Cara Membangun Kebijakan AI untuk Bisnis Anda (dengan Template Gratis)

Tahukah Anda 68% dari mereka yang menggunakan AI di tempat kerja belum memberi tahu bos mereka? Bagaimana dengan 6% yang telah memasukkan data perusahaan sensitif ke dalam model AI percakapan? Di sisi lain, 47% pemimpin bisnis akan mempertimbangkan untuk menggunakan AI untuk melakukan tugas -tugas atas mempekerjakan staf baru juga.

Jelas, keinginan untuk mengandalkan AI sudah mapan naik turun hierarki tempat kerja di zaman modern kita. Namun, penggunaan AI membawa sejumlah risiko yang akan menjaga perwakilan SDM Anda dan ahli keamanan siber dari tidur sepanjang malam.

Mungkin bisnis Anda ingin meningkatkan penggunaan AI -nya. Mungkin ia ingin menyangkal penggunaan sepenuhnya, karena umum di industri pemerintah, keuangan, atau perawatan kesehatan. Apa pun masalahnya, Anda akan membutuhkan kebijakan AI resmi.

Inilah yang perlu diketahui tentang membuatnya. Panduan ini menguraikan langkah -langkah dasar yang sebagian besar perusahaan melakukan perjalanan mereka menuju kebijakan, dan kemudian menjelaskan kebutuhan inti - unik untuk setiap bisnis - yang harus ditangani oleh kebijakan AI apa pun.

Dalam panduan ini:

• Mengapa bisnis saya membutuhkan kebijakan AI?
• Cara membuat kebijakan AI dalam 5 langkah
• Apa yang harus dimasukkan dalam kebijakan AI Anda
• Template Contoh Kebijakan AI

Mengapa bisnis saya membutuhkan kebijakan AI?

Menurut dampak teknologi Tech.co pada laporan 2025 , hanya 27% dari bisnis telah menciptakan kebijakan yang secara ketat membatasi jenis data yang dapat dibagikan dengan model AI. Lebih buruk lagi, 35% dari mereka tidak mengatur bagaimana karyawan menggunakan chatbots dengan cara apa pun .

Risiko apa yang kurang ditimbulkan oleh kurangnya kebijakan AI untuk organisasi Anda? Berkat penggunaan AI generatif yang merajalela selama tiga tahun terakhir, itu pertanyaan yang mudah untuk dijawab: Perusahaan harus memastikan mereka tidak menyebarkan klaim yang tidak akurat atau mengungkapkan informasi sensitif yang tidak tepat.

Berikut ini pandangan cepat pada dua masalah bisnis terbesar yang diangkat oleh model AI generatif populer seperti ChatGPT atau Deepseek .

Ketidakakuratan dapat menyebabkan kerusakan reputasi

McKinsey telah menemukan bahwa 63% bisnis mengutip "ketidakakuratan" sebagai risiko terbesar yang ditimbulkan AI kepada perusahaan mereka. Itu masuk akal: Model AI generatif dirancang untuk memberikan jawaban probabilistik, bukan yang pasti, yang membuat mereka sangat cocok (saat ini) untuk banyak tugas di bidang seperti matematika dan sains.

Ketika bisnis membiarkan halusinasi AI tergelincir melalui internet, publisitas negatif yang dihasilkan bisa sangat besar. Kebijakan Anda dapat membahas hal ini dengan mengamanatkan beberapa bentuk pengawasan manusia untuk mempertahankan jaminan kualitas .

Penggunaan karyawan dapat menyebabkan kebocoran data

Pedoman penanganan data adalah elemen penting lain dari kebijakan AI apa pun yang sepadan dengan garamnya.

Sedikit yang terlihat seperti kebanyakan orang, ada beberapa contoh karyawan tinggi di perusahaan besar yang mengunggah data yang sensitif seperti kode sumber perangkat lunak terhadap alat AI. Laporan perilaku dan sikap cybersecurity 2024 Cybsafe, di sisi lain, menemukan bahwa hampir 40% pekerja telah memasukkan informasi sensitif ke dalam alat AI tanpa meminta majikan mereka.

Kecuali jika mereka menjalankan model AI secara lokal, seorang pekerja telah membocorkan data sensitif itu segera setelah dimasukkan ke dalam alat pihak ketiga-bahkan mungkin disimpan dan digunakan untuk pelatihan . Setelah bocor, data sensitif dapat menghancurkan perusahaan dalam beberapa cara berbeda: dapat membuka perusahaan untuk serangan cybersecurity, tuntutan hukum dari klien atau pelanggan, dan potensi pelanggaran undang -undang keamanan data pemerintah.

Untuk menghentikan situasi ini terjadi, kebijakan Anda harus mengamanatkan kategori data apa yang diizinkan untuk digunakan dengan program AI .

Cara membuat kebijakan AI dalam 5 langkah

Beberapa pemandu AI dibengkak dengan selusin langkah berbeda untuk mengambil jalan menuju menciptakan kebijakan AI yang sempurna, tetapi kebenaran lebih sederhana dari itu.

Anda hanya perlu mencari tahu pemangku kepentingan utama untuk dimasukkan dalam percakapan dan tujuan perusahaan yang harus dipenuhi. Kemudian, ini hanya masalah mendapatkan persetujuan akhir dan meluncurkannya kepada semua karyawan.

1. Temukan semua pemangku kepentingan utama

Anggota Dewan, Eksekutif, atau Kepala Departemen: Anda perlu tahu siapa yang akan dimasukkan dan berkonsultasi selama proses pembuatan kebijakan.

Perusahaan harus sepenuhnya di belakang kebijakan apa pun yang diputuskan, yang berarti Anda akan membutuhkan peternak boardroom teratas untuk menandatangani. Selain itu, Anda harus memiliki masukan dari seseorang yang bertanggung jawab atas setiap departemen yang akan (atau tidak akan) berinteraksi dengan AI, serta masukan tim TI.

2. Tentukan tujuan perusahaan Anda

Diskusi satu-satu dengan masing-masing pemangku kepentingan utama dapat membantu tujuan inti dari kebijakan AI perusahaan Anda muncul secara organik. Akankah AI membantu mengurangi anggaran? Tingkatkan pengalaman pelanggan? Seberapa kuat perusahaan ingin bertindak untuk mengurangi risiko keamanan siber AI?

3. Gunakan tujuan untuk membentuk tujuan utama Anda

Setiap departemen harus mengidentifikasi tujuan utamanya karena masing -masing mungkin menggunakan AI secara berbeda. Tim penjualan dapat menggunakannya untuk pemrosesan internal, sementara tim pemasaran mungkin membuat draf pertama materi pemasaran dengan itu. Beberapa departemen mungkin tidak membutuhkannya sama sekali, atau mungkin bekerja dengan data sensitif terlalu dekat untuk membuka risiko kebocoran potensial.

4. Draft dan selesaikan kebijakan

Buat kebijakan yang membahas semua tujuan dan sasaran dengan cara yang jelas dan koheren. Kami telah memasukkan contoh templat sedikit lebih jauh ke dalam panduan ini, tetapi bagian yang khas akan mencakup: pemberitahuan yang membahas tujuan dan ruang lingkup kebijakan, definisi konsep, semua penggunaan yang diizinkan, dan semua penggunaan AI yang dilarang.

5. Masalah Kebijakan

Setelah kebijakan siap untuk pergi, berikan melalui saluran resmi seluruh direktori karyawan, dan berikan cara mereka dapat merespons dengan pikiran mereka. Kebijakan harus ditinjau dan diperbarui secara berkala, untuk mengikuti kemajuan AI.

Apa yang harus dimasukkan dalam kebijakan AI Anda

Kebijakan AI adalah tentang menetapkan batas -batas perusahaan, dan ketika berhadapan dengan AI generatif, batas -batas itu cenderung sama. Kebijakan Anda kemungkinan perlu mencakup konsep -konsep inti ini, dengan bagian yang didedikasikan untuk masing -masing.

Definisi

Siapa pun yang telah mengikuti kelas debat dapat memberi tahu Anda pentingnya definisi: setiap pihak yang terlibat dalam suatu kebijakan harus beroperasi di bawah definisi yang sama, atau mereka tidak akan setuju pada penerapan konsep -konsep tersebut. Dibuka dengan istilah -istilah yang menentukan seperti "Genai," "Teknik Prompt," atau "model dasar" akan membantu memandu sisa kebijakan.

Pernyataan etika

Bagian ini memungkinkan pernyataan luas yang menetapkan sikap perusahaan Anda tentang pertanyaan etis yang khas, yang mungkin termasuk:

• Transparansi : Jelaskan pengambilan keputusan AI jika memungkinkan.
• Nondiskriminasi : Cegah bias dalam model AI.
• Privasi : Pastikan kepatuhan dengan GDPR, CCPA, dan undang -undang data lainnya.
• Akuntabilitas : Jelas mendefinisikan tanggung jawab untuk hasil AI.
• Pengawasan manusia : Tentukan kapan intervensi manusia diperlukan dalam keputusan AI.

Sisa kebijakan harus mengikuti semangat prinsip -prinsip ini dengan menjelaskannya secara lebih rinci.

Penggunaan AI Praktis

Anda akan ingin mencakup penggunaan praktis AI yang diizinkan untuk karyawan Anda. Ini mungkin berbeda oleh departemen atau oleh karyawan, tetapi menetapkan batas -batas bagaimana AI generatif harus digunakan. Ini termasuk detail seperti set data apa yang diizinkan, proyek apa yang dapat mencakup AI, dan bagaimana karyawan harus menggabungkan AI.

Penggunaan AI Legal

Menggabungkan masalah hukum Anda. Sejauh mana data pribadi diizinkan untuk diberikan kepada AI Chatbots, jika sama sekali? Bagaimana praktik semacam itu bertentangan dengan pedoman perusahaan yang sudah ada sebelumnya yang melindungi kekayaan intelektual mereka dan materi yang dilindungi hak cipta? Bisakah AI digunakan untuk melacak output karyawan secara etis, dalam upaya untuk meningkatkan produktivitas? Tetapkan aplikasi AI apa yang tidak diizinkan di dalam perusahaan Anda.

Masalah keamanan

Membangun protokol keamanan sistem AI yang membahas semua penggunaan AI internal. Jika perusahaan Anda akan melatih model AI sendiri, Anda ingin membuat proses penilaian risiko terlebih dahulu. Namun, dalam kebanyakan kasus, Anda hanya perlu membuat proses audit reguler untuk memastikan bahwa kebijakan sedang diikuti.

Praktik atau alat terlarang

Anda mungkin ingin sepenuhnya melarang penggunaan kasual AI generatif selama waktu perusahaan. Ini bukan sikap yang tidak populer: Penelitian dari awal 2024 menemukan bahwa satu dari empat perusahaan telah melarang penggunaan AI generatif oleh karyawan mereka.

Jika Anda tidak langsung melarang latihan, Anda mungkin ingin menguraikan alat spesifik mana yang dapat digunakan. Haruskah Deepseek dilarang di organisasi Anda? Jika Anda adalah Pemerintah Negara Bagian New York, sudah demikian.

Template Contoh Kebijakan AI Anda

Template kebijakan tiga halaman ini menguraikan bentuk umum yang mungkin diinginkan oleh perusahaan perangkat lunak menengah.

Template Kebijakan AI Generatif

Ini termasuk bagian untuk tujuan dan ruang lingkup kebijakan, definisi konsep -konsep kunci yang termasuk dalam kebijakan, dan mencantumkan penggunaan AI generatif yang diizinkan dan dilarang di dalam perusahaan. Ini juga menguraikan pendekatan perusahaan terhadap keamanan AI, etika, pengawasan manusia, dan pelatihan, antara lain.

Kebijakan khusus ini dihasilkan dengan bantuan MagicMirror dan hanya dirancang untuk berfungsi sebagai contoh templat umum yang sering diambil oleh suatu kebijakan. Untuk membangun kebijakan yang melayani kebutuhan bisnis Anda dan mengatasi risiko Anda, Anda harus memodifikasinya secara signifikan . Kami merekomendasikan meminta tim hukum Anda untuk template mereka sendiri.

72% responden yang menggunakan AI secara luas melaporkan produktivitas organisasi yang tinggi, menurut Tech.co Research . Ini gelombang masa depan: hanya 15% bisnis mengatakan bahwa mereka belum menggunakan AI sama sekali, menurut teknologi terbaru kami di Laporan Tempat Kerja .

Kembangkan kebijakan AI Anda hari ini, memastikan perusahaan Anda menangani penggunaan AI dengan cara yang praktis, legal, dan aman, dan Anda akan menuju produktivitas yang sama.