Cara Berkolaborasi Lebih Baik Saat Bekerja dari Jarak Jauh

Selama beberapa tahun terakhir, para pekerja telah sepakat dengan bekerja dari jarak jauh, baik itu dari rumah atau kafe lokal mereka. Ada manfaat yang jelas dari pengaturan semacam ini, termasuk kemampuan untuk memetakan hari Anda dengan lebih baik, kemandirian yang diberikannya kepada Anda, dan penghapusan perjalanan harian yang panjang dan membuat stres. Namun, ada kerugian yang jelas juga, termasuk kurangnya interaksi dengan rekan kerja Anda, yang sering kali dapat menyebabkan terobosan dalam pekerjaan Anda. Untuk mengurangi kerugian khusus ini, panduan ini adalah tentang bagaimana Anda dapat berinteraksi dan berkolaborasi secara online dengan lebih baik.

Pesan instan

Jika Anda belum menggunakan layanan pesan instan khusus pekerjaan, inilah saatnya untuk berinvestasi. Ada beberapa opsi utama di sini, dalam bentuk Slack atau Microsoft Teams, yang melakukan tugas untuk membuat tim Anda berkomunikasi dengan sempurna. Seringkali, pesan instan dibalas jauh lebih cepat daripada email, dan akan membantu tim Anda menyelesaikan masalah kecil lebih cepat, sekaligus berkolaborasi bersama dalam obrolan grup.

Sebagian besar layanan pesan instan juga memiliki fungsi panggilan konferensi yang dapat membantu tim Anda mendiskusikan masalah dengan cepat, atau bertemu untuk percakapan pagi tentang pekerjaan yang akan dilakukan untuk hari itu. Mengingat bahwa bekerja dari rumah dapat membuat tim Anda merasa terisolasi atau sendirian, menggunakan fungsi obrolan tim dapat membantu mereka tidak hanya berkolaborasi dengan lebih baik, tetapi juga mengobrol dan mengobrol – seperti halnya di kantor.

Dokumen Kolaborasi

Mengelola dokumen adalah tanggung jawab besar bagi staf Anda saat mereka bekerja dari rumah. Mampu berkolaborasi atas dokumen-dokumen itu penting. Kemampuan untuk meninjau pekerjaan satu sama lain dengan cepat, atau mengerjakan dokumen yang sama pada waktu yang sama secara online, dapat membantu pekerja Anda bekerja lebih cepat dan dengan tingkat akurasi yang lebih tinggi. Berbagi dokumen kolaboratif juga merupakan cara Anda dapat melihat pekerjaan staf Anda sepanjang hari.

Ada beberapa platform yang menawarkan layanan ini, beberapa di antaranya disediakan oleh raksasa perangkat lunak seperti Google dan Microsoft, sementara yang lain lebih disesuaikan untuk berbagai jenis bisnis. Anda harus memilih perangkat lunak yang Anda gunakan berdasarkan utilitas keseluruhannya untuk perusahaan Anda dan seberapa mudah staf Anda mengambil dan menggunakannya tanpa harus melalui pelatihan sebelumnya.

Manajemen Dokumen

Selain mengerjakan dokumen bersama sebagai sebuah tim, Anda juga ingin tim Anda memiliki akses ke semua informasi, dokumen, dan sumber daya yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan keterampilan dan kelincahan. Itu berarti menggunakan beberapa bentuk pengelola dokumen untuk membantu Anda melacak semua pekerjaan Anda dan menemukan sumber daya dengan mudah. Manfaatkan platform manajemen aset digital DAM untuk mencapai hal ini, dengan semua dokumen terpenting Anda mudah diakses, berdasarkan cloud, untuk dijangkau staf Anda pada saat dibutuhkan.

Ada beberapa manfaat menggunakan program DAM untuk kebutuhan departemen yang berbeda. Misalnya, departemen pemasaran yang memiliki akses ke semua materi pemasaran mereka sebelumnya dapat membantu mereka menyusun kampanye baru dengan lebih cepat. Tim keuangan dapat memiliki akses ke semua buku catatan Anda dari bulan dan tahun sebelumnya. Akses ke informasi penting. Ini sangat penting untuk menjalankan bisnis Anda secara efektif ketika karyawan bekerja dari rumah.

Sistem

Meskipun semua tip di atas bersifat praktis, dan bergantung pada Anda untuk terlibat dengan jenis perangkat lunak yang tepat di pasar, ada juga sistem yang dapat Anda terapkan untuk membantu staf Anda bekerja lebih efektif secara online. Ini termasuk pertemuan harian untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama, dan ruang istirahat satu-ke-satu atau kencan kopi untuk membantu staf Anda mengenal satu sama lain, dan untuk membantu Anda check-in dengan staf yang mungkin Anda temui seminggu sekali atau lebih sedikit.

Ini bisa tetap informal, tetapi mungkin lebih berguna bagi Anda untuk menjadwalkan pertemuan rutin dengan staf Anda dan untuk mendorong saat-saat di mana semua staf Anda harus melakukan percakapan satu sama lain – baik itu tentang pekerjaan atau kegiatan akhir pekan mereka. Percakapan ini dapat menumbuhkan ide-ide baru, mengungkapkan frustrasi, dan menjadi platform yang berguna untuk memberikan umpan balik tentang kinerja tim Anda.

Insentif

Ketika pekerja berada di kantor, mereka umumnya diharapkan berada di meja mereka antara dua kali, seringkali 9-5. Itu berarti, bahkan jika seorang pekerja secara teknis telah menyelesaikan pekerjaan mereka untuk hari itu, mereka akan merasa terdorong untuk tetap di kursi kantor mereka sampai waktu jam kerja yang biasa. Salah satu manfaat kerja jarak jauh adalah staf Anda dapat keluar lebih awal tanpa merasakan tekanan untuk hadir di kantor, yang merupakan cara yang bagus untuk mendorong pekerjaan yang lebih keras dan lebih cepat.

Letakkan kebijakan perusahaan, jika mungkin, yang menetapkan target harian untuk pekerja Anda. Jika mereka mencapai target tersebut, Anda harus mengizinkan pekerja Anda untuk mengambil sisa hari libur. Ini akan sering berarti bahwa pekerja selesai setengah jam atau lebih sebelum waktu yang dijadwalkan, tetapi fleksibilitas yang Anda berikan kepada mereka di sini akan diakui dan dihargai oleh staf, terutama mereka yang memiliki keluarga untuk diasuh di rumah.

Teknik Manajemen

Saat Anda mengelola tim dari rumah, wajar jika Anda merasa seperti di laut. Apa yang telah Anda pelajari tentang manajemen sampai saat ini adalah tentang pertemuan tatap muka dan mendapatkan yang terbaik dari staf Anda ketika mereka bekerja bersama di lingkungan kantor. Mengubah teknik Anda untuk mengelola orang di ruang online bisa terasa menakutkan, seperti yang telah dialami banyak manajer selama dua tahun terakhir.

Namun, tentu saja mungkin untuk mengelola tim secara efektif dari rumah. Anda hanya perlu menyesuaikan teknik Anda, menyesuaikan pendekatan Anda sehingga Anda dapat memotivasi pekerja Anda, memberikan umpan balik tentang kinerja mereka tanpa menemui mereka di kantor Anda. Baca secara online beberapa tips yang diberikan oleh manajer yang telah lama menangani tim dalam pengaturan jarak jauh untuk mempelajari bagaimana Anda dapat menyempurnakan pendekatan Anda untuk mengelola tim dari jarak jauh.

Ini dia: beberapa kiat utama untuk membantu tim Anda bekerja secara kolaboratif saat mereka bekerja dari rumah.