Mempekerjakan karyawan baru? Panduan praktik terbaik orientasi virtual
Diterbitkan: 2021-09-01Orientasi karyawan sangat penting dalam memenangkan loyalitas karyawan baru. Laporan menunjukkan bahwa orientasi yang tepat meningkatkan retensi karyawan hingga 69%.
Pergantian peristiwa baru-baru ini telah memaksa banyak organisasi untuk beralih ke orientasi virtual. Bisnis dipaksa untuk mengikuti disrupsi yang berubah dengan cepat dengan mempelajari praktik terbaik orientasi virtual.
Orientasi secara virtual adalah cara sempurna untuk menunjukkan kapasitas teknologi perusahaan Anda. Berikut adalah praktik terbaik orientasi virtual teratas untuk memastikan transisi yang mulus.
Apa itu Virtual Onboarding?
Orientasi virtual lebih seperti orientasi langsung. Namun dalam kasus ini, proses diadakan secara virtual menggunakan sumber daya online seperti konferensi video dan webinar.
Orientasi virtual telah menjadi norma, terutama dengan meningkatnya pekerja jarak jauh. Ini memungkinkan Anda untuk terhubung dan berinteraksi dengan karyawan baru, terlepas dari lokasi mereka. Sebagai imbalannya, ini mempromosikan fleksibilitas dengan memungkinkan Anda untuk memenuhi semua pengaturan kerja.
Jika Anda ingin mengadopsi orientasi karyawan virtual, Anda dianjurkan untuk memasukkan webinar, konferensi video, teks, dan program interaktif lainnya yang dapat diakses karyawan baru melalui perangkat pintar mereka.
Mari kita lihat praktik terbaik.
Persiapan Awal
Bekerja dari jarak jauh berarti bahwa anggota tim baru mungkin tidak memiliki akses ke sebagian besar sumber daya perusahaan Anda. Misalnya, mereka tidak akan memiliki kantor dan komputer khusus, untuk menyebutkan beberapa sumber daya penting.
Terserah Anda untuk berimprovisasi dan menyiapkan alat-alat itu untuk mereka sedini mungkin. Mereka mengharapkan Anda untuk meletakkan dasar bagi mereka sebelum mereka secara resmi bergabung dengan organisasi untuk memastikan integrasi yang sukses dalam peran mereka.
Sementara sebagian besar karyawan baru memiliki peralatan dan bahan yang diperlukan untuk bekerja dari rumah, beberapa mungkin bergantung pada Anda. Anda dapat menjembatani kesenjangan ini melalui komunikasi sebelumnya untuk mengungkap sumber daya apa yang mungkin mereka butuhkan.
Ini juga merupakan kesempatan terbaik untuk mendidik mereka tentang sumber daya yang diperlukan. Ini termasuk komputer yang andal, WiFi, webcam dan alat konferensi video, VPN, dan headphone berkualitas.
Merencanakan dan berkomunikasi lebih awal membantu menghindari ketidaknyamanan di menit-menit terakhir. Akan sangat sia-sia jika Anda merencanakan orientasi grup virtual, hanya untuk menyadari bahwa hanya dua dari lima karyawan yang dapat mengakses zoom atau platform konferensi video lainnya.
Kembangkan Peta Jalan Orientasi Virtual
Proses orientasi yang sukses dimulai dengan peta jalan. Idealnya, peta jalan adalah dasar dari strategi orientasi virtual Anda. Ini memastikan bahwa Anda dan karyawan Anda tetap berada di jalur yang benar selama perjalanan orientasi.
Saat mengembangkan peta jalan orientasi, perhatikan timeline. Tetapkan durasi ideal untuk setiap proses orientasi karyawan, yaitu rata-rata 90 hari.
Anda juga harus menyertakan aktivitas utama yang harus dilakukan selama orientasi. Ini termasuk pembelajaran dan pelatihan karyawan untuk membantu mereka memahami budaya perusahaan Anda.
Peta jalan harus menyoroti tonggak pencapaian, yang menunjukkan aktivitas yang telah diselesaikan dan hasil yang diharapkan setelah proses orientasi.
Kegiatan utama termasuk memperkenalkan pekerja pada tujuan dan budaya bisnis Anda. Kenali tim baru Anda dan siapkan tempat kerja digital mereka. Biarkan mereka menetapkan tujuan pribadi sebelum memperkenalkannya kepada teman yang ditugaskan.
Mulailah dengan mengembangkan jadwal orientasi dan memastikan bahwa itu mengakomodasi masa percobaan. Seiring kemajuan karyawan baru, Anda dapat menugaskan mereka tugas yang lebih spesifik untuk diselesaikan dan menyediakan waktu untuk memandu mereka melalui lingkup pekerjaan mereka.
Anda kemudian harus memasukkan aktivitas dan mencocokkannya dengan pencapaian yang harus dicapai oleh karyawan baru. Misalkan Anda ingin mereka menguasai jadwal kerja bisnis Anda dalam dua minggu pertama mereka. Anda harus memasukkannya ke dalam jadwal pelatihan Anda.
Berusaha keras untuk memastikan itu dan berusaha keras untuk memastikan bahwa peta jalan Anda mencakup semua aspek yang diperlukan untuk membantu karyawan memulai peran mereka.
Menggabungkan Perangkat Lunak Orientasi
Menggunakan perangkat lunak untuk orientasi karyawan virtual adalah trik untuk membawa anggota baru ke organisasi Anda dari jarak jauh tanpa mengurangi keterlibatan. Sistemnya aman dan mudah diakses.
Perangkat lunak yang tepat memungkinkan karyawan baru untuk belajar tentang budaya dan sejarah perusahaan Anda dari komputer mereka.
Selain itu, perangkat lunak orientasi mempromosikan akurasi dan akuntabilitas. Ini tidak seperti orientasi berbasis kertas, yang mungkin agak sulit dipantau. Perangkat lunak orientasi memudahkan Anda memantau kemajuan pekerja tanpa pertemuan tatap muka.
Lebih baik lagi, Anda dapat melupakan pencetakan ratusan halaman untuk mendistribusikan informasi orientasi. Perangkat lunak orientasi memfasilitasi pertemuan virtual dan distribusi informasi dengan beberapa klik.
Perangkat lunak orientasi memaksimalkan waktu tatap muka. Ini memungkinkan Anda untuk mentransfer semua informasi penting kepada karyawan baru.
Sebagai imbalannya, Anda dapat menghabiskan sebagian besar waktu Anda untuk berdiskusi yang berdampak. Dan hemat waktu yang Anda habiskan untuk menjawab pertanyaan karyawan.
Selain menghemat waktu, menggabungkan perangkat lunak meminimalkan risiko. Pada saat yang sama, ini mengurangi waktu yang dibutuhkan antara pelatihan pekerja dan menjadi produktif.
Selain itu, berinvestasi dalam perangkat lunak orientasi meningkatkan kredibilitas perusahaan Anda. Karyawan baru akan merasa bahwa Anda menjalankan bisnis Anda dengan serius. Mereka akan senang bergabung dengan tim Anda.
Luangkan waktu Anda untuk mencari perangkat lunak orientasi karyawan yang andal dan memodernisasi proses Anda. Perangkat lunak ini menyederhanakan proses rekrutmen. Itu dilakukan dengan mengizinkan karyawan baru untuk mengisi formulir dari komputer mereka di kenyamanan rumah mereka.
Dengan ini, manajer perekrutan dapat fokus pada tugas-tugas produktif. Mereka dapat meninggalkan perangkat lunak untuk menangani semua proses yang membosankan. Ini termasuk memeriksa keakuratan data dan mengingatkan karyawan tentang tenggat waktu.
Kembangkan Paket Selamat Datang Karyawan Baru
Paket selamat datang membuat karyawan baru Anda merasa dihargai dan dihargai. Selain itu, ini adalah cara sempurna untuk menawarkan kepada mereka semua informasi yang diperlukan untuk memulai. Selain itu, ini membantu mereka untuk menetap dan mengatur saat mereka menunggu pertemuan orientasi resmi.
Paket sambutan akan memberikan wawasan kepada karyawan baru tentang budaya bisnis Anda. Ini akan membuat mereka merasa bersemangat untuk bergabung dengan perusahaan Anda.
Pertimbangkan untuk merancang paket selamat datang yang dapat Anda distribusikan dengan cepat secara elektronik kepada karyawan dari rumah. Anda harus mengirimkan paket selamat datang sebelum proses orientasi pertama karyawan.
Perhatikan bahwa paket selamat datang tidak boleh digunakan untuk berbagi informasi sensitif seperti kata sandi. Anda harus menyertakan dasar-dasarnya, seperti alamat email dan nomor telepon rekan kerja.
Paket selamat datang bertujuan untuk memberikan informasi umum kepada pekerja baru tentang perusahaan Anda. Info memandu mereka melalui minggu atau bulan pertama mereka di perusahaan Anda. Ini bisa berupa video terperinci yang menyambut mereka dan memberi mereka rasa memiliki.
Sertakan lembar info seperti email dan login komputer. Ini juga akan membantu untuk menambahkan daftar tugas dan agenda untuk hari orientasi virtual pertama untuk mempersiapkannya.
Jadikan video itu menyenangkan dan menarik. Hindari bersikap terlalu formal karena Anda ingin membuat pekerja baru merasa nyaman di tempat kerja baru mereka.
Jika memungkinkan, buat webinar pelatihan untuk bagian penting dari pelatihan. Ini adalah cara lain untuk membuat karyawan baru merasa diterima dan dihargai dengan menjawab semua pertanyaan secara real-time.
Tetapkan Teman
Membawa karyawan baru ke dalam pesawat memang mengasyikkan. Tapi itu juga bisa sangat menegangkan dan memakan waktu.
Mempekerjakan manajer memainkan peran penting dalam menyambut dan membentuk pekerja baru di minggu dan bulan pertama mereka. Tapi, itu akan membantu jika Anda memiliki tim yang lebih luas untuk memudahkan prosesnya.
Anda tidak bisa salah dengan teman orientasi untuk memastikan orientasi yang sukses. Sebagai permulaan, teman orientasi menawarkan konteks. Ini membantu karyawan baru beradaptasi dengan peran mereka dengan cepat.
Dengan konteks, para pekerja memahami dengan tepat bagaimana berkontribusi pada kesuksesan tim mereka.
Teman orientasi menawarkan jenis konteks yang tidak dapat Anda temukan di buku pegangan. Mereka akan membantu pekerja baru untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan yang relevan. Mereka juga dapat menavigasi melalui berbagai aspek organisasi Anda.
Berkat kemajuan teknologi, kini Anda dapat mengintegrasikan alat konferensi video selama orientasi virtual. Alat ini memungkinkan interaksi teman tatap muka yang terasa seperti interaksi tatap muka.
Anda dapat menghubungkan karyawan dan teman yang ditugaskan melalui email. Biarkan mereka menggunakan sarana komunikasi yang sesuai tergantung pada preferensi teman-teman. Selain itu, teman orientasi meningkatkan produktivitas.
Dalam kebanyakan kasus, karyawan baru mungkin membutuhkan waktu untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja. Mereka membutuhkan waktu untuk mempelajari deskripsi dan persyaratan pekerjaan mereka. Dan teman-teman orientasi datang untuk mempercepat proses pembelajaran.
Pembelajaran cepat berarti mereka dapat dengan cepat menjadi produktif dalam peran mereka. Oleh karena itu, mereka akan berkontribusi pada kesuksesan perusahaan Anda.
Selanjutnya, menugaskan teman orientasi meningkatkan kepuasan karyawan baru. Pasalnya, mereka lebih mudah mengatasi tantangan ketika bergabung dengan organisasi yang kompleks.
Rencanakan Pertemuan Offsite Sekali-Sekali
Di antara tantangan paling signifikan yang dihadapi karyawan baru dan pemberi kerja selama orientasi virtual adalah kurangnya interaksi. Dalam kebanyakan kasus, panggilan telepon dan konferensi video tidak cukup.
Dalam beberapa kasus, karyawan mungkin merasa terisolasi. Dan tidak ada cara yang lebih baik untuk mengatasi masalah seperti itu selain dengan mengadakan pertemuan di luar kantor untuk para pekerja baru. Juga disarankan untuk menjauhkan rapat dari kantor perusahaan Anda.
Pertemuan di luar kantor memperkuat hubungan antara karyawan yang hampir naik dan anggota tim lainnya. Jika dijalankan dengan benar, dapat meningkatkan tingkat turnover karyawan.
Kita berada di era di mana hampir semuanya berputar di sekitar teknologi. Tetapi interaksi tatap muka sangat penting untuk meningkatkan koneksi.
Komunikasi secara signifikan terbuat dari bahasa tubuh. Dan panggilan telepon, skype, dan email hanya dapat dilakukan sejauh ini.
Menyelenggarakan rapat semua pihak adalah cara terbaik untuk menyampaikan poin Anda. Juga, itu mendorong karyawan untuk mengekspresikan diri.
Rapat di luar kantor yang terencana dan dipersonalisasi dengan baik juga merupakan cara terbaik untuk menunjukkan penghargaan kepada anggota tim baru. Ini membuktikan bahwa Anda senang memiliki mereka. Akibatnya, Anda yakin akan kesetiaan dan kerja keras mereka.
Meskipun demikian, pertemuan langsung hanya dimungkinkan jika karyawannya berasal dari area lokal Anda. Jika mereka berasal dari tempat yang jauh secara geografis, Anda mungkin mengalami kesulitan untuk memobilisasi mereka. Namun Anda tetap dapat mengatur pertemuan sosial di web.
Tujuannya adalah untuk terhubung secara mendalam dan membuat anggota tim baru merasa seperti bagian dari organisasi Anda.
Check-in Reguler
Check-in rutin membantu Anda menentukan kemajuan karyawan. Selain itu, ini membantu Anda menetapkan efektivitas strategi orientasi Anda.
Melakukan check-in mingguan. Tujuannya adalah untuk melihat pencapaian yang tercakup dan menentukan apakah Anda berada dalam jangka waktu yang ditentukan. Periksa kinerja pekerja. Jika perlu, atasi masalah apa pun sebelum dipercepat.
Ini juga merupakan kesempatan bagi Anda untuk mendapatkan umpan balik dari karyawan terkait proses orientasi. Anda kemudian dapat menggunakan umpan balik untuk meningkatkan strategi. Idenya menguntungkan perusahaan Anda dan masa depan para pekerja.
Bagian terbaik tentang orientasi virtual adalah check-in semudah mengirim email atau merencanakan rapat zoom. Tanyakan apakah karyawan baru mengalami kesulitan beradaptasi dengan budaya Anda. Anda juga dapat mengonfirmasi jika Anda terlalu cepat dan perlu memperlambat proses.
Ciptakan Budaya Ramah untuk Pekerja Jarak Jauh
Banyak yang telah dikatakan tentang menciptakan budaya bisnis secara umum. Sebagian besar manajer perekrutan dan pemilik bisnis tidak menyadari bahwa pekerja jarak jauh tidak memiliki pengalaman yang sama dengan mereka yang bekerja dari organisasi.
Disarankan agar Anda menciptakan budaya yang melayani pekerja jarak jauh Anda. Ini membuat mereka merasa dihargai dan disertakan di mana pun mereka bekerja.
Kegagalan untuk melakukannya dapat membuat pekerja jarak jauh merasa seperti mereka hanya penempatan sementara. Dengan ini, mereka tidak akan mengerahkan potensi penuh mereka untuk membawa bisnis Anda ke tingkat yang lebih tinggi.
Mulailah dengan memahami nilai kerja jarak jauh. Komunikasikan budaya perusahaan Anda, dan dorong pekerja jarak jauh untuk mengekspresikan diri mereka secara bebas ketika mereka menghadapi masalah.
Praktik Terbaik dan Tips Orientasi Virtual
Kerja jarak jauh telah menjadi norma. Dalam beberapa tahun mendatang, hampir setiap organisasi akan memiliki setidaknya satu pekerja jarak jauh.
Orientasi virtual bertujuan untuk membantu pekerja berintegrasi ke dalam organisasi Anda dengan mulus. Juga, itu membuat mereka merasa seperti mereka adalah bagian dari tim Anda. Ini mungkin tampak sulit pada awalnya. Tetapi praktik terbaik orientasi virtual di atas akan membantu Anda melakukannya dengan benar dengan karyawan baru Anda.
Punya pemikiran tentang ini? Beri tahu kami di bawah di komentar atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.