Cara Membuat Webinar Pelatihan Sempurna untuk Tim Jarak Jauh

Messenger obrolan, panggilan video, dan alat kolaborasi tim merampingkan komunikasi di antara karyawan jarak jauh melalui percakapan tatap muka secara real-time.

Mengingat lonjakan saat ini dalam pekerjaan jarak jauh karena COVID-19, mewawancarai kandidat pekerjaan, mengadakan rapat tim, dan mengedit file melalui video sekarang menjadi hal yang biasa.

Webinar lebih dari sekadar membuat penjualan atau membangun kesadaran merek. Sekarang, perusahaan pintar melihat perangkat lunak webinar sebagai alat yang berharga untuk komunikasi internal dan massal — terutama dalam hal pelatihan online untuk anggota tim.

Webinar pelatihan memastikan semua anggota tim Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang kebijakan SDM, perangkat lunak perusahaan, produk baru, bahasa/teknik penjualan, dan banyak lagi. Mereka juga memperkaya pengembangan profesional dan pribadi.

• Apa itu Pelatihan Webinar?
  • Mengapa Menggunakan Webinar untuk Melatih Karyawan?
  • Pro dan Kontra Webinar Pelatihan
  • Topik Webinar Pelatihan Umum
• Cara Membuat Webinar Pelatihan yang Sukses dalam 10 Langkah
  • Langkah 1: Bagi Konten Menjadi Subtopik
  • Langkah 2: Tentukan Pembawa Acara, Pembicara, dan Panelis
  • Langkah 3: Evaluasi Webinar Langsung vs. Pra-rekaman
  • Langkah 4: Lakukan Survei Karyawan dan SDM
  • Langkah 5: Kembangkan Paket Pendamping Webinar
  • Langkah 6: Tentukan Alat Bantu dan Alat Visual
  • Langkah 7: Kembangkan Proses Pendaftaran dan Keamanan
  • Langkah 8: Selenggarakan Lari Latihan
  • Langkah 9: Buat Survei Tindak Lanjut
  • Langkah 10: Pilih Perangkat Lunak Webinar yang Tepat
• Fitur Utama Perangkat Lunak Webinar
• 5 Alat Webinar Teratas
  • Zoom Video Webinar
  • GoToWebinar
  • Acara Cisco Webex
  • Webinar RingCentral
  • Badai hidup
• Perangkat Lunak Konferensi Web vs. Alat Webinar untuk Pelatihan Tim

Apa itu Pelatihan Webinar?

Pelatihan webinar adalah seminar berbasis web yang, tidak seperti video call atau konferensi web yang ringkas, memungkinkan penyelenggara untuk terhubung dengan ratusan atau bahkan ribuan peserta dan/atau karyawan secara bersamaan. Anggap saja sebagai konferensi internal skala besar virtual langsung atau pra-rekaman yang hanya didasarkan pada topik yang terkait dengan pelatihan karyawan.

Seperti seminar tatap muka, webinar pelatihan menggunakan tayangan slide, pembicara tamu, berbagi layar, sesi tanya jawab, video, dan bantuan lainnya untuk menjaga agar peserta tetap terlibat.

Mengapa Menggunakan Webinar untuk Melatih Karyawan?

Perusahaan menggunakan webinar untuk secara langsung menawarkan produk dan layanan mereka kepada prospek, dan mempelajari tentang target pasar mereka. Terkadang, mereka menjual webinar sebagai produk B2B.

Alih-alih melatih dan melatih kembali anggota staf satu-satu, dalam kelompok yang lebih kecil, atau berdasarkan lokasi, manfaatkan peluang yang diberikan webinar SDM untuk menjernihkan kebingungan, memahami dan mengurangi titik kesulitan karyawan, dan menetapkan harapan yang jelas di seluruh perusahaan.

Webinar memungkinkan staf SDM, manajer perekrutan, dan siapa pun yang terlibat dalam pembelajaran dan pengembangan karyawan membuat program pelatihan dan budaya perusahaan yang dapat digunakan kembali, memungkinkan mereka untuk lebih siap membantu dengan tugas-tugas langsung.

Pro dan Kontra Webinar Pelatihan

Webinar dapat menghemat uang perusahaan Anda dengan menghilangkan biaya perjalanan, biaya katering, dan biaya sewa ruang. Tetapi jika dilakukan secara tidak benar, mereka merasa tidak pribadi dan membuat frustrasi anggota tim Anda.

kelebihan

• Hemat biaya
• Penghemat waktu
• Menawarkan fleksibilitas karyawan
• Meningkatkan ketersediaan SDM dan staf pelatihan
• Tingkatkan kerja tim di antara pekerja jarak jauh
• Menawarkan proaktif mengenai potensi kebingungan di masa depan
• Memungkinkan manajer untuk mengidentifikasi pemimpin potensial
• Memperkenalkan karyawan kepada manajer dan atasan
• Meningkatkan kolaborasi antara beberapa cabang/lokasi

Kontra

• Sulit untuk mengukur keterlibatan secara akurat
• Perangkat lunak yang tidak memadai membuat webinar pelatihan menjadi sia-sia
• Potensi kesulitan teknis
• Tantangan untuk mengoordinasikan webinar langsung di berbagai zona waktu
• Potensi pertanyaan yang terlewatkan
• Terasa luar biasa dan tidak ada habisnya jika dirancang dengan buruk
• Kurangnya komunikasi langsung

Topik Webinar Pelatihan Umum

Sama seperti format webinar yang memungkinkan perusahaan untuk menjelaskan layanan dan produk kepada konsumen, format ini juga memberi tim SDM dan manajer kesempatan untuk membahas berbagai topik dalam satu pertemuan di seluruh perusahaan.

Beberapa topik webinar pelatihan yang paling populer meliputi:

• Orientasi karyawan
• kebijakan SDM
• Penjualan
• Perangkat lunak
• Kepatuhan
• Pelayanan pelanggan
• Demonstrasi produk
• Budaya dan merek perusahaan

• Prosedur dan kebijakan darurat

Cara Membuat Webinar Pelatihan yang Sukses dalam 10 Langkah

Semua jenis pengelolaan karyawan jarak jauh melalui webinar memerlukan perencanaan terperinci untuk dilakukan.

Tetapi jika Anda melakukannya dengan benar, Anda akan dapat menggunakan materi dan rekaman dengan baik di masa depan.

Ikuti panduan langkah demi langkah di bawah ini untuk membuat webinar pelatihan yang berfungsi baik untuk pekerja di kantor maupun jarak jauh.

Langkah 1: Bagi Konten Menjadi Subtopik

Langkah pertama adalah membagi konten yang ingin Anda liput menjadi subtopik yang dapat digigit.

Studi menunjukkan bahwa hanya 10% peserta yang berpikir satu jam adalah durasi webinar yang tepat. Jadi, jika Anda melatih anggota tim dengan topik yang lebih panjang, taruhan terbaik Anda adalah memecah konten menjadi sesi 30-45 menit.

Misalnya, jika Anda menyelenggarakan webinar SDM, subtopik akan mencakup:

• Pencitraan merek/sejarah perusahaan
• Manfaat dan kompensasi
• Liburan/PTO
• Keanekaragaman dan Inklusi
• Kebijakan pelecehan seksual
• Prosedur pelaporan

Beberapa sesi sesuai permintaan yang lebih pendek atau direkam sebelumnya jauh lebih efektif daripada satu webinar yang melelahkan. Selain itu, subbagian memudahkan pekerja jarak jauh untuk menemukan topik spesifik yang perlu mereka tinjau di masa mendatang.

Langkah 2: Tentukan Pembawa Acara, Pembicara, dan Panelis

Memiliki daftar subtopik memudahkan untuk menetapkan bagian tertentu dari webinar kepada anggota tim yang paling memenuhi syarat untuk membicarakannya.

Saat memilih host dan co-host, pembicara, dan panelis, fokuslah pada keragaman baik dalam demografi maupun jabatan.

Saat bekerja dengan tim jarak jauh, webinar pelatihan ini adalah kesempatan untuk memperkenalkan para pemimpin kepada anggota tim yang biasanya tidak akan mereka temui — dan sebaliknya.

Undang pembicara tamu dari luar perusahaan Anda untuk menyampaikan pidato utama atau untuk melatih anggota tim tentang cara menggunakan perangkat lunak tertentu.

Langkah 3: Evaluasi Webinar Langsung vs. Pra-rekaman

Selanjutnya, pertimbangkan apakah topik webinar akan disajikan dengan lebih baik kepada audiens langsung atau direkam sebelumnya dan tersedia sesuai permintaan.

Tahan keinginan untuk selalu memilih melakukan pra-rekaman untuk menghemat waktu. Topik seperti pelatihan perangkat lunak jauh lebih efektif jika disajikan dalam format interaktif langsung yang memungkinkan anggota tim mengajukan pertanyaan secara real-time. Plus, Anda selalu dapat merekam webinar langsung yang memiliki konten hijau untuk digunakan di masa mendatang.

Namun, hal-hal seperti liburan perusahaan atau kebijakan media sosial bersifat langsung dan dapat direkam sebelumnya. Jika Anda melakukan pra-rekaman webinar, pastikan anggota tim memiliki formulir atau ruang yang jelas untuk mengajukan pertanyaan.

Langkah 4: Lakukan Survei Karyawan dan SDM

Buat survei untuk karyawan dan perwakilan SDM Anda sebelum menyelesaikan kerangka webinar Anda. Ini memungkinkan Anda mengidentifikasi area masalah dengan jelas dan memahami format serta alat yang menurut tim Anda paling efektif.

Plus, melibatkan anggota tim dalam proses merancang webinar pelatihan membuat mereka lebih antusias untuk menghadiri dan tetap terlibat.

Langkah 5: Kembangkan Paket Pendamping Webinar

Materi tambahan memberikan dokumen kepada karyawan untuk dirujuk kembali setelah webinar selesai. Mereka memperkuat takeaways utama yang dibahas dan memberi peserta sesuatu untuk diikuti selama webinar.

Bahan pelengkap antara lain:

• Paket selamat datang karyawan
• Salinan cetak kebijakan perusahaan
• Instruksi perangkat lunak tertulis
• Salinan bagan, grafik, dan titik data yang digunakan dalam presentasi
• buku kerja
• Peraturan kepatuhan

Langkah 6: Tentukan Alat Bantu dan Alat Visual

Sama seperti rapat dan presentasi kantor standar, webinar juga ditingkatkan dengan penggunaan alat bantu visual.

Putuskan bagaimana Anda akan menggunakan fitur seperti chat messenger, PowerPoint, alat Tanya Jawab, berbagi layar, mengunggah file, dan polling langsung di webinar Anda.

Langkah 7: Kembangkan Proses Pendaftaran dan Keamanan

Terutama jika Anda akan meliput kebijakan dan data perusahaan yang sensitif, Anda bertanggung jawab untuk memastikan webinar Anda aman.

Ini dimulai dengan membuat proses pendaftaran.

Untuk kursus pelatihan webinar, buat acara Anda hanya untuk undangan dan lindungi sandi. Meskipun Anda dapat secara otomatis menyetujui pendaftar webinar, secara manual menyetujui pendaftar saat melakukan webinar internal.

Aktifkan kontrol host yang diperlukan seperti kemampuan untuk menambah/menghapus anggota webinar, fitur mute/membunyikan suara, dan batas berbagi layar.

Langkah 8: Selenggarakan Lari Latihan

Terutama jika Anda berencana membuat rekaman program pelatihan untuk digunakan sebagai bagian dari proses orientasi Anda, lakukan uji coba dengan penyaji lain.

Dengan cara ini, Anda akan merasa lebih nyaman dengan materi yang Anda liput, dan bersiaplah untuk segala kesulitan teknis. Anda juga akan lebih terbiasa dengan fitur-fitur seperti papan tulis, polling, dan berbagi layar.

Rekam webinar latihan untuk mengevaluasi area yang perlu ditingkatkan.

Langkah 9: Buat Survei Tindak Lanjut

Pekerjaan Anda belum selesai setelah webinar selesai. Anda perlu menindaklanjuti dengan peserta untuk membuat survei yang mengevaluasi efektivitas webinar.

Pertanyaan survei tindak lanjut yang baik meliputi:

• Apakah webinar merupakan cara yang efektif untuk belajar?
• Apakah Anda mengalami kesulitan teknis selama webinar?
• Apakah Anda dapat mempertahankan fokus selama webinar?
• Apakah Anda merasa webinar mempersiapkan Anda untuk menjelaskan materi yang dibahas kepada orang lain?
• Apa kekuatan dan kelemahan utama webinar?

Beberapa perangkat lunak webinar bahkan memungkinkan Anda mengedit rekaman, sehingga Anda dapat membersihkan atau menambahkan informasi tambahan ke bagian yang mungkin lebih kuat berdasarkan umpan balik.

Langkah 10: Pilih Perangkat Lunak Webinar yang Tepat

Aspek terpenting dari persiapan Anda adalah memilih perangkat lunak yang akan Anda gunakan untuk menyelenggarakan webinar Anda.

Sebelum memulai pencarian, pertimbangkan fitur yang Anda perlukan untuk menyelenggarakan webinar secara efektif.

Fitur Utama Perangkat Lunak Webinar

Perangkat lunak webinar yang Anda pilih memiliki suara terbesar dalam menentukan apakah webinar SDM Anda akan sukses atau tidak. Saat membandingkan opsi Anda, Anda perlu mengetahui fitur terpenting yang harus dicari sebelum Anda membuat webinar.

Pastikan perangkat lunak yang Anda pilih memiliki fitur berikut:

• Pelacakan perhatian/keterlibatan

• Kemampuan perekaman/transkripsi
• Berbagi layar
• Jajak pendapat
• Alat tanya jawab
• Peserta yang sesuai dan batas waktu
• Perlindungan kata sandi
• Fitur bisu/suarakan
• Rekaman sesuai permintaan
• Kemampuan untuk menghapus/memblokir peserta
• File sharing
• Pesan obrolan grup dan pribadi
• Teks tertutup
• Kemampuan co-hosting
• Pengingat dan pemberitahuan email
• Kualitas video dan audio yang luar biasa
• Alat pelaporan data
• Integrasi alat komunikasi
• Streaming Langsung melalui Facebook, YouTube, dll.
• Angkat tangan virtual
• papan tulis
• Opsi panggilan masuk

5 Alat Webinar Teratas

Pertimbangkan apakah Anda menginginkan perangkat lunak webinar yang dilengkapi dengan kolaborasi tim dan fitur konferensi web lainnya, atau jika Anda lebih suka memiliki alat webinar mandiri.

Apakah kebutuhan Anda akan dipenuhi oleh perangkat lunak webinar populer versi gratis, atau apakah perusahaan Anda lebih cocok untuk paket berbayar yang lebih tangguh?

Zoom Video Webinar

Meskipun terkenal dengan fitur panggilan video dan alat pembelajaran jarak jauh, Zoom juga memiliki aplikasi webinar video yang memungkinkan maksimal 100 panelis webcam interaktif dan hingga 10.000 peserta sesi pelatihan webinar hanya lihat.

Ini kompatibel dengan YouTube dan Facebook Live dan terintegrasi dengan perangkat lunak CMS populer sehingga Anda dapat dengan mudah mengirim formulir pendaftaran bermerek ke anggota tim Anda. Karyawan dapat menonton dan berinteraksi dengan host dan satu sama lain melalui desktop, perangkat seluler, dan laptop, menjadikan eLearning lebih nyaman.

Namun, perhatikan bahwa tidak ada versi gratis alat webinar Zoom, meskipun ada paket gratis untuk fitur konferensi video standar mereka.

Fitur tambahan dari Zoom Video Webinar meliputi:

• Webinar langsung, sesuai permintaan, berulang, dan direkam sebelumnya
• Perekaman webinar otomatis
• Pelaporan dan analitik
• Integrasi dengan Salesforce, Marketo, Panopto, dan alat lainnya
• Panggilan masuk global untuk lebih dari 70 negara (belum termasuk biaya tol)
• Pelacakan keterlibatan/perhatian
• Polling langsung
• Alat T&J
• Berbagi layar sekali klik
• Teks tertutup
• Angkat tangan virtual
• Grup dan 1-1 chat messenger
• Dukungan Zoom Langsung
• Bisukan/suarakan
• Promosikan peserta menjadi panelis
• Kontrol host yang kuat untuk mencegah Zoombombing

GoToWebinar

Alat kolaborasi tim GoToMeeting juga menawarkan GoToWebinar, yang memungkinkan manajer SDM dan staf pelatihan untuk menyelenggarakan siaran langsung, sesuai permintaan, dan direkam sebelumnya tanpa mengharuskan peserta mengunduh alat untuk bergabung dengan acara.

Ini memiliki integrasi perangkat lunak yang sangat baik dan kompatibel dengan Zapier, Salesforce, Infusionsoft, Leadpages, dan banyak alat CRM. Meskipun, seperti Webinar Video Zoom, saat ini tidak ada paket GoToWebinar gratis, pengguna menerima uji coba gratis 7 hari saat mereka mendaftar.

Tuan rumah yang perlu melakukan banyak persiapan, berbagi layar, dan berbagi banyak materi webinar dengan peserta akan dilayani dengan baik oleh fitur perencanaan komprehensif GoToWebinar. Alat ini menyimpan pengaturan webinar sebelumnya dan membuat template otomatis untuk webinar mendatang.

GoToWebinar juga menawarkan:

• Hingga 3.000 peserta
• Branding untuk materi webinar
• Formulir pendaftaran khusus
• Dasbor keterlibatan pengguna
• Alat pengatur waktu
• Polling langsung
• Tanya Jawab dan alat survei
• Rekaman webinar
• Laporan peserta dan analitik acara
• Dukungan telepon 24/7
• Berbagi file dan video
• Hingga 6 kamera presenter simultan
• Aplikasi seluler
• Fitur co-hosting
• Kepatuhan GDPR
• Berbagi layar
• Tampilan audiens untuk melihat apa yang dilihat audiens

Acara Cisco Webex

Seperti Zoom, Cisco Webex terkenal dengan perangkat lunak konferensi video standarnya (lihat perbandingan Zoom vs Webex kami untuk mempelajari lebih lanjut tentang apa yang ditawarkan setiap alat panggilan video.)

Alat webinar Webex, Cisco Webex Events adalah pilihan terbaik bagi perusahaan dengan jumlah karyawan yang besar, karena hingga 3.000 peserta jarak jauh dapat melihat streaming langsung dan hingga 40.000 anggota tim dapat menonton webinar yang telah direkam sebelumnya. Ini kompatibel dengan Android, iPhone, dan perangkat seluler lainnya, sehingga pemirsa dapat menonton dengan cara yang paling sesuai untuk mereka.

Salah satu fitur terbaik dari Acara Webex adalah Ruang Persiapan Pribadinya. Hal ini memungkinkan siapa saja yang melakukan presentasi selama webinar untuk bertemu dan berlatih sendiri atau dengan panelis lain.

Fitur Acara Webex tambahan meliputi:

• Keterlibatan dan pelacakan perhatian
• Opsi masuk tunggal
• Enkripsi data AES dan akses khusus undangan
• Undangan dan pengingat yang dapat disesuaikan
• Hingga 5 penyaji simultan
• Tampilan speaker aktif
• Fitur papan tulis
• Berbagi/streaming file dan video
• Anotasi file waktu nyata
• Bisukan/suarakan
• Tanya Jawab Berulir
• Polling langsung
• Utusan obrolan publik/pribadi
• Survei pasca acara
• Alat analisis dan pelaporan
• Integrasi CRM
• Dukungan pelanggan
• Bahan/bentuk bermerek

Webinar RingCentral

Ringcentral adalah perangkat lunak konferensi web lain yang menawarkan alat webinar berbayar tambahan melalui RingCentral Webinar.

Seperti acara Cisco Webex, acara ini juga memiliki batas peserta yang tinggi, memungkinkan maksimum 10.000 pemirsa secara bersamaan dengan hingga 500 penyaji. Ini memiliki kontrol host yang kuat seperti kemampuan untuk menambah atau menghapus peserta setelah webinar dimulai.

RingCentral Webinar memungkinkan host untuk mengatur latar belakang virtual untuk presenter, yang memperkuat branding perusahaan atau hanya menyembunyikan pengaturan yang berantakan.

RingCentral Webinar juga menawarkan:

• Formulir pendaftaran bermerek yang dapat disesuaikan dan email pengingat
• Rekaman webinar sekali klik
• Polling langsung
• Alat tanya jawab interaktif
• Pelaporan data dan analitik
• Utusan obrolan
• File sharing
• Integrasi media sosial untuk berbagi dengan mudah
• Webinar satu kali atau berulang
• Integrasi dengan Salesforce, Marketo, dan aplikasi populer lainnya
• papan tulis
• Berbagi aplikasi
• Angkat tangan virtual

Badai hidup

Livestorm adalah alat webinar seluler dan desktop yang kompatibel dengan Mac iOS, Android, dan sebagian besar browser Internet.

Selenggarakan webinar langsung melalui alat streaming Livestorm atau YouTube, dan buat juga webinar yang direkam sebelumnya, sesuai permintaan, dan berulang.

Meskipun dirancang terutama sebagai perangkat lunak webinar, Livestorm juga memungkinkan konferensi video yang lebih kecil.

Fitur utama Livestorm meliputi:

• Berbagi layar desktop dan aplikasi tunggal
• Hingga 1.000 peserta
• Webinar HD tanpa batas
• Aksesibilitas khusus browser (tidak perlu mengunduh)
• File sharing
• Alat perpesanan obrolan
• Alat T&J
• Alat pemungutan suara dan polling waktu nyata
• Kemampuan co-hosting
• Alat pendaftaran webinar bermerek
• Penyematan pendaftaran di situs web perusahaan
• Formulir pendaftaran yang dapat disesuaikan dan templat
• Analisis dan pelacakan keterlibatan
• Rekaman webinar instan
• Penyimpanan rekaman tak terbatas
• Pengingat email otomatis
• Integrasi dengan lebih dari 1.000 aplikasi
• Kepatuhan GDPR
• Moderasi peserta/kontrol tuan rumah

Versi gratis Livestorm memungkinkan pertemuan hingga 10 pendaftar dengan maksimal empat peserta dan batas waktu 20 menit. Paket gratis ini menawarkan webinar langsung dan pra-rekaman dalam jumlah tak terbatas, serta rapat video dalam jumlah tak terbatas.

Perangkat Lunak Konferensi Web vs. Alat Webinar untuk Pelatihan Tim

Tim yang lebih kecil dapat menggunakan alat konferensi video standar untuk melatih karyawan dan menyelenggarakan rapat umum sebagai lawan dari perangkat lunak webinar.

Tabel alat konferensi web teratas kami membandingkan fitur, biaya, dan kemampuan platform panggilan video populer.

Setelah Anda melihat betapa berbedanya penggunaan webinar untuk melatih tim Anda, jangan berhenti di situ. Rencanakan cara lain ke webinar untuk meningkatkan kesadaran merek, jaringan virtual, dan bahkan menjadi tuan rumah pesta kantor virtual dan upacara penghargaan pengakuan karyawan selama jarak sosial.