Bagaimana Memilih Perangkat Lunak yang Tepat untuk Manajemen Layanan Rumah?

Pertanyaan manajemen layanan rumah sangat bervariasi tergantung pada posisi dan situasi Anda, seperti “Saya ingin mengoptimalkan HVAC, pipa ledeng, pemeliharaan properti, tukang kunci, perbaikan peralatan, atau operasi pembuangan sampah sebagai pemilik perusahaan” atau “Saya ingin memperkuat proses saya aliran sebagai departemen manajemen layanan rumah perusahaan. ” Di sini kami akan menjelaskan fungsi perangkat lunak layanan rumah dasar dan cara menentukannya tergantung pada tujuannya.

Apa itu perangkat lunak manajemen layanan rumah?

Perangkat lunak manajemen layanan rumah adalah sistem yang mengelola informasi secara terpusat terkait layanan yang Anda berikan, pelanggan Anda, kontraktor, dan lainnya, seperti fasilitas, lokasi, dan aset kontraktor, untuk mengoptimalkan operasi manajemen.

Diantaranya, sistem berbasis cloud mengurangi biaya pengaturan awal, memungkinkan Anda berbagi informasi di mana saja, dan dapat dimulai dengan mudah hanya dengan memasukkan informasi properti dan penyewa sesuai sistem. Kelebihannya juga ada, menarik juga karena selalu update ke versi terbaru, dan fitur-fitur baru ditambahkan secara otomatis.

Selain itu, perangkat lunak manajemen layanan rumah dapat dikategorikan menjadi dua jenis berikut.

Untuk perusahaan layanan rumah yang sebagian besar bergerak dalam bidang manajemen solusi dan personel: penuh dengan fitur yang membantu mengoptimalkan operasional manajemen layanan dan meningkatkan perolehan kontrak

Tidak terbatas pada perusahaan, tetapi juga bagi perusahaan atau individu yang ingin menerima layanan in-house untuk fasilitasnya: serangkaian fitur lengkap untuk mengelola dan memanfaatkan aset secara efektif serta memperkuat strategi

Ada dua tujuan menggunakan perangkat lunak manajemen layanan rumah

Perangkat lunak manajemen layanan rumah secara kasar dapat dibagi menjadi dua jenis penggunaan. Mari kita lihat manfaat dan dampak penerapan masing-masing jenis.

Jenis untuk mengelola layanan rumah

Targetkan pengguna

Perusahaan dan manajer yang bergerak dalam bisnis penyediaan layanan rumah.

Operasi utama yang memerlukan efisiensi:

• Dokumen saat melakukan layanan
• Mengelola setoran dan penarikan, seperti transfer
• Manajemen umum layanan rumah (prosedur persetujuan, komunikasi dengan mitra, persiapan laporan pendapatan dan pengeluaran, dll.)
• Inisiatif untuk meningkatkan perolehan kontrak (posting/pembaruan di portal utama, dll.)
• Pencegahan individualisasi pengetahuan dan masalah yang berkaitan dengan manajemen layanan rumah

Manfaat implementasi

Berdasarkan data yang terdaftar dalam sistem, dimungkinkan untuk mencari dan melihat informasi kontak, seperti informasi pelanggan dan informasi penyedia layanan rumah, dan secara otomatis menghasilkan buku akuntansi, dokumen kontrak, dan faktur, mencegah kesalahan dan menghemat tenaga kerja. Hal ini telah menjadi kenyataan. Orcatec memiliki perangkat lunak manajemen layanan rumah semacam ini sepenuhnya. Dengan menyederhanakan proses, Anda dapat fokus pada operasi bernilai tinggi, seperti merekrut karyawan baru dan merumuskan langkah-langkah untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Jenis strategi perusahaan

Targetkan pengguna

Departemen dan manajer tata kelola perusahaan yang memerlukan perencanaan strategis untuk memaksimalkan layanan rumah mereka.

Operasi inti yang memerlukan efisiensi:

• Meningkatkan profitabilitas dan pengelolaan layanan rumah bagi individu
• Inisiatif untuk meningkatkan kepuasan pelanggan
• Peralatan dan manajemen kontrak

Manfaat implementasi

Informasi peralatan dapat diubah menjadi data dan dikelola secara terpusat, memungkinkan Anda memahami status semua fasilitas pelanggan yang menerima layanan secara real-time. Karena Anda dapat memecahkan masalah dan merumuskan strategi berdasarkan penilaian objektif menggunakan data, Anda dapat dengan mudah membuat keputusan cepat tentang konsolidasi atau penutupan cabang atau untuk melihat sekilas pengelolaan kompleks toko yang berbeda dalam jenis bisnis, ukuran, dan lokasi.

Fungsi utama perangkat lunak manajemen layanan rumah

Selanjutnya, mari kita lihat fungsi dan kemampuan utama dari setiap jenis software.

Fungsi utama software manajemen tipe pertama :

• Manajemen kontrak: Anda dapat mengelola informasi klien (kontraktor dan penjamin) dan ketentuan kontrak layanan secara terpusat, menghubungkannya dengan informasi lokasi dan data pribadi klien dan kontraktor.
• Manajemen penagihan: Kelola pembayaran berulang dan satu kali untuk layanan yang diberikan dan biaya perpanjangan/pembatalan. Ada juga layanan di mana sistem dapat secara otomatis memberi tahu Anda tentang ketentuan pendaftaran.
• Manajemen setoran: Anda dapat memeriksa tanda terima pembayaran, mengonfirmasi proses pembayaran, dan mengelola status respons. Otomatisasi juga dimungkinkan dengan bantuan layanan yang terkait dengan perbankan online.
• Manajemen pendapatan dan pengeluaran: Anda dapat secara akurat mengelola pendapatan dan pengeluaran, seperti uang jaminan, uang kunci, biaya penjaminan untuk perusahaan penjaminan, dan biaya manajemen. Ada juga layanan yang memungkinkan pengelolaan end-to-end secara umum/individu, serta agregasi otomatis item pendapatan dan pengeluaran berdasarkan data yang tercatat, yang dapat diringkas dalam grafik dan tabel untuk pelaporan.
• Manajemen kontak: Anda dapat mengelola semua komunikasi dengan klien dan kontraktor mengenai peralatan, manajemen krisis, dll. Ada juga layanan yang memungkinkan Anda dengan mudah membuat laporan pendapatan pengiriman uang dan laporan bulanan untuk klien.

Fungsi utama perangkat lunak untuk strategi perusahaan jenis kedua adalah:

• Kelola informasi tentang aset dan peralatan kontraktor: Anda dapat mengelola data terperinci secara terpusat, seperti informasi tentang lokasi fasilitas, serta riwayat perbaikan dan layanan rumah Anda. Dimungkinkan untuk mengumpulkan informasi aset. Anda dapat membeli perangkat lunak untuk layanan rumah guna melihat pengaturan harga dan membuat keputusan perbaikan berdasarkan saldo biaya jangka panjang.
• Kelola permintaan pelanggan: Anda dapat mengelola informasi kontrak, pelaksanaan anggaran, jumlah penagihan, alur kerja persetujuan permintaan kontrak, dan banyak lagi secara terpusat. Karena informasi kontrak layanan seperti nama pelanggan dan durasi kontrak dapat didaftarkan dan dikelola untuk setiap properti, manajemen layanan rumah khusus juga dapat dilakukan. Memahami kebutuhan pelanggan Anda secara langsung tanpa melibatkan perusahaan pengelola juga berguna untuk merumuskan langkah-langkah tepat yang akan meningkatkan tingkat okupansi fasilitas Anda dan perkembangan layanan rumah Anda.

Meskipun layanan seperti pemeliharaan, keamanan, dan pembersihan diberikan secara berbeda untuk setiap klien, hal ini dapat mengurangi kompleksitas operasi.

Kesimpulan

Keuntungan utama perangkat lunak layanan perawatan di rumah adalah dapat meningkatkan efisiensi dengan mengelola data secara terpusat dan memindahkan setiap tugas secara online. Spesialisasi Orcatec dapat secara komprehensif mencakup perjanjian tata graha mulai dari perekrutan, kontrak, penagihan, pembaruan, dan pembatalan.