Cara Memangkas SaaS Bloat untuk Pendekatan Lean IT

SaaS terus mendapatkan popularitas selama dua dekade, menjadikan model lisensi abadi untuk perangkat lunak yang dapat diunduh menjadi usang karena fitur-fiturnya yang terintegrasi dan berbasis cloud, dapat diterapkan pada bisnis dari semua ukuran dan jenis. Namun, memberikan visibilitas menyeluruh terhadap infrastruktur teknologi bagi perusahaan mana pun dapat menjadi sebuah tantangan.

Meskipun alat SaaS tersedia untuk hampir semua aset organisasi dan menjanjikan peningkatan efisiensi alur kerja, tanpa struktur dan kerangka kerja manajemen yang tepat, pengulangan, tumpang tindih yang tidak perlu, dan otorisasi yang terfragmentasi dapat memperbesar pembengkakan perangkat lunak. Pelajari lebih dalam untuk memahami dinamika di balik pembengkakan SaaS dan strategi untuk memitigasinya, yang bertujuan untuk menghasilkan fungsi TI yang lebih ramping dan efisien.

Memahami SaaS Bloat dan Tantangannya

Penggembungan perangkat lunak, dalam bentuknya yang paling sederhana, terjadi ketika penginstalan program komputer secara berturut-turut menjadi terasa lebih lambat, menghabiskan lebih banyak memori, ruang disk, dan daya komputasi. Di era yang berpusat pada cloud, masalah ini semakin besar, tidak hanya dalam satu sistem, namun juga di seluruh perusahaan, dengan semakin banyaknya aplikasi SaaS yang menghabiskan sumber daya. Pada perkiraan tahun 2022, 58% pengeluaran perangkat lunak aplikasi dialokasikan untuk solusi cloud, dan diproyeksikan akan meningkat menjadi 66% pada tahun 2025. Tren ini didorong oleh kemudahan perolehan, penerapan, dan penggunaan aplikasi SaaS.

Meskipun peningkatan efisiensi merupakan suatu keuntungan, kesederhanaan pengadaan SaaS menghadirkan berbagai tantangan bagi TI. Bukti proliferasi SaaS adalah unit bisnis yang tidak terkait dengan TI kini mengendalikan lebih dari separuh sistem perusahaan. Shadow IT sering kali merupakan bagian penting dari portofolio SaaS bisnis standar. Akibatnya, para eksekutif TI mungkin kesulitan mengatur pengeluaran SaaS, karena tidak dapat dengan mudah mengidentifikasi peluang pemotongan biaya. Dampak dari kurangnya visibilitas dan pemahaman ini sangat besar bagi semua ukuran organisasi. Penelitian menunjukkan bahwa rata-rata organisasi menggunakan kurang dari 50% langganan aplikasinya secara konsisten, sehingga menghasilkan banyak pemborosan.

Bagaimana Meminimalkan Penggembungan SaaS? Tips Praktis untuk Manajer TI

Penting untuk menyadari bahwa biaya sebuah alat tidak hanya mencakup biaya lisensi, tetapi juga mencakup biaya pelatihan, penyesuaian, gangguan selama transisi ke sistem baru, dan sumber daya secara keseluruhan, yang semuanya dapat menghabiskan sumber daya tim. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengurangi pembengkakan SaaS melalui langkah-langkah seperti:

1. Melakukan Audit Reguler: Pemimpin TI harus melakukan audit perangkat lunak rutin untuk mengidentifikasi dan menilai efektivitas penggunaan semua aplikasi SaaS di seluruh perusahaan. Mengumpulkan data tentang adopsi perangkat lunak, penggunaan, dan umpan balik pengguna akan membantu menentukan alat mana yang benar-benar menambah nilai dan mana yang mubazir atau kurang dimanfaatkan. Evaluasi ini membantu dalam mengambil keputusan yang tepat mengenai pemeliharaan, pengurangan, atau pembatalan izin.
2. Memahami Pola Penggunaan: Manajer TI harus menyediakan fitur yang tepat kepada kelompok karyawan yang paling sesuai dan menetapkan kebutuhan aktual serta frekuensi penggunaan dalam kelompok tersebut. Pendekatan ini membantu bisnis dalam menegosiasikan harga dengan lebih efektif.
3. Mengklasifikasikan Kembung Teknologi Berdasarkan Risiko: Menyederhanakan lingkungan teknologi dan meminimalkan kelebihan melibatkan tiga tahapan mendasar dalam evaluasi risiko: kritis, perlu, dan berpotensi tinggi.
4. Menerapkan Proses Otorisasi SaaS: Untuk mencegah kelebihan SaaS, terutama di tim yang lebih besar atau jarak jauh, terapkan mekanisme otorisasi yang kuat. Pastikan ada langkah dan prosedur yang jelas untuk mencatat persetujuan dan penolakan.
5. Melakukan Tinjauan Reguler dan Audit Vendor: Menilai penyedia dan kontrak SaaS saat ini secara berkala memastikan mereka selaras dengan persyaratan organisasi, membantu mengidentifikasi pembengkakan sebelum membebani organisasi Anda.

Mengapa Mengontrol SaaS Bloat Sangat Penting di tahun 2024

Ketika perusahaan mulai menerapkan digitalisasi, aplikasi SaaS yang tidak digunakan telah muncul sebagai masalah yang signifikan, sebuah kelanjutan dari era pandemi, yang menyaksikan adopsi teknologi yang dipercepat dan seringkali tidak direncanakan. Ketika pembengkakan SaaS melampaui ambang batas tertentu, hal ini dapat menyebabkan pengeluaran TI yang tidak perlu, peningkatan risiko keamanan, dan kemungkinan penguncian vendor.

• Pengeluaran TI yang tidak perlu : Pengeluaran berlebihan untuk aplikasi SaaS dapat menyebabkan pembengkakan anggaran dan kesulitan keuangan bagi suatu organisasi. Penting untuk mempertimbangkan dampak dari hal ini terhadap cetak biru transformasi digital dan alokasi sumber daya organisasi Anda.
• Peningkatan risiko keamanan : Jika Anda gagal mengendalikan proliferasi SaaS, penggunaan aplikasi bayangan oleh bisnis Anda kemungkinan besar akan meningkat. Aplikasi yang tidak sah ini mungkin tidak memenuhi norma keamanan dan kepatuhan organisasi, sehingga meningkatkan kerentanan Anda terhadap pelanggaran data.
• Kemungkinan vendor lock-in : Organisasi sering memperbarui dan mengikat diri mereka ke dalam perjanjian yang diperpanjang dengan vendor yang, sayangnya, memberikan nilai yang tidak memadai. Hal ini menyulitkan peralihan ke solusi yang layak secara ekonomi meskipun masalahnya sudah teridentifikasi.

Singkatnya: Memangkas Penggembungan SaaS

Platform SaaS berbasis cloud, yang menjadi dasar sebagian besar kerangka teknologi saat ini, menawarkan keuntungan besar dibandingkan model perangkat lunak lisensi abadi yang diterima secara tradisional. Namun, tanpa ketekunan, Anda mungkin mengumpulkan lisensi berlebih, beberapa di antaranya mungkin tidak diperlukan atau berlebihan, bahkan berakhir dengan lingkungan SaaS yang penuh dengan aplikasi bayangan dan lisensi tidak sah. Lima langkah yang dibahas akan membantu mengatasi pembengkakan perangkat lunak, menjadikan lingkungan TI Anda lebih ramping, lebih efisien, dan hemat biaya. Selain itu, secara aktif menghindari pembelian produk perangkat lunak yang tidak sesuai—yang tidak memiliki integrasi yang memadai, fitur yang tidak perlu, atau antarmuka pengguna yang rumit—sangat penting untuk mencegah dan mencegah pembengkakan SaaS menjadi sebuah beban.

Jelajahi kerangka kerja penghematan biaya cloud kami untuk CIO untuk mendapatkan saran lebih lanjut dalam mengurangi pembengkakan biaya.

Artikel Terkait Lainnya:

Akuntansi SaaS: Manfaat dan Praktik Terbaik untuk Tim Keuangan

Thalapathy Vijay dan Anirudh Ravichander Membakar Panggung dengan Nomor Tarian Upbeat di Promo Leo Song Naa Ready

Alat Utama Teratas yang Anda Butuhkan untuk Memulai Bisnis SaaS Anda

4 Manfaat Akuntansi Outsourcing untuk Startup SaaS