangkan oleh organisasi.

  • Pengaturan awal

    Meskipun EDI terdengar keren, tetapi pengaturan awal EDI (tidak termasuk WebEDI terbaru) adalah proses yang memakan waktu.

  • Standar yang harus diikuti

    EDI hadir dengan sejumlah besar standar industri yang harus dipatuhi oleh organisasi. Ini dapat menjadi tantangan karena sumber daya perlu dikerahkan untuk memastikan bahwa perusahaan mencapai standar tersebut. Beberapa standar tersebut antara lain UN/EDIFACT, ANSI ASC X12, GS1 EDI, TRADACOMS, dan HL7.

  • Sistem cadangan yang kuat

    Ini bukan hanya tentang menerapkan EDI, tetapi juga tentang memeliharanya. Memiliki teknologi yang begitu luas membutuhkan sistem cadangan yang kuat dan organisasi membutuhkan sumber daya yang dapat melakukan tugas ini.

Implementasi EDI

Implementasi EDI tidak lain adalah proses di mana perangkat lunak EDI akan digunakan dalam organisasi, yang sejalan dengan tujuan atau sasaran yang ditetapkan. Saat menerapkan EDI ada pedoman tertentu yang perlu Anda ikuti. Berikut adalah 3 pedoman penting untuk referensi Anda.

  • Keputusan siapa yang melakukan Implementasi EDI

    Meskipun Anda baru dalam kerangka EDI ini, tidak akan ada ahli dalam organisasi yang dapat menerapkan EDI, terutama untuk usaha kecil dan menengah. Oleh karena itu, penting untuk memiliki konsensus dalam memutuskan siapa yang akan menjadi mitra implementasi untuk Anda. Pilihannya banyak, tetapi Anda perlu melakukan uji tuntas yang tepat sebelum memilih mitra yang tepat.

  • Terapkan konsultan pihak ketiga

    Agar implementasi EDI berhasil, lebih baik menyewa konsultan pihak ketiga. Orang ini akan membantu Anda dalam menentukan peta jalan dari perjalanan implementasi EDI Anda dan membantu Anda dalam memilih vendor perangkat lunak yang tepat.

  • Bekerja dengan Vendor Perangkat Lunak Anda

    Setelah Anda memilih vendor perangkat lunak untuk implementasi EDI Anda, penting untuk bekerja dengan vendor dan tidak hanya menyerahkan semuanya kepada mereka. Dengan cara ini, Anda dapat membuat EDI Champion in-house yang kemudian dapat menjadi ujung tombak proyek.

Mengikuti panduan ini dapat memastikan kelancaran implementasi proyek EDI Anda.

Masa Depan EDI

Satu hal yang konstan tentang masa depan EDI adalah ketidakpastian yang berlaku, meskipun ini merupakan teknologi kuno. EDI telah ada selama beberapa dekade dan masih merupakan teknologi yang paling disukai di antara perusahaan, namun, banyak agensi sebenarnya telah memperkirakan potensi akhir dari teknologi tersebut. Ini bisa jadi benar karena pada tahun 2021, kami telah melihat opsi teknologi alternatif bermunculan dan organisasi sedang menjajaki opsi, terutama di segmen rantai pasokan. Ada beberapa takeaways yang bisa kita lihat ketika datang ke masa depan EDI, berdasarkan pendapat para ahli

  • Perusahaan besar berencana untuk menyiapkan kompetensi internal untuk memproses EDI
  • Karena teknologi baru, usaha kecil dan menengah terus-menerus menghadapi tantangan untuk menghadapi skenario dinamis ini
  • Diperkirakan 95% implementasi EDI dibuat khusus, yang berarti membutuhkan investasi besar dalam pemeliharaan dalam bentuk biaya dan sumber daya
  • Ada sekitar 41% perusahaan yang belum menerapkan EDI

Studi Kasus EDI

Studi kasus ini adalah contoh perusahaan yang telah menerapkan pertukaran data elektronik dan akan memberi Anda wawasan tentang berbagai rute yang diambil oleh perusahaan-perusahaan ini untuk berhasil menyebarkan EDI.

  • Nichirin UK Limited

    Anak perusahaan dari konglomerat Jepang Nichirin Group, perusahaan ini memproduksi dan mendistribusikan berbagai selang otomotif ke produsen kendaraan di Inggris.

    Tantangan

    • Ada mandat yang didorong oleh harapan pelanggan untuk menerapkan EDI untuk menjaga hubungan bisnis dan juga melindungi pendapatan.
    • Ada persyaratan untuk memasang label pengepakan yang seharusnya sesuai dengan saran pengiriman
    • EDI dan pelabelan adalah prasyarat untuk mendapatkan penghargaan untuk standar kualitas

    Nichirin mengimplementasikan produk OpenText Freeway Professional untuk mengatasi tantangan yang disebutkan di atas.

    Nilai/Manfaat

    • Vendor memiliki pengetahuan tentang skenario tertentu (dalam hal ini format pesan mitra dagang), yang memungkinkan penyebaran lebih cepat
    • Mencapai kepatuhan pelabelan yang sesuai dengan ODETTE
    • Vendor juga membantu Nichirin mencapai standar kualitas JLRQ
    • Atribut utama dari sistem yang digunakan oleh OpenText adalah fleksibilitas dan kemudahan penggunaan

  • Dixon Carphone

    Ini adalah perusahaan multinasional yang menjual produk elektronik dan telekomunikasi, yang berkantor pusat di London.

    Tantangan

    • Penerimaan pemasok baru memakan waktu lama
    • Seiring berkembangnya organisasi, ada persyaratan terkait perdagangan elektronik dan proses otomatis

    Produk yang diimplementasikan oleh Dixons Carphone adalah OpenText Trading Grid Messaging Service.

    Nilai/Manfaat

    • Pengurangan waktu proses on-boarding dari minggu ke hari
    • Solusi yang sepenuhnya terukur dan aman
    • Memberikan visibilitas tingkat stok yang lebih baik dan waktu respons juga ditingkatkan

Sumber Daya EDI

Di segmen ini, kami akan menampilkan beberapa sumber daya utama dan materi pendukung, yang akan membantu organisasi untuk memutuskan solusi EDI yang tepat. Sumber daya ini terdiri dari FAQ, daftar lengkap glosarium istilah penting, dan banyak lagi.

  • Unduhan Referensi

    Ini terdiri dari kertas putih yang membantu organisasi untuk mendapatkan wawasan lebih lanjut tentang EDI. Untuk lebih jelasnya, Anda bisa klik di sini

  • tutorial

    Di sini Anda dapat mengunduh tutorial seputar XML, EDIFACT, dan ANSI. Untuk wawasan lebih lanjut tentang tutorial ini, klik di sini.

  • Contoh RFP

    Sampel ini akan membantu Anda mendapatkan gambaran tentang bagaimana Anda dapat menentukan persyaratan. RFP ini akan menjadi pedoman karena terdiri dari persyaratan dan kriteria evaluasi. Anda dapat mengklik di sini untuk mengakses sampel.

Ini adalah beberapa bahan sumber daya untuk membantu organisasi mana pun yang ingin mengetahui detail tentang memulai proyek EDI.

Contoh EDI

Alasan utama penerapan EDI adalah untuk mempercepat transaksi bisnis. Beberapa contoh EDI adalah EDI 850 yang merupakan pesanan pembelian, EDI 214 yang merupakan status pengiriman, dan EDI 820 yang lebih banyak seputar invoice, informasi pelanggan, dan konfirmasi pembayaran.

Pikiran Akhir

Terlepas dari kenyataan bahwa EDI adalah teknologi lama, organisasi masih lebih memilih untuk menerapkan ini dan masih dianggap sebagai solusi pilihan di ruang B2B. Meskipun metodologi EDI tidak banyak berubah, tetapi sistem dan alat yang digunakan untuk melakukan tindakan ini telah mengalami perubahan paradigma, dengan banyak sistem sekarang tersedia di Cloud, menjadikannya fleksibel, lebih murah, lebih mudah diterapkan, dan lebih mudah digunakan; tak perlu dikatakan, ia datang dengan sejumlah besar fitur.

Untuk organisasi, penting untuk mempertimbangkan manfaat dan keterbatasan sebelum mereka melanjutkan penerapan EDI. Namun, mereka juga perlu memastikan bahwa penyedia layanan yang menerapkan EDI memiliki kredensial yang kuat dan dapat membantu Anda mengembangkan bisnis.