VoIP yang Sesuai dengan HIPAA: Persyaratan & Penyedia Teratas

Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA) memberikan perlindungan berharga kepada konsumen untuk menjaga keamanan informasi kesehatan pribadi mereka.

Penyedia layanan kesehatan harus memenuhi persyaratan tertentu yang ditujukan untuk melindungi data ini. Kegagalan untuk melakukannya dapat mengakibatkan denda berat atau bahkan penjara. Komponen utama kepatuhan HIPAA terletak pada teknologi yang digunakan organisasi kesehatan mulai dari catatan kesehatan elektronik dan perangkat diagnostik pengumpulan data hingga bahkan layanan telepon bisnis yang mereka gunakan.

Langsung ke

• Apa itu Sistem Telepon VoIP yang Sesuai dengan HIPAA?
• Persyaratan Kepatuhan HIPAA
• Konsekuensi Menggunakan VoIP Non-HIPAA Compliant
• Apa Sistem Telepon Sesuai HIPAA Terbaik?

Apa itu Sistem Telepon VoIP yang Sesuai dengan HIPAA?

Layanan Voice Over Internet Protocol (VoIP) yang sesuai dengan HIPAA harus mengikuti pedoman HIPAA karena pesan suara dan panggilan yang direkam disimpan sebagai data komputer. Jenis data ini dikenal sebagai ePHI (informasi kesehatan pribadi elektronik) dan sangat penting untuk menjaganya agar tetap aman.

HIPAA berdampak pada semua bisnis dan organisasi yang berhubungan dengan informasi kesehatan pribadi pasien. Dengan demikian, perusahaan-perusahaan ini mungkin tidak secara langsung bekerja dengan pasien tetapi hanya menjadi bagian dari ekosistem perawatan kesehatan. Bagaimanapun, setiap organisasi yang menangani data pasien harus memenuhi standar ini.

Beberapa jenis perusahaan yang secara tradisional harus memenuhi pedoman HIPAA antara lain:

• Perusahaan penagihan
• Praktek manajemen perusahaan
• Konsultan pihak ketiga
• Platform catatan kesehatan elektronik
• Penyedia layanan terkelola
• penyedia TI
• Perusahaan faks
• Perusahaan penghancur
• Penyedia penyimpanan fisik
• Penyedia penyimpanan cloud
• Layanan hosting email
• Pengacara
• Akuntan

Persyaratan VoIP yang Sesuai dengan HIPAA

Agar sesuai, sistem VoIP harus memenuhi langkah-langkah keamanan fisik dan jaringan. Meskipun ada banyak aturan dan peraturan yang harus diikuti, teknologi apa pun yang digunakan untuk menyimpan atau mengirimkan data pasien harus:

• Menjaga dan memastikan kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan PHI dan ePHI
• Identifikasi dan lindungi dari ancaman terhadap keamanan dan integritas informasi pasien
• Melindungi dari penggunaan atau pengungkapan yang tidak diizinkan secara wajar
• Pastikan pekerja, baik di bawah karyawan langsung maupun kontraktor, mematuhi pedoman HIPAA

Agar tetap mematuhi undang-undang HIPAA, sistem VoIP harus memenuhi empat persyaratan utama berikut:

Autentikasi

Hanya pengguna yang berwenang yang boleh memiliki akses ke ePHI. Setiap saluran telepon harus memiliki ID pengguna yang unik untuk membantu memastikan bahwa hanya karyawan yang tepat yang memiliki akses ke data pasien.

Enkripsi

Data pasien harus dienkripsi selama transmisi atau berbagi. Sebagian besar sistem VoIP berkualitas akan menggunakan teknologi enkripsi tingkat tinggi seperti jaringan pribadi virtual (VPN) atau keamanan lapisan transport (TLS) untuk memenuhi persyaratan ini.

Log Panggilan

Untuk memenuhi persyaratan HIPAA, sistem telepon VoIP harus dapat merekam semua data panggilan. Ini termasuk metadata dan fungsi administratif yang dilakukan selama panggilan.

Perjanjian Asosiasi Bisnis

Semua penyedia VoIP yang bekerja dengan perusahaan yang mengumpulkan informasi kesehatan harus menandatangani Perjanjian Asosiasi Bisnis HIPAA (BAA). Ini bertindak sebagai kontrak yang menetapkan kewajiban kepatuhan.

Untuk penjelasan lebih lanjut atau untuk menemukan jawaban atas pertanyaan spesifik, lihat portal web kepatuhan HIPAA Departemen Kesehatan & Layanan Kemanusiaan AS.

Konsekuensi Menggunakan VoIP Non-HIPAA Compliant

HIPAA memberlakukan hukuman langsung pada organisasi yang tidak mematuhi standar yang digariskan. Hukuman ini berkisar dari denda kecil hingga hukuman penjara potensial, meskipun para pemimpin bisnis tidak perlu khawatir mereka akan masuk penjara karena pelanggaran jika mereka telah melakukan upaya dengan itikad baik. Hukuman terberat disediakan untuk organisasi yang dengan sukarela dan sadar melanggar aturan.

Tingkat Pelanggaran HIPAA

Undang-undang membagi hukuman menjadi empat tingkatan berdasarkan beratnya pelanggaran.

• Tingkat Pertama: Perusahaan tidak mengetahui atau tidak dapat mengetahui secara wajar tentang pelanggaran data. Denda berkisar dari $1.000 hingga $50.000 per insiden dengan denda maksimum $1,5 juta per tahun.
• Tingkat Kedua: Perusahaan akan mengetahui tentang pelanggaran tersebut dengan melakukan ketekunan yang wajar. Namun, mereka tidak diyakini telah bertindak dengan mengabaikan. Denda berkisar dari $1.000 hingga $50.000 per insiden dengan denda maksimum $1,5 juta per tahun.
• Tingkat Ketiga: Perusahaan bertindak dengan kelalaian yang disengaja tetapi mampu memperbaiki masalah dalam waktu 30 hari setelah pelanggaran. Denda berkisar dari $ 10.000 hingga $ 50.000 per insiden dengan denda maksimum $ 1,5 juta per tahun.
• Tingkat Keempat: Perusahaan bertindak dengan kelalaian yang disengaja dan gagal untuk memperbaiki masalah pada waktu yang tepat. Denda mulai dari $50.000 per insiden dengan denda maksimum $1,5 juta per tahun.

Potensi tuntutan pidana bisa datang jika HHS menentukan ada niat jahat yang disengaja. HHS akan bekerja dengan Departemen Kehakiman untuk memberikan hukuman pidana kepada pelanggar berat.

Reputasi Tercoreng

Hukuman dari pemerintah federal dapat merugikan organisasi secara finansial, tetapi pelanggaran HIPAA memiliki konsekuensi lain. Perusahaan yang mendapati diri mereka tidak mengikuti standar HIPAA merusak reputasi bisnis mereka secara keseluruhan, yang menyebabkan potensi kehilangan klien saat ini atau ketidakmampuan untuk menarik pelanggan baru.

Apa Sistem Telepon Sesuai HIPAA Terbaik?

Sementara banyak penyedia VoIP teratas memiliki sistem yang sesuai dengan HIPAA, bisnis yang ingin membeli sistem telepon harus memastikan bahwa solusi mereka memenuhi peraturan federal sebelum membeli. Mari kita lihat beberapa sistem telepon VoIP paling populer yang sesuai dengan HIPAA.

selanjutnya

Nextiva adalah salah satu penyedia VoIP berperingkat teratas di situs kami, dan banyak platform Nextiva memenuhi pedoman kepatuhan HIPAA.

Fitur Utama

• Panggilan tak terbatas
• suara HD
• Kehadiran waktu nyata
• Faks online
• Garis konferensi
• Kolaborasi tim

Pro kontra

harga

Penting: Mulai dari $18,85 per bulan per pengguna

• Panggilan suara tanpa batas
• Faks internet tanpa batas
• Nomor lokal dan bebas pulsa gratis
• Dukungan pelanggan 24 × 7

Profesional: Mulai dari $22,95 per bulan per pengguna

• Semua fitur Penting
• Rapat audio dan video tanpa batas
• Pesan teks bisnis
• Alat kolaborasi tim
• Pesan suara ke email & SMS

Perusahaan: Mulai dari $32,95 per bulan per pengguna

• Semua fitur profesional
• Perekaman panggilan dan analitik suara
• Rekaman konferensi audio dan video
• Integrasi Microsoft dan Salesforce
• Manajemen sistem masuk tunggal

RingCentral

Salah satu penyedia VoIP paling populer, RingCentral memiliki pengaturan HIPAA yang dirancang untuk menghapus informasi sesuai dengan upaya kepatuhan HIPAA.

Fitur Utama

• Pesan suara dan salam
• Konferensi video
• SMS bisnis tanpa batas
• Nomor lokal dan bebas pulsa
• Rapat online

Pro kontra

harga

Esensial: $19,99 per bulan per pengguna

• Hingga 20 pengguna
• Telepon bisnis atau nomor bebas pulsa
• Panggilan tak terbatas di AS dan Kanada
• SMS bisnis tanpa batas

Standar: $27,99 per bulan per pengguna

• Semua fitur Esensial
• Tidak ada batasan pengguna
• Nomor telepon bisnis di lebih dari 100 negara
• Konferensi audio tanpa batas

Premium: $34,99 per bulan per pengguna

• Semuanya dalam Standar
• Rekaman panggilan otomatis
• Sistem masuk tunggal
• Admin dan manajemen multi-situs

Ultimate: $49,99 per bulan per pengguna

• Semuanya di Premium
• Laporan status perangkat
• Peringatan status perangkat
• Penyimpanan tidak terbatas

Perbesar

Platform terkemuka lainnya, Zoom menawarkan kepatuhan HIPAA bersama dengan kemampuan untuk mengubah pengaturan di tingkat jaringan tergantung pada kebutuhan pelanggan.

Fitur Utama

• Video dan audio HD
• Umpan kamera peserta
• Konferensi audio saja
• Pesan lintas platform

Pro kontra

harga

Bayar Saat Anda Pergi: $10 per bulan per pengguna

• Nomor yang berbasis di AS & Kanada
• SMS & MMS Domestik
• Ekstensi ke ekstensi dan panggilan keluar

Panggilan Regional Tanpa Batas: $15 per bulan per pengguna

• Panggilan tak terbatas dengan AS dan Kanada
• Membuat dan menerima panggilan dari beberapa perangkat
• Tambahan opsional untuk melakukan panggilan ke 18 negara lainnya

Pro Select Global: $20 per bulan per pengguna

• Nomor panggilan langsung
• Panggilan tak terbatas di lebih dari 40 negara
• Fitur telepon canggih

Vonage

Vonage memberikan solusi yang sesuai dengan HIPAA untuk perusahaan perawatan kesehatan di seluruh saluran komunikasi pilihan mereka.

Fitur Utama

• Panggilan ditahan
• ID Penelepon
• suara HD
• Penyaringan Panggilan
• Kontinuitas Panggilan
• Beberapa perangkat pada satu ekstensi

Pro kontra

harga

Seluler: $14,99 per bulan per pengguna

• Panggilan tak terbatas dan pesan teks
• Aplikasi seluler dan desktop

Premium: $24,99 per bulan per pengguna

• Konferensi video
• Integrasi CRM
• Penjawab otomatis bertingkat

Lanjutan: $34,99 per bulan per pengguna

• Rekaman panggilan
• Transkripsi pesan suara
• Pengaturan sarung tangan putih

Papan tombol

Dibangun dari platform Google, Dialpad telah memantapkan dirinya sebagai salah satu penyedia VoIP paling andal yang tersedia.

Fitur Utama

• Panggilan tak terbatas
• Dukungan aplikasi seluler dan perangkat lunak
• Rekaman panggilan
• Perutean khusus
• Dukungan nomor bebas pulsa
• Deteksi spam otomatis

Pro kontra

harga

Standar: $20 per bulan per pengguna

• Integrasi perangkat lunak pihak ketiga
• Transkripsi pesan suara

Pro: $30 per bulan per pengguna

• Integrasi yang diperluas dengan aplikasi
• Lebih banyak grup dering
• Layanan pelanggan 24/7

Perusahaan: Hubungi DialPad untuk penawaran pelanggan

• Ekstensi telepon
• Analisis tingkat lanjut
• Integrasi pengguna yang ditingkatkan

Kesimpulan

Kepatuhan HIPAA penting untuk bisnis apa pun yang berinteraksi dengan data perawatan kesehatan. Pemerintah federal telah memprioritaskan untuk menjaga data pasien tetap terlindungi dengan segala cara, menjatuhkan hukuman berat bagi mereka yang gagal mematuhi hukum. Sementara industri VoIP sebagian besar telah menyesuaikan diri dengan kebutuhan HIPAA, perusahaan yang menggunakan penyedia VoIP baru atau lebih kecil mungkin menemukan diri mereka dengan perlindungan yang lebih sedikit daripada yang dibutuhkan. Bisnis harus menyertakan kepatuhan HIPAA dan riwayat penyedia VoIP dalam menyediakan solusi aman HIPAA sebagai salah satu komponen dari keputusan pembelian mereka secara keseluruhan.

FAQ VoIP yang Sesuai dengan HIPAA