Bagaimana HR Menggunakan Tanda Tangan Email untuk Mewakili Budaya Perusahaan?

Tanda tangan email digunakan oleh lebih dari 62% pemasar, bertindak sebagai alat berharga yang dapat lebih memperluas kesadaran merek di sekitar perusahaan. Sebagai tambahan yang mudah untuk email, Anda dapat menggunakan alat pemasaran ini untuk menghadirkan unsur profesionalitas ke setiap email yang Anda kirim, serta melampirkan informasi berguna yang membantu orang tetap berhubungan dengan akun kerja Anda.

Namun, selain mempromosikan perusahaan dan memastikan tingkat visibilitas merek yang lebih tinggi, tanda tangan email juga dapat digunakan untuk lebih mewakili budaya perusahaan dan meningkatkan komunikasi. Faktanya, poin terakhir untuk meningkatkan kemudahan komunikasi ini telah bergema di berbagai agen pemasaran utama, dengan 89% pemasar menggunakan tanda tangan untuk memasukkan informasi kontak lebih lanjut.

Dalam artikel ini, kita akan mengeksplorasi manfaat menggunakan tanda tangan email di seluruh perusahaan, bergerak melalui keuntungan utama serta menunjukkan bagaimana seseorang dapat membantu menginformasikan dan mengembangkan budaya internal perusahaan.

Mari kita langsung ke dalamnya.

Bagaimana Saya Menambahkan Tanda Tangan Email di Outlook?

Menambahkan tanda tangan email di Outlook sangat mudah, memungkinkan Anda membuat dan mengunggah tanda tangan hanya dalam beberapa menit. Dengan opsi yang sangat dapat disesuaikan dan berbagai pembuat konten online yang dapat Anda gunakan, menerapkan tanda tangan di seluruh perusahaan tidak sesulit yang Anda kira.

Dalam pandangan, ada proses khusus yang dapat Anda ikuti:

• Preferensi – Setelah membuka akun email Outlook Anda, navigasikan ke preferensi, yang seharusnya berada di bilah jendela di kiri atas layar Anda.
• Tanda Tangan – Arahkan ke Tanda Tangan dengan menggeser daftar abjad atau pilih 'Bantuan' dan kemudian langsung mencarinya. Klik ini untuk membuka halaman tanda tangan dalam Outlook.
• Edit – Klik tanda plus (+) untuk menambahkan tanda tangan baru. Anda kemudian dapat mengedit jenis dan nama tanda tangan Anda sebelum menyesuaikannya dengan bidang dan tanggapan yang dipersonalisasi. Demikian pula, di sinilah Anda dapat langsung mengunggah tanda tangan yang sudah dibuat sebelumnya jika Anda telah membuatnya dengan aplikasi atau layanan pihak ketiga.
• Terbitkan – Setelah menyesuaikan tanda tangan email Anda, Anda kemudian dapat menekan terapkan, dengan perubahan yang kemudian dipublikasikan ke akun Anda. Pastikan Anda telah memilih tanda tangan email. Jika ya, maka email berikutnya yang Anda kirim dari akun Anda dengan otomatis menyertakan tanda tangan email di bagian bawah halaman.

Dengan ini, Anda telah dengan cepat membuat dan menyertakan tanda tangan email yang dapat didistribusikan secara merata ke seluruh perusahaan Anda.

Mengapa Perusahaan Saya Harus Menggunakan Tanda Tangan Email?

Setelah Anda membuat tanda tangan email, Anda akan mulai merasakan manfaat dari penambahan email yang berguna ini. Biasanya, tanda tangan email memiliki manfaat instan dan manfaat yang meningkat seiring waktu. Misalnya, sementara ada manfaat instan dari tanda tangan ini, yang akan kita bahas segera, menggunakan satu sekarang berarti bahwa setiap email yang Anda kirim ke masa depan akan secara permanen memiliki informasi tambahan ini di dalamnya.

Jika ada yang melihat email mereka dan melihat kembali email sebelumnya untuk melihat apa yang mungkin Anda katakan, tanda tangan email Anda akan menjadi pengingat permanen tentang merek perusahaan Anda, informasinya, dan detail masa depan yang mungkin telah Anda sertakan.

Manfaat instan menggunakan tanda tangan email sangat luas, dengan tambahan sederhana ini membuat perbedaan besar. Tanda tangan email online dapat:

• Tingkatkan Profesionalitas – Lebih dari 82% bisnis sekarang aktif menggunakan tanda tangan email. Salah satu alasan utama hal ini terjadi adalah karena mempromosikan citra profesionalitas. Perusahaan dapat menggunakannya untuk menunjukkan merek mereka, menyertakan detail lebih lanjut, dan menggunakan warna perusahaan. Ini tidak hanya nyaman, tetapi juga meningkatkan rasa profesionalitas online.
• Merampingkan Kontak – Manfaat lain menggunakan tanda tangan email adalah karyawan dapat menyertakan titik kontak lebih lanjut. Email, meskipun banyak digunakan, jauh dari alat komunikasi yang paling efisien. Karena itu, menyertakan nomor telepon, alamat email alternatif, atau titik kontak lain akan membantu orang untuk tetap berhubungan dengan perusahaan.
• Tingkatkan Pengenalan Merek – Pengenalan merek adalah bagian besar dari pemasaran online. Bahkan, bahkan hanya dengan menyertakan warna di email Anda, yang mencerminkan warna perusahaan Anda, dapat meningkatkan pengenalan merek hingga 80%. Tanda tangan email perusahaan Anda memberikan peluang fantastis untuk menyertakan materi pemasaran, logo merek, dan nama perusahaan Anda. Seiring waktu, ini akan berkontribusi untuk meningkatkan kemungkinan orang mengenali dan mengaitkan layanan pelanggan yang positif dengan merek Anda.

Meskipun ini adalah manfaat utama yang akan Anda dapatkan dari menyertakan tanda tangan email, ini hanya menggores permukaan, dengan ini menjadi salah satu perubahan berbiaya rendah yang dapat Anda lakukan untuk bisnis Anda.

Bagaimana HR Menggunakan Tanda Tangan Email Untuk Kemajuan Budaya Internal Perusahaan?

Meskipun kita telah membahas manfaat eksternal dari memperkenalkan tanda tangan email ke dalam bisnis Anda, Anda juga dapat memperoleh keuntungan internal, dengan departemen SDM menggunakan tanda tangan email untuk kemajuan budaya perusahaan.

Email adalah metode inti komunikasi dalam bisnis, dengan karyawan menggunakan aliran ini untuk berbicara satu sama lain sepanjang hari. Dengan preseden ini, departemen SDM dapat memasukkan berbagai informasi tambahan dalam komunikasi mereka.

Misalnya, HR dapat menggunakan tanda tangan email untuk

• Jalankan survei perusahaan – Dalam tanda tangan email yang dikirim dari dalam departemen SDM, karyawan dapat menyertakan tautan ke survei terbaru yang dijalankan SDM. Ini dapat mencakup tautan ke survei anonim tentang kondisi pekerja, tempat untuk memberikan umpan balik, atau survei lain yang sedang berjalan. Ini memberi karyawan metode mudah mengakses tempat untuk berbagi perasaan mereka, dengan ini berada di email HR menghemat waktu semua orang sambil memberikan lokasi pusat untuk mencari survei.

• Jadwalkan rapat – Banyak karyawan HR sekarang menggunakan tanda tangan email mereka sebagai lokasi untuk menyimpan tautan 'Pesan Rapat'. Ini akan membawa karyawan lain ke platform online di mana mereka dapat memilih dari slot pertemuan yang tersedia. Ketika seorang karyawan HR harus menjadwalkan banyak rapat, ini dapat menghemat banyak waktu bolak-balik, sekaligus memastikan bahwa karyawan dapat menemukan waktu yang sesuai dengan hari mereka. Ini adalah salah satu cara terbaik untuk merampingkan pembuatan dan distribusi rapat baru di dalam perusahaan.

• Umumkan berita – Terakhir, HR dapat mendistribusikan pesan dan berita perusahaan melalui tanda tangan email mereka. Dari pengumuman berskala besar hingga buletin harian yang dapat mereka distribusikan, tanda tangan email adalah tempat yang tepat untuk membuat orang tetap terlibat dan diperbarui tanpa memfokuskan mereka untuk membaca melalui portal berita perusahaan. Dengan cara non-komitmen mendistribusikan informasi ini, tim SDM Anda dapat mengomunikasikan pesan dengan mudah, tanpa harus bekerja lebih keras.

Sebagai lokasi tunggal yang dapat dilihat dan diakses oleh siapa saja yang dikirimi email oleh departemen SDM, tanda tangan email adalah tempat yang tepat untuk memasukkan elemen yang akan memajukan budaya perusahaan. Seringkali kurang dimanfaatkan, ini adalah perubahan tunggal yang dapat Anda masukkan ke dalam departemen SDM Anda yang dapat membuat perbedaan besar.

Pikiran Akhir

Sementara tanda tangan email secara luas dibahas sebagai alat yang berguna yang dapat digunakan untuk memperbaiki komunikasi profesional dan meningkatkan pengenalan merek, itu jarang diajukan sebagai alat yang berguna untuk komunikasi internal. Selain memberi karyawan lebih banyak metode yang memungkinkan untuk menghubungi perwakilan SDM mereka, tanda tangan email sering kali merupakan papan pengumuman yang bagus untuk komunikasi lebih lanjut.

Mulai dari menyertakan tombol jadwal rapat hingga merancang tempat untuk menyisipkan berita perusahaan, tanda tangan email adalah tempat yang bagus untuk meningkatkan koneksi dan budaya perusahaan dalam lingkungan perusahaan.