Cara Menetapkan Tugas ke Orang Lain di Google Workspace

Tidak seperti Microsoft To-do, Google Tasks tidak mengizinkan Anda untuk memberikan tugas kepada orang lain. Anda hanya dapat membuat tugas untuk diri sendiri, menjadwalkannya, atau menjadikannya tugas berulang. Namun, jika Anda adalah pengguna Google Workspace, Anda memiliki beberapa opsi untuk menetapkan tugas kepada orang lain menggunakan aplikasi Google lainnya seperti Google Chat, Gmail, Google Documents, Spreadsheet, dan Slide. Jadi mari kita mulai.

Cara Menetapkan Tugas di Google Chat

Di Google Chat, Anda dapat membuat Spaces, yang tidak lebih dari fitur obrolan grup untuk ruang kerja Anda. Fitur tugas yang tersedia di Spaces adalah perpanjangan dari aplikasi Google Tasks. Tugas apa pun yang diberikan kepada Anda di Spaces bahkan dapat diakses dari aplikasi Google Tasks. Biarkan saya menjelaskan ini secara rinci.

1. Buka Google Chat dan pilih ruang mana pun yang ingin Anda tetapkan tugas. Pastikan orang yang ingin Anda tetapkan tugas tersedia di ruang itu. Jika Anda tidak memiliki ruang, Anda dapat dengan mudah membuatnya dengan mengeklik ikon Plus + di sebelah Spasi dan memilih opsi Buat ruang . Sekarang Anda dapat memberi nama pada ruang Anda dan menambahkan orang ke dalamnya.

2. Di ruang, alihkan ke tab Tugas tempat Anda dapat membuat tugas ruang.

3. Di sini, klik tombol Tambahkan tugas ruang untuk mulai membuat tugas.

4. Sekarang beri nama tugas Anda, deskripsi, tambahkan tanggal jatuh tempo, dll.

5. Klik opsi Assign dan pilih orang yang ingin Anda berikan tugas itu. Anda hanya dapat menetapkan tugas ke satu orang untuk saat ini.

6. Setelah selesai, klik tombol Tambah untuk menetapkan tugas di Google Chat.

Tips untuk Mengakses dan Mengelola Tugas di Google Chat

1. Setelah Anda membuat tugas, Anda selalu dapat mengkliknya dan mulai mengedit nama tugas, tanggal jatuh tempo, deskripsi, dan bahkan menetapkannya kepada seseorang.

2. Tugas yang diberikan kepada Anda dari Google Chat dapat diakses bahkan dari aplikasi Google Tasks di daftar Tugas Saya .

3. Anda memiliki opsi untuk mengurutkan tugas berdasarkan penerima tugas, yang akan menempatkan semua tugas yang diberikan terlebih dahulu dalam urutan abjad. Jika Anda mengurutkan lagi menurut pemberi tugas, daftar akan dibalik sehingga tugas yang ditetapkan berada di atas.

4. Anda dapat menghapus tugas, hanya dengan mengarahkan kursor ke tugas dan memilih ikon Hapus . Kemudian klik opsi Hapus di pop-up untuk mengonfirmasi.

5. Mengklik ikon lingkaran sebelum tugas akan menandai tugas sebagai selesai. Bagaimanapun, Anda dapat menggulir ke bawah dan menghapus centang pada tugas untuk membukanya kembali.

6. Semua perubahan yang Anda buat pada tugas, mulai dari membuat dan menandainya sebagai selesai hingga menghapusnya, akan dicantumkan sebagai aktivitas di tab obrolan.

Cara Menetapkan Tugas di Gmail

Gmail tidak memiliki fitur tugas sendiri. Google Chat adalah bagian dari Gmail, jadi Anda dapat mengaksesnya dari Gmail daripada mengakses Google Chat secara terpisah.

1. Buka Gmail, klik opsi Spasi di bilah sisi kiri, dan pilih spasi untuk mulai membuat tugas.

2. Sekarang buka tab Tugas dan tetapkan tugas seperti yang disebutkan dalam metode sebelumnya. Dengan cara ini, Anda dapat menyimpan semua email, obrolan, dan tugas di satu tempat.

Jika Anda tidak dapat menemukan opsi Google Chat di Gmail, klik ikon Roda Gigi di sudut kanan atas, lalu klik tombol Lihat semua pengaturan .

Sekarang buka tab Obrolan dan Bertemu dan pilih Google Obrolan di bawah opsi Obrolan. Setelah selesai, klik Simpan Perubahan untuk mengakses Google Chat dan spasi langsung dari Gmail.

Cara Menetapkan Tugas di Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide

Di Google Workspace, Anda dapat menetapkan tugas untuk dokumen selain tugas biasa. Dengan bantuannya, Anda dapat menetapkan tugas untuk menyelesaikan dokumentasi atau membuat perubahan pada file dokumen seperti dokumen, lembar, dan slide. Menetapkan tugas dalam aplikasi ini dimungkinkan menggunakan fungsi komentar. Pelajari cara menetapkan tugas di Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide di sini.

1. Buka file dokumen, lembar, atau slide apa pun dan letakkan kursor di tempat yang Anda inginkan untuk menerapkan perubahan.

2. Sekarang, klik kanan dan pilih opsi Komentar . Atau, Anda juga dapat menggunakan pintasan ctrl+alt+M untuk membuat komentar.

3. Ini akan membuka jendela komentar di mana Anda dapat menulis komentar Anda tentang perubahan yang Anda harapkan. Untuk menetapkannya, cukup ketik @ dan masukkan nama atau id email mereka. Ini meminta kotak centang Tetapkan ke dalam jendela komentar.

4. Centang kotak Assign to dan klik Assign .

Itu dia; Anda telah menetapkan tugas dalam dokumen.

Kiat untuk Mengakses dan Mengelola Tugas di Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide

1. Setelah Anda menetapkan tugas kepada seseorang, dia akan menerima pemberitahuan email tentang komentar yang Anda buat sehingga mereka dapat mengambil tindakan terhadapnya. Bagaimanapun, tugas-tugas ini tidak sinkron dengan Google Tasks.

2. Saat membuka dokumen, mereka dapat melihat komentar di samping file dokumen di Google Dokumen dan Slide.

3. Di Google Sheets, mereka akan melihat spanduk kuning dengan komentar di sel. Melayang di sel itu akan menampilkan komentar.

4. Dengan mengklik menu tiga titik pada komentar, Anda dapat mengedit komentar, Menghapus komentar dan juga mendapatkan tautan ke komentar tersebut jika Anda telah membuat komentar tersebut. Sebagai perbandingan, orang lain hanya dapat menyalin tautan ke komentar tersebut.

5. Komentar dapat dilihat oleh semua orang yang dapat mengakses dokumen, bukan hanya pembuat dan penerima tugas.

6. Setiap orang yang dapat mengakses dokumen juga dapat membalas komentar untuk diskusi bolak-balik terkait tugas yang diberikan.

7. saat menambahkan balasan, Anda dapat menetapkan ulang tugas kepada seseorang dengan menyebutkannya di balasan. Ini akan meminta untuk menetapkan kembali tugas. Cukup centang kotak di samping Tetapkan ulang ke dan klik Balas. Tugas akan dipindahkan ke orang yang disebutkan dalam balasan.

8. Setelah penerima tugas menyelesaikan tugas, mereka dapat langsung menandai tugas dengan mengklik ikon tanda centang di bagian atas jendela komentar.

9. Anda dapat mengklik ikon komentar di bilah atas untuk memeriksa riwayat komentar dari semua komentar pada dokumen itu. Di sini Anda dapat mengakses ketika tugas ditandai sebagai selesai, ketika ada balasan, dll. Bagaimanapun, jika Anda telah menghapus komentar, itu akan dihapus dari riwayat komentar juga.

Tetapkan Tugas ke Orang Lain di Google Workspace

Produk Google terkadang bisa sangat membingungkan. Meskipun demikian, mereka juga kuat dengan caranya sendiri. Aplikasi Google Tasks tidak memungkinkan Anda memberikan tugas kepada orang lain, tetapi Anda dapat menggunakan aplikasi Google Chat untuk menyelesaikan prosesnya. Bagaimanapun, Anda harus membuat spasi, menambahkan orang ke ruang itu, lalu membuat tugas untuk diberikan kepada mereka. Proses ini dapat dilakukan dengan fitur sederhana di aplikasi Tasks.

Sementara tugas dari Google Chat setidaknya disinkronkan dengan Google Tasks, tugas yang diberikan dari Google docs, sheet, dan slide tidak. Anda masih harus mengandalkan notifikasi email.