Cara mengirim fax dari gmail, komputer pc dan handphone

Diterbitkan: 2020-07-20

Faks tetap menjadi cara populer untuk mengirim dokumen pada tahun 2020 dan merupakan andalan di banyak organisasi perawatan kesehatan secara global. Faks lebih aman daripada email, belum lagi faks terenkripsi sesuai dengan standar HIPAA.

HIPAA, jika Anda tidak sadar, adalah singkatan dari Health Insurance Portability and Accountability Act. HIPAA membuatnya sehingga dokter dan rumah sakit tidak dapat berbagi informasi medis pasien melalui jalan yang tidak disetujui dan tidak aman. Namun, pengiriman faks sesuai dengan HIPAA dan disetujui.

Dengan layanan faks yang tepat, Anda dapat dengan aman mengirim dokumen apa pun dari titik A ke titik B dengan tetap menjaga kerahasiaan penuh. Selain itu, beberapa layanan faks modern beroperasi sepenuhnya secara online dan sangat nyaman digunakan.

Pada artikel ini, kami memberikan gambaran tentang cara mengirim faks dari Gmail, PC, atau ponsel. Prosesnya sangat cepat dan tidak memerlukan pengetahuan teknis khusus dari Anda. Juga, Anda dapat menghemat uang dengan menghindari mesin faks tradisional Anda.

Bagian 1: Cara Faks dari Komputer

Anda dapat mengirim faks dari komputer Anda dengan bantuan layanan faks online, Windows Fax and Scan, atau melalui mesin faks yang terhubung ke PC Anda. Kami tidak merekomendasikan dua opsi terakhir – mereka membutuhkan banyak konfigurasi dan tidak nyaman.

Namun, layanan faks internet nyaman digunakan dan tidak memerlukan konfigurasi. Anda dapat mulai mengirim faks dalam hitungan menit dan menghemat uang saat Anda melakukannya. Anda harus memilih layanan yang tepat, karena tidak semuanya dapat diandalkan atau dapat dipercaya.

1.1 CocoFax – Layanan Faks yang Handal dan Profesional

CocoFax adalah layanan faks internet yang populer dan tepercaya dengan kepatuhan HIPAA. Cocofax memiliki warisan yang baik dan merupakan layanan pilihan bagi banyak organisasi – termasuk rumah sakit – di seluruh dunia. Layanan ini telah disebutkan secara online oleh saluran media terkenal seperti Mashable, Forbes, dan LifeWire.

Penggunaan CocoFax gratis selama 30 hari, setelah itu Anda membayar biaya bulanan yang wajar, tergantung pada kebutuhan faks Anda. Ada 3 alasan mengapa kami merekomendasikan penggunaan CocoFax untuk kebutuhan faks Anda:

  • CocoFax menawarkan fitur-fitur canggih

CocoFax menawarkan lebih dari sekadar kemudahan mengirim faks dari komputer Anda. Layanan ini juga menyediakan banyak fitur yang tidak dapat ditawarkan oleh mesin faks tradisional. Beberapa di antaranya adalah faks 24/7, faks internasional, penyimpanan permanen, dukungan multi-format, kompatibilitas Office 365, dan porting nomor.

  • Layanan ini sangat aman dan pribadi

Tidak semua layanan faks internet menawarkan kepatuhan HIPAA, tetapi CocoFax melakukannya. Ini menggunakan teknologi enkripsi terbaru untuk melindungi faks Anda selama transmisi. Hanya pengirim dan penerima yang memiliki kunci yang diperlukan untuk menguraikan pesan. CocoFax cocok untuk komunikasi bisnis rahasia.

  • Ini menghemat waktu dan uang Anda

Layanan faks internet tidak mengharuskan Anda memiliki mesin faks atau menyewa saluran telepon. Sebagai gantinya, Anda hanya mengirim dokumen faks langsung dari server mereka, seperti cara Anda mengirim email. Anda tidak perlu membayar biaya yang mahal untuk memiliki dan mengoperasikan mesin faks atau saluran telepon.

1.2 Cara menggunakan CocoFax ke Faks dari Komputer Anda

Anda memerlukan langganan CocoFax untuk dapat mengirim faks dari komputer Anda. Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, gratis selama 30 hari. Berikut adalah petunjuk langkah demi langkah tentang cara mengirim faks dengan CocoFax dengan menggunakan browser web Anda:

Langkah 1: Mendaftar untuk paket CocoFax di situs web resmi. Anda tidak harus berkomitmen untuk membeli langsung.

 

Anda akan diminta untuk memilih nomor faks gratis sebagai bagian pertama dari proses pendaftaran.

Anda harus memberikan beberapa detail untuk formulir selanjutnya untuk tujuan identifikasi. Alamat email yang Anda daftarkan selama langkah ini adalah tempat Anda akan menerima pemberitahuan terkait faks.

Browser Anda akan dialihkan ke dasbor CocoFax secara otomatis segera setelah Anda selesai mendaftar.

Langkah 2: Dasbor CocoFax pada dasarnya adalah mesin faks virtual Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengirim faks baru dan membaca yang masuk. Ini juga melacak aktivitas faks Anda dan mengarsipkan faks masuk Anda.

Siap mengirim faks pertama Anda melalui CocoFax? Klik tombol "Faks Baru" di sudut dasbor. Ini akan menyebabkan jendela pembuatan faks muncul.

Langkah 3: Jendela "Kirim Faks" persis seperti jendela tempat Anda menulis email. Dan membuat faks sama seperti menulis email.

Di bawah ini adalah rincian yang dapat Anda isi saat mengirim faks:

  • Bidang "Kepada": Nomor faks penerima dimasukkan ke dalam bidang "ke". Anda dapat memberikan nomor lokal atau internasional.
  • “Subjek” (Opsional): Subjek bersifat opsional. Jika Anda memberikannya, itu akan dicetak di bagian atas dokumen yang Anda kirim.
  • Halaman sampul (Opsional): Halaman sampul adalah halaman pertama faks yang akan Anda kirim. Ini opsional, meskipun Anda dapat memilih untuk menyertakannya untuk konteks.
  • Lampiran: Lampiran adalah bagian yang penting – pada dasarnya adalah dokumen yang ingin Anda faks. Anda dapat memindai dan mengunggah dokumen apa pun. Format yang didukung termasuk Doc, Xls, Png, dan Pdf.

Langkah 4: Klik tombol “Kirim” setelah faks Anda dibuat dan semua dokumen dilampirkan. Anda dapat mengirim faks beberapa dokumen sekaligus.

Setelah faks dikirim, Anda akan menerima pesan konfirmasi di dasbor. Anda juga akan menerima pemberitahuan di alamat email yang Anda berikan.

Terkadang, faks mungkin gagal. Ini karena nomor yang dimasukkan salah atau masalah dengan mesin penerima, lebih sering daripada tidak. Anda dapat mencoba lagi jika itu masalahnya.

CocoFax juga memungkinkan Anda mengirim faks dari komputer Anda melalui cara lain:

  • Anda dapat mengirim faks dari dalam aplikasi Office 365 seperti MS Word dengan add-on CocoFax.
  • Anda dapat mengirim faks dari Google Drive dengan add-on CocoFax.

1.3 Cara Menerima Faks tanpa Mesin Faks

Dimungkinkan untuk menerima faks tanpa mesin faks, sama seperti Anda dapat mengirim faks tanpa mesin faks. Anda hanya perlu berlangganan layanan faks internet seperti CocoFax.

Jika Anda memiliki nomor faks dan berlangganan CocoFax, Anda akan menerima semua faks masuk di dasbor Anda. CocoFax secara otomatis menerjemahkan faks masuk ke dalam format elektronik dan meneruskannya ke dasbor. Anda tidak memerlukan mesin faks atau printer.

Apakah ada dokumen yang dilampirkan ke faks? Mereka akan diterjemahkan ke dalam format PDF. Anda dapat menyimpan dokumen-dokumen ini di PC Anda atau mencetaknya.

Perlu diketahui bahwa Anda memerlukan nomor faks untuk dapat menerima faks masuk, meskipun tidak apa-apa untuk tidak memiliki mesin faks.

Bagian 2: Cara Mengirim dan Menerima Faks melalui Gmail

Secara tradisional, mengirim email selalu lebih nyaman daripada mengirim faks. Berkat teknologi modern, Anda dapat menggabungkan kenyamanan email dengan faks. Dimungkinkan untuk mengirim dan menerima faks melalui layanan populer seperti Gmail.

CocoFax adalah solusi faks multi-platform. Menawarkan fitur email ke faks. Ada beberapa keuntungan menggunakan klien email untuk kebutuhan faks Anda:

  • Mengirim faks dari Gmail sangat sederhana. Yang harus Anda lakukan adalah menulis email, melampirkan beberapa file, dan mengirim email ke nomor penerima, diikuti dengan “@cocofax.com”.
  • Anda menerima pemberitahuan terkait faks dengan mudah di kotak masuk email Anda.
  • Anda dapat memeriksa faks baru semudah memeriksa email baru.
  • Anda tidak perlu masuk ke akun CocoFax Anda sepanjang waktu untuk mengirim faks.

2.1 Cara Mengirim Faks dari Gmail

Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara mengirim faks dari Gmail, berikut adalah langkah-langkah yang harus diikuti:

Langkah 1: Anda harus mendaftar untuk akun dan langganan CocoFax. Ini gratis selama sebulan.

Selama pendaftaran, Anda akan diminta untuk mengisi formulir sebagai bagian dari proses. Daftarkan ID Gmail yang ingin Anda gunakan untuk mengirim faks pada langkah ini. CocoFax akan memungkinkan Anda untuk mengirim dan menerima faks dari alamat ini.

Langkah 2: Masuk ke akun Gmail untuk mulai mengirim faks. Anda dapat menggunakan browser web atau aplikasi Gmail, apa pun yang paling sesuai untuk Anda.

Langkah 3: Mengirim faks dari Gmail sama seperti menulis email. Anda mengirim email ke server CocoFax, yang menerjemahkannya ke dalam format faks dan meneruskannya ke penerima atas nama Anda.

Pilih opsi "Tulis Email Baru" dan lanjutkan untuk mengisi detail yang diperlukan:

  • "Kepada": Bidang "Kepada" adalah tempat Anda biasanya mengetikkan alamat email penerima. Untuk tujuan kami, Anda akan mengetikkan nomor faks penerima diikuti dengan “@cocofax.net”. Misalnya, jika nomor faks mereka adalah 98765, masukkan “[email protected]”.
  • “Subjek” (Opsional): Subjek muncul sebagai catatan di bagian atas halaman faks.
  • Badan Email (Opsional): Halaman pertama faks – juga disebut halaman sampul – adalah badan email. Ini opsional.
  • File faks: Anda dapat melampirkan file apa pun ke email. Ini adalah dokumen faks utama yang Anda kirim. Anda dapat melampirkan banyak file sekaligus dalam format apa pun yang didukung.

Langkah 4: Klik tombol "Kirim" saat Anda siap. Selamat, Anda telah berhasil mengirim faks dari Gmail!

Seperti halnya mengirim faks dari dasbor, Anda akan menerima konfirmasi jika faks telah dikirim. Jika ada masalah, Anda juga akan diberi tahu.

2.2 Cara Menerima Faks ke Gmail

Bagaimana cara Anda menerima faks dari Gmail? Anda memerlukan layanan faks internet yang mendukung faks ke email, seperti CocoFax. Dengan CocoFax, semua faks masuk diterjemahkan ke dalam format email dan diteruskan ke kotak masuk email Anda.

Jika dokumen sedang difaks, mereka akan diubah menjadi format PDF dan dilampirkan ke email juga. Harap diingat bahwa Anda memerlukan nomor faks untuk dapat menerima faks, meskipun Anda tidak memerlukan mesin faks atau saluran telepon.

Bagian 3: Cara Faks dari Ponsel

Terakhir, Anda juga dapat mengirim faks dari ponsel Anda. Ini mungkin pilihan yang paling nyaman, mengingat Anda dapat menggunakan ponsel dari mana saja. Anda harus berlangganan layanan faks internet seperti CocoFax untuk dapat mengirim faks dari perangkat seluler Anda.

Jika Anda memiliki langganan layanan faks internet, ada tiga cara bagi Anda untuk mengirim atau menerima faks:

  1. Kirim faks dari browser ponsel Anda

Sama seperti menggunakan browser web komputer, Anda dapat menggunakan browser web ponsel Anda untuk mengirim faks. Masuk ke dasbor CocoFax untuk membuat faks dan mengirimkannya dalam sekejap. Langkah-langkah yang disebutkan di Bagian 1 juga berlaku untuk browser ponsel.

  1. Gunakan klien email seperti Gmail untuk mengirim faks dari ponsel Anda

Anda dapat menggunakan klien email seperti Gmail untuk mengirim faks dari ponsel, dari dalam browser web, atau melalui aplikasi Gmail. Lihat langkah-langkah yang disebutkan di Bagian 2 untuk instruksi tentang caranya.  

  1. Unduh aplikasi faks ponsel khusus

Beberapa penyedia faks internet seperti CocoFax juga dilengkapi dengan aplikasi telepon seluler khusus. Anda dapat mengunduh aplikasi faks ini di iOS atau Android untuk mengirim faks dengan mudah dari ponsel Anda.

Bagian 4: FAQ

  1. Dapatkah saya mengirim faks dari Gmail secara gratis?

Ya, Anda dapat menggunakan CocoFax untuk mengirim faks dari Gmail secara gratis. Layanan ini dilengkapi dengan uji coba gratis 30 hari. Anda harus membayar biaya bulanan yang wajar setelah uji coba selesai.

  1. Bisakah saya mengirim faks ke akun Gmail secara langsung?

Anda tidak dapat mengirim faks ke akun Gmail secara langsung. Ini karena faks menggunakan teknologi telepon sementara klien email seperti Gmail menggunakan teknologi digital. Kedua teknologi tidak kompatibel satu sama lain. Faks masuk dikirim ke nomor telepon, bukan alamat email.

  1. Apakah ada alternatif untuk menggunakan layanan faks online untuk mengirim faks dari Gmail?

Beberapa server faks tingkat perusahaan dapat mengirim email ke mesin faks secara langsung, tetapi sulit diatur, belum lagi mahal perawatannya. Anda mungkin perlu mempekerjakan seluruh tim untuk itu. Lebih nyaman menggunakan layanan faks internet.

Kesimpulan

Singkatnya, Anda dapat menerima dan mengirim faks melalui akun Gmail, komputer, atau ponsel Anda. Yang Anda butuhkan hanyalah berlangganan layanan faks internet seperti CocoFax dan koneksi internet. Ini cepat, aman, dan mudah. Ada metode alternatif, tetapi tidak berhasil juga.

Punya pemikiran tentang ini? Beri tahu kami di bawah di komentar atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.

Rekomendasi Editor:

  • Faks Gmail – cara mengirim faks dari Google dan Gmail
  • 5 perangkat lunak faks terbaik untuk Windows 10/8/7
  • Anda dapat membantu memastikan bahwa faks online Anda benar-benar aman
  • 3 manfaat menggunakan nomor faks virtual