Cara Memilih Penyedia VoIP

Sebagian besar bisnis, mulai dari pusat panggilan hingga perusahaan rintisan, sedang memikirkan atau sudah mulai mengganti layanan telepon mereka yang ada dengan sistem telepon Voice over Internet Protocol (VoIP). Ada berbagai alasan untuk beralih, dan perusahaan yang telah mengadopsi sistem ini dapat membuktikannya. Artikel ini akan membahas beberapa aspek tentang bagaimana memilih penyedia layanan VoIP terbaik.

Kriteria Memilih Penyedia VoIP

Sistem telepon VoIP menyediakan lebih dari sekadar layanan telepon kepada penggunanya. Platform ini dapat digunakan untuk komunikasi video, pesan instan dengan rekan kerja, dan banyak lagi. Karena kumpulan fitur yang kaya itu, Anda harus memiliki daftar kriteria yang panjang untuk dipertimbangkan saat memilih alat VoIP Anda.

Dalam artikel ini, kami akan membahas bagian berikut:

• Tuliskan Persyaratan Anda
• Biaya yang Terlibat
• Fitur yang Tersedia
• Dukungan Pelanggan
• Integrasi Pihak Ketiga
• Keamanan VoIP
• Waktu Aktif VoIP
• Kerusakan Penyedia VoIP
• Pertanyaan yang Sering Diajukan

Tapi Pertama – Tuliskan Persyaratan Anda

Karena ada begitu banyak hal yang perlu dipertimbangkan ketika memilih telepon VoIP, penting untuk menuliskan persyaratan yang Anda cari. Beralih dari layanan telepon tradisional seperti telepon rumah ke platform VoIP adalah langkah besar. Pertimbangkan elemen apa yang mutlak penting bagi Anda dalam sistem telepon. Berikut adalah beberapa alasan Anda mungkin mempertimbangkan untuk beralih ke sistem telepon VoIP:

• Sistem telepon VoIP secara signifikan menurunkan biaya dari sistem PSTN.
• Teknologi ini menawarkan Anda platform komunikasi all-in-one.
• Layanan telepon VoIP menawarkan layanan yang ditingkatkan untuk telepon seluler dan perangkat seluler lain yang tidak dapat disediakan oleh PSTN.
• Platform ini menawarkan teknologi canggih dengan kurva pembelajaran yang dapat diabaikan.
• Anda dapat menyesuaikan jumlah kursi pada alat VoIP untuk memenuhi perubahan skala bisnis Anda dengan mudah.

Itu mungkin termasuk menurunkan biaya tagihan telepon bisnis Anda dan memiliki sejumlah saluran telepon yang Anda butuhkan. Tapi jangan takut untuk melampaui itu. Pikirkan tentang fitur-fitur yang kurang dari PSTN Anda dan bagaimana platform VoIP dapat membantu mengisi kekosongan tersebut. Menuliskan semua persyaratan ini akan membantu Anda tetap teratur dan memastikan Anda tidak melewatkan apa pun yang penting bagi Anda.

Biaya yang Terlibat

Harga akan menjadi komponen besar dalam memilih penyedia yang tepat untuk Anda. Namun, harga terendah mungkin tidak selalu menjadi harga terbaik, karena faktor-faktor seperti kualitas layanan, dukungan pelanggan, opsi paket layanan, dan lainnya tentu harus mempertimbangkan keputusan akhir untuk penyedia VoIP. Berikut adalah rincian dari berbagai biaya yang terkait dengan telepon bisnis VoIP.

Harga Per Pemasangan

Telepon PSTN tradisional bergantung pada kabel tembaga yang menghubungkan sistem Anda ke penyedia layanan telepon. Karena sistem VoIP terhubung melalui internet, seharusnya tidak ada biaya atau biaya yang sangat kecil untuk pemasangan. Paling-paling, Anda mungkin hanya mengharapkan biaya aktivasi akun. Namun, ini akan menjadi tagihan satu kali di akun Anda.

Harga Per Pengguna

Anda dapat mengharapkan saluran VoIP berjalan antara $20-$30/bulan/pengguna. Fitur dasar seperti panggilan keluar tak terbatas (biasanya untuk AS dan Kanada), menit bebas pulsa, penjawab otomatis, penerusan panggilan, ID penelepon, panggilan tunggu, perekaman panggilan, panggilan per pengguna, dan banyak lagi. PBX Anda kemungkinan akan memberi Anda pilihan untuk membayar secara tahunan atau bulanan.

Biaya tambahan

Biaya terbesar yang terkait dengan layanan VoIP jelas merupakan pemasangan dan pengisi daya harga per pengguna. Tetapi berikut adalah beberapa biaya lain yang mungkin Anda alami:

• Menit bebas pulsa — Paket Anda kemungkinan akan mencakup menit bebas pulsa, tetapi mungkin tidak terbatas. Jadi jika Anda melebihi jumlah yang dialokasikan, Anda akan dikenakan biaya.
• Perangkat keras VoIP — Anda mungkin perlu membeli perangkat keras tambahan untuk sistem telepon baru Anda, seperti telepon baru atau adaptor telepon analog
• Meningkatkan paket — Jika Anda memutuskan bahwa paket VoIP yang Anda gunakan tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, Anda dapat meningkatkan ke tingkat berikutnya. Tapi tentu saja, Anda harus mengharapkan label harga yang lebih tinggi untuk itu.

Fitur VoIP

Fitur standar

Ini mungkin mudah, tetapi penting untuk memastikan bahwa platform yang Anda pilih memiliki fitur dan kemampuan VoIP yang Anda butuhkan. Tetapi jika Anda tidak yakin apa yang harus Anda perhatikan, berikut adalah beberapa fitur yang perlu dipertimbangkan dan mengapa itu penting:

• • • Penjawab otomatis — Penjawab otomatis adalah sistem menu yang menggunakan perintah suara otomatis untuk membantu menavigasi penelepon ke agen atau departemen yang tepat. Ini akan menghemat waktu dan uang tim Anda karena dapat menggantikan resepsionis langsung.
    • Penerusan panggilan — Dengan fitur ini, panggilan pelanggan Anda tidak akan pernah terjawab. Sistem VoIP akan memungkinkan Anda untuk meneruskan panggilan ke ekstensi lain atau nomor telepon yang berbeda sama sekali.
    • Analisis panggilan — Ini memungkinkan Anda mengumpulkan data seperti metrik sesi panggilan, tren perilaku, kinerja agen, dan banyak lagi. Dengan begitu, Anda dapat menggunakan informasi tersebut untuk membuat keputusan berdasarkan data.
    • Softphone — Aplikasi softphone memungkinkan Anda melakukan panggilan atau mengirim pesan di perangkat apa pun yang mendukung WiFi. Dengan begitu, Anda dapat melakukan percakapan saat bepergian.
    • Pesan teks bisnis — Sistem VoIP memungkinkan Anda mengirim pesan SMS langsung dari platform. Terkadang situasi tertentu memerlukan SMS alih-alih panggilan, jadi dengan cara ini Anda tidak perlu beralih antar platform untuk melakukannya.
    • Pesan suara-ke-teks — Fitur ini menyalin pesan suara Anda dan mengirimkannya ke telepon Anda sebagai teks SMS.
    • Konferensi video — Sistem telepon VoIP biasanya menawarkan alat obrolan video sehingga Anda dapat berkolaborasi dengan pelanggan dan kolega dengan cara yang paling nyaman.

Fitur lanjutan

Karena platform telepon VoIP menawarkan lebih dari sekadar layanan telepon, ada baiknya Anda memanfaatkan beberapa fitur yang lebih canggih yang ditawarkan alat ini. Ini termasuk fitur VoIP seperti kecerdasan buatan, analitik panggilan, sistem IVR, dan integrasi pihak ketiga asli. Namun, semakin canggih fitur yang Anda cari, semakin tinggi harga yang sering Anda bayar.

Penyedia VoIP akan bervariasi dalam cara mereka membebankan biaya kepada pengguna untuk paket yang lebih maju. Banyak platform akan menawarkan fitur yang lebih canggih semakin Anda turun dalam opsi paket harga berbayar mereka. Penyedia lain, seperti Nextiva dan Telnyx, menawarkan opsi untuk membeli fitur tertentu a la carte. Dengan begitu, Anda hanya membayar untuk fitur yang Anda butuhkan.

Dukungan Pelanggan

Komunikasi pelanggan dan kolega yang penting melalui alat VoIP Anda. Jadi, jika terjadi kesalahan, Anda ingin memastikannya segera ditangani. Beberapa penyedia menawarkan dukungan 24 jam sehari, 7 hari seminggu dengan mengalihdayakan dukungan pelanggan mereka selama jam-jam tertentu dalam sehari. Sebagian besar penyedia VoIP lainnya menawarkan dukungan telepon selama jam kerja normal

Memiliki dukungan pelanggan yang tersedia saat Anda membutuhkannya sangat penting untuk VoIP perumahan dan bisnis. Oleh karena itu, mengetahui jenis dukungan apa yang akan Anda terima, dan kapan Anda dapat mengharapkan untuk menerimanya adalah hal yang harus diketahui. Berikut adalah beberapa faktor lain yang harus Anda cari dalam penawaran layanan pelanggan penyedia VoIP:

Kesederhanaan — Selain merutekan panggilan ke beberapa agen, waktu tunggu selama panggilan adalah sesuatu yang harus dikurangi oleh pengguna sebanyak yang mereka bisa.

Perwakilan Langsung — Perwakilan langsung adalah pilihan dukungan yang ideal untuk dicari karena mereka tersedia untuk membicarakan masalah dengan Anda. Mengobrol dengan seseorang akan memudahkan kedua belah pihak untuk menguraikan dan menjelaskan saat dibutuhkan.

Opsi Layanan Mandiri — Penawaran layanan pelanggan yang kuat akan memberi Anda lebih dari sekadar kemampuan untuk mengobrol dengan perwakilan. Ini termasuk portal online, tutorial video, FAQ, dan/atau alternatif berbasis web lainnya.

Integrasi Pihak Ketiga

Salah satu keuntungan terbesar dari alat VoIP adalah mereka sering datang dengan integrasi pihak ketiga bawaan. Karena alat VoIP Anda dimaksudkan untuk menjadi inti komunikasi harian Anda, alat tersebut disinkronkan dengan alat yang sering Anda gunakan. Berikut adalah beberapa integrasi yang dapat Anda harapkan:

CRM — Banyak solusi VoIP akan terintegrasi dengan alat CRM Anda sehingga Anda dapat melacak data yang diperlukan dari panggilan telepon Anda. Integrasi ini juga dapat memungkinkan pengalaman pelanggan yang lebih baik, karena platform dapat menghubungkan agen Anda ke profil penelepon yang masuk dan terkadang bahkan secara otomatis membuat tiket dukungan baru dengan informasi tentang panggilan tersebut.

SMS dan faks — Sebagian besar platform VoIP memiliki fitur SMS dan faks yang terpasang langsung ke dalam platform. Tetapi jika mereka tidak memiliki fungsi itu, alat Anda harus terintegrasi dengan platform SMS dan faks pihak ketiga.

Perangkat lunak email — Dengan menyinkronkan alat email Anda dengan sistem VoIP, Anda akan dapat memanfaatkan email dan manajemen panggilan. Misalnya, mengintegrasikan Microsoft Outlook dengan alat VoIP Anda berarti Anda dapat menerima file audio dari alat VoIP Anda langsung ke email Anda.

Integrasi penyimpanan cloud — Alat VoIP harus terintegrasi dengan mudah dengan alat penyimpanan cloud seperti Dropbox atau Google Cloud sehingga Anda dapat menyimpan rekaman ponsel dengan aman. Dengan begitu, Anda dapat tetap terlindungi dari hal-hal seperti penipuan dan tuntutan hukum.

Sebelum memilih platform VoIP Anda, pastikan alat Anda memiliki integrasi ini atau yang Anda butuhkan. Anda juga dapat mengawasi perangkat lunak VoIP yang menyediakan integrasi API pihak ketiga sehingga Anda dapat menyesuaikan alat sesuai kebutuhan.

Keamanan VoIP

Saat dijalankan melalui internet, layanan VoIP tunduk pada kerentanan sistem tertentu. Karena itu, data Anda secara teknis rentan terhadap intersepsi atau pelanggaran. Itu berarti sangat penting bagi Anda untuk mencari penyedia VoIP yang melakukan upaya ekstra untuk mengambil langkah-langkah keamanan untuk melindungi data pelanggan.

Cara paling efektif untuk memastikan panggilan aman adalah melalui enkripsi tingkat tinggi. Ini mengacu pada proses mengubah data dari panggilan menjadi versi yang disandikan yang hanya dapat didekodekan dengan kunci deskripsi.

Indikator lain dari keamanan yang kuat di penyedia VoIP adalah jika mereka memiliki beberapa pusat data di lokasi yang berbeda. Beberapa server dalam pusat data menghasilkan redundansi layanan, yang berarti bahwa satu server dapat mengambil alih jika yang lain gagal. Hal yang sama berlaku untuk pusat data. Jika penyedia VoIP memiliki lebih dari satu pusat data dalam satu lokasi, satu dapat mengambil alih jika yang lain gagal.

Berikut beberapa hal lain yang perlu diperhatikan:

• Audit pusat data
• Otentikasi multi-faktor
• Manajemen akun tingkat lanjut

Penyedia VoIP harus menawarkan dan mengiklankan langkah-langkah keamanan untuk setiap paket yang tersedia. Anda dapat mengharapkan fitur keamanan yang lebih canggih semakin tinggi Anda naik ke tingkat paket penyedia. Pastikan Anda memilih paket yang menawarkan keamanan yang memadai untuk tingkat data dan informasi sensitif yang akan Anda gunakan.

Waktu Aktif VoIP

Uptime mengacu pada persentase waktu layanan VoIP Anda online dan berfungsi. Tidak ada penyedia yang dapat menjamin uptime 100%. Sejak VoIP berjalan melalui internet, pemadaman tak terduga tidak dapat dihindari. Sebagian besar penyedia biasanya dapat menjanjikan waktu aktif sekitar 99,9%.

Itu mungkin tampak seperti angka yang solid tetapi, seperti yang kami nyatakan sebelumnya, jumlah digit setelah desimal itu akan menunjukkan perbedaan waktu aktif yang signifikan. Misalnya, biasanya, waktu aktif 99,999% setara dengan waktu henti tidak terjadwal 5,26 menit per tahun; 99,99% setara dengan 52,56 menit setahun.

Perbedaan antara angka-angka itu sangat besar, jadi penting untuk memeriksa berapa persentase waktu aktif yang dapat dijamin oleh penyedia Anda, hingga desimal terakhir itu. Jika persentase waktu aktif tidak termasuk waktu pemeliharaan dan peningkatan, Anda mungkin melihat lebih banyak waktu henti, selain persentase.

Penting juga untuk menanyakan penyedia VoIP Anda saat layanan biasanya tidak aktif, apakah itu akhir pekan atau di luar jam kerja. Itu bisa membuat perbedaan besar bagi pelanggan Anda.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan sebelum beralih:

• Anggaran — Ini harus menjadi salah satu hal pertama yang Anda pertimbangkan. Sebelum terhubung ke penyedia VoIP, pastikan paket yang sesuai sesuai dengan anggaran Anda.

• Fitur — Konfirmasikan bahwa penyedia mana pun yang Anda gunakan memiliki fitur persis yang Anda butuhkan.

• Keamanan — Pastikan Anda memilih layanan yang akan mengenkripsi komunikasi Anda.

• Skalabilitas — Jika Anda mengantisipasi pertumbuhan bisnis Anda dalam waktu dekat, penting untuk menskalakan platform Anda di sampingnya.

• Keandalan — Anda ingin memastikan alat yang Anda gunakan dapat menawarkan layanan yang andal. Ini bisa merugikan bisnis Anda jika layanan Anda terus-menerus turun.

Kerusakan Penyedia VoIP Populer

Sekarang Anda tahu apa yang harus dicari dalam penyedia VoIP, berikut adalah rincian menyeluruh dari beberapa penyedia VoIP teratas di pasar.

selanjutnya

Nextiva adalah platform all-in-one-cloud yang menawarkan komunikasi bisnis, kolaborasi, dan layanan pelanggan. Di antara fitur-fiturnya yang mengesankan, Nextiva menawarkan salah satu alat pelaporan tangguh yang dapat Anda temukan di sistem VoIP. Ini memberi penggunanya kecerdasan bisnis dan analitik suara. Pengguna dapat membuat laporan dan dasbor yang difilter berdasarkan hal-hal seperti topik panggilan dan agen.

Pro dan Kontra Nextiva

Berikut ini ulasan pengguna Nextiva tentang alat ini.

RingCentral

RingCentral adalah platform komunikasi cloud yang dirancang untuk membantu bisnis menyederhanakan korespondensi pelanggan dan kolega. Platform ini memiliki sistem telepon yang mengesankan dan dinobatkan sebagai Sistem Telepon Terbaik 2019 dari Keuangan Online.

Platform ini memungkinkan admin untuk memilih lebih dari 200 kode area lokal untuk nomor bisnis mereka dan melakukan panggilan tak terbatas ke AS dan Kanada. Anda juga dapat memanfaatkan fitur panggilan tertentu seperti penyaringan panggilan, penerusan panggilan, dan flip panggilan.

Pro dan Kontra RingCentral

Berikut ini lihat ulasan pengguna RingCentral tentang alat ini.

Belalang

Grasshopper adalah sistem telepon bisnis yang bagus untuk bisnis kecil. Mereka menawarkan fitur seperti transkripsi pesan suara dan porting nomor untuk menawarkan tingkat efisiensi yang tinggi kepada pelanggan mereka. Penyedia VoIP juga menawarkan integrasi Gmail dan SMS bisnis untuk memastikan komunikasi semudah mungkin.

Pro dan Kontra Belalang

Berikut ini ulasan pengguna Grasshopper tentang alat ini.

Lima9

Five9 adalah pusat kontak cloud yang didedikasikan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan. Platform ini menawarkan fitur untuk membuat pengalaman menelepon pelanggan menjadi lebih baik. Mereka menawarkan panggilan daya, yang meminta platform untuk secara otomatis memanggil nomor berikutnya dalam daftar. Anda juga dapat memanfaatkan panggilan progresif, yang hanya menghubungkan agen dengan prospek yang sebelumnya telah mengangkat telepon.

Five9 Pro dan Kontra

Berikut ini ulasan pengguna Five9 tentang alat ini.

Vonage

Vonage dirancang untuk membuat komunikasi lebih fleksibel, cerdas, dan pribadi. Mereka menawarkan sejumlah fitur komunikasi terpadu yang hebat untuk memungkinkan hal itu. Kumpulan fitur dipecah menjadi beberapa kategori seperti kolaborasi, fleksibilitas, dan mobilitas. Anda dapat memanfaatkan flip panggilan, pemantauan panggilan, dasbor Vonage, dan banyak lagi.

Pro dan Kontra Vonage

Berikut ini ulasan pengguna Vonage tentang harga dan paket mereka.

Intinya: Anda Tidak Bisa Salah dengan VoIP

Pada akhirnya, VoIP membuat komunikasi bisnis Anda lebih efisien dan hemat biaya, sambil menawarkan fitur-fitur hebat di sepanjang jalan. Ada sejumlah pilihan yang bagus di pasar sehingga selama Anda menyadari apa yang Anda butuhkan dalam sistem telepon bisnis, Anda tidak bisa salah dengan pilihan apa pun yang Anda pilih. Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang apa yang harus diwaspadai dalam sistem telepon kantor kecil, lihat 8 pilihan teratas kami.