Apa itu IAM? Definisi, Fitur, dan Alat Dijelaskan

Kontribusi Tamu oleh John Wilkinson

Manajemen Identitas dan Akses (IAM) adalah istilah umum untuk struktur dan proses dalam organisasi mana pun yang mengelola dan mengelola akses karyawannya ke sumber daya. Penting untuk dicatat bahwa IAM, secara tegas, adalah disiplin konseptual. Solusi IAM adalah implementasi perangkat lunak yang benar-benar menegakkan strategi dan kebijakan IAM organisasi. Untuk tujuan artikel ini, kami akan membahas IAM dan solusi yang terkait dengan sumber daya TI.

Solusi IAM yang paling tersaring adalah memusatkan, menghubungkan, dan mengatur akses ke sistem, data, dan sumber daya Anda. Anggap mereka sebagai otak yang mengawasi lingkungan TI organisasi. Memusatkan informasi identitas untuk setiap individu mempertahankan izin dan keamanan terkait untuk mendorong dan memfasilitasi proses otomatis. Standarisasi dan sinkronisasi IAM organisasi Anda menetapkan pembuatan database yang akurat dan mudah dikelola yang memfasilitasi akses yang aman dan tepat untuk semua pengguna.

Solusi IAM membantu mengkalibrasi sweet spot yang sempurna antara akses yang terlalu terbuka dan keamanan yang terlalu kaku untuk setiap peran spesifik pengguna dalam lingkungan dan operasi unik organisasi Anda. Implementasi yang sukses memberi Anda alat manajemen untuk sumber daya TI dan proses bisnis. Ini memastikan pengguna yang tepat memiliki akses yang tepat ke sumber daya yang tepat, tepat di ujung jari mereka, di mana pun peran mereka membawa mereka.

Mengapa IAM Penting? – Konteks Sejarah

Memahami "Mengapa?" dari sesuatu berfungsi sebagai bagian penting dari memahami "Apa?". Jadi, mengapa solusi IAM penting? Untuk itu, kita beralih ke konteks historis proses bisnis dan teknologi.

Teknologi bisnis tradisional beroperasi secara independen karena tidak memiliki interkonektivitas yang diberikan kepada kita saat ini. Ini menciptakan silo data yang berbeda yang ada secara eksklusif dalam sistem tertentu. Lupakan mentransfer informasi dari mesin ke mesin, itu sering terbatas pada sistem individu dan aplikasi perangkat lunak. Proses bisnis tradisional mengatasi keterbatasan ini, membutuhkan upaya yang berlebihan dan jejak kertas untuk memastikan penyelesaian dan penyimpanan catatan yang tepat.

“Siloing” mengacu pada tindakan mengisolasi sesuatu (misalnya data) dalam struktur atau sistem mandiri, memisahkannya dari seluruh lingkungan – pikirkan silo biji-bijian di pertanian.

Ketika organisasi bergantung pada sumber daya dan data yang tertutup, kurangnya interkonektivitas yang dihasilkan membatasi penggunaan dalam batas-batas yang eksplisit. Misalnya, utilitas data SDM akan terbatas pada sistem SDM secara eksklusif. Selanjutnya, silo sering memaksa penciptaan bisnis yang tidak efisien dan proses akses sebagai solusi. Solusi formal atau ad hoc ini bukanlah obat, tetapi perban dangkal untuk tulang struktural yang patah.

Banyak dari solusi ini mungkin pernah tampak masuk akal sebagai pra-digital, upaya warisan – seperti formulir kertas yang memerlukan lima tahap persetujuan. Namun, kemunculan teknologi baru yang tidak pernah berakhir secara teratur menjadikannya berlebihan atau membatasi.

Manual IAM – Anda Telah Menggunakannya Selama Ini

Anda mungkin tidak menyadarinya, tetapi organisasi Anda telah menerapkan berbagai kebijakan dan prosedur IAM – mungkin saja tidak otomatis atau digital. Berikut adalah beberapa contoh yang menunjukkan proses IAM manual atau berbasis kertas yang mengontrol dan memantau akses ke sumber daya:

• Keluar dari mobil perusahaan dengan mencatat nama Anda, tanggal, dan jarak tempuh awal dan akhir pada papan klip di dekat tombol
• Memasukkan kode keamanan yang ditetapkan secara individual ke dalam kunci kombinasi untuk mendapatkan akses gedung
• Mengirimkan formulir permintaan kertas untuk persetujuan pengeluaran karyawan

IAM Hari Ini

Terlepas dari industri, ukuran, atau lokasi, organisasi modern memerlukan sumber daya TI untuk menyelesaikan fungsi sehari-hari: departemen SDM Anda menggunakan sistem SDM untuk informasi karyawan; departemen akuntansi Anda menggunakan perangkat lunak penggajian; penjualan menggunakan sistem Customer Relationship Management (CRM); pemasaran menggunakan Sistem Manajemen Konten (CMS); semua orang mengakses penyimpanan lokal atau cloud untuk berbagi file dan data; dan seterusnya.

Memanfaatkan sumber daya ini memerlukan akun pengguna yang terkait dengan individu. Untuk mengakses akun pengguna, seorang karyawan harus mengotentikasi identitas mereka – seringkali dengan memasukkan nama pengguna dan kredensial kata sandi. Akun pengguna harus dibuat, dipelihara, dan dinonaktifkan selama siklus hidupnya, yang paling sering berkorelasi dengan durasi kerja pengguna tersebut.

Memanfaatkan sumber daya TI secara efektif di tengah ekspektasi kecepatan saat ini membutuhkan akses instan ke aplikasi, file, dan data kapan saja, dari perangkat apa pun, di lokasi mana pun. Di atas semua itu, serangan tak berujung entitas digital jahat di dunia yang lebih terhubung dari sebelumnya memperumit proses dan akses tradisional.

Berkembang di dunia bisnis saat ini bergantung pada operasi, data, dan keamanan yang dioptimalkan. Proses yang tidak efisien bertambah cepat untuk memperlambat Anda. Mengelola pembuatan dan penyediaan akun pengguna secara manual, permintaan ad hoc, autentikasi, tinjauan akses, upaya keamanan, dan lebih banyak lagi tidak hanya membebani staf TI Anda tetapi juga setiap karyawan yang menggunakan sumber daya TI. Menggabungkan tantangan ini dengan kepatuhan peraturan yang semakin menuntut (misalnya HIPAA, SOX, FERPA) dan risiko pelanggaran, setiap perusahaan saat ini menghadapi lingkungan yang paling ketat yang pernah ada.

Selanjutnya, jenis akun apa yang digunakan dalam operasi sehari-hari? Ketika peran dengan izin yang lebih tinggi (misalnya direktur, manajer, peran khusus), melakukan operasi melalui akun istimewa mereka sepanjang waktu, ada kemungkinan yang jauh lebih tinggi dari akun tersebut menjadi tidak aman dan aktivitas berlebihan dapat dilakukan tanpa pemberitahuan. Manajemen akses istimewa sangat penting untuk menjaga keamanan lingkungan Anda. Jika tidak perlu menggunakan akun istimewa, jangan . Sesederhana itu. Di ujung yang berlawanan, akun umum yang dibagikan oleh banyak pengguna menghilangkan wawasan. Terlalu sering menggunakan akun istimewa dan generik memang membuat pengelolaan lebih mudah, karena tidak ada akun dan semuanya sangat kurang aman.

Gagal memberlakukan proses, kebijakan, dan langkah-langkah keamanan yang ketat menciptakan kekacauan. Tanpa itu, hak akses personel Anda dapat dengan cepat lepas kendali dan, pada gilirannya, memperumit pemahaman setiap orang tentang peran dan tanggung jawab. Disorganisasi ini menciptakan risiko keamanan, kelalaian, dan kelalaian dengan potensi konsekuensi serius.

Solusi IAM adalah platform terbaik yang dapat Anda berikan untuk menyiapkan organisasi Anda agar sukses. Mengotomatiskan proses manajemen back-end Anda memastikan eksekusi yang tepat dari tugas-tugas penting dan kasar, menyediakan akses yang aman dan mengklaim kembali kemampuan untuk memprioritaskan orang-orang Anda dengan tugas-tugas yang lebih penting.

Lihat infografis di bawah ini untuk mengetahui lebih banyak statistik tentang Manajemen Identitas & Akses:

Solusi IAM Ditetapkan

Solusi IAM adalah teknologi dinamis yang mengelola, mengintegrasikan, dan menggabungkan identitas pengguna, siklus hidup akun, izin pengguna, dan aktivitas. Dalam bahasa Inggris yang lebih sederhana – solusi IAM mengelola siapa, apa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana terkait dengan pengguna yang beroperasi di “lingkungan teknologi yang semakin heterogen” (Gartner) organisasi mana pun.

Implementasi platform semacam itu memungkinkan pengguna terverifikasi untuk mengakses sumber daya yang diperlukan, profesional TI untuk fokus pada pekerjaan produktif daripada tugas administratif kasar, dan organisasi secara keseluruhan untuk beroperasi lebih efisien. IAM memberi organisasi kemampuan untuk mengalihkan energi ke arah operasi yang berdampak, berfokus pada ROI, dan menguntungkan daripada dibatasi oleh pengelolaan sistemnya.

Komponen Solusi IAM

Ada empat komponen utama dari setiap solusi IAM:

1. Manajemen Otentikasi

Manajemen Otentikasi memverifikasi identitas dan karenanya memberikan atau menolak akses awal ke sistem. Ini adalah sisi "Identitas" IAM dan memastikan bahwa setiap pengguna adalah seperti yang mereka katakan.

Verifikasi identitas tradisional memerlukan kredensial nama pengguna dan kata sandi, tetapi Multifactor Authentication (MFA) yang lebih baru mendukung penggunaan kata sandi satu kali (OTP), token, kartu pintar, dan banyak lagi. Salah satu metode autentikasi yang paling umum saat ini adalah masuk ke Microsoft's Active Directory (AD) saat karyawan pertama kali masuk ke komputer mereka.

2. Manajemen Otorisasi

Manajemen Otorisasi menjamin pengguna yang diautentikasi hanya dapat mengakses aplikasi dan sumber daya yang diperlukan untuk peran yang diberikan. Ini adalah sisi "Manajemen Akses" dari IAM dan dapat menggabungkan elemen tambahan seperti model peran Sistem Masuk Tunggal dan Tata Kelola Akses (AG), yang terdiri dari matriks yang menerapkan Kontrol Akses Berbasis Peran (RBAC).

Model peran dapat dianggap sebagai bagan digital yang menguraikan struktur hierarkis karyawan yang terkait dengan akses. Single Sign-On (SSO) membuat semua sumber daya TI pengguna tersedia setelah menyelesaikan satu login untuk menghilangkan upaya otentikasi berulang dan keamanan kata sandi yang buruk saat mengakses berbagai sistem dan aplikasi.

3. Administrasi

Administrasi otomatisasi siklus hidup akun pengguna: membuat, memodifikasi, menonaktifkan, dan menghapus akun pengguna untuk sistem dan aplikasi. Sementara Manajemen Otentikasi dan Otorisasi mengawasi keamanan akses, Administrasi mengawasi penyediaan sumber daya. Menautkan sistem sumber (mis. sistem SDM seperti UltiPro atau WorkDay) ke sistem target (mis. AD, O365, G Suite, SalesForce, Adobe), solusi IAM memungkinkan Anda mengotomatiskan tugas manual untuk penyediaan menyeluruh dan menyeluruh.

Administrasi bertepatan dengan siklus hidup akun pengguna, mulai dari penyiapan pada hari pertama karyawan hingga penonaktifan saat keberangkatan mereka. Saat peran karyawan berubah (misalnya promosi, re-org), solusi IAM akan secara otomatis menyediakan kembali dan memperbarui sumber daya dan akses yang sesuai. Perubahan ad hoc untuk hal-hal seperti proyek satu kali dapat ditangani oleh fungsionalitas layanan mandiri, memungkinkan pengguna untuk meminta akses langsung dari manajer mereka atau "pemilik" sumber daya. Karena solusi IAM menyediakan antarmuka administratif, pengetahuan teknis tidak lagi diperlukan untuk menyediakan pengguna. Manajer cukup menyetujui perubahan dan membiarkan solusi memproses sisanya.

4. Pemantauan & Audit

Kemampuan ini mendukung internal, manajemen aktif dan meninjau operasi dan proses organisasi melalui log aktivitas yang komprehensif. Log aktivitas dapat digunakan untuk mengkompilasi pelaporan intelijen bisnis dan jejak audit, melakukan tinjauan akses, memastikan peran yang benar, dan memperbaiki proses atau masalah IAM yang tidak efisien.

Eksekusi IAM

Solusi IAM berjalan pada "data otoritatif", yang merupakan kumpulan paling akurat dan lengkap yang berisi informasi identitas karyawan Anda. Organisasi harus menyediakan data otoritatif untuk solusi IAM. Data otoritatif harus bersih dan dimasukkan dalam format yang konsisten atau otomatisasi akan mengalami masalah. Sebagian besar data identitas disimpan dalam “sistem sumber”, seperti sistem SDM yang berisi informasi pribadi/kontak, tanggal mulai dan berakhir, fungsi/peran, departemen, lokasi, dll.

Pikirkan sistem sumber dan data seperti aki mobil – Anda dapat menghubungkan semua jenis fungsi dan fitur kelistrikan, tetapi sebagai sumbernya, baterai harus menyediakan arus listrik yang cukup bersih agar dapat berfungsi. Proses IAM hanya dapat dijalankan dengan input data yang bersih, konsisten, dan lengkap. Dengan menggunakan konektor standar antar sistem, solusi IAM dapat menggabungkan data dari berbagai sistem sumber sebelum mendorongnya ke target yang terhubung.

Organisasi harus menentukan, secara rinci, sumber daya mana yang diterima individu tertentu untuk peran mereka dan memasukkannya ke dalam model AG mereka. Solusi IAM mengandalkan pemicu dan proses yang dapat dikonfigurasi untuk mengambil data otoritatif ini dan menyinkronkannya di seluruh lingkungan TI Anda. Bermacam-macam bidang dan nilai dipantau untuk perubahan. Saat terjadi perubahan pada nilai sumber, pemantauan pemicu IAM akan memulai proses terkait untuk menyinkronkan data sesuai dengan logika yang dikonfigurasi.

Individu dalam suatu organisasi dapat memiliki identitas yang berbeda, yang sering kali disimpan secara terpisah dalam solusi IAM. Berdasarkan identitas ini, IAM dapat membuat dan mengelola akun pengguna yang berbeda untuk jenis karyawan dan tanggung jawab peran yang berbeda. Jika pengguna perlu melakukan tugas yang memerlukan hak istimewa yang lebih tinggi (misalnya mengakses informasi penggajian), mereka harus menggunakan akun istimewa. Untuk memeriksa email atau membuat dokumen, mereka harus menggunakan akun pengguna umum mereka tanpa hak istimewa yang lebih tinggi. Manajemen akses hak istimewa yang lebih baik memungkinkan karyawan untuk beroperasi dengan akun pengguna yang sesuai dengan situasi.

Sistem sumber masih menyediakan semua informasi identitas ini tetapi tidak membantu dengan manajemen yang tepat. Solusi IAM bertindak berdasarkan data otoritatif dan itulah yang memungkinkan semua tautan kompleks antara identitas dan pengguna ini.

Keamanan IAM

Risiko keamanan dimulai ketika seorang karyawan dipekerjakan dengan menyerahkan akun dan kredensial yang baru dibuat pada hari karyawan tersebut pergi. Selama masa kerja mereka, kebutuhan sumber daya pengguna kemungkinan akan berubah. Promosi, reorganisasi, perubahan peran, dan proyek ad hoc semuanya berkontribusi pada pergeseran kebutuhan akses. Seiring waktu, banyak dari akses ini mungkin menjadi tidak perlu atau bahkan risiko kepatuhan, yang diterjemahkan menjadi masalah keamanan. Ini sangat memprihatinkan jika akses yang dimaksud mengancam informasi sensitif seperti Personally Identifiable Information (PII), kartu kredit atau nomor jaminan sosial, dll. Akumulasi akses ini disebut sebagai "permission bloat". Solusi IAM menangkal "penggembungan izin" dengan membatasi akses ke kebutuhan karyawan tergantung pada peran mereka di sini dan sekarang.

Risiko tersebut tidak berakhir bahkan setelah karyawan tersebut keluar, kecuali Anda memiliki proses deprovisioning yang komprehensif dan otomatis. Proses deprovisioning berkaitan dengan pembersihan akun dan akses karyawan yang keluar. Tanpa solusi IAM, pelacakan dengan aman semua akun, kredensial, dan akses pengguna tertentu (fisik atau digital) – apalagi menghapus semuanya secara tepat waktu – menjadi tidak mungkin.

Saat pengguna keluar dari organisasi, semua akun terkait mereka harus dinonaktifkan dan dicabut aksesnya. Jika tidak, pengguna asli masih dapat masuk dengan kredensial yang sama meskipun mereka telah keluar dari organisasi Anda. Seorang mantan karyawan yang jahat dapat mengambil data sensitif (misalnya informasi klien, kekayaan intelektual, kredensial akun) atau merusak lingkungan Anda dalam skenario terburuk. Mantan karyawan dapat mengakses sumber daya TI Anda hingga penonaktifan. Itu bisa berhari-hari, berminggu-minggu, berbulan-bulan, atau bahkan bertahun-tahun. Kegagalan untuk membersihkan akun dan akses mengekspos penyimpanan cloud, data pelanggan, proyek yang akan datang, materi pemasaran, dan banyak lagi. Penonaktifan yang terhenti sangat berbahaya untuk sumber daya yang dihosting cloud yang dapat diakses siapa pun dari perangkat pribadi mereka.

"Akun Yatim Piatu"

Alasan utama lainnya untuk mengikuti proses penonaktifan standar adalah untuk mencegah akumulasi "akun yatim piatu". Akun yatim piatu adalah akun yang tidak lagi terkait dengan pengguna aktif dan tetap berada di lingkungan Anda. Detritus digital ini mengacaukan kemampuan Anda untuk menilai lingkungan secara akurat sekaligus menghabiskan ruang penyimpanan. Salah satu proses terpenting dari solusi IAM adalah membersihkannya.

Menatap Masa Depan: IAM dan Cloud

Saat ini, sebagian besar bisnis membagi lingkungan TI mereka dengan menggabungkan aplikasi cloud untuk mengurangi biaya pemeliharaan, implementasi yang lebih cepat, dan fleksibilitas akses. Namun, lingkungan hibrida ini menimbulkan tantangan serius bagi operasi bisnis tradisional dan "IAM manual". Penggunaan aplikasi cloud yang tidak terkelola mengundang risiko keamanan melalui bukaan baru yang tak terhitung jumlahnya di lingkungan TI Anda – belum lagi dapat membuat pengguna frustrasi dengan login berulang. Masalah seperti inilah mengapa fungsionalitas SSO berbasis cloud atau web sangat penting.

Solusi IAM dengan fungsionalitas Single Sign-On (SSO) berbasis cloud/web membantu menjembatani kesenjangan dalam lingkungan hybrid. Portal masuk pusat SSO mengunci semua sumber daya TI pengguna di belakang satu proses masuk dengan protokol keamanan yang ketat dan kebijakan akses yang dapat dikonfigurasi. Setelah diautentikasi, pengguna memiliki semua akses yang mereka butuhkan untuk peran mereka di portal yang meminimalkan bukaan di jaringan dan risiko pelanggaran terkait. Untuk keamanan ekstra, MFA dapat ditambahkan ke autentikasi SSO.

Tanpa beberapa database pusat dan otoritatif yang beroperasi sebagai perantara bagi pengguna Anda dan sumber daya mereka, mereka harus masuk berulang kali ke akun mereka yang terpisah di infrastruktur lokal dan cloud Anda. Mengelola semua akun yang berbeda ini memperumit penggunaan sehari-hari serta administrasi. Pengguna harus mengatur URL, kerumitan kredensial, kedaluwarsa kata sandi, keluar otomatis, dan tindakan lain yang – sambil memberikan keamanan – mencegah akses mudah dan menghentikan produktivitas.

Untuk mengembangkan organisasi yang sukses, personel Anda harus diaktifkan untuk menjadi sukses sebagai individu atau tim. Hal ini membutuhkan akses ke sarana dan sumber daya untuk menyelesaikan tugas sehari-hari (misalnya aplikasi, berbagi, alat manajemen, ruang kolaboratif) dan fleksibilitas untuk bertindak tegas saat dibutuhkan. Persyaratan akses yang rumit dan proses bisnis yang membengkak tidak menghasilkan apa-apa selain menempatkan omong kosong pada produktivitas personel Anda, motivasi mereka, dan momentum semua orang.

Solusi IAM selalu memastikan akses, kepatuhan, dan keamanan yang tepat, tetapi sekarang mulai menuai manfaat yang lebih besar dari data baru, interoperabilitas aplikasi yang beragam, dan kecerdasan bisnis. Sebagai kontributor aktif untuk pertumbuhan organisasi, solusi IAM menyediakan fungsionalitas luas yang memberdayakan pengguna di setiap level.

Menghubungkan Semuanya Bersama

Terlepas dari setiap terobosan teknologi yang inovatif dan mengganggu industri, penggunaan data tetap konstan yang paling signifikan di semua sumber daya TI Anda.

Dengan menerapkan identitas yang dapat diverifikasi, proses otomatis, tata kelola akses, dan kemampuan layanan mandiri, solusi IAM menggunakan data organisasi Anda untuk menyusun kerangka kerjanya. Kerangka kerja ini mengontrol dan memantau semua tantangan yang disebutkan di atas terkait proses bisnis, akses, dan keamanan.

Solusi IAM menghilangkan dilema organisasi Anda dalam memilih antara akses dan keamanan melalui kebijakan tata kelola yang memungkinkan produktivitas pengguna dan merampingkan operasi. Implementasi yang berhasil akan mendorong efisiensi organisasi dan memelihara log audit terperinci untuk meninjau akses dan aktivitas pengguna.

Tanpa perubahan input yang signifikan (misalnya karyawan, arus kas, penawaran/permintaan), satu-satunya cara yang mungkin untuk mencapai peningkatan output adalah melalui efisiensi organisasi. Solusi IAM menyediakan alat manajemen untuk mengejar peningkatan output – apakah itu mencapai organisasi yang lebih fleksibel, implementasi teknologi yang lebih ambisius, memperkuat keamanan, meningkatkan upaya perusahaan, atau tujuan dan visi apa pun yang Anda miliki.

Untuk rekap, solusi IAM:

• Pastikan pengguna dapat mengakses sumber daya yang mereka butuhkan.
• Batasi akses yang tidak perlu atau tidak teratur untuk penegakan keamanan
• Menyediakan manajemen dan TI dengan alat dan wawasan untuk melakukan tugas administratif yang kompleks dan pengoptimalan proses
• Mengotomatiskan proses dan tugas kasar, memberi organisasi Anda fleksibilitas untuk memprioritaskan ulang orang dengan pekerjaan yang lebih berdampak
• Terapkan keamanan di seluruh siklus hidup akun pengguna – mulai dari penyediaan dan penyerahan akun dan kredensial dengan aman hingga penonaktifan cepat setelah keberangkatan
• Membantu persiapan audit melalui pelaporan dan log aktivitas yang canggih

Beberapa Penyedia Solusi IAM:

• Tools4ever
• Okta
• IBM
• Microsoft Azure
• sentrifikasi
• Identitas PING
• Otomatisasi Identitas
• titik layar

Intinya, solusi IAM bermanfaat bagi semua orang di organisasi Anda.

Pola pikir holistik yang didorong oleh organisasi ini sangat penting untuk berhasil menerapkan solusi IAM. Sejak awal, anggap solusi IAM sebagai enabler untuk apa yang mereka capai daripada murni serangkaian implementasi teknis "setel dan lupakan" yang dijatuhkan pada departemen TI untuk diaktifkan. Sementara proses diotomatisasi, solusi IAM memerlukan manajemen dan konfigurasi aktif untuk mencapai hasil yang diinginkan – solusi tersebut menjalankan apa yang Anda perintahkan. Untuk integrasi terbaik dengan kebutuhan dan operasi organisasi Anda, konfigurasi solusi Anda harus mencerminkannya agar efektif.

Dengan demikian, solusi IAM adalah salah satu keputusan paling cerdas dan bertanggung jawab secara finansial yang dapat dibuat oleh bisnis modern mana pun. Rencana teknologi yang komprehensif bertindak sebagai pengungkit organisasi, memungkinkan lebih banyak pencapaian dengan lebih sedikit. Jika premis itu benar, maka Manajemen Identitas dan Akses adalah titik tumpu yang dengannya penggandaan itu mencapai manfaat terbesar.