Cara Menskalakan Tim Teknologi hingga 30% dalam 3 Bulan: Studi Kasus Langkah-demi-Langkah

Saat ini, sulit membayangkan bahwa seseorang dapat dengan mudah merekrut tim yang terdiri dari lima hingga sepuluh pengembang internal dengan keahlian yang dibutuhkan. Pertarungan sengit untuk mendapatkan bakat di pasar dan tawaran menggiurkan dari pesaing tidak membuatnya lebih mudah.

Mengapa? Masalah utamanya terletak pada kekurangan talenta TI yang telah menjadi salah satu hambatan yang dihadapi bisnis modern yang berkembang pesat. Mempekerjakan spesialis teknologi sekarang menjadi tantangan nyata. Dan tidak ada kejutan di sana. Dalam sepuluh tahun terakhir, jumlah perusahaan SaaS B2B telah meningkat 50 kali lipat dan masih terus bertambah. Ada lebih dari 15.000 bisnis semacam itu di AS saja. Terlebih lagi, raksasa seperti Google dan Amazon terus memilih pasar tenaga kerja teknologi.

Selain itu, pandemi COVID-19 telah mengakibatkan digitalisasi bisnis merajalela. Dengan demikian, pasar startup yang berkembang pesat telah berubah menjadi perjuangan nyata untuk merekrut dan mempertahankan talenta teknologi terbaik untuk bergabung dengan perusahaan dan startup non-IT. Akibatnya, menawarkan gaji yang terlalu tinggi kepada kandidat menyebabkan kekacauan pasar.

Yang benar adalah bahwa bahkan jika startup Anda telah berhasil mengumpulkan dana yang mengesankan, tantangan kepegawaian Anda masih jauh dari terpecahkan.

Namun, itu bukan alasan yang baik untuk menyerah. Dunia sudah jauh. Peluang staf internal Anda tidak lagi membatasi Anda. Terlebih lagi, lokasi Anda juga bukan halangan.

Di sini, saya akan membagikan kasus aktual di mana perusahaan kami, Aspirity, telah membantu meningkatkan tim teknologi dalam waktu singkat dan mengungkapkan pengalaman yang telah diperoleh kedua belah pihak.

Dalam rumah VS. Jarak Jauh VS. Tim Terdistribusi

Saat ini, banyak pendekatan dan model kepegawaian baru telah muncul, menjadikan akses ke kumpulan bakat global sebagai perspektif nyata bagi mereka yang mencari solusi yang lebih fleksibel dan efisien.

Mari kita lihat tipe tim pengembangan yang paling umum dalam hal lokasi mereka.

Tim In-house: Bagaimana Segalanya Berubah

Banyak perusahaan menganggap tim internal sebagai solusi yang paling stabil, mudah dikelola, dan andal untuk dipilih. Berikut adalah argumen paling luas yang mendukung model in-house:

• Kontrol langsung atas alur kerja.
• Kesempatan untuk membangun lingkungan kantor yang saling percaya dan transparan.
• Komunikasi tatap muka.
• Tidak ada perbedaan zona waktu dan hambatan bahasa.

Namun, selama pandemi, pola pikir masyarakat berubah. Saat ini, konsentrasi semua kerja tim dalam satu kantor bisa dibilang sudah usang. Menurut penelitian Gartner, setelah wabah COVID-19, 82% pengusaha membiarkan staf mereka bekerja beberapa waktu dari jarak jauh, sementara 47% pemimpin perusahaan mendukung pekerjaan jarak jauh sepenuhnya.

Karena perubahan ini, kontra dari pengembangan in-house secara signifikan lebih besar daripada manfaatnya. Dengan kumpulan bakat yang jauh lebih buruk, Anda akan merasa sulit untuk bersaing dengan raksasa yang mempekerjakan semua spesialis lokal terbaik. Dengan demikian, menskalakan tim pengembangan internal Anda dan menambahkan keahlian yang diperlukan mungkin terlalu menantang.

Tim Jarak Jauh: Realitas Baru

Solusi jarak jauh adalah alternatif yang bagus untuk pengembangan internal. Anda dapat menemukan bakat yang dibutuhkan dengan akses ke pasar TI global. Selain itu, Anda dapat memilih zona waktu yang paling sesuai untuk Anda dan mempekerjakan profesional yang Anda butuhkan.

Potensi risiko mempekerjakan karyawan jarak jauh adalah Anda mungkin merasa sulit untuk mengintegrasikan mereka dengan cepat ke dalam tim yang sudah mengerjakan proyek. Selain itu, beberapa karyawan jarak jauh mungkin memerlukan lebih banyak waktu untuk orientasi karena mereka tidak akan langsung merasa seperti bagian integral dari tim internal Anda.

Tim Terdistribusi: Solusi Alternatif

Jadi, apa yang dapat dilakukan bisnis untuk mempekerjakan spesialis jarak jauh yang terampil dan mengatasi tantangan potensial terkait orientasi dan keterlibatan mereka? Berdasarkan pengalaman kami, membangun tim terdistribusi adalah solusi yang bagus.

Pertama-tama, tim terdistribusi terdiri dari para profesional yang sudah memiliki saling pengertian dan dapat berinteraksi secara efektif satu sama lain. Mereka saling mengetahui kekuatan dan kelemahan masing-masing dan dapat membangun proses kolaborasi dalam waktu singkat tanpa memerlukan usaha apa pun dari Anda.

Selain itu, tim semacam itu mungkin memiliki metode yang sudah mapan dan teruji untuk memelihara database, dan mereka tidak akan mengalami masalah dalam merekrut karyawan baru jika Anda perlu meningkatkan skala dengan cepat.

Juga, ketika merekrut tim terdistribusi, seseorang harus melakukan orientasi yang efisien. Sangat penting untuk mengomunikasikan ide inti proyek Anda dan membuat anggota baru merasa bersemangat tentang produk Anda.

Tentu saja, proses adaptasi akan memakan waktu. Bisnis yang beralih ke model terdistribusi harus mempertimbangkan perbedaan zona waktu dan kekhasan budaya. Namun, jika Anda membutuhkan penskalaan yang efektif, semua faktor ini tidak mungkin menjadi hambatan. Untuk tujuan seperti itu, Anda hampir tidak akan menemukan opsi yang lebih berorientasi pada hasil.

Perbandingan harga

Biaya pengembangan tergantung pada banyak faktor. Dan tingkat kualifikasi pengembang yang terlibat dalam proyek bukanlah satu-satunya hal yang penting. Aspek penting lainnya adalah lokasi tim pengembangan Anda. Sebagian besar, ini tergantung pada kondisi ekonomi daerah, upah rata-rata, pajak, dan lainnya.

Di sini, kami akan membandingkan biaya layanan pengembangan tertentu di berbagai belahan dunia. Ini akan memberi Anda gambaran kasar tentang rata-rata tarif rata-rata insinyur perangkat lunak jika Anda memutuskan untuk mengalihdayakan pengembangan produk Anda ke negara lain atau menyewa spesialis sendiri.

Perhatikan bahwa jika Anda mempekerjakan pekerja jarak jauh, Anda harus menghadapi banyak jebakan, seperti sistem pajak di negara tertentu. Sementara itu, jika Anda beralih ke model tim terdistribusi, vendor kemungkinan akan mengatasi masalah ini tanpa usaha Anda. Faktor-faktor tersebut secara signifikan mempengaruhi skala dan anggaran proyek.

Di Kantor vs Jarak Jauh: Pengalaman Kami

Perusahaan kami, Aspirity, telah mendapatkan pengalaman yang solid bekerja dari jarak jauh dan menerapkan model tim terdistribusi. Selama pandemi, karyawan kami telah menyesuaikan diri dengan realitas baru bekerja dari rumah. Jadi sekarang, tidak lebih dari 10% dari mereka kembali bekerja di kantor. Dalam pengalaman kami, kerja jarak jauh bahkan lebih produktif karena menghilangkan kebisingan kantor dan gangguan lainnya, memungkinkan karyawan untuk membenamkan diri dalam proses kerja.

Anehnya, beberapa karyawan kami memutuskan untuk mulai bekerja dari jarak jauh dan bergabung dengan tim terdistribusi bahkan sebelum wabah pandemi. Pada musim gugur 2019, sebuah startup dari Silicon Valley mendekati kami untuk bergabung dengan proyek mereka. Pada saat itu, mereka ingin membangun produk yang inovatif namun mengerti bahwa itu akan memakan banyak waktu dan sumber daya yang mereka kekurangan. Jadi klien mencari tiga sampai lima karyawan sekaligus yang memiliki keahlian untuk menutupi bagian depan, termasuk desain. Dan kami memutuskan untuk mulai bekerja sama.

Bagi kami, itu juga merupakan pengalaman baru untuk bertanggung jawab hanya untuk bagian tertentu dari proyek. Hasilnya, kami telah menetapkan format kerja yang sekarang kami sebut tim terdistribusi.

Biasanya, orientasi dalam proyek semacam itu membutuhkan waktu beberapa bulan. Namun, tim kami berhasil melakukannya lebih cepat. Sekarang, saya akan mengungkapkan apa yang telah kami pelajari saat bekerja bersama dalam tim terdistribusi.

Pencarian untuk Tim

Pertanyaan pertama yang mungkin dihadapi bisnis atau startup adalah bagaimana menemukan tim terdistribusi yang akan memenuhi tujuan dan harapan mereka. Berikut adalah beberapa faktor kunci untuk dipertimbangkan.

• Kolam bakat. Untuk membangun produk yang sangat inovatif, Anda mungkin perlu mengakses setidaknya 1-2% dari talenta terbaik di seluruh dunia. Namun, menemukan dan mempertahankan profesional yang terampil di AS cukup menantang karena kekurangan bakat TI. Model tim terdistribusi akan memungkinkan Anda mengakses spesialis top di kawasan lain seperti Asia Tenggara, Eropa Timur, dan Amerika Selatan.
• Koneksi pribadi. Jangan abaikan umpan balik dari orang yang Anda kenal dan percayai. Reputasi yang baik sering kali mendahului tim terbaik, terlepas dari lokasi mereka.

• Kesamaan budaya. Sangat penting untuk mempertimbangkan mentalitas dan nilai-nilai tim yang Anda pekerjakan. Menemukan mitra yang dapat membenamkan diri ke dalam ide bisnis Anda dan menjadi bagian integral dari proyek Anda diperlukan. Ini akan membantu Anda menjalin komunikasi yang lebih baik dengan tim, bahkan tanpa memperhatikan perbedaan antara spesialis jarak jauh dan karyawan internal Anda.
• Dampak zona waktu. Bagi banyak perusahaan, perbedaan zona waktu mungkin tampak seperti kelemahan signifikan dalam mempekerjakan tim terdistribusi. Namun, Anda bisa mengubahnya menjadi keuntungan. Misalnya, saat menyewa vendor Eropa Timur, Anda dapat menjalankan proses tertentu hampir 24/7. Yang terpenting, temukan waktu untuk panggilan dan rapat yang nyaman bagi semua orang.

Cara Memvalidasi Tim

Setelah menemukan tim yang tampaknya sesuai, saatnya untuk memvalidasi keandalan mereka. Ada banyak cara untuk memeriksa apakah kandidat relevan dengan kebutuhan Anda. Yang berikut ini adalah yang paling umum:

• Periksa portofolio perusahaan dan studi kasus.
• Baca ulasan klien mereka.
• Perhatikan peringkat reputasi vendor di situs web khusus seperti Clutch dan GoodFirms.

Juga, lebih baik tidak bergantung pada janji kandidat untuk memenuhi standar tertinggi. Ada ratusan vendor di luar sana, dan masing-masing mengklaim menawarkan layanan terbaik.

Itulah mengapa wawancara teknis sangat penting. Ini akan membantu Anda memperkirakan kemampuan teknis tim kandidat, pengetahuan di bidang tertentu, dan relevansi keahlian.

Terlebih lagi, lebih baik untuk tidak melebih-lebihkan pilihan tumpukan teknologi. Alih-alih, prioritaskan tim dengan keterampilan luar biasa dalam teknologi tertentu, meskipun itu bukan yang Anda pertimbangkan. Ini jauh lebih baik daripada mempekerjakan orang yang disebut yes-men yang akan selalu mengikuti persyaratan Anda, terlepas dari seberapa dibenarkan mereka, daripada menawarkan solusi yang lebih efisien.

Yang terpenting, pastikan tumpukan teknologi yang dipilih tahan terhadap masa depan dan memiliki komunitas pengembang yang cukup besar.

Faktor penting lainnya adalah interaksi antara tim backend dan frontend. Dalam kasus kami, klien sudah memiliki tim backend mereka. Jadi mereka harus memastikan spesialis frontend akan memahami spesifikasi backend tertentu. Mereka mencari spesialis yang mengetahui dasar-dasar seperti bekerja dengan data palsu, API, dll. Mempelajari hal-hal penting seperti itu saat bepergian dapat secara signifikan mengurangi produktivitas dan kecepatan pengembangan.

Menjadi Tim Gabungan

Saat tim terdistribusi mulai bekerja bersama, anggotanya memerlukan waktu untuk membuat alur kerja kolaboratif. Dalam kasus kami, anggota tim internal klien ingin kami membenamkan diri ke dalam esensi dan ide inti proyek sebelum memulai proses pengembangan. Jadi awalnya, kami mengeksplorasi bagaimana mengelola proyek dengan memperhatikan kebutuhan pengguna, bagaimana seharusnya dirancang, dan grafik apa yang diperlukan.

Untuk tujuan ini, kami menghabiskan satu bulan menganalisis produk pesaing. Kami mempelajari berbagai dasbor untuk memahami apa yang diharapkan pengguna dari produk serupa, menelusuri dan mengujinya, dan mengambil banyak tangkapan layar. Akhirnya, kami mengumpulkan dan mengatur semua informasi ini untuk merujuknya selama proses desain.

Pada awalnya, anggota tim kami tidak memiliki banyak pengalaman di bidang proyek klien. Penelitian pendahuluan memungkinkan kami untuk mendapatkan referensi yang diperlukan yang dapat kami andalkan saat merancang produk. Selain itu, proses investigasi membantu kami menyelami lebih dalam proyek itu sendiri. Dan itu adalah langkah penting pertama.

Aspek penting lainnya adalah manajemen proyek yang membantu kami membangun komunikasi lintas tim yang efisien, menjadwalkan pertemuan, mengatur alur kerja kolaboratif, dan menghindari menimbulkan tantangan dalam pekerjaan satu sama lain.

Berikut adalah beberapa wawasan penting yang diperoleh tim terdistribusi kami dan metode yang kami buat.

• Komunikasi. Meskipun kami memulai dengan beberapa masalah dan kesalahpahaman, kami dengan cepat mencapai kompromi yang diperlukan dan meningkatkan efisiensi kami. Sekarang, tim kami menggunakan beberapa saluran Slack dan obrolan grup untuk diskusi instan dan pengiriman informasi penting secara tepat waktu. Manajer proyek kami selalu berhubungan, dan pimpinan teknologi kami selalu tahu cara mengganti pekerja selama liburan atau keadaan yang tidak terduga. Ini memungkinkan kami untuk menjaga kecepatan alur kerja tanpa henti.

• Rapat dan panggilan. Pekerjaan tim terdistribusi memerlukan sesi online reguler untuk mendiskusikan hasil, memeriksa hasil, menetapkan rencana dan sprint, berbagi masalah, dll. Oleh karena itu, kami mengadakan banyak pertemuan rutin untuk tujuan yang berbeda:

• Rapat harian tim front-end dengan pemilik produk.

• • Pertemuan mingguan dengan pemimpin tim dari negara lain.
  • Rapat harian anggota tim kami.
  • Pertemuan retrospektif dan retrospektif teknis setiap dua minggu.
  • Pertemuan mingguan teknis untuk membahas rencana teknologi baru.
  • Rapat manajemen rutin.

• Sprint review setiap 2-3 hari.

Setiap panggilan dan rapat memiliki tujuan tertentu yang membantu tim tetap berada di halaman yang sama dan memahami kemajuan dan masalah satu sama lain. Namun, banyak hal yang dibahas dalam obrolan grup dan messenger untuk menghemat waktu.

• Ruang kerja umum. Pada awalnya, tim kami menggunakan dua ruang kerja Jira yang berbeda:
• UI dan ruang kerja tim frontend kami.
• Ruang kerja klien kami untuk mengelola tugas UI, backend, API, dan frontend.

Dengan pendekatan seperti itu, QA di sisi klien melaporkan bug UI, dan QA kami melaporkan bug front-end. Kemudian, kami pindah ke satu ruang kerja Jira, yang secara signifikan memfasilitasi proses manajemen proyek.

Takeaways

Misalkan Anda perlu menskalakan proyek Anda dengan cepat dan efisien tanpa membuang waktu untuk menemukan, mempekerjakan, dan melatih semua spesialis internal yang diperlukan. Dalam hal ini, model tim terdistribusi adalah salah satu opsi terbaik. Ini akan memberi Anda akses ke kumpulan bakat global dan memungkinkan Anda merekrut pengembang terampil dengan pengalaman kolaboratif yang mapan.

Dengan teknologi dan pendekatan modern untuk manajemen proyek, membangun dan mengatur alur kerja yang efisien adalah tujuan yang sepenuhnya dapat dicapai. Penggunaan alat canggih untuk komunikasi, kolaborasi, dan dokumentasi meminimalkan risiko dan menjadi dasar yang andal untuk kerja bersama yang transparan dan berorientasi pada hasil.

Jadi, yang harus Anda lakukan adalah menemukan tim yang dapat dipercaya dengan keahlian yang relevan dan melakukan yang terbaik untuk menyampaikan kepada mereka hasrat Anda terhadap produk yang akan Anda bangun.

oleh: Alexander Efremov (LinkedIn)