Cara Kerja Perekaman Panggilan VoIP

Saat Anda sedang bertelepon dengan kolega atau klien, kemungkinan besar Anda akan membuat catatan untuk mengingat poin-poin penting dari percakapan tersebut. Namun terkadang, pencatatan menjadi gangguan tersendiri atau Anda tidak dapat mengikutinya. Di situlah perekaman panggilan VoIP bisnis masuk. Teknologi ini memungkinkan Anda merekam kedua sisi percakapan telepon dengan andal.

Pada artikel ini, kami akan membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang perekaman telepon VoIP di bagian berikut:

• Apa itu Perekaman Panggilan VoIP & Bagaimana Cara Kerjanya?
• Berbagai Jenis Rekaman Panggilan VoIP
• Manfaat Rekaman Panggilan VoIP
• Legalitas Rekaman Panggilan VoIP
• Penyedia Rekaman Panggilan VoIP Teratas

Apa itu Perekaman Panggilan VoIP & Bagaimana Cara Kerjanya?

Rekaman panggilan VoIP adalah cara aman untuk merekam file audio percakapan telepon di cloud. Baik panggilan masuk dan panggilan keluar dapat direkam. Setelah panggilan direkam, Anda dapat kembali dan memutarnya sesering yang Anda mau. Percakapan Anda harus tersedia untuk diputar segera setelah Anda mengakhiri sesi perekaman. Karena disimpan ke cloud, itu akan selalu mudah ditemukan. Ini adalah proses yang sederhana bagi pengguna tetapi memiliki teknologi canggih untuk mendukungnya.

Panggilan dapat direkam menggunakan beberapa metode berbeda:

• Mulai merekam secara real-time dengan mengaktifkan tombol rekam (biasanya dengan menekan tombol * dan nomor preset) sebelum atau selama panggilan. Perekaman juga dapat dijeda dengan cara ini.
• Panggilan juga dapat direkam dengan teknik yang disebut "lihat ke belakang", di mana seluruh panggilan direkam, bahkan jika perintah perekaman dikirim setelah panggilan dimulai.

Setelah fungsi rekam panggilan diaktifkan, semua data masuk dan keluar ditangkap dan diubah menjadi file data suara. Perangkat lunak Anda kemungkinan akan secara otomatis mengkategorikan data ke dalam format data tertentu, seperti .WAV. Namun, panggilan dapat direkam dalam format yang berbeda, dan biasanya dikonversi dari satu format ke format lainnya dengan mudah. Mereka juga dapat ditandai dengan informasi penting. Selain itu, beberapa informasi secara otomatis ditandai, seperti nomor telepon dan waktu panggilan.

Berbagai Jenis Rekaman Panggilan VoIP

Ada tiga jenis utama perekaman panggilan VoIP:

1. Rekaman yang Dihosting
2. Perekaman Berbasis Perangkat Lunak
3. Perekaman Perangkat Keras/Peralatan

Rekaman yang Di-host — Dalam solusi yang di-host, perangkat keras perekaman dan server perekaman semuanya ada di situs penyedia. Beberapa penyedia yang dihosting mengizinkan 1GB atau sejumlah ruang perekaman lainnya secara gratis, sementara yang lain menawarkan perekaman hanya sebagai langganan berbayar.

Perekaman Berbasis Perangkat Lunak — Dalam perekaman berbasis perangkat lunak, perangkat lunak perekaman ada di komputer atau server Anda. Software dapat digunakan untuk merekam panggilan tidak hanya melalui telepon, tetapi juga untuk aplikasi softphone di iOS atau Android, Skype, Google Talk, Google Hangouts, dan lainnya. Perangkat lunak ini bekerja dengan merekam suara apa pun yang masuk melalui kartu suara komputer Anda.

Perangkat lunak harus diatur, baik melalui atau di dalam perangkat lunak itu sendiri. Merekam catatan perangkat lunak pada sumbernya, tetapi secara teknis, ada dua (atau lebih) sumber. Misalnya, panggilan telepon atau Skype memiliki banyak orang yang berbicara, artinya masing-masing adalah sumber. Perangkat lunak harus memilih sumber, atau memilih kedua sumber, juga dikenal sebagai saluran.

Tergantung pada opsinya, kedua saluran dapat dipisahkan menjadi kiri dan kanan yang terpisah. Parameter perangkat lunak dapat diatur untuk menghilangkan keheningan dalam percakapan juga. Anda juga dapat memilih format dan kualitas file akhir.

Semakin besar kualitasnya, semakin banyak ruang yang akan digunakan. Panggilan dapat direkam dalam satu saluran, atau dipisahkan menjadi beberapa saluran. Umumnya, suara direkam dalam mono, artinya hanya satu speaker, bukan stereo. Stereo akan membutuhkan memori dua kali lebih banyak.

Perekaman Perangkat Keras/Peralatan — Dalam rekaman berbasis alat, perangkat, biasanya alat yang dipasang di rak, ditempatkan di antara peralatan VoIP. Perangkat terhubung ke internet dan ke peralatan lain yang dipasang di rak melalui kabel LAN. Itu melakukan apa yang disebut "port sniffing," yang berarti membaca dan menafsirkan data yang ditransfer melalui port jaringan tertentu. Panggilan VoIP hanya melintasi firewall pada port tertentu untuk tujuan keamanan.

Alat mengendus port untuk data VoIP dan merekamnya. Perangkat peralatan bisa berukuran kecil, atau cukup besar untuk memantau ratusan ekstensi sekaligus. Alih-alih memiliki hard drive internal, peralatan terhubung ke database server yang merekam panggilan online.

Manfaat Rekaman Panggilan VoIP

Merekam panggilan telepon Anda menawarkan sejumlah manfaat bagi tim Anda. Berikut adalah beberapa keuntungan yang dapat Anda harapkan dari penerapan sistem telepon VoIP.

Meningkatkan kualitas dukungan pelanggan — Bisnis sering merekam panggilan untuk jaminan kualitas dukungan pelanggan. Manajer dapat meninjau panggilan ini untuk memastikan perwakilan dukungan pelanggan mengambil bagian dalam percakapan yang produktif. Dengan begitu, manajer dapat menunjukkan dengan tepat aspek proses yang harus diselesaikan. Karena panggilan direkam dan disimpan secara otomatis di cloud, Anda selalu dapat merujuk kembali ke panggilan yang direkam untuk penggunaan di masa mendatang jika diperlukan.

Tingkatkan kinerja karyawan — Saat merekam panggilan telepon untuk tujuan layanan pelanggan, Anda akan mendapat manfaat tambahan karena dapat mengawasi kinerja individu. Rekaman ini dapat digunakan untuk tujuan pelatihan. Manajer dapat menggunakan rekaman ini untuk menunjukkan di mana keunggulan agen dan di mana mereka memiliki ruang untuk perbaikan.

Identifikasi area masalah — Saat Anda merekam panggilan telepon, Anda akan dapat mengidentifikasi berbagai tren dan pola. Seperti yang dinyatakan Ring Blaze , Anda dapat melihat bagaimana pelanggan merespons frasa atau gaya komunikasi tertentu. Jika pelanggan Anda merespons dengan buruk item tertentu dalam skrip penjualan Anda, Anda dapat memanfaatkan wawasan itu untuk mengubahnya sesuai kebutuhan.

Simpan catatan panggilan — Panggilan Anda merupakan kekayaan pengetahuan bagi agen Anda. Karena panggilan VoIP yang direkam disimpan di cloud, agen Anda dapat menghubungi mereka kembali kapan saja. Dengan begitu, mereka dapat merujuk kembali ke detail penting yang dibahas dalam panggilan awal. Itu dapat memungkinkan agen untuk menyisir detail tersebut untuk menambahkan tingkat personalisasi ke panggilan, menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik.

Penyelesaian sengketa — Pencatatan dapat membantu Anda menyelesaikan potensi perselisihan antara pelanggan dan agen Anda. Anda dapat merujuk kembali ke panggilan yang dimaksud dan melihat apa yang terjadi untuk sampai ke akar masalah. Pada gilirannya, seperti yang dinyatakan oleh BDM Voice , Anda dapat melihat bagaimana agen Anda menangani panggilan sulit dengan pelanggan mereka dan memberi mereka pelatihan tambahan jika diperlukan.

Legalitas Rekaman Panggilan VoIP

Merekam panggilan melayani tujuan bisnis yang berharga, selama protokol tertentu diikuti. Seperti yang kami laporkan sebelumnya , Undang-Undang Perlindungan Elektronik Federal menguraikan peraturan seputar menginformasikan dan memperoleh persetujuan untuk merekam percakapan yang terjadi antara dua pihak atau lebih di telepon.

Undang-Undang Penyadapan Federal tahun 1968 melarang perekaman panggilan tanpa sepengetahuan dan persetujuan kedua belah pihak. Namun, penting untuk diketahui bahwa perekaman panggilan VoIP berbeda dari penyadapan tradisional atau metode perekaman lainnya. Fakta bahwa panggilan dipecah menjadi beberapa paket dan dikirim melalui internet berarti panggilan tersebut tidak dapat direkam menggunakan metode yang sama dengan yang digunakan untuk telepon analog.

Karena itu, ada pengecualian untuk telepon bisnis. Namun penting untuk diingat bahwa sebagian besar panggilan telepon bisnis akan secara otomatis memberi tahu Anda jika panggilan tersebut direkam untuk tujuan bisnis.

Penyedia Rekaman Panggilan VoIP Teratas

Berikut adalah beberapa platform perangkat lunak perekaman panggilan teratas di pasar, dirinci berdasarkan fitur, pro dan kontra, dan banyak lagi.

PanggilanRel

CallRail adalah perangkat lunak pelacakan panggilan masuk yang menawarkan fitur perekaman panggilan yang solid. Perangkat lunak ini dirancang untuk memberi pemasar visibilitas lengkap ke prospek masuk yang berkualitas. Dengan begitu, kesuksesan dapat didorong dan pertumbuhan dapat dipertahankan.

Fitur perekaman CallRail dapat membantu Anda melatih staf Anda dan memenuhi syarat prospek. Setiap rekaman tersedia untuk ditinjau di log panggilan Anda dan pemberitahuan email setelah panggilan Anda selesai.

Anda juga dapat tetap mematuhi semua peraturan lokal, negara bagian, dan federal dengan menyiapkan pengumuman pra-panggilan yang memberi tahu penelepon bahwa percakapan akan direkam. Fitur ini juga bekerja bersama-sama dengan fitur Kecerdasan Percakapan CallRail yang akan menganalisis, mengatur, dan menilai prospek Anda.

Pro dan Kontra CallRail

Berikut adalah beberapa pro dan kontra dari halaman GetVoIP CallRail

Apa yang Dikonversi

WhatConverts adalah perangkat lunak pelacak panggilan yang secara instan mengungkapkan kampanye pemasaran yang memberikan prospek berkualitas. Anda dapat mempelajari detail tersebut untuk melihat siapa prospek Anda dan di mana mereka berada. Prospek akan secara otomatis diatur dan memenuhi syarat.

Platform ini memungkinkan Anda untuk menyelam lebih dalam ke prospek Anda dengan perekam panggilan mereka. WhatConverts menawarkan dasbor yang memungkinkan Anda memilih nomor telepon mana yang ingin Anda rekam. Platform ini juga menawarkan pelacakan yang sesuai dengan HIPPA tanpa biaya tambahan.

Apa yang Mengkonversi Pro dan Kontra

Berikut adalah beberapa pro dan kontra dari halaman GetVoIP WhatConverts

Twilio

Twilio memungkinkan telepon, VoIP, dan pengiriman pesan di berbagai platform. Ini adalah platform komunikasi cloud yang mendukung lebih dari 28 miliar panggilan dan pesan per tahun. Perangkat lunak ini menawarkan klien besar seperti Uber, Airbnb, dan Twitter.

Twilio juga menawarkan solusi perekaman panggilan yang dapat diprogram. Anda dapat merekam, menyimpan, menyalin, dan mengambil panggilan suara Anda dari cloud. Twilio menyediakan fitur canggih untuk perekaman, seperti perekaman saluran ganda, kontrol perekaman, dan enkripsi kunci publik.

Kelebihan dan Kekurangan Twilio

Berikut adalah beberapa pro dan kontra dari halaman GetVoIP Twilio

TeleponWagon

PhoneWagon menggabungkan pelacakan panggilan dengan sistem telepon bisnis modern untuk membantu pengguna mendapatkan hasil maksimal dari panggilan masuk dan keluar mereka. Alat ini melacak panggilan dan SMS dari kampanye pemasaran dan memungkinkan tim Anda berkomunikasi dengan pelanggan melalui kotak masuk bersama.

PhoneWagon menawarkan perekaman sehingga Anda dapat melatih dan mengoptimalkan staf Anda untuk mengatakan hal yang benar selama panggilan. Platform ini memungkinkan Anda merekam panggilan di salah satu nomor telepon Anda, bersama dengan memainkan pesan ucapan untuk memberi tahu semua pihak bahwa panggilan sedang direkam.

Kelebihan dan Kekurangan PhoneWagon

Berikut adalah beberapa pro dan kontra dari halaman G2 PhoneWagon

Teknologi Dialog

DialogTech adalah platform intelijen percakapan berbasis AI untuk pemasar. Perangkat lunak ini dirancang khusus untuk menganalisis panggilan masuk. Jadi saat konsumen menelepon, DialogTech mengubah percakapan tersebut menjadi wawasan yang membantu meningkatkan ROI pemasaran, meningkatkan konversi penjualan, dan memberikan pengalaman pelanggan yang dipersonalisasi.

DialogTech menawarkan perekaman untuk meningkatkan tujuan ini. Platform ini menyediakan transkrip setiap panggilan ke database terpusat yang dapat Anda akses dengan mudah. Ini memungkinkan Anda untuk menganalisis panggilan Anda secara mendalam sehingga Anda dapat meningkatkan kinerja di berbagai departemen dalam bisnis Anda.

Pro dan Kontra DialogTech

Berikut adalah beberapa pro dan kontra dari halaman G2 DialogTech

Kesimpulan: Perekaman Panggilan Dapat Menguntungkan Semua Bisnis

Perangkat lunak perekaman panggilan adalah cara mudah untuk meningkatkan bisnis Anda. Organisasi di industri apa pun dapat memperoleh manfaat dari penggunaan alat ini. Mereka meminta pertanggungjawaban Anda dan tim Anda, meningkatkan penawaran layanan pelanggan Anda, dan memastikan Anda tidak ketinggalan panggilan. Alat perekam mudah digunakan dan harus pas dengan tumpukan perangkat lunak Anda yang ada.