“Saya merasa dilanggar… tapi kemudian saya terbiasa” – Software Monitoring Karyawan Masih Membagi Pendapat

Pada musim semi 2020, dunia kerja berubah selamanya. Jutaan karyawan kantor di seluruh dunia dikirim berkemas – bersama dengan laptop mereka – dan disuruh bekerja dari jarak jauh.

Bagi banyak bos dan pemilik bisnis, hal ini menimbulkan pertanyaan: dapatkah kita memercayai karyawan untuk melaksanakan tugas mereka dengan pengawasan minimal dari manajer mereka?

Bagi mereka yang menjawab “tidak”, perangkat lunak pemantauan karyawan (EM) – program yang digunakan untuk mengawasi staf saat mereka bekerja – menjadi solusi umum namun kontroversial.

Kami berbicara dengan perusahaan yang menggunakannya, dan karyawan yang diawasi oleh mereka.

Apa yang Sebenarnya Dimonitor oleh Perangkat Lunak Pemantau Karyawan?

Jenis perangkat lunak EM yang paling tidak mengganggu – terkadang disebut perangkat lunak pengawasan staf, 'bossware' atau 'tattleware' – menawarkan alat yang memungkinkan pemberi kerja melakukan pelacakan waktu berbasis tugas.

Produk lain lebih invasif, dengan kemampuan untuk mencatat penekanan tombol, mengambil tangkapan layar, mendeteksi gerakan mouse, memantau situs web, dan bahkan mengambil alih perangkat karyawan dari jarak jauh.

Mengawasi staf shift sama sekali bukan fenomena era pandemi – perangkat lunak seperti ini sebenarnya sudah ada selama bertahun-tahun. Hubstaff, salah satu program perangkat lunak pemantauan paling populer, merayakan ulang tahunnya yang ke-10 pada tahun 2022.

Menurut koresponden New York Times Adam Satariano, perusahaan Wall Street telah menggunakan perangkat lunak semacam ini selama beberapa waktu sekarang untuk mengurangi ancaman keamanan – ancaman yang sama yang mengilhami Isaac Kohen untuk menciptakan Teramined, pemimpin lain di ruang pemantauan karyawan.

Pekerja gudang, perhotelan, dan pengiriman yang dilacak GPS juga terbiasa diawasi dengan ketat. Tetapi perpindahan massal ke kerja jarak jauh sebagai akibat dari pandemi COVID-19 membuat lebih banyak bisnis beralih ke perangkat lunak jenis ini daripada sebelumnya.

Satu laporan menemukan bahwa penelusuran untuk 'Hubstaff' naik 79% antara Maret 2020 dan Juni 2021; penelusuran untuk 'Teramind' meningkat 116% pada periode yang sama.

Kelebihan dan Kelemahan Pengawasan Staf

Atasan yang menggunakan perangkat lunak EM melakukannya karena berbagai alasan. Mendorong staf untuk menggunakan waktu mereka dengan baik adalah pembenaran yang populer.

Jonathan Tian, ​​salah satu pendiri Mobitrix, menggunakan alat pemantauan populer Teramined untuk melacak apa yang dilakukan karyawannya selama waktu kerja. Dia mengklaim itu "secara signifikan meningkatkan produktivitas dalam organisasi (nya)".

“Ini memfasilitasi perekaman layar, tampilan langsung PC karyawan, pelacakan email, dan perekaman sesi zoom, yang membantu saya mencegah aktivitas yang tidak merata dari karyawan” jelas Jonathan.

Bukti yang dikumpulkan menjelang awal pandemi mengungkapkan bahwa persentase yang signifikan dari pengusaha tidak yakin tentang kemampuan karyawan mereka untuk menjadi produktif saat bekerja dari jarak jauh.

Beberapa pemimpin bisnis paling terkemuka di Amerika melaporkan penurunan produktivitas selama dua tahun terakhir; CEO JP Morgan , misalnya, mengatakan pada tahun 2020 bahwa bank telah mencatat penurunan produktivitas sejak beralih ke kerja jarak jauh. Atasan di Eropa melaporkan pengalaman serupa tahun lalu.

Tetapi statistik menunjukkan bahwa, secara keseluruhan, kekhawatiran tentang efek kerja jarak jauh terhadap produktivitas tidak beralasan.

Survei Great Place to Work terhadap 715 perusahaan, misalnya, membandingkan produktivitas selama 6 bulan pertama lockdown (Maret-Agustus 2020) dengan periode serupa di 2019. Setelah menilai 800.000 tanggapan, mereka menemukan bahwa pekerja sebenarnya melaporkan peningkatan produktivitas hingga 13% sementara perintah tinggal di rumah diberlakukan. Penghapusan perjalanan dan pertemuan tatap muka yang panjang disebut sebagai faktor penjelas.

Produktivitas, bagaimanapun, sangat sulit untuk diukur, terutama di antara pekerja pengetahuan. Metrik sederhana seperti "keluaran dibagi dengan jam kerja" yang sering digunakan untuk melacak produktivitas di sektor-sektor seperti manufaktur tidak memetakan dengan rapi ke profesi lain.

Terlebih lagi, banyak kritik telah dilontarkan pada survei 'penguncian produktivitas' - WFH berarti karyawan cenderung bekerja lebih lama , jadi mungkin menyelesaikan lebih banyak pekerjaan sementara secara bersamaan menjadi kurang produktif.

Selain itu, statistik tentang produktivitas tidak mungkin mempengaruhi bos melihat drop-off secara langsung. Satu survei baru-baru ini menemukan bahwa para eksekutif hanya memercayai, rata-rata, 66% dari tim staf mereka untuk mengaktifkan dan menjalankan teknologi kerja jarak jauh mereka dengan benar . Dengan mempertimbangkan tingkat inkompetensi yang dirasakan ini, tidak mengherankan bahwa penggunaan perangkat lunak EM tersebar luas.

Namun, beberapa bos melaporkan pengaktifan program tersebut dan fungsinya hanya dalam keadaan tertentu.

Amit Raj, CEO perusahaan pembuat tautan yang dipesan lebih dahulu The Links Guy, mengatakan bahwa dia tidak “menggunakan semua fitur yang tersedia” dalam perangkat lunak EM-nya “kecuali jika seorang karyawan membutuhkan waktu lama untuk menyelesaikan tugas atau ada banyak ketidakaktifan menunjukkan.”

Amit memberi tahu Tech.co bahwa fungsi tangkapan layar hanya digunakan ketika seorang anggota staf sedang ditinjau kinerjanya (dan diberi tahu tentang penerapannya). Penggunaannya menyinggung fakta bahwa perangkat lunak EM kadang-kadang digunakan sebagai tindakan reaksioner yang didasarkan pada bukti nyata dari kemalasan.

“Salah satu anggota tim sedang mengatur waktunya untuk bekerja dan bermain video game” Raj menambahkan, “konsekuensinya, dia ditunjukkan buktinya dan segera keluar!”

Studi yang memetakan pengaruh perangkat lunak EM pada produktivitas masih langka. Namun, salah satu survei yang dilakukan oleh Digital.com, yang melibatkan 1.250 pengusaha AS, menemukan bahwa 81% melaporkan peningkatan produktivitas setelah penerapan perangkat lunak EM.

Memang, sementara banyak bos secara anekdot melaporkan peningkatan produktivitas melalui penggunaan perangkat lunak EM, perusahaan lain menemukan efek sebaliknya.

“Kami menggunakan perangkat lunak EM tepat di awal pandemi ketika kami pergi dari jarak jauh, tetapi itu tidak benar-benar berfungsi dengan baik untuk bisnis kami” kenang Teri Shern, salah satu pendiri Conex Boxes.

“Masalah dengan perangkat lunak pemantauan adalah dapat membuat karyawan Anda merasa tercekik,” kata Teri. "Ini hampir seperti memiliki seorang manajer yang terus-menerus berdiri di atas Anda mengawasi Anda bekerja - itu menumpulkan produktivitas".

Karyawan Tidak Suka Diperhatikan di Tempat Kerja

Pengalaman staf dengan perangkat lunak EM menunjukkan bahwa pengalaman positif di sisi pengguna sangat sedikit dan jarang.

Emma, ​​salah satu pendiri pawesomeadvice.com, dipantau oleh atasan menggunakan Hubstaff dalam peran pekerjaan sebelumnya.

“Saya pikir perangkat lunak EM mengganggu dan dapat menyebabkan masalah di tempat kerja dan membuat karyawan tidak terlibat dan tidak bahagia” dia berpendapat, menyarankan bahwa menerapkannya “memberi tahu karyawan bahwa majikan mereka tidak mempercayai mereka dan perlu mengatur setiap gerakan mereka”.

Saurabh Wani, yang juga dimonitor dalam peran sebelumnya, menjelaskan bagaimana semua aktivitas pemasarannya dipantau dengan tangkapan layar menggunakan Hubstaff.

“Dalam hal privasi, awalnya, saya merasa dilanggar,” kata Saurabh kepada Tech.co, “tetapi kemudian saya terbiasa.”

Saurabh mengatakan bahwa di minggu pertamanya bekerja, dia “gugup dan selalu pada sistem [nya]”, tetapi tim “mendukung” dan “tidak pernah bertanya mengapa” jika jam yang ditentukan tidak diselesaikan.

Akhir tahun lalu, survei ExpressVPN terhadap 2.000 pekerja menemukan bahwa karyawan, secara keseluruhan, tidak senang dengan tindakan pengawasan di tempat kerja.

43% mengatakan itu adalah pelanggaran kepercayaan, sementara 28% melaporkan merasa kurang dihargai karena pemantauan. 36% karyawan merasa mereka harus bekerja lebih lama karena pengawasan perusahaan.

Perasaan "mati lemas" yang disebutkan Shern juga tidak jarang. 59% dari semua staf yang disurvei oleh ExpressVPN mengakui bahwa diawasi oleh bos mereka di tempat kerja menyebabkan stres dan kecemasan.

Karena sentimen karyawan ini, beberapa bos mendapat perlawanan keras ketika mencoba menerapkannya.

Olivia Tan, salah satu pendiri Cocofax, memberi tahu kami bahwa penggunaan Teramind oleh perusahaannya tidak termasuk pelanggaran privasi seperti yang ada di "buku pegangan perusahaan untuk karyawan", meskipun menggunakan penekanan tombol sebagai "dasar untuk aktivitas pekerja" dan menguatkan dengan "tangkapan layar yang sesuai, log aktivitas, jejak audit, dan semua vektor pemeriksaan yang lebih dalam".

Namun, yang penting, perangkat lunak yang kurang invasif – seperti program yang melacak berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan tugas tertentu, misalnya – dapat membuat karyawan sama tidak nyamannya.

Seorang individu Tech.co berbicara kepada, yang tidak ingin diidentifikasi namanya, mengalami pelacakan waktu dalam peran jarak jauh sebelumnya. Perusahaannya mengharuskan karyawan untuk memasukkan semua tugas harian mereka ke dalam sebuah program dan menetapkan jenis tugas dan durasi waktu.

“Saya merasa seperti saya akan melakukan hari saya, melacak waktu saya dan saya hanya memiliki 6 jam login – meskipun bekerja lebih lama. Pada satu titik, saya bertanya apakah saya perlu istirahat di toilet – saya merasa harus mencapai target setidaknya 7,5 jam sehari.”

Waktu tidak selalu menjadi metrik yang berguna atau akurat untuk melacak produktivitas – dan dapat membuat karyawan tidak nyaman saat digunakan karena alasan disiplin.

“Manajer dapat melihat semua pekerjaan yang kami rencanakan untuk hari itu, dan mereka terkadang melewati jadwal dan memberi tahu kami bahwa tugas tidak memakan waktu selama kami mengatakannya,” tambahnya. “Itu membuat stres”.

Bisakah Pemantauan Karyawan Menjadi Etis?

Apakah ada cara untuk memantau karyawan dari jarak jauh tanpa mengorbankan privasi mereka atau secara umum membuat mereka merasa tidak nyaman?

Reid Blackman PhD, CEO konsultan etika Konsultan Kebajikan, menyarankan hal itu mungkin dengan komunikasi dan transparansi tingkat tinggi.

“Beri tahu karyawan Anda apa yang Anda pantau dan mengapa,” Blackman menjelaskan di Harvard Business Review . “Beri mereka kesempatan untuk menawarkan umpan balik. Bagikan hasil pemantauan dengan mereka dan, yang terpenting, sediakan sistem di mana mereka dapat mengajukan banding atas keputusan tentang karier mereka yang dipengaruhi oleh data yang dikumpulkan.”

Namun, beberapa orang percaya bahwa memantau karyawan pada dasarnya tidak etis dan mengganggu.

Andreas Theodorou, Editor Konten dari sumber hak digital ProPrivacy , menjuluki perangkat lunak itu "sebuah mimpi buruk Orwellian" dan mempertanyakan dasar hukum untuk penggunaan lanjutannya.

Di AS, Undang-Undang Privasi Komunikasi Elektronik tahun 1986 (ECPA), melarang “intersepsi” komunikasi elektronik.

“Ini jelas merupakan undang-undang yang sudah ketinggalan zaman,” bantah Andreas, menambahkan bahwa undang-undang tersebut “tidak melindungi hak digital karyawan di zaman modern”.

Karla Grossenbacher, Mitra di firma hukum multi-nasional Seyfarth Shaw dan Kepala grup Privasi Tempat Kerja Nasional, menunjukkan bahwa “ada segala macam teknologi yang bahkan tidak terpikirkan ketika ECPA disahkan yang dapat digunakan oleh karyawan dalam pekerjaan mereka. dan majikan dalam pemantauan mereka terhadap pekerjaan ini.”

Di AS, saat ini tidak ada undang-undang federal (termasuk ECPA) yang mewajibkan pemberi kerja untuk memberi tahu staf bahwa mereka menggunakan perangkat lunak pemantauan.

Grossenbacher menambahkan bahwa “majikan perlu menyadari kewajiban mereka di bawah ECPA, dan mengetahui undang-undang negara bagian tempat mereka memiliki karyawan.”

Di AS, saat ini tidak ada undang-undang federal (termasuk ECPA) yang mewajibkan pemberi kerja untuk memberi tahu staf bahwa mereka menggunakan perangkat lunak pemantauan (walaupun beberapa negara bagian memang mewajibkannya) – yang menambah bobot gagasan bahwa undang-undang saat ini tidak memadai .

Stored Communications Act 196 (SCA), bagaimanapun, telah dimanfaatkan terhadap beberapa pengusaha yang menggunakan perangkat lunak pemantauan dengan cara yang meragukan. Rene vs GF Fishers, Inc. (2011) melihat seorang wanita berhasil menggunakan SCA untuk menuntut majikannya setelah mereka memperoleh kata sandi email dengan perangkat lunak keylogging.

Terlepas dari keberhasilannya, kasus ini masih menggambarkan perlunya revisi legislatif; majikannya memiliki cara untuk mendapatkan informasi pribadi (kata sandi) melalui beberapa sarana teknologi (perangkat lunak keylogging) dan apakah itu melanggar SCA atau tidak masih jauh dari jelas. Juga diragukan bahwa dia akan berhasil dalam menyampaikan keluhan yang tidak terlalu parah yang masih berada di bawah payung pengawasan yang berlebihan.

Terlebih lagi, perangkat lunak pemantauan sering kali menampung kemampuan administrasi jarak jauh atau 'pengambilalihan' – fitur ini hadir di 11 dari 26 program perangkat lunak pengawasan karyawan paling populer, menurut Top10VPN. Pencatatan keystroke - ditemukan di 81% aplikasi pemantauan - juga dapat digunakan untuk tujuan berbahaya, terutama jika karyawan yang disurvei menangani sejumlah besar data sensitif.

Hal ini membuat pembobolan perangkat lunak EM menjadi tujuan yang menarik bagi peretas – dan peneliti keamanan telah mengidentifikasi kerentanan dalam perangkat lunak serupa yang digunakan dalam pengaturan pendidikan.

Menjaga Produktivitas Tinggi dan Pemantauan Rendah

Beberapa bos menemukan bahwa tim mereka merespon lebih baik terhadap jenis 'pemantauan' lain daripada perangkat lunak EM.

Stephen Light, salah satu pendiri Nolah Mattress, menemukan perangkat lunak EM berguna selama transisi ke kerja jarak jauh, tetapi mengatakan bahwa ia segera menyadari “berkomunikasi secara teratur dan menjaga hubungan dengan tim kami sama efektifnya dengan perangkat lunak apa pun, serta mendorong anggota tim untuk menggunakan alat pemantauan diri.”

Ini tentu tampak seperti pilihan yang baik – tetapi untuk beberapa tim di industri tertentu, ini tidak praktis.

“Tidak mengherankan jika ada kasus di mana opsi sentuhan rendah (misalnya check-in harian) tidak cukup,” kata Reid Blackman kepada Tech.co.

“Misalnya, jika Anda seorang manajer yang mengawasi seratus perwakilan call center, check-in harian (atau bahkan mingguan) bukanlah pilihan yang tepat.”

Menggunakan perangkat lunak EM telah membuat manajer lain merenungkan tindakan pencegahan yang dapat mereka ambil yang akan membantu mereka menghindari penggunaan perangkat lunak pemantauan.

“Ini cukup invasif dan itulah mengapa kami mulai bersandar pada metode pelacakan itu,” kata Amit Raj kepada Tech.co, merujuk pada penggunaan beberapa alat pemantauan yang enggan dan sporadis.

“Apa yang saya sadari adalah bahwa kami perlu melihat metode perekrutan kami, yang sangat penting ketika mempekerjakan tim jarak jauh,” tambah Raj. “[sangat membantu untuk] bertanya kepada orang-orang dalam wawancara alasan mereka meninggalkan pekerjaan sebelumnya dan untuk referensi pekerjaan”.

Solusi pengurangan seperti ini, betapapun menjanjikannya, tidak mungkin menembus setiap sektor dunia bisnis dan menghapus permintaan perangkat lunak EM sepenuhnya – masih akan ada petak perusahaan yang tidak mempercayai karyawan, terlepas dari resume yang mengesankan.

Menggabungkan perjuangan pergeseran massal ke kerja jarak jauh membawa begitu banyak bisnis dengan elemen kehidupan kerja yang tidak menyenangkan yang mendahului pandemi seperti budaya tempat kerja yang beracun , ketidakpercayaan karyawan-manajer, dan ketidakpuasan kerja – serta tidak adanya undang-undang untuk melindungi pekerja secara memadai – telah menciptakan lingkungan yang sempurna bagi program pengawasan staf untuk berkembang.

Dalam dunia yang semakin online di mana privasi pribadi berkurang – masuk dan keluar dari jam kerja – adalah bagian tak terpisahkan dari keberadaan kita, permintaan untuk perangkat lunak tersebut tidak akan berubah dalam waktu dekat.