Cara Sukses Menerapkan 4 Hari Kerja Seminggu di Tahun 2023

Empat hari kerja dalam seminggu bukan lagi konsep utopis. Berkat keberhasilan berbagai uji coba global dan penerapan AI yang cepat , perusahaan-perusahaan yang menawarkan empat hari kerja dalam seminggu kini mencakup perusahaan-perusahaan teknologi kelas berat seperti Microsoft dan Amazon serta toko-toko yang ada di lingkungan sekitar.

Insentifnya jelas – mulai dari peningkatan kesehatan mental hingga peningkatan produktivitas , manfaatnya bersifat praktis dan pribadi. Ini tidak berarti menerapkan empat hari kerja dalam seminggu tanpa tantangan. Tidak setiap perusahaan tidak diperbolehkan bekerja dengan jam kerja yang padat, dan cara kerja baru yang berpotensi revolusioner ini sebenarnya dapat berdampak buruk pada kesejahteraan dan profitabilitas karyawan jika diterapkan dengan buruk.

Untuk membantu Anda menghindari kesalahan umum, panduan ini menawarkan saran untuk melakukan hal yang benar – dengan bantuan profesional HR, akademisi, dan pemilik bisnis yang baru-baru ini bergabung dengan gerakan empat hari kerja dalam seminggu. Baca terus untuk mengetahui apakah bisnis Anda siap untuk berhenti bekerja, dan bagaimana hal itu dapat menjadi kenyataan dalam tujuh langkah sederhana.

Cara menerapkan 4 hari kerja dalam seminggu:

1. Periksa apakah 4 Hari Kerja dalam Seminggu Akan Berhasil untuk Bisnis Anda
2. Tentukan Tujuan Bisnis Anda
3. Buatlah Pertimbangan Praktis dan Hukum
4. Setujui Jadwal Kerja 4 Hari dalam Seminggu
5. Luncurkan Percontohan 4 Hari Kerja dalam Seminggu Anda
6. Nilai Keberhasilan Percontohan Anda
7. Atur 4 Hari Kerja dalam Seminggu Anda

Mengapa Bisnis Harus Mengoperasikan 4 Hari Kerja dalam Seminggu?

Mengurangi jam kerja dan menambah waktu luang tentu saja memberikan manfaat bagi karyawan dalam berbagai cara. Penelitian terbaru dari Universitas Cambridge menemukan bahwa memadatkan 40 jam kerja dalam seminggu menjadi 32 jam dapat menurunkan tingkat stres sebesar 39%, dan kasus kelelahan sebesar 71%, sekaligus memberikan dampak positif pada kualitas tidur dan kesehatan fisik.

Bukan hanya karyawan yang harus menyerukan akhir pekan selama tiga hari. Mengurangi jam kerja juga dapat membawa banyak manfaat bagi perusahaan.

Pekerja yang lebih bahagia dan istirahat yang lebih baik cenderung memiliki kinerja yang lebih baik dan memiliki lebih sedikit hari sakit, dengan 95% bisnis yang mengikuti uji coba Global Empat Hari Seminggu di Inggris melihat produktivitas menjadi stabil atau tumbuh selama masa uji coba dan pendapatan meningkat sebesar rata-rata 35%.

“Kami tidak memiliki satu pun karyawan yang mengundurkan diri dalam hampir dua tahun, hal yang jarang terjadi pada startup tahap awal, yang biasanya memiliki tingkat turnover yang lebih tinggi.” – Pendiri startup perangkat lunak Super dan pendukung empat hari kerja dalam seminggu, Lindsay Liu

Karena popularitasnya yang tinggi di kalangan pekerja, perusahaan yang menerapkan empat hari kerja dalam seminggu lebih cenderung mempertahankan staf dan menarik talenta terbaik , karena dianggap berada di garis depan tren tempat kerja yang progresif ini merupakan PR yang bagus bagi organisasi. Namun, kerja empat hari dalam seminggu bukanlah solusi yang tepat, dan tidak akan kondusif untuk semua jenis bisnis, seperti yang akan kita bahas selanjutnya.

1. Periksa apakah 4 Hari Kerja dalam Seminggu Tepat untuk Bisnis Anda

Kenyataan pahitnya adalah empat hari kerja dalam seminggu tidak akan berhasil untuk setiap bisnis. Sebelum Anda mulai meluncurkan uji coba ini, Anda perlu menentukan apakah pengurangan jam kerja benar-benar realistis untuk bisnis Anda.

Bagi industri yang menyediakan dukungan 24/7 seperti transportasi dan layanan kesehatan, pengaturan ini tidak sesuai karena alasan yang jelas. Bisnis perhotelan seperti toko ritel, restoran, dan bar juga cenderung terikat pada jadwal yang lebih tradisional untuk memenuhi permintaan konsumen.

“Apakah kerja empat hari dalam seminggu berhasil? Ya, benar. Tapi tidak untuk semua orang. Beberapa perusahaan di beberapa industri tidak bisa. Anda harus siap menghadapi tantangan. Ini menambah tingkat kerumitan yang harus Anda waspadai.” – Cat Goulbourne, Manajer SDM dan Perekrutan di SEOMG!

Organisasi-organisasi besar juga mungkin terhambat oleh tantangan birokrasi dan skala serta kompleksitas proyek. Namun, menurut survei yang dilakukan oleh jurnal akses terbuka Open Access Government, 22% pekerja di Inggris menyatakan bahwa mereka terlalu sibuk untuk menyingkat beban kerja mereka menjadi empat jam kerja per hari, sementara pekerja lainnya memiliki terlalu banyak pertemuan dalam jadwal mereka.

Dengan mengingat rintangan-rintangan ini, sebelum Anda melanjutkan, ada baiknya Anda bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Apakah tenaga kerja Anda memiliki rekam jejak yang konsisten dalam mencapai target di bawah tekanan?
2. Apakah semua peran di perusahaan Anda bisa fleksibel?
3. Apakah bisnis Anda mampu menangani manajemen waktu dan sumber daya manusia yang rumit?
4. Apakah Anda dapat mengurangi kuantitas atau lamanya pertemuan tim?
5. Akankah bisnis Anda mampu mengurangi jam kerja namun tetap memenuhi ekspektasi pelanggan?

Jika jawaban atas sebagian besar pertanyaan tersebut adalah tidak, kemungkinan besar perusahaan Anda belum siap untuk mengurangi jam kerjanya. Kami akan tetap mengomunikasikan pilihan ini kepada tenaga kerja Anda, sambil setransparan mungkin mengenai proses pengambilan keputusan Anda. Jika sebagian besar jawaban Anda ya, lanjutkan ke tip berikutnya.

2. Tentukan Tujuan Bisnis Anda

Apakah Anda pikir Anda cocok untuk bekerja selama empat hari dalam seminggu? Selamat! Sekarang Anda perlu memutuskan apa yang ingin Anda dapatkan dari pengaturan tersebut.

Sebagian besar perusahaan yang berhasil mengurangi jam kerja melakukannya dengan mempertimbangkan tujuan tertentu. Apapun arti “kesuksesan” bagi bisnis Anda – apakah itu kebahagiaan karyawan, produktivitas, atau retensi staf – tujuan Anda harus selaras dengan prioritas ini.

“Tentukan maksud dan tujuan masa percobaan . Apakah Anda bertujuan untuk meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja, meningkatkan produktivitas, atau mengurangi biaya operasional?” – Eric Sornoso, CEO layanan pesan-antar makanan Mealfan.

Strategi Anda selanjutnya akan bergantung pada tujuan ini, jadi pastikan Anda menggunakan tujuan SMART yang berbasis waktu, spesifik, dan terukur. Jangan juga membuatnya dalam ruang hampa. Jalin dialog terbuka dengan seluruh tingkatan perusahaan Anda untuk mendapatkan konsensus mengenai hasil yang diinginkan, preferensi jadwal, dan tingkat komitmen.

3. Membuat Pertimbangan Praktis dan Hukum

Meluncurkan empat hari kerja dalam seminggu bisa menjadi hal yang menarik, tetapi Anda harus memastikan bahwa Anda mengikuti semua checks and balances sebelum mengambil risiko. Ini termasuk mempertimbangkan peran pekerjaan di perusahaan Anda, dan memastikan setiap peran cocok untuk minggu yang singkat. Jika pekerja tertentu menghadapi beban kerja yang lebih berat, peran tersebut perlu didesain ulang untuk memastikan program percontohan dapat diakses oleh semua orang.

Jika Anda mempekerjakan karyawan paruh waktu, Anda juga perlu memikirkan bagaimana transisi ini akan bermanfaat bagi mereka. Ada dua cara utama yang dapat Anda ambil – mengurangi jam kerja mereka dalam seminggu sebesar 20% agar sejalan dengan pengurangan jam kerja penuh waktu, atau meningkatkan gaji mereka secara proporsional. Perubahan yang Anda setujui sekarang kemungkinan besar mempunyai implikasi jangka panjang bagi pekerja dan keuntungan Anda, jadi pastikan perubahan tersebut dipertimbangkan dengan baik.

“Organisasi juga harus memperhatikan kewajiban hukum selama empat hari kerja dalam seminggu jika dibandingkan dengan pengaturan penjadwalan pada umumnya. Undang-undang upah dan jam kerja masih akan berlaku untuk empat hari kerja dalam seminggu.” – Robert Bird, Profesor hukum bisnis di Universitas Connecticut

Pengusaha juga perlu memastikan bahwa mereka mematuhi undang-undang ketenagakerjaan lokal dan federal. Kebijakan seperti lembur, cuti berbayar, dan hari libur kemungkinan besar akan terpengaruh oleh peralihan ini, jadi sebaiknya konsultasikan dengan pengacara ketenagakerjaan sebelum menetapkan apa pun.

4. Setujui Jadwal Kerja 4 Hari dalam Seminggu

Tidak ada cara yang benar atau salah untuk beralih ke empat hari kerja dalam seminggu. Saat menyusun jadwal Anda, itu sangat bergantung pada kebutuhan unik bisnis Anda dan preferensi karyawan Anda. Dengan mengingat hal ini, berikut beberapa jadwal kerja empat hari yang populer untuk dipertimbangkan:

1. Tidak ada hari Jumat atau Senin

Karena daya tarik utama dari jam kerja yang dikompresi adalah perpanjangan akhir pekan, sebagian besar perusahaan memilih untuk menghapus hari Jumat atau Senin dari jadwal kerja. Memilih satu hari untuk semua orang memastikan jam kerja inti sama. Namun, hal ini tidak menawarkan fleksibilitas bagi karyawan atau memberikan manfaat bagi industri yang menyediakan barang atau jasa secara berkelanjutan.

2. Hari libur yang fleksibel

Jika hal ini kondusif bagi bisnis Anda, mungkin ada baiknya mempertimbangkan penerapan jadwal yang fleksibel. Jadwal 4 hari yang fleksibel memungkinkan pekerja mengambil cuti pada waktu yang paling sesuai bagi mereka. Hal ini dapat mencakup waktu mulai yang berbeda-beda, waktu penyelesaian lebih awal, serta empat hari masuk, satu hari libur.

“ Tetapkan ekspektasi pada jam-jam tertentu ketika semua orang harus ada, dan berikan otonomi pada sisa waktu mereka. Melakukan hal ini akan membantu memastikan bahwa semua orang memiliki pemikiran yang sama sambil tetap memberikan fleksibilitas.” – Jack, Manajer SDM di ExpenseOnDemend

3. Model 4-10

Terakhir, jika mempersingkat jam kerja bukanlah pilihan untuk bisnis Anda, namun Anda tetap ingin mendapatkan manfaat dari tiga hari akhir pekan, maka 4-10 hari kerja dalam seminggu mungkin paling cocok untuk Anda.

Ideal untuk bisnis dengan beban kerja yang lebih berat, model 4-10 mengacu pada bekerja 10 jam sehari selama empat hari seminggu. Ini adalah cara yang tepat untuk merasakan empat hari dalam seminggu tanpa mengambil risiko mengorbankan jam kerja. Namun, perhatikan bahwa dengan tingkat produktivitas yang biasanya menurun setelah jam kedelapan hari kerja, dan beberapa negara bagian memberlakukan undang-undang lembur harian, hal ini jelas tidak cocok untuk semua orang.

Setelah Anda menyetujui jadwal Anda, Anda perlu mengkomunikasikannya dengan tim Anda dan dengan klien eksternal serta pemangku kepentingan. Pastikan Anda melakukan ini setidaknya sebulan sebelumnya untuk menghindari kebingungan atau bentrokan penjadwalan.

5. Luncurkan Percontohan 4 Hari Kerja dalam Seminggu Anda

Anda telah melakukan kerja keras dan melakukan keputusan sulit. Sekarang Anda perlu meluncurkan uji coba empat hari Anda.

Untuk memberikan peluang keberhasilan terbaik pada uji coba Anda, Anda harus mempelajari cara mengelola sisa jam kerja Anda secara efektif. Bagi banyak bisnis, hal ini berarti mengevaluasi manfaat rapat, dan menguranginya jika perlu. Menetapkan 'hari non-pertemuan' juga merupakan cara yang bagus untuk memberikan periode kerja yang mendalam dan tanpa gangguan.

Kapan Anda memilih untuk meluncurkan uji coba Anda juga penting. Memilih waktu yang lebih tenang akan menghilangkan sedikit tekanan pada karyawan, seperti yang dikatakan John Lin, pemilik JB Motor Works yang berbasis di Philadelphia kepada kami. Saat baru-baru ini meluncurkan uji coba empat hari untuk bisnisnya, Lin memilih periode yang lambat dalam siklus bisnisnya. “ Hal ini membantu mengukur dampak tanpa risiko yang terlalu besar”, jelas Lin.

Penting juga untuk diingat bahwa masalah pasti akan muncul selama periode ini dan ini adalah hal yang normal. Mengatasi permasalahan yang terjadi dan belajar darinya akan membantu memperkuat rencana Anda sebelum diimplementasikan secara nyata.

6. Nilai Keberhasilan Uji Coba Anda

Setelah uji coba empat hari kerja dalam seminggu berakhir, Anda perlu menilai hasilnya.

Untuk melakukannya, Anda perlu membandingkan data yang dikumpulkan selama uji coba dan membandingkannya dengan data dari empat hari kerja dalam seminggu. Informasi ini akan membantu Anda melihat seberapa sukses uji coba Anda dalam mencapai tujuan awal Anda.

Selain metrik kuantitatif yang mengukur dampak uji coba terhadap produktivitas dan margin keuntungan, penting juga untuk mengumpulkan temuan kualitatif dari karyawan. Hal ini dapat diperoleh melalui survei umpan balik dan wawancara langsung dan akan membantu Anda mengevaluasi keberhasilan uji coba secara keseluruhan.

Seperti yang dikatakan John Lin kepada kita: “Cara terbaik untuk menilai keberhasilan uji coba ini adalah dari berbagai aspek.”

“Hal ini tidak hanya bergantung pada metrik produktivitas seperti jumlah mobil yang diservis, namun juga semangat tim, tingkat retensi, dan tingkat kepuasan pelanggan. Ini adalah proses kualitatif dan kuantitatif yang memerlukan dialog terbuka dengan tim secara teratur”. – John Lin, pemilik JB Motor Works yang berbasis di Philadelphia

7. Atur 4 Hari Kerja Anda dalam Seminggu

Jika Anda puas dengan hasil uji coba Anda, bagus sekali! Saatnya untuk secara resmi menerapkan empat hari kerja dalam seminggu.

Anda harus segera mengomunikasikan keberhasilan ini secara internal dan eksternal untuk menetapkan ekspektasi dan mempersiapkan semua orang untuk langkah selanjutnya. Maka Anda perlu menanamkan praktik empat hari ke dalam budaya perusahaan Anda. Ini berarti mencegah kebiasaan lama meresap dan menjadikan pengaturan tersebut sebagai bagian dari citra perusahaan Anda.

Proses ini tidak berhenti sampai di sini. Untuk memastikan transisi ini berhasil dalam jangka panjang, mengumpulkan masukan karyawan melalui survei, wawancara langsung, atau kelompok fokus adalah suatu keharusan. Jika tenaga kerja Anda memiliki pendapat yang kuat tentang peluncuran ini, atau perlu dilakukan perubahan, penting bagi pemberi kerja untuk mengambil tindakan cepat juga.

Penting juga bagi karyawan untuk tidak membuang-buang waktu. Bekerja selama empat hari dalam seminggu adalah sebuah keistimewaan, dan hanya karena masa uji coba telah selesai bukan berarti sudah waktunya untuk berhenti sejenak. Daripada memaksa staf untuk bekerja lembur, membangun budaya akuntabilitas dan kepercayaan adalah cara yang jauh lebih efektif untuk menjaga produktivitas dalam jangka panjang.

Meluncurkan program kerja empat hari dalam seminggu bukanlah pekerjaan mudah, dan pengusaha perlu menyadari hal ini sebelum menganggap serius gagasan tersebut. Ini adalah proses yang membutuhkan trial and error terus-menerus dan terkadang membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk menyempurnakannya.

“Intinya adalah penerapan empat hari kerja dalam seminggu bukanlah ilmu pasti, melainkan sebuah tarian yang memadukan dinamika unik bisnis Anda dengan kebutuhan untuk mempertahankan atau meningkatkan produktivitas.” – Wendy Wang, pemilik perusahaan empat hari kerja dalam seminggu, F&J Outdoor

Namun, mengatasi tantangan-tantangan ini adalah sebuah harga kecil yang harus dibayar untuk menciptakan angkatan kerja yang lebih bahagia, lebih sehat, dan lebih produktif. Dengan beberapa negara bagian AS yang mendukung uji coba empat hari kerja dalam seminggu dan menjanjikan dukungan kepada perusahaan yang memutuskan untuk meluncurkannya, sekarang adalah saat yang tepat untuk mengambil risiko.