Ruang Zoom: Kasus Menarik untuk Mendukung Masa Depan Rapat

Bulan lalu saya duduk dengan Kepala Ruang Zoom, Jeff Smith, untuk membahas kemampuan solusi secara lebih mendalam. Saya sebelumnya telah menulis tentang Fitur Zoom yang 'Meningkatkan' Produktivitas dan ingin membangun gagasan itu, karena saya menyadari ada banyak nilai dalam apa yang dilakukan Zoom untuk memungkinkan masa depan pekerjaan hibrida.

Smith menjelaskan banyak maksud di balik banyak fitur Zoom Rooms, sebuah penawaran yang memungkinkan kolaborasi video HD di ruang mana pun, baik itu kantor di rumah; atau pertemuan hibrida. Itu bahkan bisa menjadi ruang kelas. Tujuan nyata dari solusi – untuk memfasilitasi interaksi peserta secara langsung dan jarak jauh secara real-time.

Ini adalah jenis solusi ruang rapat yang mempermudah melakukan hal-hal seperti memulai rapat dengan menekan tombol, menemukan waktu paling optimal untuk memesan ruang, dan berbagi file, tautan, konten, dll.

Smith mengatakan bahwa itu adalah sifat komunikasi baru dan asinkron yang diciptakan selama era COVID-19 yang mendorong vendor UCaaS perlu menyelesaikan beberapa masalah baru yang ditemukan di dunia terkait dengan berada di beberapa zona waktu dan lokasi.

Dasar-dasar Papan Tulis Zoom

Fitur seperti Zoom Whiteboard telah menjadi: "jauh, jauh, lebih penting dari cara kami berkolaborasi," kata Smith. Dan papan tulis hari ini jauh lebih maju daripada yang pernah kita duga. Jika Anda melihat apa yang dapat dilakukan teknologi papan tulis Zoom, saya pikir Anda akan terkejut.

“Papan tulis menjadi ruang di mana semua konten komunikasi kita dapat dihubungkan dan divisualisasikan – semuanya mulai dari sesi curah pendapat di awal alur kerja itu.”

Jadi bagaimana cara membuat perusahaan mengadopsi teknologi ini? Pertanyaan itu – salah satu dari banyak hambatan potensial untuk penetrasi, yang lainnya: Bagaimana Anda membuat teknologi tersebut dapat dikonsumsi? Dengan satu miliar kasus penggunaan yang belum dimanfaatkan untuk teknologi Zoom Rooms, Smith dan saya pergi ke lubang cacing itu.

“Hal pertama yang kami lihat ketika kami mengembangkan teknologi papan tulis kami adalah apakah ada kasus penggunaan khusus dan pragmatis di mana saya dapat menggunakan alat ini di tim saya?”

Ada banyak implikasi dari teknologi, pelatihan SDM, pelatihan karyawan umum, orientasi perekrutan baru untuk karyawan virtual, kolaborasi internal dalam rapat, dan bahkan jenis pertemuan Anda dengan peserta eksternal untuk sesi curah pendapat dan pemetaan. Bahkan ada kasus penggunaan jika Anda perlu mengobrol dengan tim penjualan Anda dan memvisualisasikan / membuat bagan untuk meningkatkan pemahaman.

Setiap pengguna Zoom mendapatkan akses ke fungsionalitas dasar ini secara gratis selama empat puluh menit. Jika Anda menginginkan lebih dari itu, Anda harus mengeluarkan sedikit adonan dan menjadi pelanggan berbayar. Setelah Anda melakukan ini – Anda akan mendapatkan fungsionalitas penuh. Pengguna Zoom Whiteboard yang tidak dibayar memiliki beberapa batasan lain, selain batas waktu 40 menit itu.

“Kami memahami bahwa itu tidak akan dimanfaatkan oleh semua orang, tetapi saya pikir sejumlah besar orang yang memahami implikasi teknologi dan mereka akan menerapkannya di tumpukan mereka.”

Kesepakatan diatur untuk membuat Zoom Whiteboard Futuristik

Ditetapkan untuk ketersediaan pada awal 2022, Facebook dan Zoom mengumumkan bahwa mereka akan bekerja sama di Zoomtopia 2021. Tetapi untuk memahami hubungan keduanya: Anda harus terlebih dahulu mengetahui sedikit latar belakang.

Facebook membuat apa yang disebut banyak orang sebagai “peluncuran kejutan” dari aplikasi baru bernama Horizon Workrooms menjelang akhir Agustus 2021. Aplikasi ini memperluas kolaborasi virtual dengan menyatukan pengguna VR (virtual reality) dan peserta obrolan video, memimpin raksasa media sosial lebih dalam ke pasar kolaborasi.

Tujuan pasangan ini – untuk memungkinkan pengguna mengakses papan tulis Zoom dan Rapat Zoom dari dalam lingkungan ruang kerja virtual dengan memanfaatkan Ruang Kerja Horizon yang tersedia di Oculus Quest Facebook. Inilah yang saya pelajari. Sebagai permulaan, Zoom tidak ingin membuang waktu atau masuk ke VR tanpa alasan, dengan Smith menambahkan:

“Zoom tidak hanya ingin masuk ke VR; tapi kami ingin memecahkan masalah dunia nyata. Bagaimana jika saya tidak memiliki layar besar? Bagaimana jika saya tidak dapat memvisualisasikan konten di papan tulis.”

Di sinilah VR masuk untuk Zoom dan menjadi alat yang dapat membantu pengguna memvisualisasikan konten dalam jumlah besar tanpa menggunakan layar besar. “Ini adalah masalah sederhana yang kami coba pecahkan, dan kebetulan bertepatan dengan waktu dengan Oculus dan pengembangan Horizon Workrooms,” Smith menyimpulkan.

Hotdesking Masa Depan

Masalah lain yang ingin diselesaikan Zoom, menemukan tempat yang optimal untuk duduk di kantor. Tersedia akhir tahun ini, fitur hotdesking baru akan memungkinkan karyawan memesan meja dan area lain di kantor mereka dengan bantuan peta interaktif.

Zoom bertujuan untuk lebih memahami riwayat komunikasi Anda, dengan siapa Anda bertemu, dan seberapa sering Anda bertemu untuk melakukan ini. Analisis mencoba menjawab: Dengan siapa Anda sering mengobrol? Seberapa dalam keterlibatan Anda dengan orang-orang itu? Kemudian dapat membuat saran di mana Anda harus duduk melalui klien Zoom dan berdasarkan faktor lain juga.

Pengguna bahkan memiliki peta visual pilihan tempat duduk mereka dan tahu siapa lagi yang ada di ruang, ruangan, atau sekitarnya bersama.

“Jika saya akan berada di kantor San Jose kami, dan belum pernah ke San Jose sebelumnya; Saya bisa merasakan seperti apa tata letak ruang dan bahkan melakukan tur melalui gedung itu. ”

Hal yang sama berlaku untuk pemesanan ruang konferensi. Dari segi pengalaman, ini seperti resepsi virtual atau kios untuk Zoom Room, di mana pengguna dapat melakukan reservasi. Itu juga dapat memberi tahu Anda ketika seseorang berada di lobi dan dapat mengarahkan mereka kepada Anda tanpa harus meninggalkan ruang yang telah Anda siapkan.

Pengguna Zoom cukup menjalani autentikasi cepat untuk menghadirkan pengalaman Zoom pribadi mereka ke Ruang Zoom atau perangkat Zoom Phone melalui kode QR. Pengalaman memang membutuhkan Zoom untuk memanfaatkan data pelanggan, tetapi pengguna dapat memilih untuk ikut serta atau keluar sesuai keinginan mereka. Saya diberitahu bahwa tidak ada data percakapan pribadi yang digunakan.

Zoom berharap untuk menghilangkan perasaan umum yang terkait dengan hotdesking. Jika Anda harus berpindah-pindah, pengalaman Anda harus sama di setiap stasiun kerja – filosofi Zoom.