Memecahkan 6 Tantangan Implementasi Hosted PBX Paling Umum

Mengadopsi solusi Hosted PBX dapat menjadi salah satu cara termudah untuk memotong biaya dan meningkatkan komunikasi bisnis Anda dan infrastruktur telepon. Dengan semua beban berat yang ditangani di cloud, oleh penyedia layanan, PBX yang Di-host akan memberi Anda banyak fitur tangguh, fleksibilitas tak tertandingi, dan panggilan suara berkualitas tinggi. Namun, seperti teknologi lainnya, mengadopsi Hosted PBX bukan tanpa kekurangan atau hambatannya sendiri.

Banyak masalah dengan solusi VoIP dan PBX yang dihosting dapat diperbaiki dengan pemahaman dasar tentang sistem, atau kerjasama dengan penyedia layanan VoIP Anda. Membiasakan diri Anda dengan solusi VoIP, terminologi dan masalah umum dapat menyelamatkan bisnis Anda dari sejumlah sakit kepala saat beralih dari ponsel lama ke VoIP, atau bahkan memulai yang baru dengan penyedia PBX Hosted baru.

Masalah

Langkah pertama untuk mempertahankan kualitas tingkat tinggi dengan solusi PBX yang dihosting adalah memastikan bisnis Anda dilengkapi dengan koneksi internet yang memadai. Banyak masalah umum mengenai kualitas panggilan VoIP dapat ditelusuri kembali ke koneksi internet di mana layanan tersebut bergantung. Dengan Hosted PBX, semuanya ditangani langsung melalui koneksi internet Anda, dan panggilan telepon Anda ditransfer sebagai data melalui koneksi ini. Pemadaman telepon atau bahkan sedikit gangguan selama panggilan Anda dapat dengan mudah mengurangi citra profesional bisnis Anda, dan beberapa pengguna mungkin tidak akan mentolerir pengalaman komunikasi yang buruk.

Solusinya

Untungnya, VoIP telah menjadi jauh lebih andal dalam beberapa tahun terakhir, tetapi ketidakandalan masih bisa menjadi masalah utama – tetapi Anda dapat meningkatkan keandalan ini. Saat mengadopsi solusi PBX yang dihosting, tempat pertama untuk memulai adalah menguji koneksi internet Anda, dan mengenali hambatan yang mungkin terjadi. Suatu sistem hanya sekuat titik terlemahnya. Tentu saja dalam hal koneksi internet Anda, kabel selalu lebih baik daripada nirkabel. Kabel memungkinkan aliran data yang konstan, dan tidak dapat diganggu oleh faktor eksternal seperti koneksi nirkabel. Bahkan dengan router paling kuat di dunia, sinyal WiFi akan diblokir dan dilemahkan oleh penghalang apa pun yang harus dilaluinya, dan dapat terganggu atau menerima gangguan. Jika memungkinkan, pastikan koneksi Anda tidak terbatas pada pengaturan Wi-Fi saja untuk menjamin koneksi terkuat yang tersedia. Tempat yang baik untuk memulai adalah menguji kecepatan koneksi internet Anda untuk memahami apa yang sedang Anda kerjakan, dan cara meningkatkannya.

Karena data panggilan Anda sedang ditransfer melalui internet, penting juga untuk memastikan kantor Anda memiliki tingkat bandwidth yang tepat untuk menangani tidak hanya informasi ini, tetapi juga data lain yang ditransfer dari penggunaan internet standar di seluruh kantor. Panggilan VoIP biasa akan menghabiskan sekitar 85 kilobit (kbps) bandwidth unggah dan unduh – tetapi kecepatan unggah adalah kunci kualitas panggilan telepon Anda. Tanpa bandwidth dan kecepatan unggah yang tepat untuk mengeluarkan data, panggilan Anda dapat mengalami gangguan atau gangguan.

Masalah

Bahkan dengan koneksi internet paling kuat, bandwidth tertinggi, dan kecepatan unggah tercepat yang tersedia melalui kantor Anda, ada potensi kualitas layanan Anda menurun. Seperti yang dinyatakan sebelumnya, kegelisahan atau interupsi, panggilan terputus, ucapan campur aduk karena data yang salah tempat atau lambat dan bahkan masalah keamanan dapat mengganggu koneksi VoIP jika Anda tidak memelihara dan mengelola alat yang ada untuk memastikan kualitas layanan terbaik Anda tersedia. Tanpa perangkat keras atau ketentuan yang tepat, mustahil untuk mempertahankan kualitas panggilan tingkat tinggi yang dapat berdampak negatif terhadap keberadaan bisnis Anda, dan kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Solusinya

Langkah pertama untuk mengelola kualitas layanan Anda adalah dengan mengadopsi penyedia PBX yang di-host yang dapat menyediakan bisnis Anda dengan perjanjian tingkat layanan. Umum di antara sebagian besar vendor, perjanjian ini akan membantu memastikan bahwa semua yang ada di backend penyedia tidak hanya akan berfungsi, tetapi tetap bekerja sebaik mungkin tanpa masalah apa pun. Tetapi sisanya akan kembali lagi pada praktik yang Anda terapkan untuk mengelola kualitas layanan yang Anda alami saat melakukan atau menerima panggilan. Dengan koneksi internet yang tepat untuk mengisi sistem PBX yang dihosting, Anda seharusnya tidak melihat masalah apa pun dengan panggilan Anda – tetapi jika semuanya berjalan baik di pihak ISP Anda, masih ada titik fokus dalam bisnis Anda sendiri yang dapat berdampak.

Membuat koneksi VoIP masih memerlukan penggunaan router dan bahkan kemungkinan sakelar untuk mengarahkan data ke mana harus pergi, dan memungkinkan perangkat keras untuk berbicara dengan jaringan Anda. Router dan sakelar khusus yang mendukung QoS memiliki fungsi bawaan untuk memprioritaskan lalu lintas VoIP Anda di atas penggunaan internet standar, memberikan data itu jalan tol sementara yang lainnya didelegasikan ke pinggir jalan. Mengurangi jumlah titik akses yang harus dilalui informasi Anda juga akan meningkatkan kualitas layanan Anda, jika data harus dijalankan melalui dua router individual, itu dapat berdampak negatif pada transfer data dan memperlambat semuanya. Banyak Firewall juga akan menyediakan daftar filter untuk memblokir atau mengizinkan lalu lintas masuk, dan ini dapat dikonfigurasi berdasarkan kasus per kasus untuk memastikan data VoIP memiliki bandwidth dan izin yang dibutuhkan.

Masalah

Salah satu penyebab terbesar dalam mengganggu atau membatasi layanan VoIP Anda adalah router yang ditakuti, atau bahkan perangkat keras lain yang tidak kompatibel. Banyak router lama tidak dapat mendukung VoIP dan transfer data yang terjadi (lihat router terbaik untuk VoIP). Perangkat keras jaringan lainnya, seperti sakelar (seperti yang disebutkan di atas) dapat mengalami masalah kompatibilitas, dan tidak hanya dengan protokol VoIP, tetapi juga dengan diri mereka sendiri. Jaringan usang apa pun yang masih menggunakan perangkat keras lama, atau bahkan perangkat keras yang tidak tepat, dapat membuat transisi untuk memperkenalkan solusi Hosted PBX menjadi masalah besar, dan terus menghasilkan masalah di kemudian hari. Tidak hanya router itu sendiri yang tidak kompatibel, tetapi mereka bahkan dapat diprogram secara tidak benar. Jika Anda menggunakan ponsel lawas yang lebih lama, atau bahkan ponsel dari penyedia PBX yang dihosting berbeda saat beralih ke yang baru, ada juga masalah penyediaan ponsel Anda.

Solusinya

Perbarui, perbarui, dan perbarui. Jika bisnis Anda baru saja beralih ke PBX yang dihosting tetapi masih berjalan di jaringan berusia 5 tahun, sekarang mungkin saatnya untuk menukar semua peralatan itu dengan router, sakelar, kabel, atau perangkat baru yang modern. perangkat keras dan titik akses lainnya – bahkan ponsel lama Anda. Banyak penyedia akan menyertakan atau menjual ponsel yang telah disediakan dan siap untuk dipasang, jadi konfigurasi dilakukan untuk Anda – jika tidak, Anda mungkin menghabiskan waktu berjam-jam mencoba untuk bekerja dengan cara Anda melalui portal web usang yang mencoba memburu alamat IP dan nama akun yang diperlukan untuk sediakan ponsel lama Anda ke layanan baru Anda. Ketika datang untuk meningkatkan perangkat keras, investasi awal bahkan tidak perlu besar, karena peralatan paling canggih tidak selalu diperlukan – melainkan memastikan perangkat keras yang Anda pilih kompatibel dengan kasus penggunaan Anda. Banyak penyedia akan menyediakan atau menjual router dan switch mereka sendiri yang kompatibel dengan VoIP, atau dapat diperoleh dari pengecer independen. Sekali lagi, bukan yang paling mahal yang penting, melainkan memastikan Anda memiliki alat yang tepat untuk pekerjaan itu. Meskipun, jangan berharap untuk berhemat pada router dan mengharapkan panggilan berkualitas tinggi, router entry level acak apa pun dari Best Buy dapat menyebabkan lebih banyak sakit kepala.

Penting juga untuk memastikan perangkat keras Anda dikonfigurasi dengan benar untuk penggunaan yang Anda pikirkan. Banyak router memiliki daftar besar fitur, fungsi, izin dan pengecualian yang dapat dikonfigurasi secara langsung melalui portal internet yang ramah pengguna. Tentu saja tugas ini tampak menakutkan bagi mereka yang tidak terbiasa, tetapi bantuan dari penyedia VoIP Anda dan memilih perangkat keras yang berfokus pada VoIP dapat membuat tugas membuka poin yang benar menjadi sederhana dan mudah. Bahkan membeli perangkat yang diaktifkan atau terfokus VoIP harus cukup untuk memastikan koneksi Anda dikonfigurasi dengan benar. Mengurangi jumlah titik di antara jaringan Anda dan PBX yang dihosting juga penting, seperti yang disebutkan di atas – lebih sedikit router berarti lebih sedikit pembatasan pada data dan jaringan. Seperti yang dinyatakan di atas, membawa ponsel baru untuk digunakan dengan layanan baru Anda dapat membantu mengurangi kerepotan menyediakan ponsel Anda yang sudah ada, meskipun dukungan pelanggan untuk penyedia juga harus membantu, karena sebagian besar prosesnya adalah tentang menghubungkannya. informasi yang benar ke dalam bidang yang benar, jika peningkatan bukan merupakan pilihan.

Masalah

Komputer, jaringan, dan bahkan VoIP pada awalnya tampak menakutkan bagi mereka yang tidak terbiasa dengan apa yang tampak seperti sistem yang kompleks. Dengan terminologi, singkatan, dan persyaratan uniknya sendiri, sifat VoIP yang tidak dikenal dapat terbukti menantang bahkan bagi manajer pusat data atau TI yang paling berpengalaman sekalipun. Menjalankan pusat data atau mengonfigurasi jaringan untuk kantor Anda adalah tugas yang berbeda untuk menerapkan solusi VoIP, dan banyak administrator jaringan mungkin tidak yakin tentang bagaimana VoIP atau PBX yang Di-host beroperasi. Dengan kurangnya pengetahuan dan bahkan pemahaman dasar, hampir tidak mungkin untuk beralih ke solusi VoIP, atau setidaknya tidak mungkin meluangkan waktu untuk mengumpulkan pengetahuan yang diperlukan untuk terjun. Dan bahkan setelah Anda membuat solusi PBX yang dihosting untuk Anda kantor, siapa yang memasangnya dan tahu cara memelihara sistemnya?

Solusinya

Untungnya, sebagian besar pekerjaan berat dan pengaturan untuk Hosted PBX ditangani oleh penyedia, melalui cloud. Karena layanan di-host di back-end dan pusat data penyedia, dan belum tentu infrastruktur tambahan yang diperlukan untuk dibangun di lokasi, penyiapan bisa sesederhana menginstal router baru. Karena sifat solusi yang di-host, Anda dapat mengaktifkan dan menjalankan sistem telepon baru Anda dalam hitungan menit.

Jika Anda mengambil langkah-langkah sebelumnya untuk memastikan koneksi internet yang cukup kuat dan perangkat keras yang kompatibel, pengaturan harus sesederhana memanggil penyedia, mencolokkan semua perangkat keras Anda, dan Anda akan siap untuk melakukan panggilan. Lewatlah sudah hari-hari menguraikan technobabble, harus memutuskan codec mana yang paling cocok untuk sistem Anda dan penyediaan perangkat keras yang rumit. Tentu saja menyiapkan semuanya adalah setengah dari perjuangan, dan mengonfigurasi sistem telepon Anda lebih dari sekadar menghubungkan telepon ke router. Dengan daftar fitur besar yang disediakan dengan solusi Hosted PBX, Anda mungkin perlu meluangkan waktu untuk mengonfigurasi segala sesuatu seperti yang Anda inginkan – tetapi sekali lagi, hari-hari membalik-balik manual pengguna untuk memahami portal web yang rumit telah berlalu. Umumnya disertakan dengan layanan, banyak penyedia Hosted PBX akan menyertakan akses ke portal web yang sangat ramah pengguna, memanfaatkan teknik klik dan seret sehingga siapa pun dari tingkat keahlian apa pun dapat dengan cepat menyesuaikan sistem telepon mereka dengan kasus penggunaan mereka. Pelatihan karyawan Anda harus menjadi sesuatu dari masa lalu.

Masalah

Tentu saja, bahkan dengan semua perencanaan di dunia, jika ada sesuatu yang gagal di pihak penyedia layanan Anda, bisnis Anda tidak akan berdaya sampai masalah itu terpecahkan. Semua orang memahami kerumitan menelepon ke saluran layanan pelanggan hanya karena harus menunggu agen, tetapi ketika datang ke saluran telepon Anda – tanpa layanan bahkan untuk satu menit dapat menyebabkan bencana bagi bisnis Anda. Apakah layanan telepon Anda benar-benar mati, Anda melihat gangguan atau kegugupan tetapi semuanya baik-baik saja, atau Anda hanya ingin mengaktifkan atau menonaktifkan fitur baru, penyedia tanpa saluran komunikasi yang tepat dan dukungan yang buruk dapat mengubah waktu henti beberapa menit menjadi jam , atau bahkan berhari-hari.

Solusinya

Di hari ini dan usia, hampir tidak mungkin untuk menemukan perusahaan yang tidak menempatkan layanan pelanggan pada alas yang sangat tinggi. Telah terbukti bahwa pelanggan akan dengan mudah menjatuhkan penyedia atau bisnis jika mereka merasa dukungan pelanggan yang diberikan tidak cukup. Untungnya, banyak jika tidak semua penyedia telah memperhatikan hal ini dan mendengarkan. Meskipun layanan pelanggan disepakati menjadi kunci sukses, tidak setiap penyedia diciptakan sama dan tidak setiap penyedia membuka saluran yang sama. Sangat mudah untuk membual tentang layanan pelanggan yang berkualitas, tetapi jika Anda hanya mengizinkan pelanggan Anda untuk menelepon saluran dukungan Anda pada jam-jam yang sangat spesifik dalam sehari, ini tidak akan ada gunanya bagi siapa pun ketika telepon mereka mati di tengah malam.

Ketika membandingkan penyedia Hosted PBX, salah satu aspek terpenting untuk saling berbelanja dan dipertimbangkan adalah tingkat layanan, dan jalur komunikasi yang disediakan. Beberapa penyedia memiliki saluran telepon layanan pelanggan 24/7, alamat email, dan bahkan obrolan web langsung sehingga Anda tetap dapat menghubungi kapan saja. Banyak penyedia bahkan akan berusaha keras untuk memastikan layanan pelanggan mereka 100% berbasis di AS sehingga pelanggan tidak perlu khawatir tentang hambatan bahasa potensial yang dapat membuat panggilan 5 menit terakhir 50 menit. Penting juga untuk dicatat, beberapa layanan Hosted PBX akan memberikan tingkat layanan pelanggan yang berbeda berdasarkan tingkat layanan langganan bisnis Anda, dan bahkan membatasi dukungan telepon 24/7 untuk pelanggan yang membayar lebih tinggi. Memilih penyedia yang membuat menghubungi mereka ketika terjadi kesalahan semudah mungkin akan membuat seluruh transisi menjadi lebih sederhana.

Masalah

Keamanan dalam bisnis apa pun ukuran apa pun harus menjadi perhatian utama saat membangun jaringan, baik bisnis Anda berencana mengadopsi PBX yang Di-host atau tidak. Dengan penambahan host PBX, atau solusi VoIP, tidak hanya data tertulis Anda yang ditransfer melalui jaringan Anda, tetapi sekarang semua komunikasi panggilan dan suara Anda akan ditangani melalui jaringan yang sama juga. Karena sifat VoIP, ada kemungkinan bagi pihak yang ingin menyusup ke jaringan Anda untuk mendapatkan data panggilan yang dikirim melalui jaringan Anda, dan mencegat komunikasi, yang memungkinkan mereka pada dasarnya mendengarkan panggilan telepon Anda. Dengan sebagian besar kerangka sistem telepon Anda terlepas dari tangan Anda, bagaimana Anda bisa yakin semuanya terkunci dan aman?

Solusinya

Sebenarnya, memindahkan layanan telepon Anda ke cloud secara inheren mencakup sejumlah manfaat keamanan hanya karena sifat sistemnya. Administrator akan memiliki akses ke portal web yang tidak hanya menyediakan informasi analitis yang berguna, akses ke fitur layanan Anda, tetapi juga fungsi keamanan. Admin dapat mengatur tingkat akses khusus per pengguna sehingga hanya personel yang diberikan izin yang dapat mengelola fungsi Anda yang lebih kuat, atau mendapatkan akses ke informasi secara online. Admin biasanya dapat menonaktifkan telepon dari jarak jauh agar tidak menggunakan layanan PBX yang dihosting langsung dari portal yang sama, jadi jika karyawan yang tidak puas pergi tetapi memiliki telepon di rumah, Anda dapat memastikan mereka tidak memiliki akses ke jaringan atau layanan lagi. Portal yang sama ini juga membuat pelacakan penggunaan telepon menjadi tugas yang cepat dan mudah, Anda bahkan dapat merekam panggilan dan mendengarkannya nanti.

Tetapi bagaimana dengan penyusup yang tidak diinginkan yang menerobos jaringan Anda dan mendengarkan panggilan pribadi Anda? Untungnya, semua server Hosted PBX Anda akan beroperasi dilindungi oleh enkripsi terkemuka di industri, dan Pengontrol Perbatasan Sesi, untuk tidak memastikan data apa pun yang diambil akan menjadi kekacauan informasi yang diacak, tetapi juga bertindak sebagai firewall khusus hanya untuk telepon Anda panggilan. Menambahkan Gateway Enkripsi Cloud dan mewajibkan kata sandi untuk semua perangkat dan koneksi ke jaringan Anda juga akan membantu mencegah sebagian besar serangan. Selain itu, seperti yang disebutkan sebelumnya di bagian router, perangkat keras yang Anda gunakan dapat membantu mengunci jaringan Anda, karena sebagian besar router akan bertindak sebagai firewall itu sendiri dengan kemampuan untuk membatasi akses ke jaringan, tetapi juga menggunakan perangkat lunak mereka sendiri. firewall. Kunci tambahan apa pun yang dapat Anda pasang di pintu hanya akan mempersulit seseorang untuk mendobrak masuk.