Bagaimana cara menyimpan data bisnis kecil dengan cara yang benar

Menyimpan data adalah aspek penting dalam menjalankan bisnis kecil. Semua pemilik usaha kecil tahu tentang bahaya pelanggaran data.

Jadi apa yang kamu lakukan? Bagaimana tepatnya pemilik usaha kecil melindungi data usaha kecil mereka?

Cara terbaik adalah menemukan solusi penyimpanan data yang efektif. Anda menginginkan tempat untuk menyimpan file Anda yang dapat Anda akses dari mana saja. Anda menginginkan layanan yang dapat memberikan keamanan untuk file Anda.

Panduan untuk Menyimpan Data Usaha Kecil

Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah mencari tahu lebih banyak tentang pencadangan dan pemulihan data. Setelah Anda memiliki solusi untuk pemulihan data bisnis kecil, kini Anda dapat beralih ke menemukan opsi terbaik untuk menyimpan data.

Inilah yang harus Anda pertimbangkan:

Gambar: KnowTechie

1. Hard Drive Eksternal

Langkah pertama adalah berinvestasi dalam hard drive eksternal untuk semua karyawan Anda. Anda harus meminta karyawan Anda untuk mencadangkan file mereka di hard drive ini. Hard drive eksternal ini harus tetap berada di meja karyawan. Anda dapat berinvestasi dalam hard drive yang dapat berkisar dari 4 terabyte hingga 6 terabyte dengan harga yang terjangkau.

Mintalah karyawan Anda untuk memberikan konfirmasi rutin kapan terakhir kali mereka mencadangkan file mereka ke hard drive eksternal ini. Hard drive eksternal juga harus dilindungi kata sandi. Ini memastikan bahwa file tidak dapat diakses jika hard drive dicuri atau hilang.

2. Flash disk

Anda juga harus berinvestasi dalam USB flash drive untuk setiap karyawan. Karena flash drive dapat menyimpan data dalam jumlah yang lebih kecil, karyawan Anda harus menggunakannya untuk menyimpan data penting yang tidak dapat diganti atau direplikasi.

Sekali lagi, USB flash drive juga harus dilindungi kata sandi dan disimpan di kantor. Kata sandi untuk flash drive hanya boleh diketahui oleh masing-masing karyawan dan administrator atau penyelia mana pun.

3. Penyimpanan Tradisional

Meskipun mungkin tampak kuno, masih ada tempat untuk menyimpan data Anda di CD dan DVD. Jika komputer Anda memiliki kemungkinan untuk menggunakan CD/DVD, maka Anda mungkin ingin menyimpan beberapa file di CD/DVD.

Anda dapat menggunakan CD/DVD dengan cara yang sama seperti menggunakan USB flash drive. Gunakan mereka untuk menyimpan file mendesak yang tidak dapat dengan mudah diganti. Jika karyawan Anda harus berbagi file dengan karyawan lain, mereka dapat menggunakan CD/DVD sebagai salah satu bentuk penyimpanan untuk berbagi file.

4. Aplikasi Pemantauan

Ada aplikasi pemantauan seperti Prey Project yang dapat mengakses komputer dari jarak jauh. Ini biasanya dilakukan jika komputer dicuri/hilang. Anda dapat menggunakannya untuk segera mencadangkan file ke layanan penyimpanan cloud.

Kemudian, setelah file dicadangkan, Anda dapat menghapusnya dari jarak jauh dari komputer. Terutama jika staf Anda dapat bekerja dari jarak jauh menggunakan laptop, kami sarankan Anda meminta mereka untuk menginstal layanan seperti Prey Project.

5. Penyimpanan awan

Terakhir, opsi terakhir adalah menggunakan penyimpanan cloud. File-file ini disimpan di cloud dan dapat diakses dari jarak jauh – dari dalam kantor dan di luar kantor.

Penyimpanan cloud seringkali gratis, dengan ruang penyimpanan tambahan tersedia dengan biaya berlangganan. Anda dapat menyimpan file data bisnis Anda di beberapa layanan penyimpanan cloud. Layanan ini juga akan meningkatkan keamanan, sehingga mempersulit peretas untuk menemukan data Anda. Anda dapat (dan harus) juga melindungi file Anda dengan kata sandi.

Beberapa layanan penyimpanan cloud juga memungkinkan Anda membuat file seperti dokumen, presentasi, dan spreadsheet.

Jadi opsi penyimpanan cloud mana yang harus Anda pertimbangkan?

Mari kita lihat beberapa:

google Drive

Google Drive memberi Anda penyimpanan data 15 gigabyte secara gratis. Anda dapat mengatur file Anda di folder yang berbeda. Anda juga dapat membuat dokumen, spreadsheet, dan presentasi menggunakan Google Drive.

Anda dapat meningkatkan ke lebih banyak ruang penyimpanan dengan biaya berlangganan. Anda dapat berbagi akses ke file individual Anda. Misalnya, Anda dapat memberikan akses ke neraca di Google Drive kepada pemegang buku Anda. Anda dan pemegang buku kemudian dapat mengedit file ini kapan saja.

Anda juga dapat memilih untuk membatasi file tertentu sehingga hanya dapat diakses oleh anggota staf tertentu. Atau Anda dapat membuat beberapa file terbuka untuk umum (seperti e-book gratis yang ditawarkan perusahaan Anda). File dari Google Drive dapat diakses dari jarak jauh dan dapat diunduh ke komputer kapan saja.

Kotak

Box adalah opsi penyimpanan cloud yang populer untuk bisnis. Ini adalah layanan berbayar yang menawarkan banyak fitur hebat. Ini termasuk enkripsi tingkat tinggi untuk file Anda. Ini juga mencakup berbagi file dengan mudah di antara staf Anda.

Anda dapat menyinkronkan file offline Anda ke "kotak" Anda. Anda juga dapat menggunakan Microsoft Office 365 untuk membuat dokumen, spreadsheet, dan presentasi. Box juga memiliki dukungan teknis tingkat tinggi untuk membantu bisnis Anda dengan penyimpanan data.

Hanya dengan $10 per bulan, Anda dapat memiliki penyimpanan sebesar 100 gigabyte.

kotak drop

Ini adalah opsi penyimpanan populer lainnya yang memberi Anda 2 gigabyte gratis. Anda dapat meningkatkan ke 5 terabyte seharga $15 per bulan.

DropBox memungkinkan Anda berbagi file dengan mudah dengan staf Anda. Jika Anda memiliki file yang ingin diakses klien Anda (tanpa mengeditnya), Anda juga memiliki opsi itu. DropBox juga memungkinkan Anda membuat file dari awal karena memiliki pembuat dokumen, spreadsheet, dan presentasi asli.

DropBox juga memungkinkan Anda untuk melindungi file dengan kata sandi, sehingga lebih sulit untuk diakses oleh peretas.

Microsoft OneDrive

Ini adalah opsi bagus lainnya untuk penyimpanan cloud. Anda menerima 5 gigabyte gratis. Anda juga dapat meningkatkan ke 6 terabyte seharga $9,99 per bulan. Ini mungkin pilihan yang bagus untuk dipasang untuk setiap karyawan. Ini bisa menjadi pelengkap yang bagus untuk hard drive eksternal yang mereka simpan di meja mereka.

Microsoft OneDrive memiliki fitur sinkronisasi silang dan memudahkan pencarian untuk menemukan file Anda. Ada banyak aplikasi pihak ketiga yang dapat bekerja dengan layanan penyimpanan cloud.

Jaga Data Anda Aman

Sekarang setelah Anda mengetahui cara menyimpan data bisnis kecil Anda, Anda dapat memastikan bahwa data tersebut selalu aman. Kami menyarankan untuk menggunakan semua opsi yang disebutkan dalam panduan ini sehingga Anda tidak perlu khawatir tentang penyimpanan data.

Pastikan untuk membaca lebih banyak konten hebat tentang teknologi di situs web kami.

Punya pemikiran tentang ini? Beri tahu kami di bawah di komentar atau bawa diskusi ke Twitter atau Facebook kami.

Rekomendasi Editor:

• Bagaimana menjaga database Anda aman dari peretas
• TikTok diekspos karena mengumpulkan data perangkat unik dari pengguna Android selama hampir 15 bulan
• Pedoman penting untuk mengatur dan mencari data meta pada tahun 2020
• Di mana aplikasi Android menyimpan data?