Cara Membuat Proses Back-Office Anda Mulus Seperti Sutera

Mungkin tidak pernah ada waktu yang lebih baik untuk mengevaluasi dan membuang proses dan prosedur usang yang menyeret bisnis ke bawah. Pandemi COVID-19 membawa banyak kerugian, tetapi juga memungkinkan berbagai pengusaha untuk melakukan hard reset pada operasi sehari-hari.

Sementara kematian yang akan datang dari pengaturan kantor tradisional kemungkinan telah dibesar-besarkan, penghapusan inefisiensi harus menjadi prioritas utama.

Bagi banyak orang, ini bisa mewakili hasil revitalisasi bisnis yang positif. Tentu saja, tren menuju otomatisasi telah berlangsung selama beberapa dekade sekarang. Bisnis semakin bergantung pada segala hal mulai dari perangkat lunak penggajian hingga sistem manajemen dokumen untuk menangani tugas-tugas rutin. Namun, tahun ini, peningkatan pekerjaan jarak jauh yang dipicu oleh pandemi memberikan peluang untuk memunculkan rintangan yang tidak perlu terhadap produktivitas.

Saat Anda mengevaluasi bagaimana proses back-office Anda membantu atau menghalangi pelanggan, karyawan, dan manajemen Anda, berhati-hatilah untuk melangkah dengan ringan. Banyak orang kehilangan pekerjaan tahun lalu, dan banyak yang tidak takut akan hal itu. Saat Anda berusaha merampingkan prosedur back-office, berusahalah untuk meyakinkan karyawan bahwa masih banyak pekerjaan yang harus dilakukan. Tujuan Anda adalah untuk mengurangi pekerjaan yang membosankan sehingga staf Anda dapat menangani tugas-tugas yang lebih penting.

Saat Anda merenungkan cara untuk membantu karyawan Anda melakukan pekerjaan dengan nilai tertinggi, pertimbangkan lima cara berikut untuk meningkatkan proses back-office:

1. Hilangkan Pengejaran Kertas

Setelah jutaan karyawan meninggalkan kantor dan mulai bekerja dari rumah, mengumpulkan tanda tangan yang diperlukan menjadi semakin sulit. Ketidakmampuan untuk berjalan ke kantor yang bersebelahan untuk penandatanganan rutin menyoroti inefisiensi operasional yang mungkin telah disembunyikan selama bertahun-tahun. Tambahkan klien yang waspada virus yang enggan memasuki tempat bisnis mana pun, dan kebutuhan untuk memodernisasi menjadi mendesak.

Untungnya, ada beberapa solusi tanda tangan elektronik yang aman yang dapat diterapkan oleh bisnis Anda dengan cepat. Beberapa layanan paling populer untuk dilihat termasuk DocuSign, PandaDoc, SignEasy, HelloSign, dan Secured Signing. Biaya dan fitur dari penawaran tersebut bervariasi, tetapi semuanya dapat diandalkan untuk menjaga keamanan materi rahasia. Saat menentukan harga paket, bandingkan biaya dengan pengeluaran (dan penundaan) bisnis Anda mengumpulkan dokumen antar-jemput di sekitar kota.

2. Percepat Proses Perekrutan

Beberapa faktor dapat berkontribusi pada proses perekrutan yang tidak efisien. Beberapa yang paling umum termasuk memposting deskripsi pekerjaan yang ditulis dengan buruk, mewawancarai terlalu banyak pelamar, dan mengambil terlalu lama untuk membuat keputusan. Anggota tim yang ditugaskan untuk mengikuti beberapa wawancara panjang tidak dapat menggunakan waktu itu untuk melakukan pekerjaan utama mereka.

CareerBuilder, Monster, dan situs web pencarian kerja lainnya kini menawarkan layanan pencarian bertarget yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan dan kata kunci yang ditulis dengan baik dengan hanya profil pengguna yang memenuhi syarat. Pelamar yang tidak memenuhi syarat dapat diblokir atau disaring. Dengan berinvestasi dalam proses pencarian yang menyaring kandidat sesuai kebutuhan Anda, bisnis Anda dapat menarik kumpulan pelamar berkualitas lebih tinggi.

Seringkali, orang terbaik untuk pekerjaan yang Anda harapkan untuk diisi bahkan tidak sedang mencari pekerjaan. Dengan menggunakan kampanye bertarget, Anda tetap dapat memberi tahu mereka, mungkin memicu minat. Menargetkan kandidat yang tepat — baik mereka sedang mencari atau tidak — akan sangat memperlancar proses SDM Anda.

3. Kurangi Inventaris Anda Saat Anda Meningkatkan Penjualan

E-commerce terus tumbuh secara eksponensial, tetapi ada bukti kuat bahwa akan selalu ada tempat untuk ritel bata-dan-mortir juga. Pengecer hanya perlu memastikan bahwa mereka menyediakan barang-barang yang diinginkan orang.

Sebagai pengecer, inventaris yang tidak terpakai mewakili pukulan ganda. Anda tidak hanya membayar untuk produk yang mengumpulkan debu di layar, Anda juga membayar ruang lantai tempat layar diletakkan. Apakah barang dagangan Anda yang tidak terjual ada di lantai penjualan atau di gudang, itu menghabiskan uang Anda.

Saat pembeli kembali ke toko pasca-pandemi, pastikan Anda menawarkan produk yang mereka cari dengan berinvestasi dalam perangkat lunak perkiraan inventaris. Paket seperti QuickBooks Desktop Enterprise, NetSuite, Fishbowl, dan Shopventory akan memungkinkan Anda untuk tetap mengikuti tren pembelian. Mereka dapat membantu Anda mengelola stok yang sudah Anda miliki dan membuat rekomendasi pembelian di masa mendatang berdasarkan penjualan aktual.

4. Penjadwalan Otomatis

Jika bisnis Anda bergantung pada penjadwalan janji temu, Anda mungkin sudah tahu berapa banyak waktu dan kejengkelan yang diperlukan. Anda perlu menemukan waktu janji temu yang disepakati bersama, mengonfirmasinya terlebih dahulu, dan kemudian menjadwal ulang jika konflik muncul. Janji temu terbaik adalah yang diatur sendiri oleh pelanggan, tanpa menyita waktu staf kantor Anda.

Saat ini, beberapa paket perangkat lunak kalender dapat membantu mengurangi persentase janji temu yang terlewat. Beberapa yang terbaik termasuk Kalender, Setmore, Google Kalender, dan Ketajaman.

Bergantung pada kebutuhan bisnis Anda, aplikasi dapat diatur untuk mengirim email kepada pelanggan beberapa waktu janji temu yang tersedia. Mengklik salah satu dari mereka akan mengirimkan konfirmasi ke bisnis Anda dan memesan otomatis slot waktu tersebut. Lansiran dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda dan dikirim melalui email atau pesan teks. Pemesanan janji temu secara otomatis adalah win-win yang membebaskan waktu untuk staf dan pelanggan Anda.

5. Berhenti Menyimpan File ke Komputer Individu

Solusi komputasi berbasis cloud telah menghilangkan semua kebutuhan untuk menyimpan file di server lokal atau, lebih buruk lagi, desktop karyawan individu. Jika Anda pernah memainkan game menjengkelkan "Who's Got the File?" menit sebelum presentasi penting, Anda tahu betapa mahalnya hal ini. Karena semakin banyak karyawan yang pindah ke pekerjaan jarak jauh, sekaranglah saatnya untuk membuang omong kosong dalam menyimpan file ke mesin lokal.

Permudah transisi karyawan Anda ke penyimpanan khusus cloud dengan memilih solusi yang paling sesuai dengan spesifikasi bisnis Anda. Opsi populer termasuk Google Documents, Microsoft OneDrive, dan Apple iCloud. Setiap perpindahan yang berhasil dari fungsionalitas desktop ke solusi berbasis cloud akan dimulai dengan penilaian kebutuhan yang menyeluruh. Jika Anda melewatkan kriteria yang diperlukan, staf akan segera mengembangkan solusi yang mengalahkan tujuan akses bersama ke file penting.

Melangkah lebih jauh dan bertransisi ke Platform Terintegrasi sebagai Layanan, atau IPaaS. IPaaS berfungsi untuk mendorong komunikasi antara sistem bisnis Anda yang berbeda, menghemat waktu karyawan Anda dengan menyimpan semua informasi dan data Anda di ujung jari Anda.

Lihat Hal-Hal yang Sudah Dikenal Dengan Perspektif Baru

Musuh terbesar Anda saat Anda berusaha untuk meningkatkan proses Anda kemungkinan besar adalah anggapan Anda sendiri, "kami selalu melakukannya dengan cara itu". Sekutu terbesar Anda dalam upaya apa pun untuk merampingkan proses back-office mungkin adalah mata segar yang tidak terpengaruh oleh kesuksesan atau kegagalan Anda di masa lalu.

Karyawan, pelanggan, dan pemasok semuanya memiliki kepentingan dalam perusahaan Anda, dan itu hal yang baik. Namun, ketika mengejar perubahan yang berarti, pertimbangkan untuk menambahkan setidaknya satu pihak yang tidak berkepentingan yang berkualifikasi tinggi ke dalam persamaan. Berusahalah untuk tetap terbuka terhadap pertanyaan apa pun yang dimulai dengan “Mengapa?”