Bagaimana Komunikasi Email Mendorong Kemajuan Bisnis

Email adalah kekuatan sentral untuk komunikasi dalam dunia bisnis, dengan teknologi yang satu ini menjalin perusahaan di seluruh dunia dan memfasilitasi dialog orang-ke-orang yang cepat. Sementara para eksekutif cenderung mengirim lebih banyak email, rata-rata pekerja kantoran akan mengirim sekitar 40 email setiap hari.

Selain hanya menciptakan media dan mekanisme komunikasi yang dapat diakses, email juga menjadi kekuatan sentral untuk mendorong kemajuan proyek di area lain. Dari menjangkau pelanggan baru dan memperkuat hubungan saat ini hingga meningkatkan hubungan internal dan eksternal, email melakukan semuanya.

Dalam artikel ini, kita akan beralih ke komunikasi email, menunjukkan berbagai cara yang membantu mendorong kesuksesan di dunia bisnis.

Menggunakan Email untuk Layanan Pelanggan

Email adalah media pilihan bagi pelanggan untuk menjangkau dukungan dengan layanan atau produk. Menjaga saluran terbuka untuk layanan pelanggan melalui email akan sangat efektif untuk bisnis Anda, karena ini akan membantu membuat pelanggan Anda lebih senang dengan penawaran Anda. Meskipun memperoleh pelanggan baru bisa menjadi upaya yang mahal, mempertahankan mereka dapat menghasilkan pengembalian yang tinggi. Seiring waktu, loyalitas yang berkelanjutan terhadap perusahaan akan menghasilkan pendapatan yang lebih tinggi bagi perusahaan itu sendiri.

Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan sebanyak mungkin, bisnis Anda harus beralih ke email untuk layanan pelanggan. Setelah permintaan bantuan masuk, pastikan agen dukungan membalas email awal ini dalam waktu 24 jam, dan kurang jika memungkinkan. Tingkat respons yang cepat akan menunjukkan kepada pelanggan bahwa Anda memprioritaskan kekhawatiran mereka, dan solusi yang tepat waktu akan menciptakan hubungan positif antara pelanggan dan merek Anda.

Karena email adalah bentuk komunikasi langsung, yang langsung tiba di kotak masuk pengguna, ini sangat efektif dalam situasi dukungan. Dengan memanfaatkan komunikasi email untuk layanan pelanggan, Anda akan meningkatkan tingkat kepuasan dan mengubah pelanggan Anda menjadi klien tetap.

Menggunakan Email Untuk Menangkap Prospek Baru

Selain menggunakan email untuk berkomunikasi dengan pelanggan saat ini, email juga bisa menjadi media yang ampuh untuk berhubungan dengan prospek baru dan mendapatkan pelanggan baru. Pemasaran email adalah bentuk yang terkenal dan efektif untuk berhubungan dengan pelanggan baru, dan yang menawarkan personalisasi tingkat tinggi.

Dengan menggunakan pemasaran email yang dipersonalisasi, Anda dapat menjangkau grup pengguna baru dan mendiskusikan potensi keuntungan yang Anda miliki untuk mereka. Tergantung pada bisnis Anda, gaya dan konten email ini akan sangat bervariasi. Namun, jalur umum yang umum dalam email prospek baru ini adalah bahwa Anda menunjukkan keefektifan produk atau layanan Anda untuk pelanggan tertentu tersebut.

Sama halnya, Anda dapat memupuk prospek potensial melalui email, memanfaatkan saluran terbuka untuk mengirimkan pesan yang dipersonalisasi langsung ke kotak masuk klien baru Anda. Karena email adalah format yang sangat mudah dilacak, Anda juga dapat mengintegrasikan pelacakan dan penanda kinerja ke dalam email ini. Saat mengelola departemen pemasaran Anda, Anda akan dapat melihat tingkat keberhasilan mereka dengan pemasaran email, dan memberi mereka wawasan yang mereka butuhkan untuk menganalisis rasio buka email, rasio klik-tayang, dan konversi.

Seiring waktu, Anda dapat memelihara aliran email keluar Anda menjadi sistem yang kuat untuk memperoleh prospek baru.

Menggunakan Email Untuk Komunikasi Internal

Biasanya, meskipun email adalah alat yang efektif untuk komunikasi internal, ini sebenarnya adalah salah satu area yang paling sedikit digunakan. Sebagian besar perusahaan akan memiliki beberapa sistem komunikasi internal yang berbeda, seperti alat perpesanan instan di samping email mereka. Bagi karyawan yang berada dalam tim atau departemen yang sama, sistem pesan instan akan lebih efektif untuk komunikasi sehari-hari.

Email berguna saat bisnis Anda berfokus pada komunikasi lintas departemen. Jika salah satu anggota tim perlu menghubungi seseorang yang tidak memiliki banyak alasan untuk diajak bicara secara teratur, email memberikan tingkat formalitas yang diharapkan dalam dunia bisnis.

Demikian pula, saat menghubungi percakapan internal yang penting, seperti percakapan dengan manajer atau perwakilan SDM, sebaiknya lakukan melalui email. Dengan email, Anda akan memiliki catatan permanen dari percakapan yang Anda lakukan, membantu membuat jejak kertas untuk masa depan.

Praktik Terbaik Untuk Meningkatkan Efektivitas Email Anda

Untuk memfasilitasi komunikasi email yang lebih baik, Anda harus selalu berusaha mengikuti praktik terbaik yang ditetapkan. Selain itu, perusahaan Anda mungkin memiliki panduan gaya terkait komunikasi email eksternal, yang juga dapat Anda pertimbangkan.

Berikut adalah beberapa praktik paling penting yang dapat Anda ikuti untuk meningkatkan efektivitas email Anda:

• Pertahankan Email Singkat – Mempertimbangkan fakta bahwa orang menerima lebih dari 100 email per hari, sebaiknya buat email Anda tetap pendek dan manis. Sementara basa-basi dihargai, jangan buang terlalu banyak ruang sebelum sampai ke tujuan email Anda. Orang-orang akan menghargai Anda memahami inti mengapa Anda mengirim email sesegera mungkin.
• Gunakan Tanda Tangan Email – Tanda tangan email adalah ruang tambahan yang dapat Anda lampirkan ke semua komunikasi keluar Anda yang akan memberikan lebih banyak informasi kepada penerima. Dengan menggunakan template untuk tanda tangan email, Anda akan dapat dengan cepat membuat gaya email yang unik untuk perusahaan Anda dan memastikan Anda mengirimkan komunikasi email yang kohesif ke semua orang.
• Terapkan Tautan Keluar – Cara lain yang berdampak untuk mendapatkan lebih banyak dari email Anda adalah dengan menyertakan tautan keluar, baik di teks email Anda atau di dalam tanda tangan email Anda. Tautan keluar ini akan memungkinkan Anda untuk berbagi lebih banyak informasi dengan penerima, memungkinkan Anda untuk lebih mengasah tujuan email tersebut.

Meskipun bukan daftar yang lengkap, gagasan inti ini akan memberi Anda inti tentang bagaimana Anda dapat memaksimalkan keuntungan dari setiap email yang Anda kirim. Untungnya, banyak dari praktik terbaik ini hanya berfokus pada penyederhanaan pesan Anda, mengemas lebih banyak ke dalam ruang yang lebih kecil. Dengan mengingat hal itu, Anda akan dapat terus membuat email yang lebih baik dan meningkatkan penerimaan positif mereka.

Pikiran Akhir

Berkomunikasi melalui email adalah salah satu cara paling efektif dalam berbisnis. Baik Anda menghubungi prospek baru, berdiskusi dengan rekan kerja, atau sekadar membuat jejak kertas ide dan tanggal tertentu untuk dilihat kembali, email benar-benar dapat melakukan semuanya.

Dengan memahami berbagai cara menggunakan komunikasi email, Anda dapat merampingkan semua komunikasi keluar dan mendorong kemajuan bisnis Anda. Seiring waktu, email akan berubah menjadi kekuatan sentral untuk koneksi, perluasan, dan penyempurnaan dalam bisnis Anda. Artinya, jika Anda memupuknya sebagai bagian depan komunikasi yang kuat dan membiarkan email menjadi alat yang efektif.