Bagaimana menjaga dokumen Anda tetap aman dan teratur

Hal hebat tentang teknologi adalah membuat pekerjaan menjadi jauh lebih mudah. Anda dapat duduk di meja Anda selama beberapa jam dan menyelesaikan begitu banyak pekerjaan. Satu-satunya kelemahan dari ini adalah Anda cenderung menghasilkan ratusan dokumen sebulan. Ini berarti ribuan dokumen per tahun, beberapa di antaranya sangat penting, yang lain tidak begitu vital.

Akibatnya, Anda berada dalam posisi di mana Anda perlu menemukan cara untuk menyimpan semua dokumen ini. Mereka harus tetap aman, namun mudah untuk Anda akses. Ini juga membantu jika Anda mengaturnya sebaik mungkin, yang membuatnya lebih mudah untuk menemukan informasi.

Untungnya, kita hidup di era teknologi di mana ada banyak kemungkinan solusi untuk teka-teki ini. Jika Anda ingin menjaga dokumen Anda tetap aman dan teratur, berikut adalah beberapa ide:

Penyimpanan Desktop Terenkripsi

Ide pertama adalah menggunakan sistem penyimpanan yang disediakan oleh komputer Anda. Setiap komputer memiliki penyimpanan internal dalam bentuk hard drive atau SSD. Keuntungan menyimpan dokumen Anda di sini adalah cepat dan mudah Anda akses. Cukup boot komputer dan gunakan aplikasi pengelola file Anda untuk mendapatkan apa yang Anda butuhkan. Anda dapat membuat folder terpisah untuk dokumen tertentu, yang sangat membantu dalam mengatur berbagai hal.

Kelemahan dari opsi ini adalah mungkin salah satu yang paling tidak aman dalam hal seberapa baik dokumen Anda dilindungi. Namun, ada cara cerdas untuk menambahkan perlindungan ekstra dengan mengenkripsi file Anda. Menambahkan enkripsi berarti data Anda tidak dapat diakses atau dibaca kecuali Anda telah memberikan wewenang kepada seseorang untuk melakukannya. Ini adalah proses yang cukup sederhana dan menghentikan siapa pun untuk masuk ke komputer Anda dan mengakses file Anda. Jika Anda memiliki anak atau berbagi komputer dengan orang lain, ini benar-benar menjadi perhatian.

Perangkat Penyimpanan Portabel

Kelemahan utama penyimpanan desktop adalah Anda tidak dapat membawanya ke mana pun. Semua dokumen Anda tetap berada di satu perangkat dan hanya dapat diakses saat Anda masuk ke perangkat tersebut. Ini menimbulkan masalah jika Anda tidak memiliki komputer yang berguna. Misalnya, Anda mungkin mengadakan rapat dengan seseorang, tetapi Anda tidak dapat membawa komputer desktop. Jadi, semua dokumen yang ingin Anda kirim macet.

Perangkat penyimpanan portabel menawarkan solusi untuk masalah khusus ini. Anda dapat menggunakan stik USB, hard drive portabel, atau bahkan kartu memori. Dari sini, Anda dapat memindahkan dokumen ke perangkat ini dan menyimpannya dengan aman. Pastikan Anda selalu menyambungkan komputer ke sumber listrik saat menyimpan dokumen di perangkat portabel. Mengapa? Karena Anda dapat merusak data jika PC Anda tiba-tiba mati. Sekali lagi, Anda juga dapat mengenkripsi data pada perangkat portabel Anda untuk memberi mereka keamanan ekstra. Atau, Anda dapat melangkah lebih jauh dan melindungi perangkat Anda dengan kode sandi.

Secara keseluruhan, manfaat perangkat penyimpanan portabel adalah bahwa perangkat tersebut memberi Anda keamanan dan pengaturan penyimpanan desktop yang sama, tetapi Anda dapat membawa dokumen Anda. Satu-satunya downside adalah Anda dapat dengan mudah kehilangan dokumen penting jika Anda kehilangan perangkat penyimpanan Anda. Inilah sebabnya mengapa selalu penting untuk menyimpan dokumen Anda di lebih dari satu platform penyimpanan.

Server Fisik

Gambar: Unsplash

Selanjutnya, Anda dapat menyimpan dokumen Anda di server fisik. Sekarang, opsi ini biasanya disediakan untuk bisnis dengan ruang server. Intinya, Anda memiliki server sebenarnya di kantor Anda, yang terhubung dengan semua komputer. Alih-alih menyimpan dokumen di setiap perangkat, mereka disimpan di server. Dengan cara ini, orang lain di kantor dapat mengakses dokumen jika diperlukan. Ini benar-benar dapat membantu masalah produktivitas karena Anda tidak perlu membuang waktu untuk mencari dokumen, mengirimkannya ke seseorang, dan sebagainya.

Ini dianggap sebagai salah satu opsi paling aman karena server memiliki kemampuan keamanan yang jauh lebih baik daripada komputer desktop atau perangkat portabel. Ini juga memungkinkan Anda menggunakan komputer yang berbeda dan masih memiliki akses ke semua dokumen Anda. Kelemahan yang jelas adalah biaya untuk membeli dan menyiapkan server.

Penyimpanan awan

Penyimpanan cloud mungkin merupakan opsi penyimpanan yang paling aman dan lengkap. Alih-alih menyimpan dokumen Anda di server fisik, Anda menyimpannya di server virtual. Keuntungan besar dari ini adalah Anda dapat mengakses dokumen dari perangkat apa pun, di mana pun Anda berada. Selama Anda memiliki koneksi internet dan izin untuk mengakses data, Anda bisa mendapatkannya. Ini sangat membantu jika Anda selalu bepergian atau menggunakan banyak perangkat saat bekerja.

Penyimpanan cloud juga bisa jauh lebih spesifik untuk individu. Dengan hard drive portabel, Anda selalu mendapatkan hal yang sama. Ini adalah perangkat yang memungkinkan Anda menyimpan dokumen di dalamnya. Penyimpanan cloud dapat dengan mudah disesuaikan agar sesuai dengan orang atau bisnis tertentu. Ini berarti Anda dapat memiliki sistem manajemen dokumen firma hukum di cloud, atau sistem yang dirancang untuk agen pemasaran, atau bahkan untuk bisnis perawatan kesehatan. Lapisan kustomisasi yang ditambahkan membuat Anda jauh lebih mudah untuk mengatur file dan menjaga semuanya tetap aman. Industri tertentu memiliki persyaratan khusus untuk keamanan dan perlindungan data. Jadi, platform cloud yang disesuaikan dapat memastikan Anda memenuhi persyaratan untuk industri Anda.

Apa Cara Terbaik Untuk Menyimpan Dokumen?

Setelah melihat opsi yang berbeda, jelas bahwa pendekatan terbaik adalah kombinasi metode. Anda harus selalu mencadangkan dokumen Anda dengan menyimpannya di tempat yang berbeda. Ini bisa berarti Anda memiliki yang disimpan ke desktop Anda, tetapi mereka juga dicadangkan di cloud. Di satu sisi, ini membuat dokumen Anda lebih aman karena Anda meminimalkan risiko kehilangannya. Dalam skenario ini, jika komputer Anda rusak dan Anda kehilangan semua dokumen, dokumen tersebut masih ada di awan.

Bagaimana Anda Dapat Mengatur Dokumen Anda?

Jadi, Anda telah melihat cara menyimpan dokumen Anda, sekarang bagaimana dengan mengaturnya? Satu poin kunci telah disinggung: folder.

Terlepas dari metode penyimpanan apa yang Anda pilih, pastikan untuk membuat folder untuk dokumen yang berbeda. Ini adalah cara termudah untuk memisahkan hal-hal yang tidak relevan satu sama lain. Misalnya, memiliki folder untuk dokumen keuangan, dan satu untuk catatan. Jika Anda perlu menemukan laporan mutasi bank, Anda dapat langsung membuka folder dokumen keuangan alih-alih menelusuri semua catatan Anda.

Tip kedua adalah berhati-hati saat memberi nama dokumen Anda. Jangan hanya memberi mereka nama lama, pastikan Anda memberi label dengan benar. Dengan cara ini, Anda dapat mencari dokumen dengan mudah. Alih-alih menggulir satu per satu folder, Anda dapat menggunakan fungsi pencarian dan memasukkan beberapa kata kunci. Kembali ke contoh sebelumnya, laporan mutasi bank mungkin memiliki nama acak saat Anda mengunduhnya. Tetapi, jika Anda menamakannya 'BankStatementJune2020', Anda akan dapat mencarinya. Cukup ketik 'laporan bank Juni' dan itu akan menjadi satu-satunya hasil yang Anda lihat. Alih-alih pencarian ini memakan waktu beberapa menit, dibutuhkan beberapa detik!

Pada catatan itu, Anda telah sampai pada akhir panduan ini. Pada titik ini, Anda harus mengetahui opsi terbaik untuk menyimpan dokumen digital Anda. Sekarang, ini hanya kasus memilih opsi apa pun yang paling cocok untuk Anda. Ingatlah untuk menggunakan setidaknya dua, sehingga Anda dapat membuat cadangan data Anda. Ikuti tip sederhana di atas untuk memastikan dokumen Anda teratur dan mudah ditemukan.

Punya pemikiran tentang ini? Beri tahu kami di bawah di komentar atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.

Rekomendasi Editor:

• Alat AR ini dapat menyalin item dari dunia nyata dan menempelkannya di dokumen digital
• Cara mengonversi dokumen PDF ke Microsoft Word dengan mudah
• Cara mendokumentasikan desain API
• Berikut cara memaksimalkan penyimpanan dokumen dan layanan berbagi Evernote