Cara Efektif Mengumpulkan Faktur Luar Biasa: Praktik Terbaik untuk Pemilik Usaha Kecil

Pemilik usaha kecil terus mencari strategi untuk meningkatkan profitabilitas mereka. Salah satu pendekatan untuk mencapai ini adalah mengumpulkan faktur yang telah jatuh tempo sesegera mungkin. Namun, mungkin sulit bagi pemilik bisnis tanpa banyak keahlian koleksi.

Selain itu, sebagian besar pemilik usaha kecil tidak memiliki divisi penagihan, yang membuatnya lebih sulit untuk memantau faktur yang telah jatuh tempo dan dengan cepat menghubungi klien yang belum membayar.

Artikel ini akan membahas beberapa praktik terbaik untuk mengumpulkan faktur untuk membantu pemilik usaha kecil.

1. Dapatkan Kontrak

Meskipun tergoda untuk terjun langsung ke bisnis, Anda harus memiliki kontrak yang mengikat secara hukum sebelum menyegel kesepakatan. Masuk akal bisnis yang baik, juga.

Layanan yang Anda setujui untuk diberikan, dan persyaratan di mana Anda akan menerima pembayaran harus dalam kontrak yang mengikat secara hukum . Menempatkan apa pun secara tertulis, bahkan jika itu hanya "Saya akan melakukan ini" dan "maka Anda akan melakukan itu," lebih baik daripada tidak memiliki apa-apa.

Saat menyusun kontrak semacam itu, idealnya Anda bekerja dengan profesional hukum yang akrab dengan bisnis Anda.

2. Biarkan Klien Tahu Anda Bersungguh-sungguh

Anda tidak dapat bertahan tanpa klien Anda, tetapi jika Anda secara rutin mengabaikan penundaan pembayaran, Anda akan merusak reputasi Anda, kehilangan kredibilitas, dan kehilangan uang. Dengan demikian, Anda menawarkan pembiayaan tanpa bunga kepada klien Anda.

Jika itu adalah bisnis yang Anda inginkan, Anda harus mengejarnya. Tapi kemungkinan besar, ini tidak terjadi, jadi Anda akan ingin mengembangkan prosedur untuk mengawasi faktur yang belum dibayar dan, jika perlu, mengingatkan klien tentang syarat pembayaran dan kontrak yang mereka setujui saat berbisnis dengan Anda.

3. Identifikasi Masalah

Tujuan Anda adalah untuk menentukan mengapa klien menahan uang Anda dan bagaimana Anda bisa mendapatkannya kembali. Mungkin klien Anda lupa, mengalami masa sulit, atau kewalahan dengan tugas administratif.

Ketika Anda telah mengidentifikasi sumber masalah, Anda dan klien dapat mencari solusi yang mencakup persyaratan pembayaran yang adil.

Jika klien mengalami masa-masa sulit, Anda mungkin perlu mencari tahu seberapa besar kemungkinan mereka akan bangkit kembali dan berapa banyak uang yang dapat Anda harapkan untuk kembali. Misalnya, apakah ketidakmampuan mereka membayar karena faktor-faktor di luar kendali mereka?

"Bagaimana" mendapatkan pembayaran tepat waktu akan menjadi jelas setelah Anda membangun saluran kontak terbuka dengan piutang dan lebih memahami "mengapa".

Penundaan pembayaran dapat mengingatkan Anda tentang masalah tambahan di organisasi Anda, seperti hasil proyek yang belum selesai. Ini juga dapat membantu Anda menentukan apakah klien layak dipertahankan jika Anda menemukan tanda bahaya.

4. Lebih Cepat Lebih Baik Daripada Nanti

Siapa pun di bidang penagihan akan memberi tahu Anda bahwa semakin awal siklus pembayaran Anda aktif, semakin tinggi kemungkinan Anda akan mendapatkan kembali sebagian atau seluruh uang Anda.

Biasanya, keadaan menjadi lebih buruk dari yang diharapkan karena Anda menunggu beberapa minggu, terganggu oleh hal-hal lain, merasa bodoh karena tidak menindaklanjuti lebih cepat, dan kemudian menunggu beberapa minggu lagi.

Hentikan lingkaran setan ini sebelum dimulai. Salah satu cara untuk meningkatkan kemungkinan berhasil memulihkan utang adalah dengan melakukan tindak lanjut yang sistematis sejak awal siklus.

5. Ketahui Hak Anda

Anda mungkin tersandung dalam kegelapan tentang mengumpulkan faktur jika Anda belum memiliki pelatihan dalam penagihan piutang atau utang.

Semakin dini Anda mempelajari hak-hak Anda dan kemungkinan jalan lain, semakin baik Anda nantinya. Anda tidak hanya akan mendapatkan pengetahuan tentang apa yang bisa dan tidak bisa Anda lakukan, tetapi Anda juga akan mendapatkan kepercayaan diri dalam menangani klien.

Tahukah Anda, misalnya, bahwa Anda dapat secara sah mencari nomor jaminan sosial seseorang jika mereka menghindari upaya pemulihan utang Anda?

6. Buat Kesepakatan Untuk Menyelesaikan Lebih Sedikit

Misalkan seorang pelanggan berutang $ 20.000 dan terlambat 120 hari. Selama empat bulan terakhir, Anda telah berusaha menagih hutang yang tampaknya tidak ada harapan. Selalu mencoba untuk menegosiasikan pengurangan jumlah penyelesaian dengan klien sebelum menghapus hutang.

Meskipun keterlambatan pembayaran membuat Anda stres, Anda dapat yakin bahwa itu membuat pelanggan lebih stres. Mereka mungkin kurang tidur karenanya.

Mereka mungkin ingin sekali mendapatkan $5.000 dari buku mereka jika Anda mendekati mereka dan mengatakan bahwa Anda siap untuk menerimanya. Dan karena Anda telah menganggap ini sebagai hal yang sia-sia, itu adalah tambahan $5.000 di saku Anda.

7. Tetap Tenang

Wajar saja jika merasa kesal pada pelanggan yang sudah menerima jasa Anda namun terlambat melakukan pembayaran.

Namun, Anda harus mengambil napas dalam-dalam dan tetap tenang. Kemarahan akan mengurangi kemungkinan penagihan utang yang berhasil. Pelanggan akan merasakan kemarahan Anda, tersinggung, dan menolak bekerja sama dengan Anda.

Suasana hati Anda sangat memengaruhi cara Anda menghadapi klien dan cara mereka menangani Anda. Perlakukan setiap panggilan seperti itu panggilan pertama dari hari yang fantastis. Jika Anda marah pada panggilan terakhir, beri diri Anda waktu untuk menenangkan diri dan kemudian coba lagi.

Klien akan bereaksi terhadap nada yang Anda atur. Sikap optimis Anda akan menular pada klien dan mendorong respons yang lebih kooperatif.

Meskipun ketekunan sangat penting dalam penagihan utang, ada garis tipis antara menindaklanjuti dan mengganggu:

• Melecehkan klien berarti menelepon mereka setiap pagi selama 60 hari dan meneriaki mereka.
• Pendekatan yang gigih akan melibatkan menelepon pelanggan setiap tujuh sampai sepuluh hari dan memberi mereka beberapa rencana pembayaran untuk membantu mereka mulai membayar utang mereka.

8. Rekam Semuanya

Dokumentasi adalah salah satu hal yang paling penting ketika mencoba untuk memulihkan uang Anda dari klien. Jika hutang mengarah ke tuntutan hukum, memiliki catatan untuk dirujuk akan sangat membantu.

• Rekam percakapan dan tulis catatan setiap kali Anda berbicara dengan pelanggan melalui telepon.
• Verifikasi dan salin setiap surat yang Anda kirim melalui pos.
• Melacak kunjungan pelanggan Anda, baik ke kantor atau rumah mereka.

9. Dapatkan Semua Orang di Tim Anda Di Halaman yang Sama

Proses pengumpulan bergantung pada masukan dari semua departemen yang berhubungan dengan klien, terutama penjualan. Banyak perusahaan tidak menyertakan staf penjualan mereka dalam proses penagihan karena mereka keliru percaya bahwa kewajiban hanya jatuh pada tim keuangan.

Namun, jika Anda masih kesulitan menerima pembayaran setelah pengingat ketiga, jawabannya mungkin terletak pada tim penjualan Anda.

Anda mungkin berasumsi bahwa pelanggan memiliki manajemen keuangan yang buruk , tetapi tim penjualan Anda mungkin tahu sebaliknya. Ini mungkin keluhan yang tertunda atau masalah yang tidak terduga dengan produk atau layanan.

Pikiran Akhir

Mengumpulkan faktur adalah proses yang melelahkan. Dalam situasi tertentu, Anda mungkin merasa bahwa Anda terlalu lunak, dan dalam situasi lain, Anda mungkin khawatir bahwa Anda terlalu tangguh.

Tujuannya adalah untuk mencapai keseimbangan antara dua ekstrem sehingga pelanggan menganggap Anda serius dan membayar Anda kembali pada waktunya.

Kadang-kadang, Anda harus menghapus utang macet, tetapi jika Anda tetap berpegang pada pedoman yang disebutkan di atas, Anda akan melihat beberapa peningkatan. Kami berharap artikel ini akan membantu Anda mendapatkan banyak pengetahuan tentang mengumpulkan faktur.